Se estiver planejando expandir seus negócios, você precisará saber como funciona a folha de pagamento global para pagar os funcionários globais de forma adequada e pontual.
Elaboramos este guia para ajudá-lo a entender o que envolve a folha de pagamento global e como implementá-la em sua empresa para que você possa contratar funcionários e prestadores de serviços internacionais.
O que é o Global Payroll?
O termo folha de pagamento global (ou folha de pagamento internacional) refere-se ao sistema que permite que uma empresa gerencie o pagamento e os benefícios dos funcionários que trabalham em vários países, em conformidade com as leis locais. Isso inclui lidar com todas as complexidades da tributação internacional com precisão, além de garantir que os funcionários recebam todos os benefícios a que têm direito, como férias e seguro.
Como configurar a folha de pagamento global internamente
A configuração de uma folha de pagamento global é um processo complexo que exige planejamento, preparação e execução cuidadosos. É importante lembrar que você está lidando com várias jurisdições e leis tributárias, portanto, não existe uma solução única para todos os países.
Destacamos as principais etapas do processo para que você possa estar informado sobre o que esperar; no entanto, você deve sempre consultar especialistas e/ou funcionários do governo que possam orientá-lo sobre as especificidades do assunto.
1. Registre-se como empregador nesses locais.
A primeira coisa que você precisará fazer para expandir suas operações comerciais no exterior é registrar-se como empregador na jurisdição onde seu funcionário internacional é residente fiscal.
Isso varia de acordo com o país, por exemplo, em nações que fazem parte da União Europeia, talvez não seja necessário passar por esse processo. Nos Estados Unidos, isso varia de acordo com o estado. É melhor verificar caso a caso.
Esteja preparado para um processo demorado e complexo, pois em alguns países você pode se deparar com muita burocracia ou até mesmo com barreiras linguísticas. Sem querer ser clichê, **** mas a paciência realmente é fundamental.
2. Estudar e aprender as leis trabalhistas locais.
Ao se registrar como empregador, é extremamente importante documentar a si mesmo e a sua equipe de RH com as leis trabalhistas locais.
Identifique os regulamentos que se alinham com suas operações comerciais e integre-os à sua empresa. Na maioria dos países, isso inclui regras sobre horas de trabalho, feriados, auxílio-doença, seguro e muito mais.
Ao certificar-se de aderir ao conjunto de regras determinado, você economizará muito tempo e dinheiro para a sua empresa no longo prazo, evitando multas pesadas e batalhas legais.
3. Reunir informações relevantes sobre os funcionários.
A próxima etapa é coletar as informações necessárias sobre os funcionários para contratá-los. Comece com seu nome, data de nascimento, endereço e detalhes da conta bancária.
Você também pode precisar de detalhes como formulários de imposto de renda, status do benefício e ganhos de um segundo emprego, se houver.
Para isso, você deve primeiro pedir aos seus funcionários que preencham um formulário de folha de pagamento global e o enviem de volta para você.
4. Armazene e proteja seus dados.
Todas as informações que você coletou são altamente confidenciais, portanto, você precisa garantir que elas sejam mantidas em sigilo.
As multas por manuseio incorreto de dados podem resultar em grandes quantias, portanto, não se trata de algo que você queira fazer levianamente.
Certifique-se de que você tenha sistemas adequados para cumprir as leis locais de proteção de dados e evite duplicar informações para minimizar os riscos.
5. Verificar o status de elegibilidade dos funcionários para o trabalho.
Cada jurisdição tem diferentes requisitos de elegibilidade para o trabalho que você precisa observar ao contratar novos funcionários naquele local.
Verifique os documentos de todos os possíveis funcionários ou, se eles não puderem fornecê-los, use a verificação on-line do governo, se disponível. No Reino Unido, você pode usar o Employer Checking Service e, nos Estados Unidos, pode usar o E-Verify da Homeland Security.
Não pule essa etapa, pois essa é outra maneira pela qual você pode ser multado. No Reino Unido, por exemplo, você pode ser multado em até £20.000 por empregar trabalhadores que não têm o direito de trabalhar no Reino Unido.
6. Autorizar pagamentos.
Depois que toda a preparação estiver concluída, você precisa garantir que seus funcionários sejam pagos com precisão e no prazo, em todos os locais. Autorize e processe os pagamentos de acordo com a frequência de pagamento local, juntamente com as deduções necessárias.
7. Verifique se seus funcionários foram pagos.
Depois de liberar os pagamentos, entre em contato com seus funcionários para verificar se o dinheiro chegou às contas deles dentro do prazo.
Para evitar estresse desnecessário, determine o método de pagamento e a moeda que usará e calcule quanto tempo o dinheiro levará para chegar à conta do funcionário.
Você decidiu expandir para o exterior para que sua empresa cresça e, portanto, precisa reter os melhores talentos. Tomar essas medidas extras manterá sua equipe feliz - confie em nós!
