Ao contratar membros de equipes remotas internacionais, o não cumprimento dos requisitos de conformidade é um dos obstáculos mais comuns que as empresas enfrentam. Faz sentido; se você nunca contratou funcionários em um determinado país, aprender todos os detalhes legais é assustador.
No entanto, cometer esses tipos de erros ao contratar trabalhadores remotos pode ter consequências graves para sua empresa, resultando em penalidades pesadas, danos à reputação e dores de cabeça jurídicas.
Ao navegar com sucesso pelos erros de conformidade mais comuns do emprego global, você pode posicionar sua empresa para abrir novos mercados, atrair os melhores talentos e promover uma expansão global sustentável.
Principais conclusões:
- O não cumprimento das leis trabalhistas internacionais pode resultar em vários problemas legais.
- O Estabelecimento Permanente (PE) pode gerar obrigações fiscais inesperadas para empresas que contratam internacionalmente.
- A não conformidade com as leis internacionais de privacidade de dados, como o GDPR, pode resultar em penalidades e danos à reputação.
Erros fiscais e de folha de pagamento
A execução da folha de pagamento e o gerenciamento de impostos para funcionários internacionais podem ser complicados, especialmente se você estiver contratando em um novo país pela primeira vez.
Pode haver uma curva de aprendizado acentuada para dominar as leis locais que regem as regulamentações fiscais e de folha de pagamento e, se você errar, isso pode resultar em graves penalidades financeiras e legais. A reputação de sua empresa também pode ser afetada.
Um dos maiores desafios da folha de pagamento global é pagar os funcionários em moedas diferentes.
Digamos que você seja uma empresa da UE pagando um funcionário em outro país da UE. Isso deve ser bastante simples, já que ambos usam o euro.
No entanto, ao pagar um funcionário em um país que opera em uma moeda diferente, as constantes mudanças nas taxas de câmbio podem dificultar a garantia de que você está pagando com precisão.
A situação pode ficar ainda mais obscura quando se trata de impostos. Cada país tem taxas de impostos diferentes e retenções obrigatórias que você deve fazer em nome de seus funcionários internacionais para programas como previdência social e assistência médica.
Os impostos também entram em jogo ao pagar os prestadores de serviços. Embora você não precise se preocupar em fazer retenções de impostos - isso é com eles -, é necessário fornecer aos prestadores de serviços internacionais documentos fiscais relevantes, como um formulário W-9 para prestadores de serviços sediados nos EUA, para que eles possam declarar seus impostos.
Se você errar na folha de pagamento e nos impostos, isso pode resultar em multas significativas e outras penalidades graves para sua empresa.
Não cumprimento das leis trabalhistas locais
Cada país tem seu próprio conjunto de regulamentos que regem praticamente todos os aspectos da relação empregador-empregado. Essas leis determinam não apenas os aspectos básicos, como salário mínimo e horas de trabalho, mas também abrangem:
- Direitos de licença , como férias, feriados, licença médica e licença parental
- Obrigações contratuais, como contratos de trabalho e períodos de experiência
- Procedimentos de rescisão que descrevem os motivos adequados para demissão, períodos de aviso prévio e indenização por demissão
- Normas de privacidade referentes à coleta, armazenamento e processamento de dados de funcionários
- Leis antidiscriminação que regem vários fatores, como gênero, raça, religião, idade, orientação sexual e deficiência
Por exemplo, em muitos países, como a França, não existe emprego por vontade própria, o que significa que você só pode demitir funcionários sob certas condições, como por má conduta grave.
A não conformidade com essas normas locais pode ter sérias repercussões para sua empresa.
Classificação incorreta de trabalhadores
Classificar com precisão os trabalhadores como empregados ou prestadores de serviços independentes é fundamental para manter a conformidade. No entanto, como os critérios de classificação variam muito entre as fronteiras internacionais, os erros podem levar a problemas dispendiosos de classificação incorreta, inclusive contestações legais e impostos atrasados.
Nos Estados Unidos, a classificação do trabalhador é geralmente determinada pela regra de direito comum do IRS, que avalia se um empregador tem controle sobre as tarefas que um trabalhador executa e a maneira como ele as executa.
Além disso, muitos estados, como a Califórnia, impõem suas próprias regulamentações, acrescentando outra camada de complexidade à classificação dos trabalhadores.
