Com 98% dos funcionários dizendo que preferem trabalhar remotamente, pelo menos em parte do tempo, fica claro que o desejo pelo trabalho remoto continua forte.
No entanto, o trabalho remoto não está isento de desafios, e um dos maiores deles pode ser a criação de uma experiência de “ integração ” bem-sucedida.
Se você não ajudar os novos funcionários que trabalham remotamente a se adaptarem, a estabelecerem relacionamentos e a se sentirem parte da cultura da empresa, aumenta a chance de que eles não permaneçam por muito tempo. Na verdade, alguns estudos sugerem que um quinto da rotatividade entre os “ colaborador ” ocorre nos primeiros 45 dias após o início de um novo emprego.
Um processo sólido de integração virtual ( integração ) para membros de equipes remotas aumentará a retenção, garantindo que os funcionários que você contratar queiram fazer parte da sua empresa a longo prazo. É por isso que é tão importante desenvolver um plano eficaz de integração virtual ( integração ).
Minha própria experiência com o “ integração ” à distância
Como somos uma empresa global e que prioriza o trabalho remoto aqui na RemoFirst, a experiência “ integração ” tem sido uma das principais prioridades para os novos contratados.
Queremos garantir que todos os novos funcionários da colaborador (ou prestador de serviços) se sintam à vontade, entusiasmados e bem informados sobre o funcionamento da empresa.
Quando entrei na empresa há algumas semanas, imediatamente tive comunicação direta com nossa equipe de pessoal. E meu gerente me deu boas-vindas calorosas em nosso canal do Slack para toda a organização, o que foi uma boa introdução à equipe.
Embora essas coisas pareçam ser de bom senso, você ficaria surpreso ao ver como o processo de “ integração ” para funcionários remotos ainda pode ser falho.
Agora, vamos abordar algumas dicas e práticas recomendadas de integração remota ( integração ) para ajudar sua empresa a proporcionar uma experiência de integração ( integração ) tranquila para qualquer novo funcionário.
1. Envie um pacote de boas-vindas
Prepare os funcionários para o sucesso em seu primeiro dia enviando um pacote de boas-vindas antes da data de início.
Essa remessa deve incluir todo o equipamento de tecnologia de que seu novo colaborador precisará para começar a funcionar desde o primeiro dia, como computador, monitor, mouse, teclado, cabos, suporte para laptop, adaptadores etc.
Para começar a integrar os novos contratados à cultura da sua empresa, o pacote também deve incluir brindes da empresa, como um boné, uma camiseta ou uma caneca de café. Se você realmente quiser ir além, inclua alguns extras divertidos, como lanches ou um saco de café.
Antes do primeiro dia do novo funcionário, avise os funcionários por meio de suas ferramentas de comunicação interna, como o Slack, que um novo funcionário está se juntando à equipe e incentive-os a dar as boas-vindas ao novo colaborador .
A introdução deve incluir algumas informações básicas, como nome/função/localização, mas também alguns detalhes mais pessoais, como hobbies e interesses. Isso facilitará que funcionários com interesses semelhantes entrem em contato e se conectem virtualmente.
2. Facilite a configuração da tecnologia
Evite atrasos no primeiro dia garantindo que os funcionários remotos recebam suas senhas e credenciais de e-mail, da intranet da empresa e de outras plataformas ou aplicativos essenciais com antecedência, como uma plataforma HRIS como HiBob ou BambooHR ou sistemas de gerenciamento de projetos como Jira ou monday.com.
Mesmo os funcionários mais experientes em tecnologia provavelmente terão dúvidas sobre como configurar seus equipamentos. Para tornar o processo de integração a remota o mais tranquilo possível, tenha alguém da equipe de TI à disposição para ajudar o novo funcionário a resolver quaisquer problemas técnicos.
3. Orientação de RH
Agende uma ligação para que os novos funcionários remotos possam conversar com um membro da equipe de RH como parte do seu programa “ integração ”.
Os funcionários podem usar esse tempo para fornecer qualquer documentação necessária, como um documento de identidade, preencher formulários de impostos, detalhes de depósito direto etc., e fazer perguntas.
Durante essa reunião, o RH deve fornecer aos funcionários um link para o manual “ colaborador ”, bem como uma visão geral sobre:
- Programação da folha de pagamento
- Feriados
- Benefícios, como seguro-saúde e planos de aposentadoria
- Processo de solicitação de PTO
É fundamental definir detalhadamente as políticas de RH durante o processo de integração ( integração ) para equipes globais que trabalham em diferentes países, especialmente porque essas políticas provavelmente variam de acordo com o país.
4. Chamada de boas-vindas com o gerente
O gerente do colaboradordeve agendar uma videochamada com o novo membro da equipe para o primeiro dia de trabalho.
Essa reunião deve proporcionar aos integração colaborador um ambiente descontraído para conhecerem seu supervisor, discutirem o papel do colaboradorna equipe e esclarecerem dúvidas.
Também é útil realizar reuniões de acompanhamento regulares ao longo do processo de “ integração ”.
