Com 98% dos funcionários dizendo que preferem trabalhar remotamente, pelo menos em parte do tempo, fica claro que o desejo pelo trabalho remoto continua forte.
No entanto, uma força de trabalho remota tem seus desafios, e um dos maiores pode ser a criação de uma experiência de integração bem-sucedida.
Se você não conseguir ajudar os novos funcionários remotos a se adaptarem, criarem relacionamentos e se sentirem parte da cultura da empresa, aumentará a chance de eles não permanecerem por muito tempo. De fato, alguns estudos sugerem que um quinto da rotatividade de funcionários ocorre dentro de 45 dias após o início de um novo emprego.
Um sólido processo de integração virtual para os membros da equipe remota aumentará a retenção, garantindo que os funcionários contratados queiram fazer parte da sua empresa por um longo período. É por isso que é tão importante desenvolver um plano de integração eficaz.
Minha própria experiência de integração remota
Como somos uma empresa global e remota aqui na Remofirst, a experiência de integração tem sido uma das principais prioridades para os novos contratados.
Queremos garantir que todos os novos funcionários (ou contratados) se sintam confortáveis, animados e informados sobre o funcionamento da empresa.
Quando entrei na empresa há algumas semanas, imediatamente tive comunicação direta com nossa equipe de pessoal. E meu gerente me deu boas-vindas calorosas em nosso canal do Slack para toda a organização, o que foi uma boa introdução à equipe.
Embora essas coisas pareçam senso comum, você se surpreenderia com o quanto o processo de integração de funcionários remotos ainda pode ser falho.
Agora, vamos ver algumas dicas e práticas recomendadas de integração remota para ajudar sua empresa a proporcionar uma experiência de integração tranquila para todos os novos funcionários.
1. Envie um pacote de boas-vindas
Prepare os funcionários para o sucesso em seu primeiro dia enviando um pacote de boas-vindas antes da data de início.
Essa remessa deve incluir todo o hardware tecnológico de que o novo funcionário precisará para começar a trabalhar no primeiro dia, como computador, monitor, mouse, teclado, cabos, suporte para laptop, adaptadores etc.
Para começar a integrar os novos contratados à cultura da sua empresa, o pacote também deve incluir brindes da empresa, como um boné, uma camiseta ou uma caneca de café. Se você realmente quiser ir além, inclua alguns extras divertidos, como lanches ou um saco de café.
Antes do primeiro dia do novo contratado, alerte os funcionários em suas ferramentas de comunicação interna, como o Slack, que um novo contratado está se juntando à equipe e incentive-os a dar as boas-vindas ao novo funcionário.
A introdução deve incluir algumas informações básicas, como nome/função/localização, mas também alguns detalhes mais pessoais, como hobbies e interesses. Isso facilitará que funcionários com interesses semelhantes entrem em contato e se conectem virtualmente.
2. Facilite a configuração da tecnologia
Evite atrasos no primeiro dia garantindo que os funcionários remotos recebam suas senhas e credenciais de e-mail, da intranet da empresa e de outras plataformas ou aplicativos essenciais com antecedência, como uma plataforma HRIS como HiBob ou BambooHR ou sistemas de gerenciamento de projetos como Jira ou monday.com.
Mesmo os funcionários mais experientes em tecnologia provavelmente terão dúvidas sobre a configuração de seus equipamentos. Para tornar o processo de integração remota o mais tranquilo possível, tenha alguém da equipe de TI à disposição para ajudar o novo funcionário a solucionar quaisquer problemas técnicos.
3. Orientação de RH
Agende uma chamada para que os novos funcionários remotos se conectem com um membro da equipe de RH como parte do seu programa de integração.
Os funcionários podem usar esse tempo para fornecer qualquer documentação necessária, como um documento de identidade, preencher formulários de impostos, detalhes de depósito direto etc., e fazer perguntas.
Durante essa reunião, o RH deve fornecer aos funcionários um link para o manual do funcionário, bem como uma visão geral:
- Programação da folha de pagamento
- Férias
- Benefícios, como seguro-saúde e planos de aposentadoria
- Processo de solicitação de PTO
A definição minuciosa das políticas de RH durante a integração é fundamental para as equipes globais empregadas em outros países, especialmente porque elas provavelmente variam de acordo com o país.
4. Chamada de boas-vindas com o gerente
O gerente do funcionário deve agendar uma chamada de vídeo com o novo membro da equipe para o primeiro dia.
Essa reunião deve oferecer ao funcionário em processo de integração um espaço informal para conhecer seu supervisor, discutir a função do funcionário na equipe e responder a perguntas.
Também é útil realizar check-ins regulares durante todo o processo de integração.
Por exemplo, se um funcionário começar a trabalhar na segunda-feira, agende um check-in para a quarta-feira para ver como estão as coisas. Os gerentes também devem incentivar os funcionários a entrarem em contato por meio de canais mais informais, como o Slack ou o Microsoft Teams, para tratar de quaisquer preocupações.
