Se você estiver expandindo sua busca por talentos para o mercado global, uma parceria com um prestador de serviços de emprego (Employer of Record , EOR) pode economizar tempo e reduzir a complexidade administrativa da contratação internacional. O EOR atua como empregador legal, cuidando dos contratos de trabalho, integração, da folha de pagamento, da administração de benefícios e das rescisões, enquanto sua empresa gerencia as responsabilidades do dia a dia do colaborador.
As empresas costumam recorrer a um EOR para lidar com as exigências trabalhistas locais, acelerar integração ou ambos.
Trabalhar com uma EOR costuma ser mais rápido e mais simples do que constituir uma pessoa jurídica em outro país, mas ainda assim exige planejamento. colaborador A documentação, os contratos, a verificação de antecedentes e os requisitos locais integração podem afetar a rapidez com que um novo contratado estará pronto para começar a trabalhar.
Quando você deve iniciar o processo de EOR?
Na maioria dos casos, as empresas que já possuem um parceiro de EOR devem iniciar o processo de “integração ” (contratação direta) duas a quatro semanas antes da data prevista para o início do trabalho de um novo colaborador. As empresas que estão avaliando prestadores de serviços de EOR pela primeira vez devem, em geral, reservar um tempo adicional para a seleção do fornecedor, a análise do contrato e as aprovações internas. Situações de contratação mais complexas podem levar de quatro a seis semanas ou mais.
A contratação internacional nem sempre é mais lenta do que a contratação local
O processo de contratação internacional costuma ter a reputação de ser lento e complicado, mas nem sempre é assim.
Na pesquisa “State of International Hiring” da RemoFirst, 57% das empresas afirmaram que o tempo de adaptação dos funcionários contratados no exterior era praticamente o mesmo que o dos contratados localmente, enquanto 43% afirmaram que, na verdade, era mais rápido.
Dito isso, os prazos de contratação podem variar significativamente de país para país. Os requisitos de documentação, os contratos de trabalho, os cronogramas de pagamento, as aprovações da integração e a capacidade de resposta da colaborador podem influenciar a rapidez com que um novo funcionário estará pronto para começar a trabalhar.
Ao contratar por meio de uma empresa de EOR, o processo de “ integração ” (contratação por meio de terceiros) geralmente segue quatro etapas.
Employer of Record integração Linha do tempo
Etapa 1: Coleta de informações e documentação sobre o “ colaborador ”
Sua EOR trabalhará com o novo contratado para reunir toda a documentação necessária para a contratação, incluindo os documentos de identificação do colaborador, formulários fiscais e dados bancários. A EOR geralmente convida seu novo colaborador para uma plataforma onde ele possa facilmente enviar e revisar todas as suas informações.
integração Não é possível avançar até que a documentação necessária esteja em dia. Quando os funcionários enviam a documentação exigida em tempo hábil, o processo de “ integração ” tende a avançar muito mais rapidamente. Documentação incompleta ou atrasos no envio podem retardar as etapas subsequentes.
Etapa 2: Elaboração e revisão do contrato de trabalho
Uma das etapas mais importantes na contratação internacional é a elaboração de um contrato de trabalho que esteja em conformidade com as exigências trabalhistas locais. O “ acordo ” (Contrato de Trabalho) geralmente define as funções do “ colaborador ”, a remuneração, o horário de trabalho, os benefícios, as folgas e outros termos do contrato de trabalho.
Os prazos para a elaboração de contratos podem variar de acordo com o país e o cenário de contratação. Requisitos trabalhistas locais, estrutura de remuneração, opções de benefícios, aprovações internas e negociações com os candidatos podem afetar a rapidez com que um contrato de prestação de serviços ( acordo ) é finalizado. Assim que o contrato estiver pronto, o EOR o envia ao contratante ( colaborador ) para análise e assinatura.
