1. Visão geral

Esta Política de Privacidade descreve como a RemoFirst Inc., uma empresa constituída no estado de Delaware com sede em 425 1st Street, São Francisco, CA 94105, Estados Unidos (doravante denominada “RemoFirst”, “nós”, “nós” ou “nosso”), coleta, utiliza, divulga, armazena, protege e processa de outra forma Dados Pessoais por meio do site www.remofirst.com e das páginas da web ou portais relacionados (coletivamente, o “Site”), da plataforma RemoFirst (a “Plataforma”) e dos produtos e serviços da RemoFirst, incluindo os serviços RemoPlus (coletivamente, os “Serviços”).

“Dados Pessoais” significa informações relacionadas a uma pessoa física identificada ou identificável e inclui conceitos equivalentes, como “informações pessoais”, nos termos das leis de privacidade aplicáveis. A definição exata pode variar de acordo com a jurisdição.

Esta Política de Privacidade é um aviso de transparência. Por si só, ela não determina nem altera a atribuição de funções em matéria de privacidade entre a RemoFirst, os Clientes, os Parceiros Locais ou outros destinatários. A função aplicável depende da atividade de tratamento relevante, do Serviço, da jurisdição, dos acordos contratuais e da parte que determina as finalidades e os meios essenciais do tratamento.

Quando a RemoFirst processar Dados Pessoais em nome de um Cliente, o processamento também poderá ser regido pelo Contrato-Quadro de Serviços (“MSA”) aplicável, pelo contrato de processamento de dados (“DPA”), pelo Anexo de Serviços, pelo formulário de pedido, pelas instruções documentadas do Cliente ou por outros termos de proteção de dados acordados entre as partes. Caso haja um conflito relativo ao processamento realizado pela RemoFirst na qualidade de subcontratada, prevalecerá entre as partes contratantes o DPA aplicável ou os termos de proteção de dados especificamente negociados. Isso não reduz nem restringe quaisquer direitos legais disponíveis aos indivíduos.

Quando um Parceiro Local ou outro destinatário atuar como controlador independente, sua própria declaração de privacidade, os termos contratuais de proteção de dados e as leis aplicáveis ao seu tratamento de dados também poderão ser aplicáveis. Declarações adicionais específicas a produtos, serviços, força de trabalho, candidatos, cookies, países ou estados poderão complementar esta Política de Privacidade e prevalecerão na medida em que forneçam informações mais específicas sobre a atividade de tratamento de dados em questão.

2. Âmbito e titulares dos dados

Esta Política de Privacidade se aplica às seguintes categorias de pessoas cujos Dados Pessoais possam ser tratados em conexão com o Site, a Plataforma, os Serviços ou as operações comerciais da RemoFirst:

• Visitantes do site e usuários da plataforma;
• Clientes e clientes em potencial, incluindo representantes, beneficiários efetivos, usuários autorizados e outras pessoas de contato relevantes;
• funcionários, trabalhadores, talentos, prestadores de serviços autônomos e outras pessoas envolvidas, integradas, gerenciadas, remuneradas ou de alguma forma apoiadas por meio dos Serviços;
• candidatos a vagas de emprego, candidatos e pessoas consideradas para cargos atuais ou futuros na RemoFirst ou, quando for o caso, em um Cliente;
• Parceiros locais, incluindo parceiros que atuam como empregador oficial, parceiros de folha de pagamento e outros parceiros no país, juntamente com seus funcionários e representantes;
• fornecedores, prestadores de serviços e consultores profissionais, bem como seus funcionários e representantes;
• clientes potenciais, leads, destinatários de comunicações de marketing, assinantes de boletins informativos e participantes de eventos, webinars, pesquisas, estudos, campanhas ou iniciativas semelhantes;
• membros da família, pessoas a cargo, beneficiários, contatos de emergência e outras pessoas relacionadas cujas informações sejam processadas no âmbito de serviços relacionados à força de trabalho, benefícios, seguros, imigração ou serviços afins; e
• qualquer outra pessoa física cujos Dados Pessoais sejam fornecidos à RemoFirst, coletados por ela ou de outra forma tratados por ela no âmbito de suas operações comerciais ou Serviços.

Nem todas as seções ou categorias de dados se aplicam a todas as pessoas. Os Dados Pessoais tratados e a função de privacidade aplicável dependem da relação da pessoa com a RemoFirst, do Serviço solicitado, da jurisdição relevante e das finalidades do tratamento.

3. Nossas funções e nosso relacionamento com os clientes, parceiros locais e outros destinatários

3.1 A RemoFirst como controladora

A RemoFirst geralmente atua como controladora, sendo responsável por determinar as finalidades e os meios de tratamento dos Dados Pessoais. Isso pode incluir o tratamento para a operação e segurança do site e da plataforma, administração de contas, gestão de relacionamentos com clientes e parceiros, faturamento e cobranças, administração de serviços, operações comerciais internas, conformidade legal e regulatória, verificações do tipo “Conheça seu Cliente” e “Conheça sua Empresa”, sanções e prevenção de fraudes, marketing, recrutamento, gestão de incidentes e o estabelecimento, exercício ou defesa de ações judiciais.

3.2 A RemoFirst como encarregada do tratamento de dados

Em determinadas circunstâncias, a RemoFirst trata Dados Pessoais em nome de um Cliente e de acordo com as instruções documentadas por ele. Isso pode incluir determinados tratamentos realizados para prestar serviços relacionados à força de trabalho, folha de pagamento, integração de novos funcionários, benefícios, imigração, verificação de antecedentes, gerenciamento de dispositivos ou outros Serviços solicitados pelo Cliente. Quando a RemoFirst atua como subcontratada, o tratamento em questão é regido pelo Acordo de Tratamento de Dados (DPA) aplicável e por outros termos contratuais de proteção de dados firmados com o Cliente.

