Principais conclusões
- Trabalhar com um Empregador de Registro (EOR) costuma ser mais rápido do que constituir uma entidade local, mas o sucesso da integração ainda depende de um planejamento prévio.
- Os prazos para a integração com um provedor de EOR variam de acordo com o país, a função, os requisitos de documentação e se você já conta com um provedor de EOR.
- A capacidade de resposta dos funcionários, as leis trabalhistas locais e os ciclos de folha de pagamento podem afetar o cronograma de contratação, seja atrasando-o ou acelerando-o.
Se você estiver expandindo sua busca por talentos para o mercado global, uma parceria com um Empregador de Registro (EOR) pode economizar tempo e reduzir a complexidade administrativa das contratações internacionais. O EOR atua como empregador legal, cuidando dos contratos de trabalho, integração, folha de pagamento, administração de benefícios e rescisões, enquanto sua empresa gerencia as responsabilidades do dia a dia do funcionário.
As empresas costumam recorrer a um EOR para lidar com as exigências trabalhistas locais, agilizar a integração de novos funcionários ou ambos.
Trabalhar com uma EOR costuma ser mais rápido e mais simples do que constituir uma pessoa jurídica em outro país, mas ainda assim exige planejamento. A documentação dos funcionários, os contratos, a verificação de antecedentes e os requisitos locais de integração podem afetar a rapidez com que um novo contratado estará pronto para começar a trabalhar.
Quando você deve iniciar o processo de EOR?
Na maioria dos casos, as empresas que já contam com um parceiro de EOR devem iniciar o processo de integração de dois a quatro semanas antes da data prevista para o início das atividades do novo funcionário. As empresas que estão avaliando prestadores de serviços de EOR pela primeira vez devem, em geral, reservar um tempo adicional para a seleção do fornecedor, a análise do contrato e as aprovações internas. Situações de contratação mais complexas podem levar de quatro a seis semanas ou mais.
A contratação internacional nem sempre é mais lenta do que a contratação local
O processo de contratação internacional costuma ter a reputação de ser lento e complicado, mas nem sempre é assim.
Na pesquisa “State of International Hiring” da RemoFirst, 57% das empresas afirmaram que o tempo de adaptação dos funcionários contratados no exterior era praticamente o mesmo que o dos contratados localmente, enquanto 43% afirmaram que, na verdade, era mais rápido.
Dito isso, os prazos de contratação podem variar significativamente de país para país. Requisitos de documentação, contratos de trabalho, cronogramas de pagamento, aprovações para integração e a prontidão dos funcionários podem influenciar a rapidez com que um novo contratado estará pronto para começar a trabalhar.
Ao contratar por meio de uma empresa de EOR, o processo de integração geralmente segue quatro etapas.
Cronograma de integração do empregador oficial
Etapa 1: Coleta de informações e documentação dos funcionários
Sua empresa de EOR trabalhará com o novo contratado para reunir toda a documentação necessária para a contratação, incluindo documentos de identificação do funcionário, formulários fiscais e dados bancários. A empresa de EOR geralmente convida seu novo funcionário a acessar uma plataforma onde ele pode facilmente enviar e revisar todas as suas informações.
A integração não pode avançar até que a documentação necessária esteja em dia. Quando os funcionários enviam a documentação exigida em tempo hábil, a integração tende a ocorrer muito mais rapidamente. Documentação incompleta ou atrasos no envio podem retardar as etapas seguintes.
Etapa 2: Elaboração e revisão do contrato de trabalho
Uma das etapas mais importantes na contratação internacional é a elaboração de um contrato de trabalho que esteja em conformidade com as exigências trabalhistas locais. O contrato geralmente define as funções do funcionário, a remuneração, o horário de trabalho, os benefícios, as folgas e outros termos da relação de trabalho.
Os prazos para a elaboração do contrato podem variar de acordo com o país e o cenário de contratação. Os requisitos trabalhistas locais, a estrutura de remuneração, a escolha de benefícios, as aprovações internas e as negociações com o candidato podem afetar a rapidez com que um acordo é finalizado. Assim que o contrato estiver pronto, a EOR o envia ao funcionário para revisão e assinatura.