Depois disso, os gerentes devem agendar reuniões semanais individuais com o novo funcionário para manter o contato, oferecer apoio e responder a perguntas.
5. Apresente a equipe
Um ou dois dias antes da data de início, agende uma chamada introdutória pelo Zoom ou Google Meet para que os funcionários possam conhecer e cumprimentar virtualmente seus novos colegas e começar a ter uma noção da função de cada um.
Peça aos novos contratados que agendem reuniões individuais com seus colegas de trabalho para que possam se conhecer melhor, mesmo que trabalhem em fusos horários diferentes. Essas reuniões individuais introdutórias não devem se limitar à equipe imediata.
Incentive o novo funcionário a se reunir também com as principais partes interessadas em outros departamentos e na alta gerência.
Peça aos membros da equipe que mantenham contato durante as primeiras semanas do funcionário para cumprimentá-lo, perguntar como ele está se adaptando, se pode responder a alguma pergunta etc. Isso ajudará muito a fazer com que o novo contratado se sinta menos solitário, mais conectado aos colegas e reduzirá a ansiedade por ser "o novato".
Designe alguém da equipe para atuar como mentor/amigo a quem o funcionário possa recorrer para fazer perguntas enquanto aprende as regras de sua nova função.
A comunicação frequente é uma maneira inestimável de construir a cultura da empresa e equipes eficazes e solidárias. As reuniões individuais e de equipe são vitais para que isso aconteça em um ambiente remoto.
6. Defina as expectativas de comunicação
Compartilhe as práticas recomendadas da empresa para comunicação, incluindo as expectativas de tempo de resposta, especialmente se a sua equipe trabalha em vários fusos horários.
Também pode ser útil criar um guia de comunicação de mensagens.
Por exemplo, especifique que os funcionários devem usar o e-mail para comunicação com clientes e atualizações internas formais, o Slack para discussões diárias com colegas etc. Esse guia também deve definir as expectativas sobre quando e como informar os colegas sobre qualquer período de ausência iminente.
Outra maneira de ajudar a conectar os funcionários remotos é por meio de canais sociais. Por exemplo, você pode criar canais no Slack em que os funcionários possam compartilhar fotos de seus animais de estimação, receitas, dicas de viagem etc.
7. Criar metas e marcos para os funcionários
Para apoiar os novos funcionários à medida que eles aprendem suas funções, forneça a eles um roteiro com metas baseadas em tempo e defina expectativas claras, tais como
- Primeiro dia: Preencher a orientação e a documentação de RH; reunir-se com o gerente.
- Primeira semana: Agende chamadas introdutórias com os membros da equipe; confirme o acesso a qualquer software necessário, assista a qualquer vídeo de treinamento obrigatório, como processos de segurança de TI e políticas antiassédio.
- 30 dias: Estabeleça metas de desempenho com seu gerente e comece a se tornar uma parte mais integrante da equipe.
- 60 dias: Analise e discuta os dois primeiros meses de trabalho do funcionário e estabeleça metas de longo prazo.
- 90 dias: Aumente a autonomia, incentive o envolvimento ativo em projetos de equipe e comece a pensar no desenvolvimento futuro. Peça feedback sobre o processo de integração e como ele pode ser aprimorado.
Além disso, os primeiros 30 dias devem incluir a definição de expectativas claras com relação às responsabilidades e aos resultados do funcionário. Esse também é o momento de revisar todas as normas de trabalho padrão já em vigor com a sua equipe.
8. Incentivar o engajamento
Depois que o funcionário estiver totalmente integrado à equipe, continue a oferecer oportunidades para que ele se conecte mais profundamente com a empresa e sua missão, como, por exemplo:
- Aprendizado contínuo: Promova oportunidades de desenvolvimento e crescimento profissional, como participar de webinars, cursos on-line, sessões de treinamento e conferências.
- Conexões sociais: Organize horas sociais virtuais, quebra-gelos, refeições ou exercícios de formação de equipes, como noites de curiosidades ou uma série de palestrantes, para ajudar os funcionários remotos a se conectarem e melhorarem sua saúde mental.
Integração de funcionários remotos facilitada
Para as empresas que contratam uma equipe remota global, a integração de novos funcionários pode ser um desafio.
Configurar a tecnologia entre fronteiras, gerenciar uma folha de pagamento global em várias moedas e manter a conformidade com as leis trabalhistas internacionais pode ser complicado, além de confuso.
Mas a navegação não precisa ser desafiadora ou cara!
A parceria com um Empregador de Registro (EOR), como o Remofirst, facilita muito o processo. Um EOR atua como empregador legal dos funcionários, o que inclui assumir todas as tarefas de recursos humanos para contratações remotas que podem tornar o gerenciamento de equipes globais um desafio.