3.3 Clientes na qualidade de controladores

Os clientes geralmente atuam como controladores no que se refere aos Dados Pessoais que enviam à RemoFirst e às decisões que tomam em relação a candidatos, talentos, funcionários, trabalhadores, prestadores de serviços ou outros membros do quadro de pessoal. Tais decisões podem incluir contratação, engajamento, remuneração, benefícios, verificação de antecedentes, alocação de dispositivos, gestão de desempenho e rescisão. Os clientes são responsáveis por fornecer quaisquer notificações e estabelecer a base legal necessária para as atividades de tratamento que determinarem. Isso não isenta a RemoFirst ou a outro destinatário de quaisquer obrigações que lhes sejam diretamente aplicáveis.

3.4 Parceiros locais como controladores independentes

Os parceiros locais responsáveis pelo registro de empregadores, os parceiros de folha de pagamento e outros parceiros no país podem atuar como controladores independentes quando processam Dados Pessoais para seus próprios fins ou para cumprir obrigações que lhes são impostas pelas leis locais relativas ao trabalho, folha de pagamento, tributação, previdência social, benefícios, imigração, contabilidade, regulamentação ou outras leis aplicáveis. Um Parceiro Local que atue como empregador legal pode ser obrigado pela legislação local a determinar como determinados registros trabalhistas e legais são coletados, utilizados, mantidos e divulgados.

Quando um Parceiro Local atua como controlador independente, ele é responsável, por conta própria, por identificar a base legal aplicável, fornecer as informações de privacidade exigidas, responder a solicitações relacionadas ao tratamento de dados sob seu controle e cumprir suas demais obrigações previstas na legislação de proteção de dados aplicável. Os Parceiros Locais podem fornecer aos indivíduos seus próprios avisos de privacidade.

3.5 Outros destinatários

Outros fornecedores e prestadores de serviços podem atuar como encarregados do tratamento ou subencarregados do tratamento, desde que tratem Dados Pessoais exclusivamente com base em instruções documentadas. Certos terceiros, incluindo seguradoras, instituições financeiras, autoridades governamentais, autoridades de imigração, consultores profissionais e fontes de dados de verificação, podem atuar como controladores independentes em relação ao seu próprio tratamento.

As referências feitas nesta Política de Privacidade a um parceiro, fornecedor, prestador de serviços ou destinatário não significam, por si só, que a parte em questão atue como subcontratado da RemoFirst. A função jurídica é determinada pelas circunstâncias do tratamento de dados e pela legislação aplicável.

4. Tipos de dados pessoais que coletamos

Dependendo da natureza do seu relacionamento com a RemoFirst e dos Serviços envolvidos, a RemoFirst poderá coletar ou processar, de outra forma, as seguintes categorias de Dados Pessoais:

• Dados pessoais e de identificação: nome , nome preferido, nome de usuário, data de nascimento, idade, gênero, nacionalidade, estado civil, fotografia, assinatura, informações de identificação emitidas pelo governo e identificadores semelhantes.
• Dados de contato: endereço residencial , para correspondência, para cobrança, para entrega ou retirada; endereço de e-mail; número de telefone; informações de contato em caso de emergência; dados de mensagens online e outras informações de comunicação.
• Informações profissionais e trabalhistas: cargo , empregador, local de trabalho, situação profissional, histórico profissional, experiência profissional, qualificações, certificações, formação acadêmica, habilidades linguísticas, informações sobre desempenho ou treinamento, informações sobre o direito ao trabalho e outros registros relacionados à força de trabalho.
• Informações sobre folha de pagamento, benefícios e finanças: salário , remuneração, bônus, impostos, informações sobre previdência social ou seguro nacional, dados bancários, registros de pagamentos, faturas, informações de cobrança, inscrição em benefícios, registros de despesas e reembolsos e outras informações necessárias para a folha de pagamento, pagamentos ou administração da força de trabalho.
• Informações sobre imigração e mobilidade: passaporte e documentos de identidade, nacionalidade, cidadania, residência, informações sobre vistos ou autorizações, situação migratória, histórico de viagens, registros de patrocínio e de pedidos, além de documentos comprovativos.
• Informações de triagem e verificação: verificação de identidade , resultados de sanções e listas de observação, triagem de pessoas politicamente expostas, referências, verificação de histórico profissional e acadêmico, informações sobre antecedentes criminais, quando legalmente permitido, informações sobre histórico financeiro, quando lícito e relevante, relatórios de verificação de antecedentes e registros de autorização relacionados.
• Informações sobre saúde, seguro e benefícios: informações sobre elegibilidade e inscrição em planos de seguro , registros de cobertura, informações sobre dependentes ou beneficiários e informações relacionadas à saúde, quando necessárias para fins de benefícios, seguro, adaptações, licenças, administração trabalhista ou conformidade legal.
• Informações sobre dispositivos, logística e ativos: marca, modelo, número de série, configuração, alocação, entrega, rastreamento, recuperação, armazenamento, reimplantação e apagamento de dados dos dispositivos .
• Site, plataforma e informações técnicas: endereço IP , tipo de dispositivo, sistema operacional, tipo e configurações do navegador, informações de login e autenticação, atividade da conta, datas e horários de acesso, dados de log, eventos de segurança, identificadores de cookies e informações de uso.
• Informações sobre transações e serviços: serviços solicitados, adquiridos, considerados ou prestados; cotações, pedidos, registros de integração e desativação, configurações de conta, registros de suporte, preferências de serviço e comunicações relacionadas aos Serviços.
• Informações sobre relações comerciais: informações relacionadas a clientes, empregadores, parceiros locais, fornecedores, prestadores de serviços e outros contatos comerciais, incluindo informações organizacionais e dados de contato.
• Informações sobre comunicações e interações: e-mails , tickets de suporte, mensagens de chat, anotações de chamadas ou reuniões, participação em eventos ou webinars, respostas a pesquisas, comentários, avaliações e outras comunicações ou interações.
• Informações de marketing e engajamento: preferências de marketing , assinaturas de boletins informativos, inscrições em eventos, downloads de conteúdo, interações com campanhas, engajamento com anúncios e análises relacionadas.
• Registros de consentimento, avisos e preferências: registros de consentimentos, autorizações, avisos de privacidade, preferências de comunicação, opções relacionadas a cookies e datas, horários e métodos associados.
• Outras informações: Dados Pessoais fornecidos por você ou em seu nome, gerados por meio dos Serviços ou obtidos de outra forma lícita em conexão com as operações comerciais da RemoFirst.

