Principais conclusões:
- As empresas costumam terceirizar a folha de pagamento para simplificar as declarações fiscais, os pagamentos obrigatórios e a administração da folha de pagamento.
- As empresas prestadoras de serviços de folha de pagamento podem variar significativamente em termos de serviços, com algumas se dedicando exclusivamente ao processamento da folha de pagamento e outras oferecendo opções mais abrangentes, incluindo RH, benefícios, gestão de prestadores de serviços e serviços de “Empregador Registrado”.
- Vamos dar uma olhada em algumas das principais empresas do setor de folha de pagamento, incluindo: RemoFirst, Deel, Gusto, ADP, Rippling, Paychex e Papaya Global.
- Ao escolher um provedor de serviços de folha de pagamento, alguns dos critérios que as empresas devem avaliar incluem cobertura geográfica, experiência em conformidade, transparência nos preços, automação, atendimento ao cliente e escalabilidade.
Um bom prestador de serviços de terceirização de folha de pagamento faz mais do que apenas processar a folha de pagamento. Ele pode automatizar tarefas rotineiras, reduzir o trabalho administrativo e ajudar as empresas a manterem a conformidade à medida que se expandem.
O desafio é que nem todos os prestadores de serviços de terceirização de folha de pagamento oferecem os mesmos serviços. Alguns se dedicam exclusivamente ao processamento da folha de pagamento, enquanto outros também oferecem serviços de Empregador Registrado (EOR), software de RH, administração de benefícios e recursos mais abrangentes de gestão da força de trabalho.
Então, como saber qual é a melhor opção para o seu negócio?
Analisaremos mais detalhadamente algumas das principais opções do mercado, incluindo RemoFirst, Deel, Gusto, ADP, Rippling, Paychex e Papaya Global, para que você possa comparar recursos e serviços e descobrir qual empresa melhor atende às suas necessidades.
Alguns dos prestadores de serviços listados abaixo são especializados em terceirização de folha de pagamento, enquanto outros combinam a folha de pagamento com serviços de EOR, RH, gestão de prestadores de serviços e ferramentas de gestão da força de trabalho.
A quem se destina este guia
Este guia destina-se a:
- empresas que avaliam prestadores de serviços de terceirização de folha de pagamento
- empresas que pagam salários a funcionários em vários países
- empregadores que comparam softwares de folha de pagamento com serviços gerenciados de folha de pagamento
- organizações que estão considerando contratar um “Empregador Oficial”
O que os serviços de terceirização da folha de pagamento oferecem
Serviços Essenciais de Folha de Pagamento
A maioria dos prestadores de serviços de terceirização de folha de pagamento oferece um conjunto básico semelhante de serviços, que inclui:
- Cálculo e processamento da folha de pagamento: cálculo do salário bruto, das deduções e do salário líquido
- Retenção e declaração de impostos: cálculo e pagamento do imposto de renda, da Previdência Social e de outras retenções legais
- Administração de benefícios previstos em lei: gerenciamento das contribuições exigidas por lei, como previdência, seguro-desemprego e plano de saúde
- Pagamentos aos funcionários: Processamento dos pagamentos aos funcionários
- Geração de holerites: fornecimento de holerites detalhados e em conformidade com a legislação a cada ciclo
- Documentação fiscal de fim de ano: preparação dos documentos fiscais dos funcionários e envio das declarações exigidas às autoridades fiscais locais
- Relatórios e análises de folha de pagamento: proporcionando às equipes de finanças e RH visibilidade sobre os custos trabalhistas e as obrigações fiscais
- Monitoramento da conformidade da folha de pagamento: acompanhamento das mudanças regulatórias e realização dos ajustes necessários na folha de pagamento
Serviços adicionais de folha de pagamento
Muitos prestadores de serviços vão além dos serviços padrão de folha de pagamento, oferecendo opções como:
- Integrações de ponto e presença para sincronizar as horas trabalhadas diretamente com os processos de folha de pagamento
- Gestão de despesas para reembolsos
- Integrações com o HRIS que sincronizam automaticamente os dados da folha de pagamento com os sistemas de RH.
