Se a sua empresa está considerando uma expansão global ou a contratação de funcionários em outros países, é preciso entender o risco de estabelecimento permanente (PE).
No entanto, com a expansão da força de trabalho global de hoje, o gerenciamento do risco de PE é mais do que apenas uma questão tributária - é essencial para a estratégia de negócios internacionais.
Principais conclusões:
- O risco de estabelecimento permanente surge quando um país estrangeiro considera que uma empresa tem uma presença tributável dentro de suas fronteiras, o que geralmente leva a obrigações tributárias corporativas.
- A má administração do risco de PE pode resultar em consequências graves, incluindo penalidades, impostos atrasados com juros, aumento de auditorias e danos à reputação.
- Os funcionários remotos podem, inadvertidamente, criar PE por meio de estadias prolongadas, funções estratégicas ou autoridade de assinatura de contratos.
O que é risco de estabelecimento permanente?
O risco de PE refere-se à possibilidade de as autoridades locais em um país diferente considerarem sua empresa como um empreendimento permanente e contínuo. Se isso acontecer, você estará sujeito a impostos corporativos nessa jurisdição.
O escrutínio de PE entre as autoridades fiscais internacionais aumentou desde a introdução da Ação 7 da OCDE, que visa impedir que as empresas multinacionais evitem impostos. O mau gerenciamento do risco de PE de sua empresa ao operar internacionalmente pode levar a vários problemas financeiros, que exploraremos neste artigo.
4 Tipos de estabelecimentos permanentes
Ao operar globalmente ou empregar pessoas internacionalmente, há quatro categorias de riscos potenciais que devem ser consideradas.
- Local fixo de negócios PE: lojas de tijolo e argamassa, escritórios ou outro tipo de presença física para a realização de negócios
- PE de agência: empregar um agente dependente - alguém que age em nome de sua empresa - para fechar contratos com clientes ou, de alguma forma, gerar receita global
- PE de serviço: fornecimento de serviços físicos ou não físicos (como produtos SaaS) em outro país de forma contínua. Você pode ser rotulado como um PE de serviço mesmo sem ter escritórios ou lojas no país anfitrião. Por exemplo, se você for um provedor de SaaS em expansão naÍndia, provavelmente desejará contratar prestadores de serviços independentes em vez de funcionários em tempo integral para evitar o risco de PE.
- PE de construção: a execução de um projeto de construção ou instalação por mais de um período de tempo específico pode acionar o rótulo de PE, e varia de acordo com a jurisdição. Portanto, se a sua empresa planeja iniciar um projeto de construção na Alemanha, você deve analisar cuidadosamente os tratados fiscais aplicáveis para saber o tempo necessário para iniciar o PE.
Ao compreender as diferentes classificações de PE, você pode aproveitar os benefícios comerciais globais sem aumentar seus riscos legais ou sua exposição fiscal.
Entendendo o risco do estabelecimento permanente
A expansão internacional está se tornando cada vez mais comum entre as startups e as organizações estabelecidas.
Entretanto, a expansão multinacional deve ser abordada com cuidado para evitar problemas financeiros e legais. A falta de compreensão do risco de PE pode levar a várias consequências duradouras, incluindo as seguintes:
Penalidades e multas
As multas e penalidades do PE podem variar de acordo com a gravidade das violações da sua empresa, e você pode ser penalizado financeiramente desde o início das suas atividades comerciais no país.
Por exemplo, digamos que sua empresa contratou uma pequena equipe de vendas na República Tcheca e forneceu a ela um escritório físico para a realização de negócios. Tecnicamente, isso significa que você criou um PE.
No entanto, como sua empresa não entendeu o risco de PE, você deixou de pagar impostos sobre a receita obtida. Por fim, as autoridades locais avaliaram a situação e lhe aplicaram uma penalidade considerável.
Quando se trata do que se pode esperar das penalidades de PE, uma das principais perguntas que as autoridades fiscais usarão para avaliar o seu caso é: "Parece que eles estavam tentando se safar de alguma coisa?"
Infelizmente, um erro honesto de PE pode parecer muito mais deliberado para as autoridades internacionais. É por isso que você precisa ser proativo em relação ao gerenciamento de riscos.
Pagamentos de impostos atrasados
Se a sua organização acionar o PE e se tornar responsável por impostos de renda atrasados, você também terá que pagar os juros acumulados durante esse período.
Além das multas e penalidades regulatórias, os impostos atrasados com juros podem representar uma ameaça significativa ao seu fluxo de caixa. Esse é o dinheiro que você poderia ter usado para iniciativas de crescimento e avanços estratégicos.
