O trabalho remoto facilita mais do que nunca a contratação de talentos de todo o mundo. No entanto, trazer alguém a bordo de outro país também traz obstáculos legais, logísticos e de conformidade.
Você precisará examinar cuidadosamente os candidatos para garantir que eles tenham a experiência certa e, ao mesmo tempo, manter a sua equipe segura e estar em conformidade com as leis trabalhistas locais.
A realização de uma verificação de antecedentes proporciona tranquilidade, especialmente quando se contrata em outros países.
Todos os países têm suas próprias leis em relação à verificação de antecedentes, portanto, é importante dedicar algum tempo para se familiarizar com as regras, restrições e expectativas em relação aos direitos de privacidade no país em que você está contratando.
Principais conclusões:
- As verificações internacionais de antecedentes protegem sua empresa contra fraudes, problemas legais e disputas de contratação dispendiosas.
- As leis de triagem de antecedentes diferem de acordo com o país, portanto, você deve adaptar seu processo de triagem aos requisitos legais e culturais de cada região.
- Os empregadores devem priorizar apenas as verificações relevantes para o trabalho e sempre obter o consentimento informado do candidato.
Por que é importante fazer uma verificação internacional de antecedentes
O Global Benchmark Report 2025 da HireRight constatou que quase nove em cada dez empregadores globais realizam verificações de antecedentes criminais em suas novas contratações e três em cada cinco realizam verificações de identidade como parte da triagem pré-contratação.
A formação da equipe certa torna sua empresa mais bem-sucedida e competitiva.
Uma contratação ruim, por outro lado, pode criar um ambiente de trabalho tóxico, prejudicar a reputação de sua empresa e custar a ela de 50 a 200% do salário anual do funcionário, de acordo com a Society for Human Resource Management (SHRM).
Uma verificação internacional de antecedentes confirma que você está contratando um candidato qualificado com a experiência, a formação e o histórico limpo que aparecem na inscrição. Em muitos setores regulamentados, como o financeiro e o de saúde, as verificações de antecedentes são necessárias para atender aos requisitos de conformidade.
Não importa o quão bom seja o currículo do candidato, é importante não pular essa etapa, pois nunca se sabe o que pode ser descoberto.
Por exemplo, o relatório da HireRight também constatou que mais de três quartos das empresas globais encontraram discrepâncias nos candidatos durante o processo de triagem nos últimos 12 meses, e 13% disseram ter descoberto pelo menos uma discrepância a cada cinco candidatos, em média.
A realização de verificações de antecedentes não significa que você desconfia dos funcionários, mas que você é minucioso e se preocupa em encontrar os melhores candidatos para a sua equipe.
Siga estas 10 práticas recomendadas para a triagem de antecedentes internacionais para proteger sua empresa, evitar dores de cabeça jurídicas e garantir que você saiba exatamente quem fará parte da sua equipe.
1. Pesquise as leis específicas do país
Cada país tem suas próprias leis e normas que podem limitar ou até proibir determinados tipos de verificação de antecedentes. Contratar internacionalmente significa navegar por essas leis locais e normas culturais.
- União Europeia: As diretrizes do GDPR exigem que as verificações de antecedentes tenham uma base legal e determinam que os dados sejam adequados, relevantes e limitados apenas ao que for necessário. Os candidatos devem ser informados sobre quais dados são coletados e como são usados, e esses dados devem ser seguros, confidenciais e retidos apenas por um curto período de tempo.
- Alemanha: A Lei Federal de Proteção de Dados (BDSG) complementa o GDPR e restringe o processamento de dados às verificações necessárias e relevantes para o cargo. A lei exige que os empregadores recebam o consentimento do candidato, protejam e processem os dados legalmente, padronizem as políticas de triagem e limitem as verificações a funções em que a confiança e a segurança sejam essenciais.
- Índia: As verificações de antecedentes são comuns e legais, mas devem obedecer à Lei de Proteção de Dados Pessoais Digitais e à Lei de Tecnologia da Informação. Os empregadores devem receber o consentimento do candidato, proteger os dados confidenciais e coletar somente os dados relevantes para a função.