8. Entre em contato com as autoridades fiscais locais.
Como empregador, é sua responsabilidade estar ciente e seguir as regulamentações fiscais de seu próprio país. Entretanto, quando você tem funcionários que trabalham em outros países, também precisa acompanhar as deduções junto às autoridades fiscais locais. Mantenha o controle dos pagamentos e fique por dentro dos formulários fiscais necessários para esse processo.
9. Esteja preparado para que as coisas mudem.
Às vezes, você passa semanas ou até meses tentando descobrir como implementar um novo sistema, mas as coisas mudam. Isso pode ser frustrante, especialmente em alguns países onde as leis trabalhistas locais estão evoluindo rapidamente. Entretanto, você precisa manter o foco e certificar-se de aplicar todas as alterações necessárias para manter a conformidade.
Fatores a serem considerados no gerenciamento da folha de pagamento global
Como você pode ver, o gerenciamento da folha de pagamento global é uma tarefa complexa e há vários fatores que devem ser considerados para garantir que você o faça de forma eficaz. Observe o seguinte:
- As leis tributárias em diferentes países variam muito, portanto, certifique-se de ter alguém que as entenda perfeitamente. Você não quer pagar mais do que o necessário ou fazer com que seus funcionários paguem mais do que deveriam por causa de erros de sua parte ou da parte deles. Você também quer evitar ser pego em qualquer tipo de esquema de evasão fiscal ou fraude, seguindo todas as regras locais relativas a impostos pagos por trabalhadores estrangeiros e informando esses pagamentos corretamente em seu país.
- As taxas de câmbio de moedas flutuam constantemente. A taxa de câmbio é o preço da moeda de um país em comparação com a moeda de outro país. Uma taxa de câmbio alta significa que sua empresa perderá dinheiro ao pagar funcionários no exterior, pois será necessário gastar mais dinheiro com funcionários estrangeiros do que se o funcionário estivesse em seu país de origem. O oposto é verdadeiro para uma taxa de câmbio baixa, que ajudará a economizar dinheiro no pagamento de funcionários estrangeiros.
- O processo de integração de um funcionário internacional deve ser tão tranquilo quanto seria em outros casos. Faça uma verificação minuciosa do histórico do funcionário e peça que ele concorde com o cargo e o pacote de remuneração. Mantenha tudo documentado e armazene essas informações com segurança. Certifique-se de que todos os envolvidos entendam o que é esperado durante esse período, seja para providenciar vistos e outros documentos de viagem, ajudá-los a encontrar moradia ou até mesmo oferecer orientação sobre os costumes locais, para que o novo funcionário se sinta bem-vindo e apoiado desde o primeiro dia.
- Certifique-se de cumprir as regulamentações governamentais, pois cada país tem suas próprias leis relativas a impostos e contratos de trabalho. Familiarize-se com as deduções salariais e os benefícios que você terá de cumprir.
Os desafios de gerenciar a folha de pagamento global
A folha de pagamento é um dos aspectos mais complexos e desafiadores da operação de uma empresa.
Não é algo que possa ser facilmente resolvido por qualquer proprietário de empresa - é necessário um tipo especial de pessoa com as habilidades, a experiência e o conhecimento certos para gerenciar a folha de pagamento de forma eficaz.
É por isso que é tão importante garantir que você tenha as pessoas certas em sua equipe para ajudá-lo a lidar com suas necessidades globais de folha de pagamento. Com uma equipe que saiba como lidar com esses tipos de problemas, você poderá se concentrar no que mais importa: administrar sua empresa!
Dito isso, esses são os desafios para os quais você e sua equipe devem se preparar:
1. Conformidade.
Já mencionamos isso, mas precisamos enfatizar que, quando você opera em mais de um país, pode ser um desafio garantir a conformidade em cada jurisdição. Há muitas leis e regulamentos diferentes que precisam ser cumpridos - alguns dos quais podem ser diferentes de um país para outro.
As leis e os regulamentos também podem mudar com frequência.
Para evitar multas e penalidades por não conformidade, é importante que a sua solução de software de gerenciamento de folha de pagamento ofereça suporte à conformidade onde quer que você opere.
2. Descobrir a melhor maneira de pagar seus funcionários.
O pagamento integral e pontual de seus funcionários é a parte mais importante do gerenciamento da folha de pagamento. Você pode cortar custos, melhorar a precisão e automatizar muitas partes do seu sistema de folha de pagamento, mas se não se certificar de que todos os funcionários sejam pagos corretamente, dentro do prazo e integralmente a cada dia de pagamento, todos esses esforços serão em vão.
Aqui estão algumas dicas para garantir que todos os seus funcionários sejam pagos:
- Mantenha registros precisos. Quando você processa manualmente os pagamentos a cada período de pagamento com um punhado de funcionários, é fácil cometer erros ao inserir dados em planilhas do Excel ou ao preencher cheques à mão - e esses erros passam despercebidos até que o pagamento seja emitido. Ao usar sistemas automatizados que geram relatórios precisos para todos os membros da equipe, você pode ver onde estão os problemas antes que eles afetem qualquer outra pessoa no final da linha.
- Automatize o máximo possível. Se houver maneiras de automatizar determinados aspectos do gerenciamento de folhas de pagamento globais - por exemplo, enviar lembretes automáticos por e-mail ou mensagem de texto antes do pagamento de cada salário -, faça isso!