Etapa 3: Configuração da folha de pagamento e dos benefícios
Assim que o contrato de trabalho for assinado, a EOR pode começar a preparar o funcionário para o processamento da folha de pagamento e a inscrição nos benefícios. Isso inclui coletar quaisquer informações pendentes relacionadas à folha de pagamento, configurar a retenção de impostos locais, registrar as contribuições obrigatórias do empregador e do funcionário e inscrever o funcionário nos programas de benefícios obrigatórios, quando aplicável.
Dependendo do país, o EOR também pode coordenar os benefícios complementares oferecidos pela sua empresa, como plano de saúde privado, planos de aposentadoria ou outros benefícios.
O cumprimento dos prazos é importante nesta etapa, pois o processamento da folha de pagamento segue cronogramas fixos e datas-limite. Para garantir que o funcionário receba seu pagamento corretamente e dentro do prazo, a configuração da folha de pagamento, os registros necessários e a inscrição nos benefícios geralmente precisam ser concluídos antes do início do próximo ciclo de folha de pagamento.
Atrasos no fornecimento de informações ou no cumprimento dos requisitos de inscrição podem, às vezes, adiar a configuração da folha de pagamento para um ciclo posterior.
Etapa 4: Verificações de conformidade e aprovações
A etapa final da integração envolve o cumprimento de quaisquer requisitos de conformidade específicos do país que ainda estejam pendentes antes da data de início do funcionário. Dependendo da localização, isso pode incluir registros junto ao governo, verificação da autorização de trabalho, confirmações de inscrição em planos de benefícios ou outra documentação necessária relacionada ao emprego.
Em alguns casos, as empresas também podem realizar verificações de antecedentes ou triagens adicionais, dependendo da função, do setor ou das políticas internas de contratação. Quaisquer aprovações pendentes ou solicitações de documentação devem ser concluídas antes do primeiro dia de trabalho do funcionário, a fim de garantir que a integração ocorra dentro do prazo previsto.
Com quanto tempo de antecedência as empresas devem iniciar o processo de EOR?
Se você já tem um parceiro de EOR
Na maioria dos casos, as empresas que já contam com um parceiro de EOR devem iniciar o processo de integração de dois a quatro semanas antes da data prevista para o início do trabalho do funcionário. Esse prazo geralmente oferece tempo suficiente para preparar o contrato de trabalho, cumprir os requisitos de integração, configurar a folha de pagamento e inscrever o funcionário em quaisquer programas de benefícios exigidos.
Quando começar mais cedo
As empresas que estão avaliando prestadores de serviços de EOR pela primeira vez ou que estão contratando em situações mais complexas devem, em geral, reservar um prazo de quatro a seis semanas.
Antes que a integração de novos funcionários possa começar, você precisará avaliar os fornecedores, analisar os contratos, comparar preços e modelos de serviço e obter todas as aprovações internas necessárias nas áreas jurídica, financeira ou de compras. Dependendo da sua organização, esse processo por si só pode adicionar várias semanas ao cronograma.
Também é uma boa ideia prever um prazo de quatro a seis semanas, ou mais, ao contratar em países com:
- Requisitos extensos de documentação
- Processos complexos de inscrição em planos de benefícios
- Requisitos adicionais de registro ou aprovação
- Exigências governamentais de prestação de contas ou registro
Um prazo de entrega adicional também pode ser útil quando:
- Contratação de membros da equipe executiva
- Concessão de remuneração baseada em ações
- Contratação em setores altamente regulamentados, como o da saúde ou dos serviços financeiros
Quando é possível agilizar a integração
Por outro lado, certas situações de contratação — aquelas com menos obstáculos legais e administrativos — podem, na verdade, agilizar o processo de integração, incluindo:
- Conversões de prestador de serviços para funcionário: Quando um trabalhador já está contratado como prestador de serviços, grande parte das informações iniciais de integração pode já estar registrada, o que ajuda a acelerar a transição para o vínculo empregatício.
