O gerenciamento da folha de pagamento é um aspecto essencial da administração de uma empresa, mas, para muitas empresas iniciantes, pode ser uma tarefa tediosa e demorada. O problema é exacerbado quando se trata de folha de pagamento internacional, em que o pagamento de funcionários que residem fora do país de origem da empresa acrescenta outra camada de complexidade.
Você poderia lidar com o problema com uma equipe interna de folha de pagamento. No entanto, à medida que sua organização cresce e se expande para além das fronteiras nacionais, sua equipe pode achar difícil lidar com as exigências da folha de pagamento em várias jurisdições. Além disso, o tempo e o esforço gastos com a folha de pagamento poderiam ser mais bem alocados para iniciativas estratégicas que impulsionam seus negócios.
É nesse ponto que um Employer of Record (EOR) pode ajudar. A terceirização da folha de pagamento para um EOR pode ser um divisor de águas para a eficiência operacional e o gerenciamento de recursos, otimizando seus processos de folha de pagamento e abrindo oportunidades globais para pagar sua equipe. Dito isso, nem todos os EORs são criados da mesma forma. Para colher os benefícios, você deve fazer parceria com a empresa certa. Isso começa com a garantia de que o EOR atenda a todos os requisitos do sistema de folha de pagamento de que uma startup precisa. E quais são esses requisitos? Vamos descobrir.
Suporte a várias moedas
Se você tem funcionários em todo o mundo, precisa de um sistema de folha de pagamento que atenda às necessidades e preferências específicas deles. Por exemplo, alguns funcionários preferem ser pagos em sua moeda local. Por outro lado, em alguns países, como a Argentina, os empregadores são obrigados por lei a pagar os funcionários em sua moeda local. Você precisará trabalhar com um EOR que possa ajudá-lo a atender a essa exigência.
O uso de um EOR com recursos de folha de pagamento global permite que você pague seus funcionários em suas moedas locais. Isso elimina o ônus administrativo de gerenciar as taxas de câmbio e reduz o risco de que as flutuações cambiais afetem os ganhos de seus funcionários. Seu EOR pode lidar com o processo de conversão e garantir que cada funcionário seja pago em sua moeda nativa.
Veja , por exemplo, a RemoFirst . Essa empresa de EOR oferece suporte a várias moedas - como empregador, você pode pagar a RemoFirst em cinco moedas populares e, em seguida, a EOR paga os funcionários internacionais em suas respectivas moedas.
O RemoFirst também permite que você combine todas as faturas da sua equipe em um único pagamento, em vez de pagar cada funcionário internacional separadamente. Isso significa que você fornece uma quantia única para cobrir a folha de pagamento total, e o RemoFirst se encarrega de distribuir os valores apropriados para cada funcionário. A consolidação agiliza o processo, reduz os encargos administrativos e economiza seu tempo.
Acompanhamento robusto da folha de pagamento e gerenciamento de benefícios
Um aspecto crucial do gerenciamento da folha de pagamento para uma força de trabalho global é garantir o pagamento pontual e preciso dos salários dos funcionários. Um EOR com recursos sofisticados de controle de folha de pagamento e gerenciamento de benefícios é inestimável nessa situação. Por exemplo, o EOR é vital para:
- Simplificando o processo de pagamento e reduzindo erros: Isso libera tempo para outras funções comerciais importantes. Para agilizar ainda mais o processo de pagamento, você pode definir um cronograma predeterminado para a transferência de fundos para sua EOR. Você poderia, por exemplo, enviar o pagamento no dia 15 de cada mês. Ao fazer isso, você dá ao EOR tempo suficiente para processar os pagamentos e garantir que sua equipe seja paga em dia.
- Aumentar a satisfação dos funcionários: Os funcionários dependem de receber seus contracheques em dia para atender às suas necessidades. Um excelente controle da folha de pagamento garante que os funcionários recebam a remuneração adequada no momento certo, o que pode aumentar a satisfação dos funcionários e reduzir a rotatividade.
- Obtenção de vantagem competitiva: no mercado de trabalho competitivo de hoje, oferecer pagamentos de maneira eficiente é fundamental para atrair e reter os melhores talentos.