3. Relatórios.
No cenário atual dos negócios, os requisitos de relatórios estão mudando constantemente. Isso se aplica tanto às folhas de pagamento nacionais quanto às globais, que são complexas e precisam ser informadas com precisão.
O gerenciamento manual dos processos de geração de relatórios pode levar a erros, que podem resultar em penalidades e multas. A automação de relatórios reduz os erros, facilita a conformidade com as normas de dados, melhora a visibilidade dos dados da folha de pagamento e torna mais fácil para as empresas cumprirem suas obrigações de relatórios.
A automação de relatórios também garante que as informações que estão sendo relatadas sejam precisas e completas. Se uma empresa não tiver os sistemas corretos para a geração de relatórios, pode ser difícil para ela rastrear quem recebeu qual quantia em dinheiro e quando foi paga.
Relatórios imprecisos ou incompletos podem levar a consequências graves para as empresas atualmente, como multas ou ações legais do governo ou de outros órgãos que monitoram assuntos financeiros.
4. Entenda e gerencie seus custos
O gerenciamento de custos pode ser um desafio quando se trata de folha de pagamento global. O uso do software de folha de pagamento correto pode ajudá-lo a gerenciar seus custos e economizar dinheiro, garantindo que você não esteja pagando por extras desnecessários.
Terceirização da folha de pagamento global
A terceirização da folha de pagamento global é o processo de contratação de uma empresa terceirizada para lidar com a folha de pagamento de uma empresa ou organização que tenha funcionários trabalhando em diferentes países.
Esse tipo de serviço pode ser benéfico para empresas que têm um número significativo de funcionários trabalhando em diferentes países, pois permite que elas se concentrem em seu negócio principal sem ter que se preocupar com o pagamento de seus funcionários estrangeiros.
Ao terceirizar sua folha de pagamento para um Employer of Record (EOR), você pode expandir-se internacionalmente sem ter de se incorporar localmente. Isso permitirá que você se concentre em seu negócio principal, enquanto especialistas cuidam dos pagamentos de seus funcionários.
Além disso, um EOR reduzirá o risco de violações de conformidade e atenuará a carga administrativa do gerenciamento de uma força de trabalho estrangeira. No entanto, sua empresa ainda será responsável pelas operações diárias de cada funcionário, como tarefas, reuniões, avaliações de desempenho e decisões de rescisão.
Benefícios da terceirização da folha de pagamento global
A terceirização da folha de pagamento internacional traz muitos benefícios para as empresas, incluindo, mas não se limitando a:
- Eficiência - Os fornecedores terceirizados de folha de pagamento são especialistas na área e poderão lidar com todos os aspectos da sua folha de pagamento internacional, em mais de 150 países. Eles podem ajudar com tudo, desde relatórios até conformidade fiscal, garantindo que tudo seja feito corretamente.
- Acessibilidade - Com um provedor terceirizado, você sempre terá alguém disponível para responder a perguntas ou resolver problemas quando eles surgirem. Você não precisa se preocupar em encontrar alguém em cima da hora ou fora do horário de expediente se houver um problema com sua folha de pagamento internacional. O ideal é procurar um provedor com suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.
- Economia de custos - Os provedores terceirizados são especialistas no que fazem e trabalharão com você para encontrar soluções que se encaixem no seu orçamento. Eles também o ajudarão a encontrar diferentes maneiras de economizar dinheiro, recomendando formas de reduzir despesas e oferecendo sugestões para aumentar a eficiência e reduzir custos.
A importância da folha de pagamento em conformidade
A folha de pagamento de uma empresa é uma parte vital de qualquer negócio e é uma das áreas mais regulamentadas de uma empresa, especialmente quando se trata de conformidade internacional.
A razão para isso é que a folha de pagamento é uma das maiores despesas para qualquer empresa que opera em vários países.
A conformidade da folha de pagamento exige que as organizações compreendam as leis tributárias e os requisitos de seguro de cada país onde operam ou têm funcionários trabalhando. Isso inclui saber como reter corretamente os impostos dos salários de seus funcionários e fazer pagamentos pontuais aos órgãos governamentais competentes.
Se você não estiver em conformidade com os requisitos de folha de pagamento do seu país, poderá ser punido com multas muito caras e, em casos mais graves, até mesmo ter sua empresa fechada pelas autoridades.
Resumo
É isso aí! Cobrimos todos os aspectos essenciais da folha de pagamento internacional e você deve estar confortável com o que ela envolve e com as tarefas preliminares que precisam ser realizadas.
Embora haja muito mais a aprender sobre esse elemento tão complexo do RH, esperamos que este blog tenha ajudado bastante a descobrir se a folha de pagamento internacional precisa ou não fazer parte de sua estratégia de RH.
Nosso objetivo é garantir que você tenha todas as informações e o suporte necessários para que possa priorizar o crescimento da sua empresa. Se não encontrar a resposta que está procurando, entre em contato conosco e teremos prazer em ajudá-lo!