- Folha de pagamento multinacional para empresas com funcionários em vários países
- Pagamentos em várias moedas para remunerar funcionários internacionais em sua moeda local
- Administração de benefícios, desde a cobertura obrigatória até os benefícios opcionais
- Gestão de prestadores de serviços para empresas que também contratam freelancers
- Serviços de “Empregador Oficial”, que permitem que uma empresa contrate funcionários em países onde não possui pessoa jurídica
Como escolher o serviço certo de terceirização de folha de pagamento
Cobertura geográfica
Antes de comparar prestadores de serviços, defina onde você planeja contratar nos próximos anos. Alguns prestadores de serviços de folha de pagamento se concentram em um único país ou região, enquanto outros oferecem suporte à folha de pagamento em mais de 100 países.
Certifique-se de que o provedor atenda a todos os mercados de que você precisa atualmente e possa dar suporte a uma futura expansão. Pergunte se a folha de pagamento é gerenciada diretamente ou por meio de parceiros locais, pois isso pode afetar a consistência do serviço e do suporte.
Experiência em conformidade
Procure um prestador de serviços com experiência comprovada nos países em que você atua. Ele deve manter-se atualizado sobre as normas tributárias, os requisitos legais de prestação de contas, a legislação trabalhista e os prazos de apresentação de documentos.
Descubra como o prestador de serviços mantém essa expertise. Pergunte se ele conta com especialistas locais em folha de pagamento, parceiros estabelecidos no país e suporte disponível caso surjam questões de conformidade. Essas capacidades se tornam cada vez mais importantes à medida que você se expande para novos mercados.
Estrutura de Preços
A estrutura de preços dos serviços de folha de pagamento nem sempre é tão simples quanto a taxa mensal anunciada. Compare a taxa por funcionário com os custos de implementação, as taxas de integração e quaisquer encargos administrativos adicionais. Alguns provedores divulgam preços transparentes, enquanto outros exigem um orçamento personalizado.
Pergunte exatamente o que está incluído no preço base e quais serviços têm custo adicional. Implementação, suporte, integrações, processamentos de folha de pagamento fora do ciclo, correções e relatórios de fim de ano são serviços que podem acarretar taxas adicionais.
Precisão e automação na folha de pagamento
Uma boa plataforma de folha de pagamento deve automatizar tarefas rotineiras e, ao mesmo tempo, ajudar a evitar erros que geram custos elevados. Procure por recursos como cálculos de impostos e deduções, processamentos recorrentes da folha de pagamento, fluxos de trabalho de aprovação, autoatendimento para funcionários e integrações com seus sistemas existentes de RH e contabilidade.
Também vale a pena perguntar como as alterações na folha de pagamento são verificadas antes do pagamento aos funcionários, quais medidas de segurança ajudam a detectar erros e como as correções são tratadas caso ocorra algum erro.
Integrações
Uma plataforma de folha de pagamento não deve gerar mais trabalho manual para sua equipe. Procure um provedor que se integre ao seu sistema de gestão de recursos humanos (HRIS), ao software de contabilidade, ao sistema de controle de ponto e a outros sistemas da empresa, para que as informações dos funcionários permaneçam sincronizadas entre as plataformas.
Antes de tomar uma decisão, verifique se o provedor oferece suporte ao software que você já utiliza e pergunte se as integrações estão incluídas ou se exigem taxas adicionais. As integrações certas podem agilizar o processamento da folha de pagamento e reduzir o trabalho administrativo à medida que sua empresa cresce.
Suporte ao cliente
Problemas relacionados à folha de pagamento geralmente precisam ser resolvidos rapidamente, especialmente quando afetam o pagamento dos funcionários. Pergunte que tipo de suporte está disponível, quando ele está disponível e com quem você trabalhará. Alguns prestadores de serviços designam um gerente de contas dedicado, enquanto outros encaminham as dúvidas por meio de uma equipe de suporte geral.