Nem todas as categorias se aplicam a todas as pessoas ou a todos os Serviços. A RemoFirst busca coletar apenas os Dados Pessoais razoavelmente necessários para a finalidade em questão.

5. Dados pessoais sensíveis

O significado de “Dados Pessoais Sensíveis” varia de acordo com a jurisdição. De acordo com a legislação de proteção de dados da União Europeia e do Reino Unido, as categorias especiais incluem informações que revelem origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas ou filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos utilizados para identificação exclusiva, informações de saúde e informações relativas à vida sexual ou à orientação sexual de uma pessoa. Informações sobre condenações criminais e infrações estão sujeitas a requisitos legais distintos. Outras leis também podem considerar como sensíveis identificadores governamentais, informações sobre contas financeiras, geolocalização precisa, informações de imigração ou outras categorias.

A RemoFirst não busca coletar Dados Pessoais Sensíveis, a menos que seja necessário para uma finalidade específica, exigido para a prestação de um Serviço solicitado, exigido por lei ou de outra forma permitido pela legislação aplicável. Dependendo do serviço e da jurisdição, a RemoFirst pode processar informações de saúde e de seguro, identificadores emitidos pelo governo, informações fiscais e de folha de pagamento, informações de imigração, informações sobre sanções e verificação de antecedentes, informações de antecedentes criminais quando legalmente autorizado, filiação sindical quando necessária para a administração do emprego ou outras categorias legalmente protegidas.

Nos casos em que a RemoFirst processar Dados Pessoais Sensíveis, ela aplicará uma base legal adequada e quaisquer condições adicionais exigidas pela legislação aplicável. Dependendo das circunstâncias, isso pode incluir o processamento necessário para o cumprimento de obrigações trabalhistas, de previdência social ou de proteção social; conformidade legal ou regulatória; o estabelecimento, exercício ou defesa de ações judiciais; a proteção de interesses vitais; interesse público substancial, quando expressamente autorizado por lei; ou consentimento explícito ou separado, quando necessário.

O acesso a dados pessoais confidenciais é restrito às pessoas que precisam deles para a finalidade relevante. A RemoFirst aplica medidas de proteção adicionais adequadas à natureza e ao risco das informações, incluindo controles de acesso, obrigações de confidencialidade, métodos seguros de transferência, restrições de retenção e, quando apropriado, minimização ou segregação de dados.

6. Quando e como coletamos dados pessoais

A RemoFirst pode coletar ou obter Dados Pessoais por meio das seguintes fontes e interações:

• diretamente de você, inclusive por meio do site, da plataforma, de formulários, e-mails, canais de suporte, aplicativos, pesquisas, cadastro de conta, envio de documentos, solicitações de serviço ou outras interações;
• de um cliente, empregador, parceiro local, parceiro de folha de pagamento, fornecedor ou outro terceiro que forneça informações relacionadas à integração de novos funcionários, folha de pagamento, administração da força de trabalho, benefícios, imigração, verificação de antecedentes, entrega de dispositivos, processamento de pagamentos ou outro Serviço;
• automaticamente por meio do uso do Site, da Plataforma ou dos Serviços, inclusive por meio de cookies, pixels, kits de desenvolvimento de software, registros, informações do dispositivo, eventos de segurança e tecnologias semelhantes;
• de comunicações e correspondências, incluindo e-mail, telefone, chat, tickets de suporte, plataformas de mensagens, videochamadas ou reuniões;
• de fontes publicamente disponíveis, incluindo sites de redes profissionais, registros de empresas, registros públicos, listas de sanções e outras fontes públicas legítimas;
• de parceiros comerciais, parceiros de indicação, recrutadores, provedores de análise de dados, parceiros de publicidade, provedores de enriquecimento de dados, provedores de verificação de identidade, provedores de triagem, instituições financeiras, seguradoras e outros prestadores de serviços;
• de autoridades governamentais, regulatórias, tributárias, trabalhistas, de imigração, judiciais ou de aplicação da lei, quando a coleta for lícita e relevante; e
• de outras fontes razoavelmente relacionadas aos Serviços ou às operações comerciais da RemoFirst, quando permitido por lei.

Nos casos em que a RemoFirst coletar Dados Pessoais indiretamente, a RemoFirst, o Cliente em questão ou o controlador independente responsável fornecerá as informações exigidas pela legislação aplicável, sujeito às exceções previstas em lei.

Para obter informações sobre cookies e tecnologias semelhantes, consulte a Política de Cookies e as ferramentas de preferências de cookies disponibilizadas no site ou na plataforma.

7. Dados Pessoais Tratados por Meio dos Serviços RemoPlus

Atualmente, o RemoPlus inclui o RemoTech, o RemoVisa, o RemoHealth Global, o RemoHealth Local e o RemoCheck. A disponibilidade e o escopo exato de cada serviço variam de acordo com a jurisdição, a capacidade do provedor e a legislação aplicável.

7.1 RemoTech

No que diz respeito aos serviços de aquisição, entrega, gerenciamento, recuperação, armazenamento, reatribuição, configuração de gerenciamento de dispositivos móveis e apagamento de dados, a RemoFirst poderá processar nomes e dados de contato; endereços de entrega, coleta e devolução; identificadores de profissionais ou prestadores de serviços; marca, modelo, número de série, configuração e informações de alocação dos dispositivos; registros de pedidos, pagamentos, remessas, rastreamento, entrega, devolução e armazenamento; comunicações relativas à entrega, retirada, perda, dano ou devolução de dispositivos; e informações necessárias para coordenar um apagamento seguro de dados.

