A escassez de talentos continua em vários setores, inclusive nos setores de tecnologia e finanças. Isso está fazendo com que algumas empresas percebam que limitar o raio de busca apenas à sua área local está prejudicando sua capacidade de encontrar possíveis contratações qualificadas.
Agora, com o aumento do trabalho remoto, as empresas estão cada vez mais olhando para diferentes países quando procuram novos funcionários.
A contratação global ajuda a diminuir a dificuldade de encontrar talentos. No entanto, isso também significa que as empresas precisam descobrir como operar em escala global, o que inclui pagar funcionários em diferentes locais, cada um com suas próprias leis e regulamentações locais.
O gerenciamento globalda folha de pagamento refere-se ao gerenciamento de operações internacionais de folha de pagamento, que normalmente incluem locais onde o empregador não tem presença física. Mas o pagamento de funcionários em outros países não é tão simples quanto parece.
Riscos comuns da folha de pagamento global
Um dos principais desafios da conformidade global da folha de pagamento é a necessidade de as empresas cumprirem os requisitos de conformidade trabalhista e as regulamentações da folha de pagamento em todos os países em que decidem operar. Não há como contornar isso, nem mesmo para as organizações que se expandem para apenas mais um país.
Isso pode ser problemático para as empresas que não possuem o conhecimento e a experiência necessários para empregar talentos em conformidade em novas regiões.
Sem esse conhecimento especializado, as empresas podem violar inadvertidamente as leis trabalhistas, incorrer em penalidades financeiras, acionar uma auditoria e, potencialmente, enfraquecer sua reputação entre os próprios funcionários que estão tentando atrair e reter.
O que isso significa para as empresas que desejam realizar uma expansão global? E como elas podem empregar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo sem ter problemas?
Examinaremos mais de perto cinco dos riscos mais comuns associados aos sistemas globais de folha de pagamento e como você pode proteger sua empresa contra possíveis violações.
1. Conformidade com folha de pagamento e benefícios
Cada país tem suas próprias leis trabalhistas que os empregadores precisam seguir, mesmo que não tenham uma presença física no país. Essas leis podem incluir:
- Impostos sobre a folha de pagamento: Valor deduzido dos rendimentos brutos de um colaborador, normalmente para financiar as atividades do governo.
- Contribuições para a seguridade social, seguro-desemprego e outros programas: Separadas dos impostos, essas contribuições financiam programas que ajudam as pessoas, geralmente quando elas não estão trabalhando ou não podem trabalhar.
- colaborador benefícios: Além dos programas sociais, os empregadores também podem oferecer planos de saúde, odontológicos e oftalmológicos privados, entre outros benefícios.
- Salário mínimo e horas de trabalho: Leis que estipulam o salário mínimo que todos os funcionários devem receber, o número máximo de horas que podem trabalhar e quaisquer limites de horas extras.
- Pagamento de horas extras: Regras relativas ao pagamento mínimo por quaisquer horas trabalhadas após o número máximo de horas ter sido atingido.
- Férias remuneradas (PTO): A quantidade de dias de férias remuneradas a que um funcionário da colaborador tem direito.
- Mês(es) extra(s) de salário (13º e 14º meses de pagamento): Compensação adicional que é obrigatória, ou pelo menos costumeira, em vários países, e normalmente é igual a um mês de salário-base.
- Feriados públicos: Cada país tem um cronograma exclusivo de feriados que precisa ser cumprido e, embora às vezes eles sejam agrupados com o PTO, são tecnicamente separados e frequentemente se aplicam igualmente a todos os funcionários.
- licenças o parental: Quase todos os países possuem leis que regulamentam o tempo que os funcionários têm direito a se afastar do trabalho por motivo de nascimento (e, em alguns casos, adoção de uma criança). Isso inclui tanto o período remunerado quanto o não remunerado.
Como você pode ver, essa lista é bastante extensa. Mesmo o líder empresarial mais experiente pode achar difícil acompanhar as leis, as regulamentações trabalhistas, as regulamentações fiscais e os padrões de emprego de cada país.
Na Colômbia, por exemplo, as funcionárias grávidas têm direito a 18 semanas de licença- licenças , integralmente remunerada, que deve ser paga pelos empregadores. O governo colombiano reembolsará o valor posteriormente, mas se as empresas não estiverem cientes dessa despesa inicial, podem não estar preparadas, deixar de cumprir a legislação trabalhista local e incorrer em multa.
O pagamento de horas extras que regem tanto o período quanto a taxa de compensação pode variar significativamente em todo o mundo, mesmo em países nos quais a semana de trabalho de 40 horas é padrão.