Se você estiver contratando pessoal em vários países ou lidando com requisitos complexos de folha de pagamento, o acesso a especialistas experientes nessa área pode ser mais valioso do que escolher o prestador de serviços com o preço mais baixo.
Escalabilidade
Pense além dos seus planos imediatos de contratação. À medida que sua força de trabalho cresce, você pode precisar de suporte tanto para funcionários quanto para prestadores de serviços, relatórios mais avançados e gestão da folha de pagamento em vários países.
Escolher um provedor capaz de se adaptar ao crescimento da sua empresa reduz a probabilidade de você precisar migrar os sistemas de folha de pagamento à medida que a empresa cresce.
Como avaliamos esses prestadores de serviços
Avaliamos os fornecedores abaixo com base em recursos de folha de pagamento, suporte à conformidade, automação, transparência de preços, integrações, escalabilidade, cobertura geográfica e feedback dos clientes. As empresas são apresentadas sem nenhuma ordem específica.
Os melhores serviços de terceirização de folha de pagamento para empregadores
1. RemoFirst
A RemoFirst é uma plataforma global de recrutamento que combina a folha de pagamento global com serviços de “Empregador Registrado”, tornando-a uma excelente opção para startups, pequenas e médias empresas e empresas em crescimento que contratam internacionalmente.
A RemoFirst realiza o processamento mensal da folha de pagamento, cuida das declarações fiscais obrigatórias, administra os benefícios obrigatórios e gerencia a conformidade trabalhista local por meio de sua rede de parceiros no país. As empresas também podem contratar e pagar prestadores de serviços em mais de 150 países.
A RemoFirst é conhecida por sua política de preços transparente, com serviços de EOR a partir de US$ 199 por funcionário por mês. A plataforma inclui gestão gratuita de prestadores de serviços, com pagamentos a partir de US$ 25 por prestador de serviços por mês. Não há taxas de instalação, integração ou rescisão.
Para mais informações, leia as avaliações do RemoFirst no G2.
Ideal para: Startups, pequenas e médias empresas e empresas em crescimento que buscam uma solução de folha de pagamento que também simplifique a contratação internacional e a conformidade
2. Deel
A Deel é uma plataforma global de gestão de força de trabalho que combina folha de pagamento global, pagamentos a prestadores de serviços, serviços de EOR e ferramentas de RH em uma única plataforma.
A empresa oferece suporte à gestão global da folha de pagamento em mais de 130 países. O serviço EOR da Deel também permite que as empresas contratem funcionários em tempo integral sem a necessidade de constituir uma entidade local, cuidando dos contratos de trabalho, da folha de pagamento e da conformidade com as regulamentações locais. A empresa também conta com atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, e uma ampla biblioteca de integrações nas áreas de RH e finanças.
O Deel oferece um dos conjuntos de recursos mais abrangentes da categoria, embora seu preço seja mais alto do que o de alguns concorrentes. Empresas menores talvez não precisem de todos os recursos, e alguns avaliadores observam que a complexidade da plataforma pode ser um pouco avassaladora.
Para mais informações, acesse o site da Deel ou leia as avaliações da empresa no G2.
Ideal para: Empresas que buscam uma plataforma global completa para gestão da força de trabalho
3. Gusto
O Gusto é uma plataforma de folha de pagamento e RH baseada na nuvem, desenvolvida principalmente para pequenas e médias empresas. Além da folha de pagamento, ela oferece ferramentas para integração de funcionários, gestão de benefícios, controle de ponto e contratação, tudo em uma única plataforma.
Seu serviço de folha de pagamento automatiza cálculos salariais, retenção de impostos, declaração de impostos e depósitos diretos em todos os 50 estados dos EUA. O Gusto também inclui autoatendimento para funcionários, relatórios de folha de pagamento e recursos de RH que ajudam as empresas a gerenciar todo o ciclo de vida dos funcionários. Para empresas que contratam internacionalmente, o Gusto se integra a parceiros globais para oferecer suporte a serviços de Empregador Registrado (EOR) e pagamentos a prestadores de serviços internacionais.