Por exemplo, se um projeto colaborador começar na segunda-feira, agende uma reunião na quarta-feira para verificar como as coisas estão indo. Os gerentes também devem incentivar os funcionários a entrarem em contato por meio de canais mais informais, como o Slack ou o Microsoft Teams, para compartilhar quaisquer preocupações.
Depois disso, os gerentes devem agendar reuniões individuais semanais com o novo colaborador para manter o contato, oferecer apoio e esclarecer dúvidas.
5. Apresente a equipe
Um ou dois dias antes da data de início, agende uma chamada introdutória pelo Zoom ou Google Meet para que os funcionários possam conhecer e cumprimentar virtualmente seus novos colegas e começar a ter uma noção da função de cada um.
Peça aos novos contratados que agendem reuniões individuais com seus colegas de trabalho para que possam se conhecer melhor, mesmo que trabalhem em fusos horários diferentes. Essas reuniões individuais introdutórias não devem se limitar à equipe imediata.
Incentive o novo colaborador a se reunir também com as principais partes interessadas de outros departamentos e da alta administração.
Peça aos membros da equipe que mantenham contato durante as primeiras semanas do colaboradorpara dar um oi, perguntar como estão se adaptando, se podem esclarecer alguma dúvida, etc. Isso vai ajudar muito o novo funcionário a se sentir menos solitário, mais conectado aos colegas e a reduzir a ansiedade de ser “o novato”.
Designe alguém da equipe para atuar como mentor/companheiro, a quem o “ colaborador ” possa recorrer com dúvidas à medida que vai se familiarizando com as dinâmicas de sua nova função.
A comunicação frequente é uma maneira inestimável de construir a cultura da empresa e equipes eficazes e solidárias. As reuniões individuais e de equipe são vitais para que isso aconteça em um ambiente remoto.
6. Defina as expectativas de comunicação
Compartilhe as práticas recomendadas da empresa para comunicação, incluindo as expectativas de tempo de resposta, especialmente se a sua equipe trabalha em vários fusos horários.
Também pode ser útil criar um guia de comunicação de mensagens.
Por exemplo, especifique que os funcionários devem usar o e-mail para comunicação com clientes e atualizações internas formais, o Slack para discussões diárias com colegas etc. Esse guia também deve definir as expectativas sobre quando e como informar os colegas sobre qualquer período de ausência iminente.
Outra maneira de ajudar a conectar os funcionários remotos é por meio de canais sociais. Por exemplo, você pode criar canais no Slack em que os funcionários possam compartilhar fotos de seus animais de estimação, receitas, dicas de viagem etc.
7. Defina metas e marcos par colaborador
Para apoiar os novos funcionários à medida que eles aprendem suas funções, forneça a eles um roteiro com metas baseadas em tempo e defina expectativas claras, tais como
- Primeiro dia: Preencher a orientação e a documentação de RH; reunir-se com o gerente.
- Primeira semana: Agende chamadas introdutórias com os membros da equipe; confirme o acesso a qualquer software necessário, assista a qualquer vídeo de treinamento obrigatório, como processos de segurança de TI e políticas antiassédio.
- 30 dias: Estabeleça metas de desempenho com seu gerente e comece a se tornar uma parte mais integrante da equipe.
- 60 dias: Analisar e discutir os dois primeiros meses de trabalho do “ colaborador” e definir metas de longo prazo.
- 90 dias: Aumente a autonomia, incentive o envolvimento ativo nos projetos da equipe e comece a pensar no desenvolvimento futuro. Peça feedback sobre o processo de “ integração ” e sobre como ele poderia ser aprimorado.
Além disso, os primeiros 30 dias devem incluir o estabelecimento de expectativas claras quanto às responsabilidades e entregas do colaborador. É também o momento de revisar com sua equipe quaisquer normas de trabalho já estabelecidas.
8. Incentivar o engajamento
Assim que seu colaborador estiver totalmente integrado à equipe, continue oferecendo oportunidades para que ele se conecte mais profundamente com a empresa e sua missão, como, por exemplo:
- Aprendizado contínuo: Promova oportunidades de desenvolvimento e crescimento profissional, como participar de webinars, cursos on-line, sessões de treinamento e conferências.
- Conexões sociais: Organize horas sociais virtuais, quebra-gelos, refeições ou exercícios de formação de equipes, como noites de curiosidades ou uma série de palestrantes, para ajudar os funcionários remotos a se conectarem e melhorarem sua saúde mental.
integração Funcionários remotos: uma solução simples
Para empresas que contratam uma equipe remota global, integração a integração de novos funcionários pode ser um desafio.
Configurar a tecnologia entre fronteiras, gerenciar uma folha de pagamento global em várias moedas e manter a conformidade com as leis trabalhistas internacionais pode ser complicado, além de confuso.
Mas a navegação não precisa ser desafiadora ou cara!
A parceria com uma Employer of Record (EOR) como a RemoFirst facilita muito o processo. Uma EOR atua como empregadora legal dos funcionários, o que inclui assumir todas as tarefas de recursos humanos relacionadas a contratações remotas, que podem tornar o gerenciamento de equipes globais um desafio.