- Brasil: As verificações de antecedentes são comuns e devem estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Os requisitos incluem obter consentimento por escrito, evitar práticas discriminatórias e limitar as consultas a dados relevantes para o cargo.
- Canadá: As verificações de antecedentes são regidas por leis federais que protegem a privacidade e o consentimento. As verificações de crédito são normalmente reservadas para funções com responsabilidades financeiras, e o uso de Números de Seguro Social (SINs) é altamente restrito.
- França: As verificações de antecedentes devem ser relevantes e específicas apenas para as qualificações, experiências e referências do candidato necessárias para o cargo. As verificações de antecedentes criminais são limitadas a determinadas funções e responsabilidades, como trabalhar com informações confidenciais.
Os empregadores devem seguir os requisitos de proteção de dados, incluindo limites de armazenamento de dados, e aderir à Lei de IA da UE.
É importante observar que os regulamentos e as expectativas mudam com o tempo, portanto, você deve sempre verificar se há requisitos atualizados.
2. Escolha o tipo certo de verificação de antecedentes
Você não está tentando descobrir todas as informações que existem sobre um candidato, apenas as que são relevantes. Concentre suas verificações de antecedentes nos fatos que se relacionam diretamente com a função e as responsabilidades.
Dependendo do cargo e das leis locais, você pode considerar uma combinação de:
- Histórico criminal: Analisa o registro criminal de um indivíduo para identificar quaisquer condenações passadas ou acusações pendentes; geralmente limitado por função
- Verificação da formação e das credenciais: Garante que o candidato tenha a formação, as credenciais ou as habilidades necessárias para a função
- Verificação de emprego: Confirma o histórico de empregos anteriores, a posse e as responsabilidades
- Verificações de referência: Reúne opiniões de supervisores anteriores ou de membros da equipe sobre o desempenho profissional do candidato
- Verificações de crédito: Analisa o histórico de crédito dos candidatos, incluindo eventuais falências; normalmente limitado a funções financeiras ou relacionadas a riscos
- Direito ao trabalho ou verificação de identidade: Confirma que a identidade de um candidato corresponde aos registros do governo e que ele está autorizado a trabalhar naquele país
3. Tenha em mente as leis de privacidade e proteção de dados
As verificações globais de antecedentes exigem o manuseio de informações pessoais altamente confidenciais. As empresas devem obedecer a leis de privacidade de dados rigorosas e em constante evolução, que diferem em cada país.
Como mencionamos anteriormente, muitos países seguem o GDPR ou têm estruturas legais muito semelhantes, exigindo que os empregadores o façam:
- Divulgar quais dados são coletados, por que e como serão usados.
- Obter consentimento informado.
- Armazene os dados com segurança.
- Limitar o acesso aos dados às partes autorizadas.
- Permita que os candidatos corrijam ou contestem os resultados.
O não cumprimento das leis de proteção de dados pode resultar em penalidades legais, danos à reputação e multas caras.
Proteja seus negócios fazendo parcerias com serviços de triagem experientes em estruturas globais de privacidade e revise regularmente suas práticas de proteção de dados para garantir a conformidade.
4. Seja transparente com os candidatos
O processo de contratação já é estressante, e a menção de uma verificação de antecedentes pode aumentar a ansiedade do candidato.
Deixe os candidatos à vontade compartilhando antecipadamente que você pretende fazer uma verificação de antecedentes. A comunicação honesta ajuda você a conquistar a confiança dos candidatos e a garantir que ninguém seja pego de surpresa.
Explique aos possíveis contratados:
- O que significa a verificação de antecedentes
- Por que é necessário
- Como os dados serão usados
- Quem mais verá os resultados
- Como isso afeta sua decisão
Essa conversa pode parecer estranha, mas permite que os candidatos façam perguntas ou expliquem quaisquer discrepâncias antes que elas sejam descobertas durante sua avaliação.
5. Obtenha um consentimento claro e informado
Muitos países, como a Índia, exigem que os empregadores obtenham o consentimento informado dos candidatos antes de realizar verificações de antecedentes.
Os empregadores devem ter uma conversa franca sobre as expectativas para que ambas as partes estejam na mesma página.