Etapa 3: Folha de pagamento e benefícios implementação
Assim que o contrato de trabalho acordo for assinado, o EOR poderá começar a preparar o colaborador para a folha de pagamento e a inscrição nos benefícios. Isso inclui coletar quaisquer informações pendentes sobre a folha de pagamento, configurar a retenção de impostos locais, registrar as contribuições obrigatórias do empregador e do colaborador e inscrever o colaborador nos programas de benefícios obrigatórios, quando aplicável.
Dependendo do país, o EOR também pode coordenar os benefícios complementares oferecidos pela sua empresa, como plano de saúde privado, planos de aposentadoria ou outros benefícios.
O cumprimento dos prazos é importante nesta etapa, pois o processamento da folha de pagamento segue cronogramas e datas-limite fixos. Para garantir que o “ colaborador ” seja pago corretamente e dentro do prazo, o processamento da folha de pagamento implementação, os registros exigidos e a inscrição nos benefícios geralmente precisam ser concluídos antes do início do próximo ciclo de folha de pagamento.
Atrasos no fornecimento de informações ou no cumprimento dos requisitos de inscrição podem, às vezes, fazer com que o implementação da folha de pagamento seja adiado para um ciclo posterior.
Etapa 4: Verificações de conformidade e aprovações
A etapa final do processo “ integração ” envolve o cumprimento de quaisquer requisitos de conformidade específicos de cada país que ainda estejam pendentes antes da data de início do “ colaborador ”. Dependendo do local, isso pode incluir registros junto ao governo, verificação de autorização de trabalho, confirmações de inscrição em planos de benefícios ou outra documentação necessária relacionada ao emprego.
Em alguns casos, as empresas também podem realizar verificações de antecedentes ou triagens adicionais com base na função, no setor ou nas políticas internas de contratação. Quaisquer aprovações pendentes ou solicitações de documentação devem ser concluídas antes do primeiro dia de trabalho do colaborador, a fim de garantir que integração o processo ocorra dentro do prazo previsto.
Com quanto tempo de antecedência as empresas devem iniciar o processo de EOR?
Se você já tem um parceiro de EOR
Na maioria dos casos, as empresas que já possuem um parceiro EOR devem iniciar integração de duas a quatro semanas antes da data prevista para o início do colaborador. Esse prazo normalmente oferece tempo suficiente para preparar o acordo, cumprir integração , configurar a folha de pagamento e inscrever o colaborador em quaisquer programas de benefícios exigidos.
Quando começar mais cedo
As empresas que estão avaliando prestadores de serviços de EOR pela primeira vez ou que estão contratando em situações mais complexas devem, em geral, reservar um prazo de quatro a seis semanas.
Antes que o colaborador integração possa ser iniciado, você precisará avaliar os fornecedores, analisar os contratos, comparar preços e modelos de serviço e obter todas as aprovações internas nas áreas jurídica, financeira ou de compras. Dependendo da sua organização, esse processo por si só pode adicionar várias semanas ao cronograma.
Também é uma boa ideia prever um prazo de quatro a seis semanas, ou mais, ao contratar em países com:
- Requisitos extensos de documentação
- Processos complexos de inscrição em planos de benefícios
- Requisitos adicionais de registro ou aprovação
- Exigências governamentais de prestação de contas ou registro
Um prazo de entrega adicional também pode ser útil quando:
- Contratação de membros da equipe executiva
- Concessão de indenização por acidente de trabalho ( participação acionária )
- Contratação em setores altamente regulamentados, como o da saúde ou dos serviços financeiros
Quando é possível ter um “ integração ” mais rápido
Por outro lado, certas situações de contratação — aquelas com menos obstáculos legais e administrativos — podem, na verdade, agilizar o processo de “ integração ”, incluindo:
- prestador de serviçosConversões de “to” para “colaborador ”: Quando um trabalhador já está registrado como “ prestador de serviços ”, grande parte das informações iniciais do “ integração ” pode já constar nos arquivos, o que ajuda a acelerar a transição para o emprego.
- Países com menos exigências administrativas relacionadas ao emprego: Em alguns países, integração o processo pode ser mais ágil, pois há menos registros, aprovações ou formalidades obrigatórias relacionadas ao emprego a serem cumpridas antes que um colaborador comece a trabalhar.