Dependendo da situação financeira de sua empresa, o acionamento acidental da tributação de pessoas físicas e jurídicas pode representar um grande revés financeiro.
Auditorias mais frequentes e agressivas
Se a sua empresa lidar mal com o risco de PE, o interesse das autoridades não desaparecerá apenas quando você pagar os impostos corporativos. Elas aumentarão a frequência e o rigor de suas auditorias, usando a lógica de que, se sua empresa cometeu um deslize uma vez, isso pode acontecer novamente.
Vale a pena eliminar seu risco de PE desde o início, em vez de lidar com um escrutínio mais intenso. As auditorias são caras, uma dor de cabeça logística e podem interferir em suas operações diárias.
Danos à reputação
Ao expandir-se internacionalmente, a reputação de sua empresa é um fator essencial. Se você se tornar conhecido por contrariar as regras e as leis tributárias locais, será mais difícil manter o crescimento e construir relacionamentos comerciais duradouros.
Isso não só afeta o relacionamento com as partes interessadas e os clientes, mas também afeta negativamente a marca do empregador, tornando difícil a contratação dos melhores talentos do país.
Situações comuns de negócios que podem resultar em risco de PE
Algumas decisões comerciais têm uma probabilidade especial de aumentar seu risco de PE.
Um escritório permanente - o que inclui espaços de trabalho compartilhado e escritórios domésticos em algumas áreas - pode gerar um rótulo de PE indesejado. Você também deve evitar centros de gerenciamento, fábricas, armazéns e minas.
Qualquer um desses fatores sinalizará às autoridades fiscais locais que você está gerando receita suficiente para estar no radar de PE.
Comportamento de PE de alto risco
Um local físico de negócios em andamento não é a única coisa que pode torná-lo um candidato a uma classificação de PE.
Algumas outras situações de alto risco incluem:
- Contratação de um funcionário ou prestador de serviços local com autoridade para assinar contratos em nome de sua empresa
- Escritórios domésticos operando como locais de trabalho permanentes
- Contratação de funcionários locais para cargos de gerência sênior ou C-suite ou que forneçam trabalho de nível básico para sua empresa - um banqueiro em um banco, por exemplo - ou que realizem trabalho que gere receita. Isso inclui qualquer pessoa em uma função de vendas; no entanto, algumas pessoas focadas estritamente na geração de leads não são uma preocupação de PE.
- Em alguns locais, os funcionários destacados - funcionários designados para trabalhar em outros países por um período específico de tempo - podem ser um gatilho de PE.
- O estabelecimento de uma diretoria que opere, realize reuniões de diretoria ou tome decisões estratégicas em outro país pode levar a um rótulo de PE.
- Seu risco de PE pode aumentar se seus funcionários viajarem com frequência para o exterior para negócios que geram receita. As autoridades fiscais locais desejarão uma porcentagem da receita corporativa gerada em seu país, independentemente de os funcionários em questão serem ou não residentes em tempo integral.
- Ter um grau significativo de influência econômica em uma determinada área. Por exemplo, muitas empresas locais dependem da sua para funcionar? Esse nível de envolvimento econômico pode representar um risco considerável de PE.
- Operar em outros países por longos períodos de tempo. Quanto mais tempo você estiver realizando atividades comerciais em um determinado local, mais de perto será observado pelas autoridades fiscais locais para garantir que você não seja um PE.
Felizmente, há estratégias corporativas de menor risco que você pode adotar.
Comportamento de PE de baixo risco
A contratação de prestadores de serviços em tempo parcial para "atividades de apoio" em vez de funcionários em tempo integral é uma maneira comum de gerenciar o risco de PE. Isso remete à ideia de trabalho de nível básico sobre a qual falamos anteriormente.
Por exemplo, um profissional de marketing poderia ser considerado uma função de apoio em um consultório odontológico. O trabalho faz parte do negócio, mas não é essencial para a empresa principal. No entanto, um dentista não poderia se qualificar como uma função de apoio porque presta serviços essenciais para as operações diárias.
Da mesma forma, se você administra uma agência de marketing, um profissional de marketing ou de relações públicas não se qualificará para funções de apoio; isso seria considerado uma classificação incorreta. O mesmo vale para um advogado em um escritório de advocacia.
Considerações específicas do país
As definições e a aplicação do estabelecimento permanente variam entre os países. Vamos dar uma olhada em algumas regras específicas de cada país para obter mais informações:
- Estados Unidos: Variações em nível estadual podem afetar as determinações de PE.
- Índia: Os PEs baseados em serviços são reconhecidos com limites específicos de duração e receita.
- Cingapura: Usar um servidor local para realizar negócios ou ter um funcionário local com autoridade para tomar decisões pode desencadear um PE.