Em seguida, obtenha o consentimento por escrito para proteger sua empresa no caso de uma futura auditoria ou disputa.
6. Foco em informações relevantes para o trabalho
Muitos países exigem legalmente que os dados coletados durante as verificações de antecedentes sejam proporcionais à função.
Essa é uma prática recomendada para qualquer empregador: colete apenas as informações diretamente relevantes para a função.
Por exemplo:
- Uma verificação de histórico criminal é necessária se o candidato for trabalhar com crianças.
- Uma verificação de crédito é essencial para candidatos a serviços contábeis ou financeiros.
- A verificação da formação é útil para preencher uma posição acadêmica ou de engenharia.
Lembre-se de que a verificação de antecedentes custa dinheiro à sua empresa. Certifique-se de que está confiante em seu principal candidato, pois não faz sentido gastar tempo e dinheiro examinando alguém que talvez você acabe não contratando.
7. Seja consistente e documente o processo
Crie um local de trabalho livre de preconceitos e discriminação aplicando o mesmo processo de verificação de antecedentes a todos os candidatos que se candidatam a funções semelhantes, independentemente do local de contratação (mantendo a conformidade com as leis locais aplicáveis).
Documente sua abordagem para reduzir o risco de ações judiciais ou acusações de discriminação.
A consistência protege sua empresa contra auditorias ou reclamações e permite que você avalie os candidatos uns contra os outros sem preconceitos.
8. Busque fontes de verificação locais
Ao realizar verificações de antecedentes internacionais, procure fontes de verificação locais para adicionar outra camada de garantia ao seu processo de contratação.
Fontes específicas do país, como bancos de dados governamentais, órgãos de licenciamento ou instituições educacionais, podem confirmar que as informações são precisas e reduzir o risco de registros incompletos ou fraudulentos.
Lembre-se de que a verificação local pode aumentar o prazo da verificação de antecedentes.
9. Monitore as contratações remotas de longo prazo com uma nova triagem periódica
Considere a possibilidade de refazer periodicamente a triagem de contratações remotas de longo prazo para identificar mudanças no histórico criminal, status legal ou elegibilidade para trabalhar ao longo do tempo.
O monitoramento proativo fortalece sua posição de conformidade, garante que você atenda aos requisitos atualizados e mantém a integridade da força de trabalho ao longo do tempo.
Documente e comunique uma política clara de nova triagem, seja anualmente ou durante as renovações de contrato, especialmente para funções com acesso ou risco elevados.
10. Parceria com um profissional
As verificações internacionais de antecedentes são complexas, demoradas e arriscadas. Cada país tem suas próprias leis e regulamentações, e os erros podem lhe custar candidatos, reputação e custos legais.
Evite o estresse e o incômodo das verificações de antecedentes fazendo parceria com um profissional como o RemoFirst, que conhece os meandros da contratação global e da conformidade.
Como empregador de registro (EOR), a RemoFirst oferece serviços internacionais de verificação de antecedentes com o RemoCheck.
O RemoCheck simplifica a execução de verificações de antecedentes internacionais:
- Fornecimento de triagem localizada e em conformidade em mais de 185 países
- Cobrindo histórico criminal (quando permitido), educação, verificação de antecedentes de emprego, referências, histórico financeiro e verificação de identidade
- Tratamento de todos os requisitos legais, incluindo consentimento e proteção de dados
Com o RemoCheck, você pode reduzir o risco, acelerar a contratação e manter a conformidade sem precisar navegar sozinho pelas regulamentações de cada país.
Empregue e gerencie sua equipe global com o RemoFirst
O gerenciamento de talentos internacionais envolve desafios jurídicos, de folha de pagamento e de conformidade complexos, mas o RemoFirst simplifica cada etapa.
Permitimos que as empresas contratem e integrem funcionários em mais de 185 países sem estabelecer uma entidade local.
Desde a conformidade legal até a integração, a folha de pagamento e as verificações de antecedentes, o RemoFirst simplifica o processo global de contratação.
Agendeuma demonstração para saber como o RemoFirst oferece a você as ferramentas para escalar globalmente e manter a conformidade.