- Países com menos exigências administrativas relacionadas ao emprego: Em alguns países, a integração de novos funcionários pode ocorrer mais rapidamente, pois há menos registros, aprovações ou formalidades obrigatórias relacionadas ao emprego a serem cumpridas antes que o funcionário comece a trabalhar.
- Prestadores de serviços com processos otimizados: as empresas de EOR com experiência local consolidada, fluxos de trabalho padronizados e plataformas modernas de integração de novos funcionários costumam agir com mais rapidez do que os prestadores que dependem de processos manuais ou de várias transferências entre terceiros.
É importante lembrar que os prazos de integração também dependem de fatores que estão fora do controle da EOR, incluindo a prontidão do candidato, a coleta de documentos, a análise do contrato e as datas-limite para o processamento da folha de pagamento.
Fatores comuns que atrasam as datas de início de trabalho de funcionários internacionais
A maioria dos atrasos na integração de novos funcionários não é causada pelas leis trabalhistas. Eles são causados pela burocracia, pelas aprovações, pela documentação e pelo tempo necessário.
Aqui estão as quatro causas mais comuns de atrasos:
- Prazo final para o processamento da folha de pagamento não cumprido: A maioria dos prestadores de serviços de EOR opera com cronogramas fixos para o processamento da folha de pagamento. Se as informações dos funcionários, os contratos assinados ou a documentação necessária não forem concluídos antes do prazo final para o processamento da folha de pagamento, a inscrição no sistema de folha de pagamento poderá ser adiada, e poderão ser necessárias etapas administrativas adicionais.
- Atrasos na análise ou aprovação de contratos: Os maiores atrasos na integração de novos funcionários geralmente decorrem de aprovações internas: obter o aval da liderança sobre os termos finais de remuneração e participação acionária de um novo contratado, por exemplo, ou o fato de a equipe jurídica levar alguns dias para conciliar as normas trabalhistas locais com as políticas existentes da empresa.
- Documentação incompleta dos funcionários: a falta de documentos de identidade, formulários fiscais, informações bancárias e assinaturas costuma atrasar os prazos de integração. É por isso que é fundamental comunicar os requisitos de documentação para novos contratados com antecedência, por exemplo, quando você liga para oferecer um emprego a alguém.
- Respostas demoradas dos candidatos: O processo de integração só pode avançar na mesma velocidade com que as informações são fornecidas. Atrasos no envio de contratos assinados, no preenchimento de formulários de integração ou na apresentação da documentação exigida podem adiar rapidamente as datas de início.
Como as equipes jurídicas e de RH podem manter o processo de contratação internacional dentro do cronograma
Embora alguns requisitos de integração variem de acordo com o país, muitos atrasos no processo de contratação podem ser evitados. Aqui estão quatro maneiras de ajudar a manter o cronograma das contratações internacionais em dia:
- Alinhe os cronogramas de recrutamento e do EOR desde o início: as equipes de recrutamento , RH, jurídico, financeiro e todas as partes interessadas do EOR devem coordenar os cronogramas de contratação o mais cedo possível. Quando todos compreendem a data prevista para o início das atividades e os requisitos de integração, fica mais fácil evitar surpresas de última hora.
- Finalize os detalhes da remuneração antes de iniciar a integração: confirme o salário, a elegibilidade para bônus, os acordos de participação acionária, os benefícios e a classificação do cargo; em seguida, elabore os contratos de trabalho. Alterações feitas na fase final dos pacotes de remuneração costumam causar atrasos que poderiam ser evitados.
- Confirme com antecedência os requisitos específicos de cada país: ao contratar em um novo país, converse com sua empresa de EOR para entender os requisitos de integração, a documentação necessária, os cronogramas de pagamento e os feriados locais. Compreender esses requisitos desde o início facilita o estabelecimento de prazos e datas de início realistas.
- Trabalhe com um provedor de EOR que possua sólida experiência local: provedores com experiência comprovada no país, processos de integração bem definidos e equipes de suporte ágeis geralmente conseguem identificar possíveis problemas antes que eles se transformem em atrasos.
