Com a aceleração das contratações globais, mais empresas estão expandindo suas equipes internacionais. No entanto, com esse crescimento, surgem complexidades adicionais, sendo um dos principais desafios a classificação incorreta de funcionários.
De fato, estudos mostram que de 10% a 30% das empresas classificam erroneamente pelo menos um de seus funcionários como contratado independente.
A classificação incorreta de trabalhadores pode ser considerada uma violação grave da lei, resultando em penalidades onerosas que podem variar de multas pesadas a até mesmo prisão. É por isso que é fundamental entender e cumprir as leis internacionais de classificação incorreta.
O que é classificação incorreta de contratante independente?
A classificação incorreta de contratante independente, ou classificação incorreta de funcionário, refere-se à classificação indevida de um funcionário de tempo integral como contratante independente. Isso acontece quando uma empresa define um trabalhador como autônomo, mas as leis trabalhistas locais, estaduais e/ou federais o consideram um empregado.
A distinção entre "funcionários" e "prestadores de serviços independentes" é crucial porque os funcionários têm direito a benefícios como proteções de salário mínimo, pagamento de horas extras, seguro-desemprego e indenização trabalhista, enquanto os prestadores de serviços independentes não têm.
A diferença entre um contratado independente e um empregado é determinada por vários fatores legais, incluindo o nível de controle que o empregador tem sobre o trabalhador, a natureza do trabalho realizado e o nível de independência do trabalhador.
Por exemplo, se uma empresa ditar o cronograma de um funcionário, fornecer ferramentas e equipamentos e supervisionar de perto as tarefas do funcionário, é provável que ele seja visto como um funcionário e não como um prestador de serviços.
A classificação incorreta é um problema comum em vários setores da economia e pode ocorrer de forma não intencional devido à falta de compreensão das leis trabalhistas. Entretanto, em alguns casos, os empregadores podem deliberadamente classificar os trabalhadores de forma errônea.
Por que os empregadores podem classificar intencionalmente os trabalhadores de forma incorreta
Embora a classificação incorreta nem sempre ocorra intencionalmente, os empregadores se envolvem nessa prática para reduzir os custos trabalhistas e evitar obrigações fiscais.
A classificação errônea de um trabalhador permite que as empresas contornem exigências como leis de salário mínimo, pagamento de horas extras, benefícios de saúde e impostos sobre a folha de pagamento. Isso permite que a empresa corte despesas e, ao mesmo tempo, transfira custos, como previdência social e impostos, para os próprios trabalhadores.
Além disso, em determinados setores, como o de trabalho temporário, a classificação incorreta de funcionários pode ser feita intencionalmente para obter flexibilidade porque, além de economizar dinheiro, as empresas podem evitar os encargos administrativos que acompanham o emprego tradicional.
Muitos governos estão reprimindo essa prática, argumentando que os trabalhadores sob demanda, como os motoristas da Deliveroo na Espanha, não são realmente "autônomos".
Por que os governos se preocupam com a classificação incorreta de funcionários
Perda de receita tributária
A lei exige que os empregadores paguem impostos sobre a folha de pagamento, como o Seguro Social e o seguro-desemprego, para cada funcionário. Quando um trabalhador é classificado erroneamente como terceirizado, isso significa que o empregador evita o pagamento desses impostos, e os governos estadual e federal podem perder - e perdem - bilhões em receita anual.
Outra consequência é que o ônus fiscal recai sobre o prestador de serviços independente, que pode nem mesmo estar ciente dessa responsabilidade financeira.
É por isso que existem leis rigorosas para proteger os interesses dos trabalhadores e do governo.
Retira os direitos dos trabalhadores
Um dos efeitos mais significativos da classificação incorreta do trabalhador é que ele perde os direitos, as proteções e os benefícios do status de empregado.
Os direitos e as proteções que os contratados independentes classificados incorretamente podem perder incluem:
- Requisitos de salário mínimo
- Pausas para descanso
- Benefícios de desemprego
- Restrições de horas extras
- Pagamento parcial dos impostos do Seguro Social e do Medicare
- Planos de pensão
- Licença médica e férias remuneradas
- Benefícios sociais
- Direito de pertencer a um sindicato
Quais são os riscos da classificação incorreta de funcionários?
A classificação incorreta de funcionários pode resultar em consequências graves.
Penalidades financeiras e multas regulatórias
Muitos governos aplicam penalidades financeiras contra organizações consideradas culpadas de classificação incorreta.