Além disso, uma EOR deve ter um sistema robusto de gerenciamento de benefícios. Eles devem cuidar de todo o fornecimento e da papelada para coisas como solicitações de folga, benefícios financeiros (por exemplo, bônus e opções de ações), seguro de saúde (por exemplo, médico, odontológico e oftalmológico) e fornecimento de equipamentos, com base nas leis locais de cada funcionário.
Por falar em leis locais, um EOR deve cuidar de todos os aspectos relacionados à conformidade.
Conformidade
A conformidade é provavelmente um dos maiores problemas que você tem em mente ao estabelecer sua força de trabalho global. Como você gerenciará a folha de pagamento e os benefícios de cada funcionário internacional e, ao mesmo tempo, se manterá dentro das normas trabalhistas e fiscais locais? Uma solução abrangente de EOR eliminará todas essas questões de suas mãos.
Um bom EOR terá um profundo conhecimento das regulamentações de todos os locais onde seus funcionários estão localizados. Entre outras coisas, ele deve ser capaz de lidar com todos os cálculos necessários da folha de pagamento, retenções de impostos e registros. Um EOR também deve se manter atualizado sobre quaisquer mudanças nas regulamentações e ajustar seus processos de acordo com elas. Dessa forma, você pode garantir a conformidade com as normas, evitando penalidades, multas e problemas legais.
Eficiência, flexibilidade e transparência
Um EOR deve lhe dar visibilidade das suas operações globais de folha de pagamento. Isso envolve o fornecimento de recursos de relatórios abrangentes e personalizáveis que permitam visualizar e analisar as despesas com folha de pagamento, retenções de impostos, contribuições para a seguridade social e outras métricas relevantes. O acesso a relatórios detalhados e transparentes o ajudará a monitorar os custos, a cumprir as regulamentações financeiras e a tomar decisões comerciais informadas.
Além disso, um EOR deve ser capaz de ajudá-lo a controlar a sua força de trabalho global a partir do mesmo local. Isso inclui tudo, desde permitir que você veja quantos funcionários tem em cada país a qualquer momento e como cada um deles está classificado até permitir que você acompanhe as despesas globais da folha de pagamento em uma moeda e, ao mesmo tempo, pague os funcionários em várias moedas.
Suporte confiável
Imagine ter uma dúvida urgente sobre seus funcionários, folha de pagamento ou conformidade, mas não conseguir entrar em contato com o seu EOR. O EOR escolhido precisa estar disponível regularmente para dar suporte a você e a seus funcionários em todo o mundo, em vários fusos horários. O e-mail e o bate-papo em tempo real são dois métodos populares de atendimento ao cliente e, embora o suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, não seja comum entre os EORs, plataformas como o RemoFirst o oferecem para uma melhor experiência do cliente.
Além disso, o ideal é ter um ponto de contato único e confiável para qualquer dúvida. Lidar com vários profissionais para vários aspectos de sua folha de pagamento global e necessidades de gerenciamento da força de trabalho pode ser um processo complicado. Com um gerente de contas dedicado, você elimina as complexidades de coordenar com várias pessoas, economizando tempo e esforço.
Uma boa reputação
É fundamental avaliar minuciosamente os recursos e o histórico de um EOR para atender a esses requisitos do sistema de folha de pagamento antes de escolhê-lo como seu parceiro de folha de pagamento para operações internacionais.
Uma EOR de boa reputação tem um histórico de prestação de serviços de qualidade e de atendimento às expectativas dos clientes. Ao escolher um EOR com uma reputação sólida, você pode confiar que ele cuidará da folha de pagamento da sua força de trabalho global com precisão e profissionalismo. Um EOR confiável garante que seus funcionários sejam pagos em dia e que todas as obrigações legais e regulamentares sejam cumpridas, proporcionando tranquilidade.
Escolha de um EOR que atenda aos requisitos do sistema de folha de pagamento da sua startup
Imagine não ter mais que lidar com tarefas demoradas de folha de pagamento. Em vez disso, você pode se concentrar no que é realmente importante: promover a inovação, expandir seus negócios e desenvolver sua equipe talentosa. Com o EOR certo ao seu lado, você pode fazer tudo isso e muito mais. Por exemplo, você poderá cuidar de outras tarefas administrativas de RH e das complexidades de gerenciar uma força de trabalho global sem economizar em conformidade.
O segredo é encontrar um EOR de boa reputação que tenha ampla experiência em trabalhar com startups. Curioso sobre os EORs que atendem especificamente a esse critério? Nós temos o que você precisa!
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