O Gusto é particularmente adequado para empresas com funcionários nos Estados Unidos que desejam ter a folha de pagamento e os recursos humanos em uma única plataforma fácil de usar. No entanto, organizações com grandes equipes internacionais podem considerar seus recursos de folha de pagamento global menos abrangentes do que os de provedores desenvolvidos especificamente para a folha de pagamento em vários países.
Para mais informações, acesse o site do Gusto ou leia as avaliações do G2 sobre ele.
Ideal para: Pequenas e médias empresas que buscam soluções integradas de folha de pagamento e RH nos EUA em uma única plataforma
4. ADP
A ADP é uma das maiores empresas de gestão de folha de pagamento do mundo, oferecendo serviços de processamento de folha de pagamento em mais de 140 países.
O principal ponto forte da ADP é a gestão de operações complexas de folha de pagamento em grande escala. A plataforma oferece suporte a declarações fiscais em várias jurisdições, relatórios certificados de folha de pagamento, regras salariais específicas de sindicatos e outros requisitos empresariais relacionados à folha de pagamento que muitos provedores menores não oferecem. Ela também disponibiliza amplos recursos de conformidade, além de ferramentas de relatórios e análises para a gestão da folha de pagamento em vários países.
O foco da ADP em empresas de grande porte faz com que ela seja mais adequada para organizações maiores do que para pequenas empresas. Os preços são definidos por meio de cotação personalizada e variam de acordo com o número de funcionários, os módulos e a complexidade das suas necessidades de folha de pagamento.
Para obter mais informações, acesse o site da ADP ou leia as avaliações da empresa no G2.
Ideal para: Empresas de médio porte e grandes corporações com necessidades complexas de folha de pagamento
5. Ondulação
O Rippling combina a gestão de folha de pagamento, RH e TI em uma única plataforma e oferece suporte à folha de pagamento em mais de 85 países, com pagamentos em mais de 50 moedas e cálculos automatizados de impostos. Empresas com entidades próprias podem utilizar a folha de pagamento global do Rippling nos mercados compatíveis, enquanto aquelas sem entidade local podem contratar por meio do serviço EOR da empresa.
A automação é um dos maiores pontos fortes da Rippling. Um único fluxo de trabalho pode gerar uma carta de oferta, inscrever um novo funcionário nos planos de benefícios, provisionar seu laptop e adicioná-lo à folha de pagamento. A plataforma também se integra a uma ampla variedade de sistemas de RH, finanças e TI.
A desvantagem está no preço. A Rippling oferece cotações personalizadas, e seu modelo de preços modular significa que os custos podem aumentar à medida que você contrata mais funcionários e adiciona novos produtos.
Para mais informações, acesse o site da Rippling ou leia as avaliações da empresa no G2.
Ideal para: Empresas que desejam gerenciar folha de pagamento, RH e TI em uma única plataforma
6. Paychex
A Paychex presta serviços de folha de pagamento desde 1971, e sua plataforma reflete décadas de experiência no atendimento a empregadores dos Estados Unidos de todos os portes.
Seu serviço principal de folha de pagamento cuida dos cálculos salariais, da retenção de impostos e da declaração de impostos em todo o território dos Estados Unidos. A Paychex também conta com especialistas internos em conformidade que acompanham as mudanças nas regulamentações federais, estaduais e locais relativas à folha de pagamento. Além da folha de pagamento, a empresa oferece suporte em RH, administração de benefícios, planos de aposentadoria e um serviço certificado de Organização Profissional de Empregadores (PEO).
A Paychex concentra-se principalmente no mercado dos EUA, o que a torna menos adequada para empresas com necessidades globais de folha de pagamento. Embora tenha parcerias com provedores globais para atender às necessidades internacionais de folha de pagamento, ela não oferece os mesmos recursos globais de folha de pagamento que muitos outros provedores desta lista. Os preços são informados por meio de cotação personalizada e dependem do número de funcionários, dos serviços selecionados e do nível de suporte.