Por exemplo, a Itália exige um adicional de 15% a 50% do salário para horas extras, na Grécia é de 120% a 125% do salário regular e em Portugal o pagamento de horas extras é de 125% a 150% do salário regular.
Se as empresas tentarem gerenciar esses processos complexos manualmente, poderão sofrer erros e inconsistências, ficar fora de conformidade e incorrer em multas, penalidades e/ou consequências legais, especialmente se estiverem terceirizando com vários fornecedores locais de folha de pagamento.
2. Segurança e precisão dos dados
A segurança de dados se tornou uma das questões mais urgentes do mundo. Um relatório de 2023 da IBM revelou que o custo médio de uma violação de dados atingiu US$ 4,45 milhões em 2023, um aumento de US$ 100.000 em relação ao ano anterior.
O risco de vazamentos de dados e violações de privacidade já é alto e aumenta para os empregadores que gerenciam dados confidenciais de colaborador além das fronteiras. Isso significa que o simples ato de pagar os funcionários pode criar vulnerabilidades que podem ser exploradas por hackers.
Esse é um problema multifacetado para as empresas, que precisam garantir que estão cumprindo as várias leis criadas para proteger os dados pessoais dos cidadãos. O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) foi criado pela União Europeia para ser "a lei de privacidade e segurança mais rigorosa do mundo" e se aplica a todos os 27 países da União Europeia.
Outras leis de privacidade de dados incluem (mas não estão limitadas a) a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA), a Lei de Proteção de Informações Pessoais do Japão (APPI) e a Lei de Privacidade da Nova Zelândia. A Austrália, a Índia e o Brasil também introduziram suas próprias regulamentações de privacidade de dados.
Essas leis existem para garantir que as empresas sejam cuidadosas quando se trata de proteger os dados das pessoas. Qualquer erro na forma como os dados da folha de pagamento são tratados pode resultar em roubo de identidade e/ou fraude, o que pode prejudicar a reputação da empresa, sem mencionar o dano potencial que pode causar aos funcionários afetados.
Qualquer empresa que não proteja adequad colaborador e não conseguirá evitar violações e multas onerosas.
3. Taxas de câmbio de moedas
As taxas de câmbio estão em um estado constante de flutuação e, às vezes, podem mudar várias vezes ao dia. O cálculo de taxas de câmbio para várias moedas é demorado, principalmente se o processo for manual.
Isso pode criar complicações para qualquer empresa que empregue talentos fora de sua base de origem, devido ao risco de imprecisões no cálculo da folha de pagamento.
Além disso, as flutuações cambiais podem afetar a previsão financeira. Se as equipes de folha de pagamento não conseguirem prever com precisão os custos devido a mudanças ou imprecisões nas taxas de câmbio, isso poderá resultar em equipes com recursos insuficientes ou excessivos. Isso também pode resultar em excessos de custos.
Caso surjam discrepâncias ou se uma organização não conseguir converter com precisão uma ou mais moedas, seria extremamente difícil realizar com exatidão os cálculos da folha de pagamento. Isso poderia resultar em pagamentos superiores ou inferiores à remuneração prevista para um colaborador, gerando desafios onerosos — incluindo possíveis perdas financeiras para a empresa.
4. Erros e fraudes na folha de pagamento
Erros e fraudes na folha de pagamento são muito mais comuns do que as empresas imaginam. De acordo com o Internal Revenue Service (IRS), aproximadamente 33% dos empregadores americanos cometem erros na folha de pagamento todos os anos.
Agora considere o desafio de calcular a folha de pagamento de vários países e, potencialmente, com vários fornecedores. Se os empregadores pagarem a menos aos seus funcionários, é provável que haja reclamações e disputas legais. O pagamento em excesso pode não resultar na mesma reação, mas custa tempo e dinheiro aos empregadores e pode incomodar os funcionários que são solicitados a devolver o pagamento adicional.
A fraude na folha de pagamento também é bastante prevalente. Uma pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) constatou que os esquemas de fraude na folha de pagamento representam 15% de todos os esquemas de fraude ocupacional nos Estados Unidos e no Canadá, o que pode custar uma média de US$ 2.800 por mês.
Sem os controles e a supervisão adequados para monitorar com precisão um provedor global de folha de pagamento, as empresas talvez não consigam detectar e evitar atividades fraudulentas. Isso é especialmente verdadeiro para qualquer organização que use um sistema de plataforma de folha de pagamento descentralizado, no qual diferentes entidades ou subsidiárias lidam com processos de folha de pagamento de forma independente.