- Alemanha e Austrália: Interpretações rigorosas podem considerar os escritórios domésticos como PEs sob certas condições.
O conhecimento dessas nuances pode ajudar as empresas a adaptarem suas estratégias a mercados específicos ao contratarem internacionalmente.
Implicações para as forças de trabalho remotas
Com a expansão global do trabalho remoto, as empresas devem ter cuidado com o risco de criar inadvertidamente um estabelecimento permanente (PE) em jurisdições estrangeiras.
Aqui estão alguns fatores que devem ser levados em conta:
- Autonomia do funcionário: Se um funcionário remoto que trabalha em um país estrangeiro tiver autoridade para negociar ou assinar contratos em nome da empresa, pode-se considerar que a empresa tem um agente dependente PE nesse país.
- Duração da estadia: Um funcionário que trabalhe em um país por um período prolongado - geralmente mais de seis meses - pode contribuir para a criação de um PE de local fixo de negócios, principalmente se o escritório doméstico for usado para realizar as principais funções de negócios.
- Natureza das atividades realizadas: As tarefas administrativas de rotina podem não levantar suspeitas, mas outras funções, como vendas, desenvolvimento de negócios ou liderança técnica, podem ser vistas como atividades economicamente significativas e aumentar o risco de PE. Durante a pandemia da COVID-19, a OCDE reconheceu a necessidade do trabalho remoto, mas enfatizou que a atividade regular em um país ainda pode resultar em PE.
Para mitigar o risco de PE, as empresas devem adotar protocolos internos para rastrear locais de trabalho remoto, revisar as funções dos funcionários quanto à autoridade e obter aconselhamento jurídico antes de contratar funcionários internacionais.
Perguntas frequentes sobre PE
1. As atividades de "preparação de terreno", como apresentações de negócios, acionam o PE?
Não, as atividades que preparam o cenário para futuras operações comerciais, mas não geram receita, não são consideradas um risco de PE.
2. Por quanto tempo uma empresa pode fazer negócios internacionalmente antes de acionar o PE?
Não há um acordo universal sobre esse ponto. Ele varia de país para país com base no tratado tributário específico de cada país.
3. O que devo fazer se minha empresa criou acidentalmente um PE?
Caso tenha acionado acidentalmente o PE, registre-se para obter uma identificação de empregador local e consulte um especialista em impostos.
Como proteger sua organização do risco de estabelecimento permanente
Uma forma de as empresas multinacionais se protegerem do risco de PE é estabelecer uma subsidiária estrangeira. Essa entidade jurídica separada paga impostos sobre a receita obtida em uma determinada jurisdição. Enquanto isso, a receita corporativa da empresa matriz em seu país de origem permanece intocada.
Embora isso possa fazer sentido para empresas maiores que contratam muitos funcionários, as empresas menores geralmente se saem melhor usando um Empregador de Registro (EOR).
As EORs podem ajudar com o emprego global, gerenciando talentos em seu nome, com uma presença local estabelecida em muitos locais. Elas oferecem serviços e profundo conhecimento dos códigos tributários locais e das exigências de conformidade. Basicamente, atuam como empregadores substitutos da sua equipe global.
Trabalhar com um EOR não necessariamente evitará obrigações tributárias corporativas. No entanto, eles evitam que as empresas criem um PE sem saber e sejam atingidas por multas de conformidade e impostos atrasados.
Um EOR como o RemoFirst pode ajudar sua organização com:
- Contratos localizados: A contratação de funcionários internacionalmente exige o cumprimento de leis trabalhistas específicas. Cada jurisdição tem requisitos exclusivos, mas um EOR pode fornecer contratos de trabalho personalizados localmente.
- Folha de pagamento global em conformidade: As leis e regulamentações da folha de pagamento variam de acordo com a jurisdição. Um EOR pode ajudá-lo a manter a conformidade da folha de pagamento e, ao mesmo tempo, pagar os funcionários na moeda apropriada.
- Administração global de benefícios: Os EORs podem fornecer administração local de benefícios para uma força de trabalho global. Isso é importante porque jurisdições diferentes têm leis diferentes sobre os benefícios a que os funcionários têm direito.
- Contratação de prestadores de serviços locais: A contratação de funcionários em tempo integral pode, às vezes, ser um risco para a PE. O RemoFirst pode ajudá-lo a contratar e pagar prestadores de serviços remotos em mais de 150 países.
Trabalhar com um EOR como o RemoFirst permite que você tenha acesso aos melhores talentos e, ao mesmo tempo, minimize o risco de seu PE.
Para saber mais, solicite uma demonstração e poderemos discutir as necessidades específicas de sua empresa.