As penalidades podem variar de um tapinha no pulso para erros genuínos a multas caras para infratores crônicos das regras, e a gravidade delas depende de vários fatores, incluindo o tamanho da empresa e a duração da classificação incorreta dos funcionários.
Os custos das penalidades financeiras variam de acordo com o país. Por exemplo, nos Estados Unidos, as multas do IRS para trabalhadores classificados erroneamente de forma não intencional começam em:
- US$ 50 por cada W-2 não preenchido
- 1,5% dos salários pagos aos funcionários classificados incorretamente + 40% dos impostos FICA não pagos pelos funcionários
- 100% dos impostos FICA não pagos pelo empregador
Além disso, os juros se acumulam sobre esses valores a partir da data de vencimento original. Os empregadores também podem enfrentar reembolsos de seguro de benefícios e auditorias de reivindicações salariais.
Nos EUA, as penalidades por classificação incorreta podem ser bastante severas se o Departamento do Trabalho determinar que a ofensa foi intencional. Nesse caso, o empregador pode enfrentar acusações criminais que envolvam:
- Até US$ 1.000 por trabalhador classificado incorretamente
- Ações judiciais coletivas cobrindo honorários advocatícios associados
- Pena de prisão de até um ano
Enquanto isso, as multas aplicadas pelo Ministério do Trabalho do México incluem o custo dos benefícios e da indenização dos funcionários, bem como multas de MXN 108,57 por dia de emprego mal classificado.
Na Austrália, a penalidade máxima para cada classificação incorreta de funcionário é:
- AUD 18.780 para pessoas físicas
- AUD 93.900 para empresas com menos de 15 funcionários
- AUD 469.500 para empresas com mais de 15 funcionários
Salários atrasados e benefícios
Quando os trabalhadores são classificados incorretamente, seus impostos sobre a folha de pagamento - que incluem pagamentos de seguro-desemprego, Seguro Social e outros programas sociais - geralmente não são pagos.
Por isso, as empresas com funcionários mal classificados podem ser forçadas a pagar impostos atrasados, benefícios estatutários e outras contribuições sociais, aumentando a penalidade total.
Penalidades e proibições de negócios
Em geral, a ação disciplinar contra a classificação incorreta não se limita a penalidades financeiras. Mesmo depois de pagar as multas devidas ao governo e os benefícios não pagos ao funcionário, o empregador ainda pode incorrer em penalidades adicionais.
Isso pode incluir ordens de interrupção do trabalho para a empresa em determinados estados ou países, ou até mesmo a proibição de fazer negócios nesses locais.
Por exemplo, em 2022, o Departamento do Trabalho dos EUA emitiu ordens de interrupção de trabalho para cinco empreiteiras de fora do estado que classificaram erroneamente trabalhadores da construção civil em Nova Jersey.
Disputas legais com trabalhadores
Os funcionários classificados incorretamente podem entrar com ação judicial contra uma organização nos termos da legislação trabalhista. Se um tribunal decidir a favor do funcionário, a empresa deverá compensar o indivíduo pelos benefícios, salários e dias de férias devidos pelo período específico em que ele foi classificado incorretamente.
Interrupções operacionais
Entre processos judiciais e investigações de agências reguladoras, não é de surpreender que a classificação incorreta de trabalhadores resulte em interrupção dos negócios, prejudicando a produtividade e os lucros.
Danos à reputação
A classificação incorreta de funcionários também pode resultar em sérios danos à marca do empregador de uma empresa, dificultando a contratação de talentos no futuro.
Exemplos de empresas multadas por classificação incorreta
Para entender melhor as consequências da classificação incorreta de funcionários, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de empresas multadas recentemente por violar essas leis trabalhistas.
Em 2023, a UK Research and Innovation, um órgão público não departamental do governo do Reino Unido, foi multada em 36 milhões de libras esterlinas em impostos atrasados quando se descobriu que o órgão havia classificado incorretamente os status dos contratados.
Um tribunal federal dos EUA ordenou que a Holland Acquisition Inc. pagasse mais de US$ 43 milhões em salários atrasados e indenizações depois que uma investigação do Departamento do Trabalho dos EUA descobriu que centenas de trabalhadores haviam sido classificados erroneamente como prestadores de serviços independentes.
No estado americano de Delaware, o proprietário da G&R Drywall and Framing foi condenado à prisão por classificar erroneamente 30 trabalhadores da construção civil.
Até mesmo as grandes empresas correm o risco de classificar erroneamente os funcionários como prestadores de serviços independentes. A Nike pode ter que pagar US$ 530 milhões por classificar erroneamente seus funcionários nos EUA, no Reino Unido, na Holanda e na Bélgica.