Para obter mais informações, acesse o site da Paychex ou leia as avaliações da empresa no G2.
Ideal para: pequenas e médias empresas sediadas nos EUA
7. Papaya Global
A Papaya Global é especializada em folha de pagamento global, com forte foco na automação de pagamentos, análise de folha de pagamento e relatórios centralizados sobre a força de trabalho.
A plataforma consolida a folha de pagamento de mais de 160 países em um único painel, com cálculos automáticos de impostos, suporte à conformidade, acompanhamento de pagamentos em tempo real e análises da força de trabalho. As empresas também podem contratar internacionalmente por meio dos serviços de “Empregador Registrado” da Papaya, que são prestados por meio de uma rede de parceiros locais.
O Papaya é particularmente adequado para organizações que gerenciam a folha de pagamento em vários países e desejam ter maior visibilidade das operações relacionadas à folha de pagamento. Os serviços de EOR custam a partir de US$ 499 por funcionário por mês, enquanto o Payroll Plus custa a partir de US$ 29 por funcionário por mês.
Para mais informações, acesse o site da Papaya Global ou leia as avaliações da empresa no G2.
Ideal para: Empresas que gerenciam a folha de pagamento em vários países
Qual serviço de terceirização de folha de pagamento é o mais adequado para você?
Terceirização da folha de pagamento x Empregador Oficial
Quando a terceirização da folha de pagamento é suficiente
A terceirização da folha de pagamento funciona bem quando uma empresa já possui uma pessoa jurídica no país onde seus funcionários estão localizados. Nesse modelo, o prestador de serviços processa a folha de pagamento — calculando os salários, retendo os impostos e apresentando a documentação exigida por lei —, enquanto a empresa continua sendo o empregador legal.
Se você estiver contratando apenas dentro de um único país e precisar de um suporte mais abrangente em RH, além da folha de pagamento, também pode valer a pena considerar uma Organização Profissional de Empregadores (PEO). Ao contrário de um prestador de serviços de folha de pagamento, uma Organização Profissional de Empregadores (PEO) assume responsabilidades adicionais em matéria de RH e conformidade por meio de um acordo de co-emprego.
Quando faz mais sentido recorrer a um empregador registrado
Um EOR costuma ser a melhor opção quando você deseja contratar em um país onde não possui uma pessoa jurídica. Em vez de gastar meses e dezenas de milhares de dólares para abrir uma subsidiária local, um EOR contrata legalmente o trabalhador em seu nome. O EOR gerencia o contrato de trabalho, a folha de pagamento, os benefícios legais, as declarações fiscais e a conformidade com as normas locais, enquanto você continua a gerenciar o trabalho diário do funcionário.
Para empresas que estão testando um novo mercado, contratando um único funcionário no exterior ou simplesmente desejam evitar os custos associados à constituição de uma pessoa jurídica, a parceria com uma empresa de EOR costuma ser a opção mais rápida e direta.
Simplifique a folha de pagamento global com o RemoFirst
O melhor serviço de terceirização de folha de pagamento depende, em última análise, de onde você está contratando, se já possui entidades locais estabelecidas, com que rapidez planeja crescer e do nível de suporte de que precisa.
Se você está procurando uma plataforma que combine folha de pagamento global, gestão de prestadores de serviços e serviços de EOR, a RemoFirst oferece uma opção acessível.
Com preços transparentes do EOR a partir de US$ 199 por funcionário por mês, cobertura em mais de 185 países e sem taxas de instalação, integração ou rescisão, ele foi desenvolvido para ajudar as empresas a contratar e remunerar funcionários em todo o mundo sem complicações desnecessárias.
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Perguntas frequentes
O que é terceirização da folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento ocorre quando uma empresa contrata um prestador de serviços externo para gerenciar parte ou a totalidade de suas responsabilidades relacionadas à folha de pagamento. Dependendo do prestador, isso pode incluir o cálculo dos salários dos funcionários, a retenção e a declaração de impostos, o processamento de depósitos diretos, a administração das deduções legais e a elaboração dos relatórios obrigatórios relativos à folha de pagamento.