As atividades de aquisição, logística, armazenamento, recuperação, reparo, gerenciamento de dispositivos móveis e apagamento de dados podem ser realizadas por prestadores de serviços terceirizados. O Cliente, em geral, é o proprietário e detém o controle do dispositivo em questão, sendo responsável pelos requisitos de uso aceitável, monitoramento, segurança, retenção e recuperação do mesmo. A RemoFirst não monitora o uso do dispositivo, a menos que um serviço específico de gerenciamento de dispositivos ou de segurança tenha sido solicitado, implementado legalmente e devidamente divulgado.

7.2 RemoVisa

No que diz respeito a serviços de imigração, vistos, autorizações de trabalho, residência, direito ao trabalho, realocação e serviços relacionados, a RemoFirst poderá processar dados de identidade e contato; informações sobre passaporte, identidade nacional e outros documentos de identificação emitidos pelo governo; nacionalidade, cidadania, residência e status de imigração; informações sobre emprego, formação acadêmica, qualificação profissional e remuneração; histórico de viagens e informações sobre viagens planejadas; registros de vistos, autorizações, patrocínios e solicitações; informações relativas a familiares ou dependentes, quando forem solicitados serviços relacionados; fotografias, declarações, documentos comprovativos e comunicações; informações sobre antecedentes ou antecedentes criminais, quando necessário e legalmente permitido; e outras informações exigidas por consultores de imigração ou autoridades competentes.

Consultores de imigração, agentes de vistos, embaixadas, consulados, autoridades governamentais e outros órgãos competentes podem atuar como controladores independentes no processamento que determinarem. A RemoFirst não controla as decisões relativas à imigração ou aos vistos tomadas por essas autoridades.

7.3 RemoHealth Global e RemoHealth Local

No que diz respeito à adesão ao seguro de saúde, elegibilidade, administração da cobertura, renovação, cancelamento e suporte relacionado, a RemoFirst poderá processar informações de identidade e contato; data de nascimento, idade, país de residência e informações sobre emprego; informações sobre apólice, adesão, cobertura, elegibilidade e prêmio; informações relativas a dependentes e beneficiários; e informações de saúde ou médicas, quando estritamente necessário para a adesão, avaliação de risco, administração de benefícios, adaptações ou conformidade legal.

A RemoFirst busca processar apenas as informações de saúde mínimas necessárias para coordenar o Serviço em questão. As seguradoras, as entidades de subscrição, os administradores de sinistros e os Parceiros Locais podem determinar de forma independente questões relacionadas à elegibilidade, cobertura, subscrição, sinistros e reembolsos, e podem atuar como controladores independentes de acordo com suas próprias políticas de privacidade.

7.4 RemoCheck

No que se refere à verificação de identidade, análise de antecedentes, verificação pré-contratação, análise de sanções e serviços relacionados, a RemoFirst poderá processar informações de identidade e contato; informações de identificação emitidas pelo governo; histórico profissional e referências profissionais; registros de formação acadêmica, qualificações e certificações; resultados de análises de sanções, listas de observação e pessoas politicamente expostas; informações sobre condenações criminais ou antecedentes criminais, quando o processamento for lícito e proporcional; informações de crédito, insolvência, falência ou histórico financeiro, quando lícito, necessário e relevante para o cargo; autorizações de verificação e registros de consentimento, quando exigidos; status da verificação; relatórios; e comunicações relacionadas ao processo de verificação.

A RemoCheck é geralmente realizada a pedido e de acordo com as instruções do Cliente, por meio de prestadores de serviços de verificação independentes e fontes de dados externas. O Cliente é, em geral, responsável por determinar se uma verificação é necessária, lícita e proporcional, bem como por tomar qualquer decisão resultante relativa à contratação ou ao envolvimento profissional. A RemoFirst não determina, em nome do Cliente, a adequação de um indivíduo a uma função.

8. Como utilizamos os dados pessoais

A RemoFirst poderá tratar Dados Pessoais para as seguintes finalidades, na medida em que tal seja permitido ou exigido pela legislação aplicável e em conformidade com a função de proteção de dados na qual a RemoFirst atua:

• Para fornecer, operar e dar suporte ao site, à plataforma e aos serviços, incluindo criação de contas, integração, desligamento, folha de pagamento, empregador registrado, prestadores de serviços, gestão da força de trabalho e serviços relacionados.
• Para gerenciar o relacionamento com clientes, clientes em potencial, usuários, talentos, funcionários, prestadores de serviços, candidatos, parceiros locais, fornecedores e outras pessoas relevantes, incluindo atendimento ao cliente, comunicações relacionadas aos serviços e resolução de problemas.
• Para verificar a identidade, autenticar usuários, gerenciar credenciais e controles de acesso, permitir a recuperação de contas e impedir o acesso não autorizado ou o uso indevido.
• Para realizar atividades de conformidade, due diligence e verificação, incluindo “Conheça seu Cliente”, “Conheça seu Negócio”, “Conheça seu Funcionário”, combate à lavagem de dinheiro, sanções, fraude, verificação de antecedentes, direito ao trabalho e imigração.
• Para administrar os processos relacionados à força de trabalho e ao emprego, incluindo engajamento, folha de pagamento, retenção de impostos, benefícios, remuneração, despesas, licenças, gestão de desempenho, treinamento, mobilidade, imigração e desligamento, quando for o caso.
• Prestar os serviços da RemoTech, incluindo aquisição, entrega, configuração, rastreamento, recuperação, armazenamento, reimplantação e administração de ativos de dispositivos, bem como gerenciamento de dispositivos móveis, quando solicitado, e apagamento seguro de dados.
• Para prestar os serviços da RemoVisa, incluindo a avaliação e coordenação dos requisitos de visto ou imigração, a coleta e análise de documentos, a comunicação com consultores e autoridades, o apoio aos pedidos e o acompanhamento do andamento ou das renovações.
• Para prestar os serviços da RemoHealth, incluindo facilitar a inscrição em planos de saúde, gerenciar informações sobre elegibilidade e cobertura, coordenar com parceiros locais e seguradoras, e dar suporte a alterações, renovações ou cancelamentos.
• Prestar os serviços da RemoCheck, incluindo verificações de identidade, histórico profissional, formação acadêmica, referências, sanções, antecedentes criminais e histórico financeiro, quando permitido por lei, bem como elaborar ou facilitar a elaboração de relatórios e comunicar os resultados de forma segura ao pessoal autorizado do Cliente.
• Gerenciar pagamentos e operações financeiras, incluindo cotações, pedidos, faturamento, cobranças, reembolsos, contabilidade, auditoria e gestão de fornecedores.
• Para operar, manter, proteger, analisar e aprimorar o site, a plataforma, os serviços e as operações comerciais internas, incluindo o desenvolvimento de produtos, o aprimoramento de recursos, a otimização de serviços e a análise de dados.
• Para personalizar o conteúdo, as comunicações e a experiência do usuário, manter as preferências e fornecer informações relevantes para o seu relacionamento com a RemoFirst.
• Para enviar comunicações de marketing e promocionais, quando permitido por lei e de acordo com suas preferências, incluindo boletins informativos, atualizações, pesquisas, webinars e convites para eventos.
• Para gerenciar eventos, pesquisas, estudos, atividades de consultoria e iniciativas promocionais, incluindo inscrições, participação, comunicações e feedback.
• Manter a segurança, a disponibilidade, a confidencialidade e a integridade dos sistemas e das operações, incluindo o monitoramento da infraestrutura, a investigação de incidentes, a proteção contra ameaças cibernéticas e a manutenção de registros.
• Para detectar, prevenir e investigar fraudes, violações de políticas, incidentes de segurança, condutas ilegais ou outros riscos, bem como para proteger a RemoFirst, os Clientes, as pessoas físicas, os Parceiros e o público.
• Para cumprir as obrigações legais, regulatórias, tributárias, trabalhistas, previdenciárias, de imigração, contábeis, de auditoria, de prestação de contas e de manutenção de registros, bem como para atender a solicitações legítimas das autoridades competentes.
• Para estabelecer, exercer ou defender direitos e reivindicações legais, bem como para gerenciar disputas, reclamações, investigações, litígios, execução de decisões e preservação de documentos.
• Para realizar transações corporativas e atividades de administração empresarial, incluindo fusões, aquisições, financiamentos, reestruturações, due diligence, vendas de ativos ou transações semelhantes.
• Gerenciar e supervisionar parceiros e prestadores de serviços, incluindo due diligence, coordenação de serviços, cumprimento contratual, segurança, conformidade, auditoria e gestão de incidentes.
• Para outra finalidade divulgada no momento da coleta ou de outra forma permitida ou exigida por lei.

Quando determinados Dados Pessoais forem necessários para fins contratuais, legais, operacionais ou de conformidade, a não apresentação desses dados poderá impedir que a RemoFirst, o Cliente ou um Parceiro Local preste o Serviço em questão, conclua o processo de integração, administre o vínculo empregatício ou os benefícios, processe um pagamento, realize uma verificação ou cumpra uma obrigação legal.

9. Fundamentos jurídicos para o tratamento de dados

Quando a legislação aplicável exigir uma base legal, a RemoFirst se baseia em uma ou mais das bases descritas a seguir. A base aplicável depende da finalidade, da jurisdição, da relação do indivíduo com a RemoFirst e do fato de a RemoFirst atuar como controladora ou processadora. Quando a RemoFirst atua como processadora, o Cliente determina a base legal aplicável para o tratamento que controla, e a RemoFirst trata os dados de acordo com instruções documentadas e o Acordo de Tratamento de Dados (DPA) aplicável.

Quando o tratamento se basear no consentimento, este poderá ser revogado a qualquer momento, sem afetar o tratamento realizado legalmente antes da revogação. A revogação poderá afetar a disponibilidade de um Serviço, caso as informações relevantes não possam ser tratadas legalmente ou na prática com base em outro fundamento.

10. Divulgação de dados pessoais

A RemoFirst poderá divulgar Dados Pessoais quando necessário para os fins descritos nesta Política de Privacidade, para prestar os Serviços, para cumprir a legislação ou nos casos em que tal for permitido. Dependendo da atividade em questão, os destinatários podem incluir:

• Afiliadas e empresas do grupo da RemoFirst para fins de administração interna, prestação de serviços, segurança, conformidade, finanças, elaboração de relatórios e outros fins comerciais legítimos;
• Clientes e seus representantes autorizados, quando necessário para a prestação de serviços, gestão de pessoal, decisões solicitadas pelo Cliente ou cumprimento de normas;
• Parceiros locais, parceiros responsáveis pelo registro formal de empregados, parceiros de folha de pagamento e outros parceiros no país envolvidos em questões de emprego, folha de pagamento, benefícios, impostos, previdência social, imigração ou serviços relacionados;
• hospedagem, nuvem, TI, verificação de identidade, comunicações, atendimento ao cliente, análise de dados, segurança, pagamentos, contabilidade, auditoria, assuntos jurídicos, tributários, seguros e outros fornecedores ou consultores profissionais;
• fabricantes de dispositivos, distribuidores, fornecedores, prestadores de serviços de logística, empresas de entrega, armazéns, prestadores de serviços de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM), prestadores de serviços de reparo e prestadores de serviços de apagamento de dados;
• consultores de imigração, agentes de vistos, prestadores de serviços de tradução e legalização, embaixadas, consulados, órgãos governamentais e autoridades de imigração;
• seguradoras, subscritores, prestadores de benefícios, administradores de seguros e administradores de sinistros;
• prestadores de serviços de verificação de antecedentes e identidade, instituições de ensino, ex-empregadores, referências, prestadores de serviços de bancos de dados sobre sanções e pessoas politicamente expostas (PEP), fontes de registros financeiros, tribunais, registros públicos e outros prestadores de registros oficiais;
• bancos, processadores de pagamentos e outras instituições financeiras envolvidas em folha de pagamento, pagamentos, reembolsos ou operações financeiras;
• órgãos reguladores, tribunais, autoridades de aplicação da lei, autoridades fiscais, autoridades de imigração e outros órgãos governamentais ou competentes, nos casos em que a divulgação seja exigida ou permitida por lei;
• compradores atuais ou potenciais, investidores, credores, parceiros de fusão e seus consultores no âmbito de uma transação corporativa; e
• outros destinatários, nos casos em que você solicitar ou autorizar a divulgação, ou quando a divulgação for permitida ou exigida por lei.

