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A escassez de talentos continua em vários setores, inclusive nos setores de tecnologia e finanças. Isso está fazendo com que algumas empresas percebam que limitar o raio de busca apenas à sua área local está prejudicando sua capacidade de encontrar possíveis contratações qualificadas. Agora, com o aumento do trabalho remoto, as empresas estão cada vez mais olhando para diferentes países quando procuram novos funcionários.
A contratação global ajuda a diminuir a dificuldade de encontrar talentos. No entanto, isso também significa que as empresas precisam descobrir como operar em escala global, e isso inclui o pagamento de funcionários em diferentes locais, cada um com suas próprias leis e regulamentações locais. O gerenciamento global da folha de pagamento refere-se ao gerenciamento de operações internacionais de folha de pagamento, que normalmente incluem locais onde o empregador não tem presença física. Entretanto, pagar funcionários em outros países não é tão simples quanto parece.
Um dos principais desafios da conformidade global da folha de pagamento é a necessidade de as empresas cumprirem os requisitos de conformidade trabalhista e as regulamentações da folha de pagamento em todos os países em que decidem operar. Não há como contornar isso, nem mesmo para as organizações que se expandem para apenas mais um país.
Isso pode ser problemático para as empresas que não possuem o conhecimento e a experiência necessários para empregar talentos em conformidade em novas regiões. Sem essa experiência, as empresas podem inadvertidamente violar as leis trabalhistas, incorrer em penalidades financeiras, acionar uma auditoria e potencialmente enfraquecer sua reputação entre os próprios funcionários que estão tentando atrair e reter.
O que isso significa para as empresas que desejam realizar uma expansão global? E como elas podem empregar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo sem ter problemas? Vamos examinar mais de perto cinco dos riscos mais comuns associados aos sistemas globais de folha de pagamento e como você pode proteger sua empresa contra possíveis violações.
Cada país tem suas próprias leis trabalhistas que os empregadores precisam seguir, mesmo que não tenham uma presença física no país. Essas leis podem incluir:
Como você pode ver, essa lista é bastante extensa. Mesmo o líder empresarial mais experiente pode achar difícil acompanhar as leis, as regulamentações trabalhistas, as regulamentações fiscais e os padrões de emprego de cada país.
Na Colômbia, por exemplo, as funcionárias grávidas recebem 18 semanas de licença-maternidade totalmente remunerada que os empregadores devem pagar. O governo colombiano reembolsará o dinheiro em uma data posterior, mas se as empresas não estiverem cientes da despesa inicial, elas podem não estar preparadas, deixar de manter a conformidade com as normas trabalhistas locais e incorrer em uma multa.
O pagamento de horas extras que regem tanto o prazo quanto a taxa de compensação pode variar significativamente em todo o mundo, mesmo em países em que a semana de trabalho de 40 horas é padrão. Por exemplo, a Itália exige um adicional de 15% a 50% do pagamento de horas extras, na Grécia é de 120% a 125% do salário normal e em Portugal o pagamento de horas extras é de 125% a 150% do salário normal.
Se as empresas tentarem gerenciar esses processos complexos manualmente, poderão sofrer erros e inconsistências, ficar fora de conformidade e incorrer em multas, penalidades e/ou consequências legais, especialmente se estiverem terceirizando com vários fornecedores locais de folha de pagamento.
A segurança de dados se tornou uma das questões mais urgentes do mundo. Um relatório de 2023 da IBM revelou que o custo médio de uma violação de dados atingiu US$ 4,45 milhões em 2023, um aumento de US$ 100.000 em relação ao ano anterior.
O risco de violações de dados e de privacidade já é alto, e aumenta para os empregadores que gerenciam dados confidenciais de funcionários em outros países. Isso significa que o simples ato de pagar os funcionários pode criar vulnerabilidades a serem exploradas pelos hackers.
Esse é um problema multifacetado para as empresas, que precisam garantir que estão cumprindo as várias leis criadas para proteger os dados pessoais dos cidadãos. O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) foi criado pela União Europeia para ser "a lei de privacidade e segurança mais rigorosa do mundo" e se aplica a todos os 27 países da União Europeia. Outras leis de privacidade de dados incluem (mas não estão limitadas a) a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA), a Lei de Proteção de Informações Pessoais do Japão (APPI) e a Lei de Privacidade da Nova Zelândia. A Austrália, a Índia e o Brasil também introduziram suas próprias regulamentações de privacidade de dados.
Essas leis existem para garantir que as empresas sejam cuidadosas quando se trata de proteger os dados das pessoas. Qualquer erro na forma como os dados da folha de pagamento são tratados pode resultar em roubo de identidade e/ou fraude, o que pode prejudicar a reputação da empresa, sem mencionar o dano potencial que pode causar aos funcionários afetados.
Qualquer empresa que não proteja os dados dos funcionários não conseguirá evitar violações e penalidades caras.
As taxas de câmbio estão em um estado constante de flutuação e, às vezes, podem mudar várias vezes ao dia. O cálculo das taxas de câmbio para várias moedas é demorado, principalmente se o processo for manual. Isso pode criar complicações para qualquer empresa que empregue talentos fora de seu país de origem, devido ao risco de imprecisões no cálculo da folha de pagamento.
Além disso, as flutuações cambiais podem afetar a previsão financeira. Se as equipes de folha de pagamento não conseguirem prever com precisão os custos devido a mudanças ou imprecisões nas taxas de câmbio, isso poderá resultar em equipes com recursos insuficientes ou excessivos. Isso também pode resultar em excessos de custos.