- Prestadores de serviços com processos otimizados: as empresas de EOR ( integração ) com experiência local consolidada, fluxos de trabalho padronizados e plataformas modernas de gestão de pessoal podem, muitas vezes, agir com mais rapidez do que os prestadores que dependem de processos manuais ou de várias transferências para terceiros.
É importante lembrar que os prazos do processo “ integração ” também dependem de fatores que estão fora do controle do EOR, incluindo a prontidão do candidato, a coleta de documentos, a análise do contrato e as datas-limite para o pagamento de salários.
Fatores comuns que atrasam as datas de início dos cursos internacionais de colaborador
A maioria dos atrasos no “ integração ” não é causada pelas leis trabalhistas. Eles são causados pela burocracia, pelas aprovações, pela documentação e pelos prazos.
Aqui estão as quatro causas mais comuns de atrasos:
- Prazo final para pagamento de folha de pagamento não cumprido: A maioria dos prestadores de serviços de EOR opera com cronogramas fixos de pagamento de folha de pagamento. Se as informaçõ colaborador es, os contratos assinados ou a documentação exigida não forem concluídos antes do prazo final para pagamento de folha de pagamento, a inscrição no sistema de folha de pagamento poderá ser adiada, e poderão ser necessárias etapas administrativas adicionais.
- Atrasos na análise ou aprovação de contratos: Os maiores atrasos integração geralmente resultam de aprovações internas: obter o aval da liderança sobre a remuneração final e os termos participação acionária para uma nova contratação, por exemplo, ou o fato de sua equipe jurídica levar alguns dias para conciliar as regras trabalhistas locais com as políticas existentes da empresa.
- Documentação incompleta de colaborador : a falta de documentos de identificação, formulários fiscais, informações bancárias e assinaturas costuma atrasar os prazos de integração . É por isso que é fundamental comunicar os requisitos de documentação para novos contratados com antecedência, por exemplo, no momento em que você liga para oferecer um emprego a alguém.
- Atrasos nas respostas dos candidatos: O programa “ integração ” só pode avançar na mesma velocidade com que as informações são fornecidas. Atrasos no envio de contratos assinados, no preenchimento dos formulários do site integração ou na apresentação da documentação exigida podem adiar rapidamente as datas de início.
Como as equipes jurídicas e de RH podem manter o processo de contratação internacional dentro do cronograma
Embora alguns requisitos integração variem de acordo com o país, muitos atrasos no processo de contratação podem ser evitados. Aqui estão quatro maneiras de ajudar a manter o processo de contratação internacional dentro do prazo:
- Alinhe os cronogramas de recrutamento e do EOR desde o início: as equipes de recrutamento , RH, jurídico, financeiro e quaisquer partes interessadas do EOR devem coordenar os cronogramas de contratação o mais cedo possível. Quando todos compreendem a data prevista para o início das atividades e os requisitos d integração , fica mais fácil evitar surpresas de última hora.
- Finalize os detalhes da remuneração antes de iniciar o processo de seleção ( integração): confirme o salário, a elegibilidade para bônus, os acordos de remuneração por desempenho ( participação acionária ), os benefícios e a classificação do cargo; em seguida, elabore os contratos de trabalho. Alterações feitas na fase final dos pacotes de remuneração costumam causar atrasos que poderiam ser evitados.
- Confirme com antecedência os requisitos específicos de cada país: ao contratar em um novo país, converse com sua empresa de EOR para entender os requisitos d integração , a documentação necessária, os cronogramas de pagamento e os feriados locais. Compreender esses requisitos desde o início facilita o estabelecimento de prazos e datas de início realistas.
- Trabalhe com um provedor de EOR que possua sólida experiência local: provedores com experiência comprovada no país, processos de “ integração ” bem definidos e equipes de suporte ágeis costumam identificar possíveis problemas antes que eles se transformem em atrasos.