A função de um destinatário no que diz respeito à privacidade depende da atividade de tratamento. Alguns destinatários tratam Dados Pessoais em nome da RemoFirst ou de um Cliente e estão sujeitos às obrigações de subcontratante ou sub-subcontratante. Outros destinatários determinam suas próprias finalidades e meios e atuam como controladores independentes.

Os controladores independentes podem incluir Parceiros Locais que atuam como empregadores legais ou prestadores de serviços de folha de pagamento, seguradoras, bancos, autoridades governamentais e de imigração, embaixadas, consulados, consultores profissionais regulamentados, fontes de dados de verificação e outras entidades que tratam Dados Pessoais para cumprir suas próprias obrigações legais, regulatórias, profissionais ou operacionais. O tratamento por parte dessas entidades é regido por suas próprias políticas de privacidade e pela legislação aplicável.

Quando exigido por lei, a RemoFirst implementará contratos e medidas de proteção adequadas, fornecerá avisos relevantes e obterá qualquer consentimento necessário antes de divulgar Dados Pessoais. A RemoFirst não vende Dados Pessoais no sentido comum do termo. Conceitos legais mais amplos de “venda” ou “compartilhamento” são abordados nos avisos específicos de cada jurisdição aplicável.

11. IA, criação de perfis e tomada de decisão automatizada

A RemoFirst pode utilizar inteligência artificial, aprendizado de máquina, automação e tecnologias similares (“IA”) para apoiar o atendimento ao cliente, a automação de fluxos de trabalho, a detecção de fraudes, o cumprimento de normas, análises, a otimização de serviços e a eficiência operacional interna. O uso da IA depende do produto, do recurso e da jurisdição em questão.

A RemoFirst não utiliza Dados Pessoais enviados pelos usuários por meio do Site, da Plataforma ou dos Serviços para treinar ou desenvolver modelos de IA de uso geral, a menos que isso seja expressamente divulgado em um aviso específico do produto ou em outra documentação aplicável e seja lícito. A RemoFirst pode utilizar informações anônimas, agregadas ou de outra forma não identificáveis para aprimorar, testar, monitorar ou validar sistemas e análises baseados em IA.

A RemoFirst não toma decisões finais sobre contratação, admissão, imigração, vistos, aprovação de seguros, sinistros ou verificação de antecedentes em nome de Clientes, autoridades governamentais ou seguradoras. Essas partes independentes podem tomar decisões com base nas informações processadas em conexão com os Serviços e são responsáveis por suas próprias obrigações legais e avisos.

A RemoFirst não submeterá um indivíduo a uma decisão baseada exclusivamente em tratamento automatizado que produza efeitos jurídicos ou de importância semelhante, a menos que o tratamento seja lícito, devidamente divulgado e sujeito às salvaguardas exigidas pela legislação aplicável. Tais salvaguardas podem incluir informações sobre a lógica ou os critérios envolvidos, a possibilidade de solicitar revisão humana, de expressar um ponto de vista e de contestar a decisão, quando aplicável.

O processamento com uso de IA está sujeito a medidas adequadas de governança, segurança, controle de acesso, testes, monitoramento, minimização de dados e supervisão humana, proporcionais ao caso de uso em questão. Podem ser aplicáveis avisos adicionais sobre IA específicos para determinados produtos ou serviços.

12. Retenção de dados

A RemoFirst retém os Dados Pessoais apenas pelo tempo necessário para os fins para os quais foram coletados, incluindo a prestação dos Serviços, o cumprimento de obrigações legais e regulatórias, a resolução de disputas, a execução de contratos, a propositura ou defesa de ações judiciais, a manutenção da segurança e a condução de operações comerciais legítimas.

Os períodos de retenção variam de acordo com a categoria dos dados, o Serviço, a jurisdição e a função de privacidade. Ao determinar o período adequado, a RemoFirst leva em consideração a natureza e a sensibilidade dos dados, a finalidade relevante, a duração do relacionamento, os requisitos contratuais, as obrigações legais e regulatórias, os prazos de prescrição aplicáveis, as necessidades de segurança e prevenção de fraudes, os requisitos de auditoria e se a finalidade pode ser alcançada por meio da anonimização ou de outro método menos intrusivo.

As categorias relevantes incluem, entre outras, registros de clientes e contas; contratos, cotações, pedidos e registros de faturamento; registros de força de trabalho, folha de pagamento, impostos, benefícios e relações de trabalho; registros de KYC, KYB e sanções; comunicações de suporte e registros de segurança; registros de recrutamento; registros de pedidos, entregas, recuperação, alocação e apagamento do RemoTech; registros de solicitação e documentação de apoio do RemoVisa; registros de inscrição e de dependentes do RemoHealth; e autorizações, relatórios e resultados de triagem do RemoCheck.

Quando a RemoFirst atua como subcontratada, a exclusão ou devolução de Dados Pessoais é realizada de acordo com o DPA aplicável e com as instruções documentadas do Cliente, sujeita aos requisitos legais de retenção aplicáveis à RemoFirst. Os Parceiros Locais e outros controladores independentes determinam seus próprios períodos de retenção de acordo com as leis e obrigações aplicáveis ao seu tratamento.

Quando os Dados Pessoais não forem mais necessários, a RemoFirst os excluirá, os tornará anônimos ou os descartará de forma segura, de acordo com a legislação aplicável e os procedimentos internos de retenção. Cópias de backup poderão permanecer por um período limitado até que sejam sobrescritas ou excluídas de forma segura, sujeitas a restrições de acesso e sem qualquer uso posterior, exceto para fins de restauração, segurança ou exigências legais.