Atores mal-intencionados podem ver isso como uma oportunidade para conluio, falsificação de registros ou alterações não autorizadas nos dados da folha de pagamento. Eles podem adicionar funcionários fantasmas (funcionários fictícios que são adicionados à folha de pagamento para coletar ilegalmente a renda adicional), fazer alterações não autorizadas nas taxas salariais ou adicionar horas extras que nunca foram realmente trabalhadas.
Além de erros e fraudes na folha de pagamento, as empresas também devem estar cientes das diferenças na folha de pagamento internacionalmente. Isso inclui o pagamento do 13º mês e do 14º mês. O México, as Filipinas e o Panamá estão entre os países que exigem que os empregadores paguem um bônus de 13º salário. Outros países, incluindo França, Alemanha e Japão, costumam pagar o 13º salário, mesmo que os empregadores não sejam legalmente obrigados a fazê-lo nessas nações.
5. Erro de classificação no estudo “ colaborador ”
De acordo com o Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL), alguns dos indicadores de um profissional independente prestador de serviços incluem a capacidade de trabalhar com vários clientes, decidir quais projetos aceitar e determinar como e quando realizar o trabalho. Por outro lado, um colaborador pode estar proibido de trabalhar para mais de uma empresa, pode ser obrigado a trabalhar em dias e horários específicos e deve concluir todos os projetos que o empregador lhe atribuir.
A classificação incorreta pode prejudicar as empresas que não compreendem totalmente as regulamentações locais de um país no que diz respeito às diferenças entre um “ colaborador ” e um “independent prestador de serviços ”. Se uma empresa, inadvertidamente, classificar alguém como “ prestador de serviços ” que, legalmente, deveria ser um “ colaborador ”, ela poderá ser responsabilizada pelo pagamento de impostos não recolhidos, colaborador salários atrasados e outras multas legais.
Por exemplo, se for constatado que um empregador na Alemanha classificou indevidamente um “ colaborador ” como um “ prestador de serviços ”, ele poderá ser responsabilizado pelo pagamento de até quatro anos de contribuições previdenciárias referentes a esse “ colaborador ”, acrescidas de juros. Se as autoridades governamentais constatarem que a classificação incorreta foi deliberada, esse valor aumenta para até 30 anos de pagamentos retroativos, além de possíveis acusações criminais.
Mesmo que um trabalhador alemão com visto de trabalho temporário ( prestador de serviços ) seja contratado em conformidade com a legislação, ele só pode trabalhar para uma empresa por 18 meses; depois disso, a empresa deve convertê-lo para o status de trabalhador permanente ( colaborador ) ou interromper o contrato por um período de espera de três meses, após o qual poderá renovar o contrato por mais 18 meses.
Mitigar o risco global da folha de pagamento com um EOR
Os empregadores podem se sentir sobrecarregados com as diversas leis, regulamentações trabalhistas e normas de emprego que precisam cumprir sempre que contratam novos profissionais fora de seu país de origem. No entanto, eles podem evitar esses desafios, atender às expectativas d colaborador e e manter a conformidade ao estabelecer uma parceria com uma Employer of Record (EOR) para sua solução global de folha de pagamento.
Uma EOR é uma organização que ajuda as empresas a se expandirem internacionalmente, contratando e pagando funcionários em seu nome. Isso elimina a necessidade de as empresas estabelecerem entidades legais em outros países para empregar uma força de trabalho global.
As EORs assumem as tarefas administrativas relacionadas à contratação e gestão de funcionários, incluindo folha de pagamento, documentação do integração , documentação de conformidade, administração de benefícios, retenção de impostos e muito mais.
Uma empresa de EOR como a RemoFirst pode contratar e pagar funcionários em tempo integral e prestadores de serviços em nome de uma empresa em mais de 180 países, cuidando dos serviços de folha de pagamento e das tarefas administrativas, incluindo integração, para que as empresas possam evitar problemas de conformidade e se concentrar no que fazem de melhor.
Com o RemoFirst, as horas dos funcionários, as folgas remuneradas, os feriados, os bônus e as comissões são calculados automaticamente. As faturas são agregadas em um único pagamento que abrange todos os funcionários internacionais simultaneamente - dentro do prazo e na moeda local de cada funcionário.
Em um mundo de escassez de talentos, é necessário obter todas as vantagens competitivas possíveis, incluindo a capacidade de encontrar e contratar talentos além das fronteiras. Agende uma demonstração hoje mesmo e descubra como o RemoFirst ajuda as empresas a contratar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo.