Uma contratação rápida não significa uma integração apressada
A integração é a primeira impressão que um funcionário tem sobre como sua empresa funciona nos bastidores. Um processo de integração apressado ou desorganizado não apenas gera trabalho extra para as equipes de RH, operações e jurídica, como também pode deixar os novos funcionários inseguros quanto às expectativas, prazos e próximos passos.
Proporcionar aos funcionários internacionais uma experiência de integração tranquila depende da preparação e do apoio. Os empregadores devem:
- Comunique com clareza os prazos e as expectativas relativos à integração.
- Explique os requisitos de documentação desde o início.
- Discuta desde o início as questões relacionadas à remuneração, aos benefícios e aos processos de folha de pagamento.
- Responda prontamente às perguntas dos funcionários.
O parceiro certo em EOR ajuda você a contratar dentro do prazo e com menos complicações
Prestadores de serviços de EOR experientes podem ajudar a reduzir a carga administrativa envolvida na contratação internacional, ao mesmo tempo em que orientam as empresas sobre os requisitos de integração específicos de cada país. Eles podem oferecer suporte em:
- Elaboração de contrato de trabalho
- Integração de funcionários e coleta de documentação
- Configuração da folha de pagamento e retenção de impostos
- Inscrição e administração de benefícios
- Verificação de antecedentes e confirmação de vínculo empregatício
- Apoio contínuo ao emprego
Embora um EOR possa simplificar muitas etapas do processo, o sucesso da integração ainda depende de um planejamento antecipado. Começar com antecedência, compreender os requisitos específicos de cada país e manter a documentação em andamento podem ajudar a evitar atrasos desnecessários e garantir que os novos contratados estejam a caminho de assumir suas funções na data prevista.
Na RemoFirst, ajudamos empresas a contratar, integrar, pagar e gerenciar funcionários em mais de 185 países e prestadores de serviços em mais de 150. Quer você esteja fazendo sua primeira contratação internacional ou se expandindo para vários novos mercados, nossa equipe pode ajudá-lo a orientar-se no processo e integrar os funcionários de forma eficiente.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo leva, normalmente, o processo de integração na EOR?
Para empresas que já contam com um parceiro de EOR, a integração de um novo funcionário geralmente leva de duas a quatro semanas. O prazo exato depende de fatores como o país, o cronograma de pagamento, os requisitos de documentação, as negociações contratuais e a rapidez com que tanto o empregador quanto o funcionário concluem as tarefas de integração.
Quando as empresas devem iniciar o processo de EOR?
Na maioria dos casos, as empresas devem iniciar o processo de integração do EOR duas a quatro semanas antes da data prevista para o início do trabalho do novo funcionário. Se você estiver avaliando prestadores de serviços de EOR pela primeira vez ou contratando em um país com requisitos de integração mais extensos, geralmente é recomendável reservar de quatro a seis semanas ou mais.
Quais documentos são necessários para a integração na EOR?
Os requisitos de documentação variam de acordo com o país, mas geralmente se solicita aos funcionários que apresentem um documento de identidade emitido pelo governo, informações fiscais, dados bancários, comprovante de endereço e documentos de contratação assinados. Podem ser exigidos documentos adicionais, dependendo das leis e regulamentações trabalhistas locais.
A contratação por meio de uma empresa de EOR leva mais tempo do que a contratação local?
Na pesquisa “State of International Hiring” da RemoFirst, 57% das empresas relataram que o processo de contratação internacional levou aproximadamente o mesmo tempo que o de contratação local, enquanto 43% afirmaram que foi mais rápido.
Quais são as causas mais comuns de atrasos na integração de novos funcionários?
A maioria dos atrasos na integração de novos funcionários é de natureza operacional, e não jurídica. Entre as causas mais comuns estão a documentação incompleta do funcionário, atrasos na análise e aprovação do contrato, o não cumprimento dos prazos finais para a folha de pagamento e respostas demoradas tanto por parte dos empregadores quanto dos candidatos durante o processo de integração.