13. Direitos do titular dos dados

Sujeito à legislação aplicável, as pessoas físicas podem ter direitos em relação aos seus Dados Pessoais, incluindo o direito de:

• ser informado sobre o tratamento de Dados Pessoais;
• solicitar acesso aos Dados Pessoais;
• solicitar a correção ou o preenchimento de Dados Pessoais imprecisos ou incompletos;
• solicitar a exclusão ou o apagamento, quando aplicável;
• solicitar a restrição do tratamento, quando aplicável;
• opor-se ao tratamento de dados com base em interesses legítimos e opor-se ao marketing direto a qualquer momento;
• solicitar a portabilidade de determinados Dados Pessoais, quando aplicável;
• retirar o consentimento a qualquer momento, quando o tratamento de dados se basear no consentimento;
• solicitar informações sobre os destinatários, transferências internacionais ou medidas de proteção aplicáveis, quando necessário;
• solicitar a revisão por uma pessoa de determinadas decisões automatizadas, quando aplicável;
• não ser submetido a discriminação ilegal ou retaliação por exercer seus direitos à privacidade; e
• apresentar uma reclamação junto a uma autoridade competente de proteção de dados ou de fiscalização.

Esses direitos não são absolutos e podem estar sujeitos a limitações, isenções, requisitos de verificação de identidade ou aos direitos de terceiros. A RemoFirst poderá solicitar as informações razoavelmente necessárias para verificar a identidade e a autoridade antes de responder.

13.1 Solicitações nas quais a RemoFirst atua como controlador

Nos casos em que a RemoFirst atua como controladora, ela atenderá à solicitação de acordo com a legislação aplicável. As solicitações podem ser enviadas utilizando os dados fornecidos na seção “Fale conosco”.

13.2 Solicitações nas quais a RemoFirst atua como subcontratada

Nos casos em que a RemoFirst tratar Dados Pessoais em nome de um Cliente, o Cliente poderá ser responsável por responder. A RemoFirst poderá encaminhar a solicitação ao Cliente ou auxiliá-lo, de acordo com o Acordo de Tratamento de Dados (DPA) aplicável e as instruções documentadas.

13.3 Solicitações relativas a Parceiros Locais ou outros controladores independentes

Caso uma solicitação diga respeito ao tratamento de dados controlado por um Parceiro Local, seguradora, autoridade ou outro responsável pelo tratamento independente, o indivíduo poderá precisar enviar a solicitação diretamente a esse responsável pelo tratamento. Sempre que for razoavelmente possível e legalmente permitido, a RemoFirst ajudará a identificar o responsável pelo tratamento relevante ou encaminhará a solicitação de forma adequada.

A existência de um MSA, DPA, acordo com parceiro local ou outro acordo comercial não limita os direitos legais dos indivíduos. Acordos separados podem impor obrigações adicionais, deveres de assistência, procedimentos de resposta ou direitos contratuais entre as partes.

14. Transferências internacionais de dados

Devido à natureza global dos negócios e dos serviços da RemoFirst, os Dados Pessoais podem ser transferidos para, acessados a partir de, armazenados em ou processados de outra forma em países diferentes daquele em que foram coletados. Esses países podem ter leis de proteção de dados diferentes.

Quando a RemoFirst transfere Dados Pessoais internacionalmente, ela toma as medidas adequadas para garantir que a transferência seja lícita e que sejam implementadas salvaguardas apropriadas. Dependendo da jurisdição e da transferência, essas salvaguardas podem incluir uma decisão de adequação, cláusulas contratuais-padrão aprovadas, o Acordo de Transferência Internacional de Dados do Reino Unido ou o Adendo do Reino Unido, salvaguardas contratuais entre controladores ou entre controladores e processadores, outro mecanismo aprovado ou uma derrogação ou exceção lícita.

Quando a RemoFirst atua como subcontratada, os acordos de transferência podem ser estabelecidos no Acordo de Tratamento de Dados (DPA) aplicável, incluindo instruções documentadas, termos de subcontratação e cláusulas de transferência aplicáveis. Quando os Dados Pessoais forem divulgados a um Parceiro Local ou a outro controlador independente, a transferência poderá ser regida por salvaguardas entre controladores ou por outro mecanismo permitido por lei. O controlador independente continua sendo responsável pelas transferências que iniciar ou controlar posteriormente.

A RemoFirst também poderá implementar medidas técnicas, organizacionais e contratuais complementares, tais como criptografia, restrições de acesso, avaliações de transferência, minimização de dados e compromissos contratuais reforçados, quando for o caso.

As pessoas físicas podem entrar em contato com a RemoFirst para obter informações adicionais sobre as medidas de proteção aplicáveis a uma transferência específica ou para solicitar uma cópia das proteções contratuais aplicáveis, sujeita às supressões necessárias para proteger informações confidenciais e os direitos de terceiros.

15. Medidas de segurança

A RemoFirst implementa medidas técnicas, organizacionais e administrativas destinadas a proteger os Dados Pessoais contra acesso, coleta, uso, divulgação, alteração, perda, destruição, uso indevido ou outro tratamento não autorizado. As medidas são selecionadas levando em consideração a natureza, o escopo, o contexto e as finalidades do tratamento, bem como os riscos para as pessoas físicas.

Essas medidas podem incluir controles de acesso, permissões baseadas em funções, autenticação e autenticação multifatorial, criptografia em trânsito e em repouso, obrigações de confidencialidade, registro e monitoramento, gerenciamento de vulnerabilidades e incidentes, continuidade de negócios, gerenciamento de riscos de fornecedores, treinamento em segurança, desenvolvimento seguro e governança interna.

A RemoFirst mantém uma estrutura de segurança e conformidade alinhada aos padrões reconhecidos do setor e aos requisitos contratuais e legais aplicáveis. A RemoFirst obteve as atestações SOC 2 Tipo I e Tipo II, bem como a certificação ISO/IEC 27001, sujeitas ao escopo e aos períodos de validade aplicáveis.