Como os empregadores podem evitar a classificação incorreta de funcionários
Adote estas práticas recomendadas para evitar a classificação incorreta de funcionários e os riscos associados a ela.
Avaliar regularmente as classificações dos trabalhadores
Revisar periodicamente as classificações dos funcionários para garantir a conformidade com as leis e os regulamentos trabalhistas.
Essa avaliação deve considerar fatores como o nível de controle exercido pelo empregador, a natureza do trabalho realizado e o nível de integração do trabalhador nas operações comerciais.
Estabelecer diretrizes claras de classificação
Desenvolver políticas e procedimentos abrangentes para a classificação de funcionários e atualizá-los regularmente de acordo com as leis e regulamentações trabalhistas relevantes.
Educar gerentes e supervisores
Qualquer pessoa responsável pela contratação e gerenciamento de funcionários deve receber treinamento frequente sobre as leis de classificação e os requisitos de conformidade. Esse treinamento deve abranger os fatores usados para determinar o status do trabalhador e as consequências da classificação incorreta.
Manter uma documentação precisa
É fundamental manter registros detalhados das classificações dos trabalhadores, incluindo a documentação que respalda as decisões de classificação. Registros precisos podem ser vitais na defesa contra reclamações de classificação incorreta ou auditorias de órgãos governamentais.
Consultar especialistas jurídicos e usar recursos governamentais
Os profissionais da área jurídica podem fornecer orientação adaptada a regulamentações regionais específicas, como as diferenças entre as regras de classificação incorreta 1099 dos Estados Unidos e as regulamentações IR35 do Reino Unido.
Além disso, os empregadores devem aproveitar os recursos governamentais e as ferramentas de autoavaliação para ajudar na classificação adequada.
Parceria com um empregador de registro
Trabalhar com um Employer of Record como o RemoFirst proporciona às empresas a tranquilidade de saber que seus trabalhadores estão classificados corretamente, assumindo a responsabilidade legal pela conformidade com as leis trabalhistas em constante evolução em vários países.
Como corrigir a classificação incorreta de funcionários
O que exatamente você deve fazer quando descobrir que um funcionário foi classificado incorretamente? Aqui estão as etapas a serem seguidas.
Avalie a extensão da classificação incorreta e notifique o RH
Realize uma análise completa para determinar quais trabalhadores foram classificados incorretamente, a duração da classificação incorreta e as implicações financeiras associadas.
Essa avaliação deve abranger salários, benefícios, impostos e quaisquer outros direitos que possam ser devidos ao trabalhador. Além disso, não se esqueça de notificar seu departamento de RH e/ou jurídico.
Reclassificar trabalhadores, atualizar a documentação e notificar os funcionários afetados
Reclassificar os indivíduos afetados como funcionários, garantindo que todos os registros de emprego, contratos e documentação reflitam com precisão seu novo status.
Isso envolve a inscrição dos funcionários em programas de benefícios, a atualização dos sistemas de folha de pagamento e a comunicação de quaisquer alterações em seu status de emprego e dos novos benefícios disponíveis.
Liquidar quaisquer obrigações financeiras
Resolver quaisquer obrigações financeiras pendentes resultantes da classificação errônea. Isso pode envolver o pagamento de salários atrasados, benefícios e impostos trabalhistas devidos aos funcionários e aos órgãos governamentais.
Aproveite os programas de liquidação voluntária
Muitos países têm programas como o Programa de Acordo de Classificação Voluntária do IRS, que pode permitir que as empresas reclassifiquem os trabalhadores como empregados para períodos fiscais futuros com isenção parcial de impostos federais sobre o trabalho.
Garanta a classificação adequada dos trabalhadores para sua equipe global com o RemoFirst
A contratação de funcionários globais não deve significar colocar sua empresa em risco de classificação incorreta de funcionários.
O RemoFirst protege sua empresa contra penalidades de conformidade relacionadas à classificação incorreta de trabalhadores, permitindo que você contrate funcionários em mais de 185 países em total conformidade com as leis trabalhistas locais, incluindo classificação de trabalhadores, folha de pagamento, impostos e benefícios obrigatórios.
Ao classificar adequadamente seus funcionários, você garante seus direitos, benefícios e proteções e, ao mesmo tempo, protege sua empresa contra multas pesadas, penalidades e danos à reputação.
Agende uma demonstração para saber como o RemoFirst pode ajudá-lo a formar sua equipe global.
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