Como regra geral, os cidadãos da União Europeia (UE) podem viajar livremente para outros países da UE, bem como para países do Espaço Econômico Europeu (EEE) (Islândia, Lichtenstein e Noruega) e Suíça. No entanto, se a finalidade da visita estiver relacionada a negócios, os funcionários deverão comprovar que estão pagando ao sistema de seguridade social do país de origem. Os funcionários podem ser tributados duas vezes se não puderem fornecer a documentação necessária. Eles também podem enfrentar problemas legais, pois a legislação da UE determina que os indivíduos só podem pagar impostos de seguridade social em um país.
Os empregadores podem evitar isso obtendo um certificado A1 para os funcionários antes de qualquer viagem de negócios. Indivíduos autônomos também devem obter um certificado A1 antes de viajar a negócios nessa região.
Vamos nos aprofundar no que é um certificado A1, quando você precisa dele e como obtê-lo.
O que é um certificado A1?
Um certificado A1 é um documento formal que confirma que o titular do certificado está coberto pelo sistema de seguridade social de seu país de origem. É necessário para residentes da UE/EEE que viajam para outro país europeu a negócios, mesmo que seja uma viagem de negócios curta. O certificado mantém os benefícios do seguro social para os trabalhadores em viagem no país em que vivem e evita a dupla contribuição para o seguro social.
Quando você precisa de um certificado A1?
O certificado A1 é obrigatório para funcionários ou autônomos que trabalham temporariamente em outro país da UE/EEE para fins comerciais gerais. Isso inclui viagens de negócios iniciadas pelo próprio indivíduo, bem como viagens realizadas sob a direção de seu empregador. Essa exigência também se aplica a viagens de negócios para a Suíça ou países do tratado.
Caso contrário, de acordo com a Diretiva de Trabalhadores Destacados, um funcionário que trabalhe temporariamente em outro estado membro do EEE ou da UE deverá pagar os impostos locais de seguridade social no dia em que chegar.
Por exemplo, se um vendedor na França viajar para o escritório da empresa na Alemanha para treinar novos funcionários por uma semana, ele precisará de um certificado A1. Caso contrário, o vendedor corre o risco de ter as contribuições de seguridade social deduzidas tanto na França quanto na Alemanha.
Como obter um certificado A1
O empregador é responsável por solicitar o certificado A1 em nome de seu funcionário. O empregador deve solicitar um formulário PD A1 à instituição de seguridade social do país de origem do funcionário e informar as autoridades do país anfitrião antes da próxima viagem de negócios.
O empregador ou o funcionário deve preencher o formulário de solicitação, que solicita detalhes sobre o emprego, a duração da designação e outras informações específicas sobre a viagem de negócios.
Os tempos de processamento variam, portanto, as empresas devem solicitar o certificado com bastante antecedência em relação a qualquer viagem planejada. Uma vez aprovado, o solicitante recebe o certificado A1 em formato digital ou em papel. O funcionário deve fornecer cópias ao seu empregador e às instituições de seguridade social relevantes no país anfitrião.
Os autônomos precisam solicitar o certificado A1 por conta própria.
Vale a pena observar: Um certificado A1 é específico para uma viagem de negócios. O empregador ou o trabalhador autônomo deve solicitar um novo certificado para qualquer viagem de negócios subsequente.
Por quanto tempo um certificado A1 é válido?
O certificado A1 é válido por dois anos. Se o funcionário precisar ficar mais tempo, terá de solicitar um novo certificado A1 ou pagar o seguro social no país em que estiver trabalhando.
Quais são as penalidades por não obter um certificado A1?
É obrigatório que os funcionários tenham um certificado A1 quando viajarem para outro país da UE/EEE a trabalho. Sem ele, eles não poderão comprovar em que país pagam o seguro social e poderão ser penalizados.
As penalidades por não garantir um certificado A1 antes da viagem de negócios podem incluir:
- Multas: As penalidades financeiras **** podem variar de € 1.000 a até € 10.000. Na maioria dos casos, o funcionário é responsável pelo pagamento da multa.
- Recusa de entrada: Os viajantes podem não ter permissão para entrar no país de destino.
- Dificuldade na viagem de volta: Os funcionários também podem ter problemas ao retornar ao seu país de origem.
- Pagamentos de seguridade social: Os viajantes a negócios podem ser obrigados a pagar o seguro social no país que estão visitando e no país de origem.
- Negação de benefícios: Os funcionários podem não se qualificar para os benefícios do seguro contra acidentes se sofrerem um acidente relacionado ao trabalho durante sua visita.
- Acesso negado: Os viajantes podem ser impedidos de acessar o espaço de trabalho de seu empregador no país que estão visitando.
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Uma maneira de evitar multas por não obter um certificado A1 ou outras possíveis violações da lei trabalhista é fazer parceria com um empregador de registro (EOR) como o RemoFirst. Um EOR assume a responsabilidade legal de contratar e gerenciar funcionários em nome de uma empresa que está se expandindo globalmente. O EOR assume todas as tarefas formais de emprego, inclusive a folha de pagamento global, e garante a conformidade com as leis trabalhistas locais.
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