Nenhum método de transmissão ou armazenamento é totalmente seguro. A RemoFirst não pode garantir segurança absoluta. Quando exigido por lei, a RemoFirst investigará, mitigará e notificará as partes afetadas e as autoridades competentes sobre violações de Dados Pessoais ou incidentes de segurança que se enquadrem nos critérios, dentro dos prazos aplicáveis.

16. Cookies e tecnologias de rastreamento

A RemoFirst pode utilizar cookies, pixels, tags, kits de desenvolvimento de software e tecnologias semelhantes no site, na plataforma e em relação aos serviços. Essas tecnologias podem apoiar funcionalidades, autenticação, segurança, preferências, desempenho, análises, comunicações e marketing.

As informações coletadas podem incluir endereço IP, tipo de navegador, identificadores do dispositivo, sistema operacional, preferências de idioma, páginas visualizadas, links clicados, datas e horários de acesso, URLs de referência, atividade da conta e outras informações de interação.

Algumas tecnologias são necessárias para o funcionamento e a segurança do site, da plataforma ou dos serviços. Outras são utilizadas para análise, personalização, medição de desempenho ou publicidade, sujeitas à legislação aplicável e, quando necessário, ao consentimento. Você pode gerenciar as opções disponíveis por meio das configurações de cookies ou das ferramentas de gerenciamento de consentimento disponibilizadas no site ou na plataforma.

Mais informações sobre as categorias de cookies, suas finalidades, duração e opções disponíveis estão disponíveis na Política de Cookies, acessível por meio do site. Caso determinadas tecnologias sejam desativadas, algumas funcionalidades podem não funcionar corretamente.

17. Filhos e dependentes

O site e a plataforma não se destinam a crianças que atuem de forma independente. A RemoFirst não solicita, conscientemente, Dados Pessoais diretamente de crianças para fins gerais do site ou de marketing.

A RemoFirst poderá, no entanto, tratar Dados Pessoais relativos a crianças ou outros dependentes, quando necessário para fornecer benefícios, seguro saúde, serviços de imigração, visto, realocação, contato de emergência, licença familiar ou serviços relacionados à força de trabalho. Tais informações podem incluir dados de identidade, data de nascimento, relação com o trabalhador em questão, documentos de identificação, informações de imigração e informações relacionadas a seguros ou à saúde, quando necessário.

Quando exigido pela legislação aplicável, a RemoFirst ou o controlador responsável obterá a autorização de um dos pais, responsável legal ou outra pessoa autorizada e adotará medidas de proteção adequadas à natureza das informações e à idade do indivíduo.

18. Avisos de privacidade específicos para cada jurisdição

Podem ser aplicáveis divulgações adicionais sobre privacidade, dependendo da localização do indivíduo ou da legislação aplicável a uma atividade de tratamento de dados. Os anexos desta Política de Privacidade incluem divulgações para o Brasil, a República Popular da China e a Califórnia. Também podem ser fornecidos avisos adicionais de caráter local ou específicos para determinados serviços.

Caso um aviso específico de jurisdição entre em conflito com esta Política de Privacidade, o aviso específico de jurisdição prevalecerá na medida exigida pela legislação aplicável e apenas em relação ao tratamento de dados em questão. Obrigações adicionais, deveres de assistência e direitos contratuais também podem surgir nos termos de uma Lei de Proteção de Dados (DPA) aplicável, de um acordo de compartilhamento de dados entre controladores, de um Anexo de Serviço, de um contrato com Parceiro Local ou de outros termos de proteção de dados específicos do serviço. Tais acordos complementam esta Política de Privacidade, mas não limitam os direitos legais à privacidade.

• China: Divulgações adicionais sobre privacidade para pessoas físicas localizadas na República Popular daChina‍
• Estados Unidos:Aviso de Privacidade da Califórnia‍
• Brasil: Divulgações adicionais sobre privacidade para pessoas físicas localizadas no Brasil

19. Alterações nesta Política de Privacidade

A RemoFirst poderá atualizar esta Política de Privacidade periodicamente para refletir mudanças na legislação, nas orientações regulatórias, nas práticas comerciais, no site, na plataforma, nos serviços, nos fornecedores ou nas atividades de tratamento de dados. A versão atualizada será disponibilizada por meio dos canais relevantes da RemoFirst e indicará a data da última atualização.

Quando exigido pela legislação aplicável, a RemoFirst fornecerá notificação adicional sobre alterações significativas ou obterá consentimento antes de aplicar uma alteração no tratamento de dados que exija consentimento.

20. Entre em contato conosco

Dúvidas, solicitações ou preocupações relacionadas a esta Política de Privacidade ou ao tratamento de Dados Pessoais pela RemoFirst podem ser encaminhadas para:

E-mail: dpo@remofirst.com

Ao entrar em contato com a RemoFirst, forneça informações suficientes para que possamos entender e atender à sua solicitação. Não envie Dados Pessoais Sensíveis desnecessários por e-mail não criptografado.

21. Representantes da União Europeia e do Reino Unido

Nos casos em que a RemoFirst estiver sujeita ao Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE ou ao Regulamento Geral de Proteção de Dados do Reino Unido e for obrigada a nomear um representante, a RemoFirst nomeou os seguintes representantes nos termos do artigo 27 da legislação aplicável. Os representantes atuam como pontos de contato para pessoas físicas e autoridades de supervisão no que diz respeito ao tratamento de dados relevante realizado pela RemoFirst.

Representante da União Europeia

Prighter EU Rep GmbH

Schellinggasse, 3/10

1010 Viena

Áustria

Portal de privacidade: Prighter Privacy Portal

Representante do Reino Unido

Prighter Ltda.

20, Mortlake High Street

Londres SW14 8JN

Reino Unido

Portal de privacidade: Prighter Privacy Portal

Os indivíduos podem entrar em contato com o representante responsável ou diretamente com a RemoFirst. O fato de entrar em contato com um representante não impede que o indivíduo entre em contato com a RemoFirst ou apresente uma reclamação à autoridade supervisora competente.

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