Da mesma forma, o Reino Unido tem sua própria estrutura para determinar a classificação do trabalhador, orientada por fatores como a mutualidade de obrigações. Esse conceito avalia se um empregador é obrigado a fornecer salários ou outras formas de remuneração e se o trabalhador é obrigado a desempenhar pessoalmente suas funções ou fornecer suas habilidades específicas.
Embora os critérios específicos sejam diferentes, a medida em que a empresa controla como o trabalho é realizado, como o trabalhador é pago e os detalhes contratuais afetam a classificação do trabalhador.
Se um trabalhador for classificado erroneamente como prestador de serviços independente quando, legalmente, deveria ser considerado um empregado, o empregador poderá ser responsabilizado por:
- Impostos atrasados, incluindo impostos sobre a folha de pagamento, contribuições para a seguridade social e retenção de imposto de renda
- Penalidades e juros pelo não cumprimento das leis fiscais e trabalhistas
- Benefícios devidos, incluindo o pagamento de benefícios como seguro de saúde, contribuições para aposentadoria e tempo livre remunerado
- Reivindicações legais de trabalhadores que buscam indenização por benefícios e proteções que não receberam
- Danos à reputação, pois a classificação incorreta pode ser vista como uma tentativa de burlar as leis trabalhistas e explorar os trabalhadores
Acionamento do Estabelecimento Permanente
Ao expandir seus negócios globalmente, é fundamental estar ciente do risco potencial de criar o que é conhecido como Estabelecimento Permanente (PE).
Essencialmente, PE é um conceito na legislação tributária internacional que se refere a um local fixo de negócios por meio do qual uma empresa realiza atividades comerciais significativas em um país estrangeiro.
Ao contratar funcionários locais, as autoridades podem determinar que sua empresa criou um estabelecimento permanente. Nesse caso, sua empresa pode estar sujeita a impostos de renda corporativos e outras obrigações legais nesse país.
A EP pode ser desencadeada por vários fatores, como:
- Ter um local fixo de negócios, como um escritório
- Funcionários locais com autoridade para assinar contratos em nome de sua empresa
- Prestação de serviços em um país de forma contínua, mesmo sem um escritório físico
As penalidades por criar PE sem saber podem ser substanciais.
Se uma autoridade fiscal local determinar que sua empresa tem PE no país, você poderá ser obrigado a pagar impostos, inclusive impostos atrasados, sobre qualquer receita local gerada. Sua empresa poderá até mesmo enfrentar auditorias periódicas de conformidade no futuro.
Violação das leis de dados e privacidade
As violações de dados representam uma ameaça significativa para as empresas em todo o mundo. A não proteção de informações confidenciais de funcionários e clientes pode resultar em penalidades financeiras significativas, danos à reputação e repercussões legais.
Por exemplo, as leis internacionais de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), aplicam-se a todas as empresas que processam os dados de indivíduos na União Europeia, independentemente da localização da empresa.
Além disso, alguns países da UE têm leis de privacidade adicionais. A Alemanha, por exemplo, aplica sua própria Lei Federal de Proteção de Dados (BDSG) juntamente com os requisitos do GDPR.
É exigir muito da sua equipe de RH que ela se torne especialista instantânea em segurança cibernética, inclusive em leis internacionais de segurança e privacidade de dados. E sem ajuda externa, sua empresa corre o risco de entrar em conflito com a violação dessas normas.
Os EORs ajudam a reduzir os erros de conformidade global
Como explicamos, as diferenças nas regulamentações fiscais, nas leis trabalhistas e nos requisitos de privacidade de dados podem tornar desafiador o gerenciamento de uma equipe global.
Uma maneira de evitar os riscos de conformidade da contratação internacional é trabalhar com um empregador de registro (EOR) como o RemoFirst.
Atuamos como o empregador legal de sua força de trabalho remota, assumindo a responsabilidade pelo gerenciamento de riscos e pela manutenção da conformidade.
A RemoFirst gerencia:
- Retenções de impostos, contribuições para a seguridade social e folha de pagamento
- Conformidade com as leis trabalhistas locais que regem o salário mínimo, as horas de trabalho, os benefícios dos funcionários e a rescisão
- Classificação correta dos trabalhadores como empregados ou contratados independentes, de acordo com as exigências específicas de cada país
- Aderência a leis complexas de proteção de dados, como GDPR e CCPA
- Evitar o acionamento do status de estabelecimento permanente
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