Uma contratação rápida não significa uma contratação apressada integração
integração É a primeira impressão que um colaboradortem sobre como sua empresa funciona nos bastidores. Um processo de integração apressado ou desorganizado não apenas gera trabalho extra para as equipes de RH, operações e jurídica, como também pode licenças deixar os novos funcionários inseguros quanto às expectativas, prazos e próximos passos.
Proporcionar aos funcionários internacionais uma experiência tranquila de “ integração ” depende da preparação e do apoio. Os empregadores devem:
- Comunique com clareza os prazos e as expectativas d integração .
- Explique os requisitos de documentação desde o início.
- Discuta desde o início as questões relacionadas à remuneração, aos benefícios e aos processos de folha de pagamento.
- Responda prontamente às perguntas enviadas para colaborador .
O parceiro certo em EOR ajuda você a contratar dentro do prazo e com menos complicações
Prestadores de serviços de EOR experientes podem ajudar a reduzir a carga administrativa envolvida na contratação internacional, ao mesmo tempo em que orientam as empresas sobre os requisitos específicos de cada país em matéria de integração . Eles podem oferecer suporte em:
- Elaboração de contrato de trabalho
- colaborador integração e coleta de documentação
- implementação e de folha de pagamento e retenção de impostos
- Inscrição e administração de benefícios
- Verificação de antecedentes e confirmação de vínculo empregatício
- Apoio contínuo ao emprego
Embora um EOR possa simplificar muitas etapas do processo, o sucesso do “ integração ” ainda depende de um planejamento antecipado. Começar com antecedência, compreender os requisitos específicos de cada país e manter a documentação em andamento podem ajudar a evitar atrasos desnecessários e garantir que os novos contratados estejam alinhados com a data de início prevista.
Na RemoFirst, ajudamos empresas a contratar, integrar, pagar e gerenciar funcionários em mais de 185 países e prestadores de serviços em mais de 150. Quer você esteja fazendo sua primeira contratação internacional ou se expandindo para vários novos mercados, nossa equipe pode ajudá-lo a orientar-se no processo e integrar os funcionários de forma eficiente.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo dura, normalmente, a EOR integração ?
Para empresas que já contam com um parceiro de EOR, integração a criação de uma nova colaborador geralmente leva de duas a quatro semanas. O prazo exato depende de fatores como o país, o cronograma de pagamento de salários, os requisitos de documentação, as negociações contratuais e a rapidez com que tanto o empregador quanto colaborador concluem as tarefas integração .
Quando as empresas devem iniciar o processo de EOR?
Na maioria dos casos, as empresas devem iniciar o processo de EOR integração de duas a quatro semanas antes da data prevista para o início do trabalho de um novo colaborador. Se você estiver avaliando prestadores de serviços de EOR pela primeira vez ou contratando em um país com requisitos mais extensos integração , geralmente é recomendável reservar de quatro a seis semanas ou mais.
Quais documentos são necessários para o EOR integração?
Os requisitos de documentação variam de acordo com o país, mas geralmente se solicita aos funcionários que apresentem um documento de identidade emitido pelo governo, informações fiscais, dados bancários, comprovante de endereço e documentos de contratação assinados. Podem ser exigidos documentos adicionais, dependendo das leis e regulamentações trabalhistas locais.
A contratação por meio de uma empresa de EOR leva mais tempo do que a contratação local?
Na pesquisa “State of International Hiring” da RemoFirst, 57% das empresas relataram que o processo de contratação internacional levou aproximadamente o mesmo tempo que o de contratação local, enquanto 43% afirmaram que foi mais rápido.
Quais são as causas mais comuns de atrasos no serviço “ integração ”?
A maioria dos atrasos no site integração é de natureza operacional, e não jurídica. Entre as causas mais comuns estão a documentação incompleta em colaborador , atrasos na análise e aprovação de contratos, prazos de fechamento da folha de pagamento não cumpridos e respostas demoradas tanto por parte dos empregadores quanto dos candidatos durante o processo em integração .