Se surgirem discrepâncias ou se uma organização não conseguir converter com precisão uma ou mais moedas, será extremamente difícil concluir com exatidão os cálculos da folha de pagamento. Isso poderia resultar em pagamentos acima ou abaixo da remuneração pretendida de um funcionário, criando desafios dispendiosos, inclusive possíveis perdas financeiras para a empresa.
Erros e fraudes na folha de pagamento são muito mais comuns do que as empresas imaginam. De acordo com o Internal Revenue Service (IRS), aproximadamente 33% dos empregadores americanos cometem erros na folha de pagamento todos os anos.
Agora considere o desafio de calcular a folha de pagamento de vários países e, potencialmente, com vários fornecedores. Se os empregadores pagarem a menos aos seus funcionários, é provável que haja reclamações e disputas legais. O pagamento em excesso pode não resultar na mesma reação, mas custa tempo e dinheiro aos empregadores e pode incomodar os funcionários que são solicitados a devolver o pagamento adicional.
A fraude na folha de pagamento também é bastante prevalente. Uma pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) constatou que os esquemas de fraude na folha de pagamento representam 15% de todos os esquemas de fraude ocupacional nos Estados Unidos e no Canadá, o que pode custar uma média de US$ 2.800 por mês.
Sem os controles e a supervisão adequados para monitorar com precisão um provedor global de folha de pagamento, as empresas talvez não consigam detectar e evitar atividades fraudulentas. Isso é especialmente verdadeiro para qualquer organização que use um sistema de plataforma de folha de pagamento descentralizado, no qual diferentes entidades ou subsidiárias lidam com processos de folha de pagamento de forma independente.
Atores mal-intencionados podem ver isso como uma oportunidade para conluio, falsificação de registros ou alterações não autorizadas nos dados da folha de pagamento. Eles podem adicionar funcionários fantasmas (funcionários fictícios que são adicionados à folha de pagamento para coletar ilegalmente a renda adicional), fazer alterações não autorizadas nas taxas salariais ou adicionar horas extras que nunca foram realmente trabalhadas.
Além de erros e fraudes na folha de pagamento, as empresas também devem estar cientes das diferenças na folha de pagamento internacionalmente. Isso inclui o pagamento do 13º mês e do 14º mês. O México, as Filipinas e o Panamá estão entre os países que exigem que os empregadores paguem um bônus de 13º salário. Outros países, incluindo França, Alemanha e Japão, costumam pagar o 13º salário, mesmo que os empregadores não sejam legalmente obrigados a fazê-lo nessas nações.
De acordo com o U.S. Department of Labor (DOL), alguns dos indicadores de um prestador de serviços independente incluem a possibilidade de trabalhar com vários clientes, decidir quais projetos assumir e determinar como e quando realizar o trabalho. Por outro lado, um funcionário pode ser proibido de trabalhar para mais de uma empresa, pode ser obrigado a trabalhar em dias e horários específicos e deve concluir os projetos que o empregador designar.
A classificação errônea pode atrapalhar as empresas que não entendem completamente as regulamentações locais de um país com relação às diferenças entre um funcionário e um contratado independente. Se uma empresa classificar inadvertidamente como contratado alguém que legalmente deveria ser um funcionário, ela poderá ser responsabilizada por impostos não pagos, salários atrasados de funcionários e outras multas legais.
Por exemplo, se for descoberto que um empregador na Alemanha classificou indevidamente um funcionário como terceirizado, ele poderá ser responsabilizado por até quatro anos de contribuições para a seguridade social desse funcionário, mais juros. Se as autoridades governamentais descobrirem que a classificação incorreta foi deliberada, esse número aumenta para até 30 anos de pagamentos atrasados, além de possíveis acusações criminais. Mesmo que um prestador de serviços alemão seja contratado em conformidade, ele só poderá trabalhar para uma empresa por 18 meses antes que a empresa o converta para a condição de empregado ou entre em um período de espera de três meses, quando então poderá renovar o contrato por mais 18 meses.
Os empregadores podem se sentir sobrecarregados com as diversas leis, regulamentações trabalhistas e padrões de emprego aos quais devem aderir toda vez que contratam novos talentos fora de seu país de origem. No entanto, eles podem evitar esses desafios, atender às expectativas dos funcionários e manter a conformidade fazendo uma parceria com um EOR ( Employer of Record, Empregador de Registro ) para sua solução de folha de pagamento global.
Uma EOR é uma organização que ajuda as empresas a se expandirem internacionalmente, contratando e pagando funcionários em seu nome. Isso elimina a necessidade de as empresas estabelecerem entidades legais em outros países para empregar uma força de trabalho global.
Os EORs assumem as tarefas administrativas associadas à contratação e ao gerenciamento de funcionários, incluindo folha de pagamento, documentação de integração, documentação de conformidade, administração de benefícios, retenção de impostos e muito mais.
Um EOR como o Remofirst pode contratar e pagar funcionários e prestadores de serviços em tempo integral em nome de uma empresa em mais de 180 países, lidando com serviços de folha de pagamento e tarefas administrativas, incluindo integração, para que as empresas possam evitar problemas de conformidade e se concentrar no que fazem de melhor.
Com o Remofirst, as horas dos funcionários, as folgas remuneradas, os feriados, os bônus e as comissões são calculados automaticamente. As faturas são agregadas em um único pagamento que abrange todos os funcionários internacionais simultaneamente, dentro do prazo e na moeda local de cada funcionário.
Em um mundo de escassez de talentos, é necessário obter todas as vantagens competitivas possíveis, inclusive a capacidade de encontrar e contratar talentos além das fronteiras. Agende uma demonstração hoje mesmo e descubra como o Remofirst ajuda as empresas a contratar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo.