Ao contrário da gestão interna da folha de pagamento, a terceirização desse processo oferece às empresas acesso a especialistas na área e a softwares específicos, sem a necessidade de desenvolver e manter essa expertise internamente. Além disso, pode reduzir o trabalho administrativo e ajudar as empresas a se manterem em dia com as mudanças na legislação trabalhista.
Quanto custa a terceirização da folha de pagamento?
Os custos da terceirização da folha de pagamento variam de acordo com o prestador de serviços, o número de funcionários, os países em que você atua e os serviços de que você precisa. Alguns prestadores cobram uma taxa mensal fixa por funcionário, enquanto outros oferecem orçamentos personalizados com base no tamanho da força de trabalho, na complexidade da folha de pagamento e em serviços adicionais, como suporte de RH ou administração de benefícios.
Se você estiver comparando fornecedores, não se limite apenas ao preço mensal anunciado. Taxas de instalação, processamento de folha de pagamento fora do ciclo normal, relatórios de fim de ano, integrações e níveis de suporte podem afetar o custo total.
Devo terceirizar a folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento costuma valer a pena se sua empresa dedica um tempo significativo ao processamento da folha de pagamento, atua em vários países, não conta com especialistas internos nessa área ou deseja reduzir o trabalho administrativo. Empresas com apenas alguns funcionários em um único país podem considerar um software de folha de pagamento suficiente, enquanto organizações maiores ou internacionais geralmente se beneficiam mais de um provedor especializado em gestão de folha de pagamento.
A terceirização da folha de pagamento pode lidar com funcionários internacionais?
Sim, muitos prestadores de serviços de terceirização de folha de pagamento atendem funcionários em vários países. Os prestadores de serviços globais de folha de pagamento podem calcular salários, processar pagamentos em moedas locais, gerenciar a retenção de impostos e preparar relatórios de folha de pagamento específicos para cada país, ao mesmo tempo em que ajudam os empregadores a cumprir as exigências locais relativas à folha de pagamento.
No entanto, a terceirização da folha de pagamento pressupõe que sua empresa já possua uma pessoa jurídica nos países onde seus funcionários trabalham. Se você deseja contratar funcionários em um país onde não possui uma pessoa jurídica, normalmente precisará recorrer a um Empregador Registrado (EOR).
Qual é a diferença entre a terceirização da folha de pagamento e um software de folha de pagamento?
Um software de folha de pagamento oferece à sua empresa as ferramentas necessárias para administrar a folha de pagamento internamente. Sua equipe continua sendo responsável por inserir os dados da folha de pagamento, calcular os salários, declarar os impostos e garantir que a folha de pagamento esteja em conformidade com a legislação local.
A terceirização da folha de pagamento, por outro lado, transfere grande parte dessa responsabilidade para uma empresa especializada. Em vez de simplesmente fornecer um software, a empresa processa a folha de pagamento em seu nome e também pode cuidar das declarações fiscais, dos relatórios e do suporte contínuo à folha de pagamento.
Qual é a diferença entre a terceirização da folha de pagamento e o “Empregador Oficial”?
A terceirização da folha de pagamento ajuda as empresas a pagar os funcionários que já empregam legalmente. O prestador de serviços gerencia o processamento da folha de pagamento, as declarações fiscais e as tarefas administrativas relacionadas, mas sua empresa continua sendo o empregador legal.
Uma EOR se diferencia por se tornar o empregador legal em seu nome. Uma EOR cuida dos contratos de trabalho, da folha de pagamento, dos impostos, dos benefícios previstos em lei e da conformidade com as normas trabalhistas locais, permitindo que as empresas contratem funcionários em países onde não possuem uma pessoa jurídica. Sua empresa continua a gerenciar o trabalho cotidiano do funcionário, enquanto a EOR administra a relação de trabalho legal.
