A busca de talentos globais de alto nível é o primeiro passo para formar uma equipe forte e obter os funcionários certos para suas necessidades específicas. Uma empresa flexível que aceita talentos de todo o mundo tem uma vantagem competitiva sobre aquelas que contratam apenas localmente.
No entanto, gerenciar trabalhadores internacionais pode ser um desafio, especialmente quando se trata de folha de pagamento e impostos. É preciso pagar com precisão os funcionários em suas respectivas moedas, proteger seus dados confidenciais e manter-se atualizado sobre os requisitos de conformidade.
Para ficar à frente desses desafios, é fundamental obter uma solução de folha de pagamento remota que o ajude a gerenciar a folha de pagamento e os impostos de toda a força de trabalho internacional.
Este guia tem o objetivo de ajudá-lo a navegar pela folha de pagamento remota e revelar a melhor solução para ajudá-lo a gerenciá-la de forma eficiente e em conformidade.
Tipos de trabalhadores remotos
Há três categorias principais de trabalhadores remotos com base em seu relacionamento com os empregadores. Cada uma dessas categorias tem requisitos diferentes em termos de pagamento de impostos e benefícios oferecidos. Vamos dar uma olhada em como elas funcionam.
- Trabalhador remoto em tempo integral: Trabalha como qualquer outro funcionário em tempo integral e recebe os mesmos benefícios, como assistência médica e subsídios. Às vezes, a empresa que o contrata pode ter de abrir uma filial física em sua localidade, que deve estar em conformidade com as leis locais. Nesse caso, o empregador retém e paga a renda e os impostos.
- Trabalhador remoto de empresa individual: Uma das formas mais simples de contratar funcionários remotos. Aqui, os funcionários estabelecem sua própria empresa, oferecem serviços ao empregador em outro país e emitem uma fatura. O principal desafio dessa categoria é a criação de uma empresa, pois isso pode ser muito caro em alguns países. Também é responsabilidade da empresa pagar impostos.
- Empreiteiro: Esse é um trabalhador remoto que trabalha em uma base de projeto a projeto. Ele pode ser pago por hora ou por projeto, de acordo com o contrato. A maioria das empresas que buscam contratar funcionários de outros países prefere os terceirizados, pois isso evita que elas tenham de lidar com impostos. Os prestadores de serviços são responsáveis pelo pagamento de seus impostos.
Observe que os EUA e a maioria dos outros países têm regras rígidas sobre quando um trabalhador deve ser classificado como terceirizado ou como trabalhador remoto em tempo integral. Você pode pagar multas enormes se classificar erroneamente um funcionário.
Portanto, para escolher o relacionamento certo com seu funcionário, é necessário pesquisar e entender as regras e os regulamentos da empresa. Um bom exemplo é a Assembly Bill 5 (AB5) da Califórnia, que dificultou para os empregadores a classificação de trabalhadores remotos como prestadores de serviços.
Compreensão dos requisitos de folha de pagamento remota
Uma folha de pagamento remota deve criar uma política baseada em estratégia com base em cinco fatores:
- Leis
- Moedas
- Impostos
- Retenções
- Frequência de pagamento
Ao administrar uma empresa nos EUA, por exemplo, você será responsável pelo pagamento dos impostos estaduais e federais relacionados ao fato de ter trabalhadores internacionais.
Embora os impostos variem de acordo com o estado, na maioria dos casos, eles incluem impostos de seguro-desemprego, seguro de compensação dos trabalhadores e seguro de invalidez temporária.
Se a empresa líder estiver sediada nos EUA e houver filiais em outros países, você pagará esses impostos ao governo desses países. Eles comprovam a conformidade do emprego, oferecem benefícios de seguridade social e protegem contra o desemprego.
Como empregador em um país estrangeiro, o governo exige que você cumpra as mesmas obrigações que qualquer outro empregador.
Isso significa que você não pode colocar todos os trabalhadores remotos em sua folha de pagamento. Todos os países exigem que você inclua os funcionários em sua folha de pagamento doméstica para que haja igualdade de condições, o que pode ser muito complicado.
Em um país como Portugal, é preciso cumprir as leis tributárias, incluindo imposto de renda, IVA, custos de seguridade social, impostos corporativos e imposto retido na fonte. Na maioria dos casos, você deverá reter impostos no país ou estado de origem do seu funcionário remoto.
Por exemplo, se a sua empresa estiver localizada na Geórgia e o funcionário trabalhar em Michigan, você pagará o imposto de desemprego estadual e reterá o imposto de renda em Michigan.
A melhor abordagem é consultar um especialista antes de contratar qualquer talento global para ficar em conformidade com todos os impostos relacionados à folha de pagamento remota.
Como pagar os funcionários remotos com base nas leis de seus países
As leis de salário, pagamento de horas extras e frequência de pagamento variam em cada país. Antes de decidir quanto deve pagar aos seus funcionários remotos, você deve pesquisar minuciosamente as leis do país. Certifique-se de conhecer o custo de vida, a faixa salarial para o conjunto de habilidades específicas, as horas de trabalho e as horas extras.
Por exemplo, as horas de trabalho semanais em Portugal são limitadas a 40. Se um funcionário trabalha à noite ou nos fins de semana, ele precisa receber o dobro do valor da hora. Na França, as horas de trabalho semanais são limitadas a 35. Deve haver uma taxa maior para quaisquer horas adicionais trabalhadas por um funcionário.
Ao decidir o salário mensal, você também deve considerar outros fatores, como se o funcionário trabalhará em casa ou se viajará para um escritório. Outro fator essencial a ser considerado é a frequência de pagamento para cada país.
Na Holanda, você só precisa pagar os funcionários pelo menos uma vez por mês. Entretanto, alguns estados dos EUA exigem o pagamento dos funcionários pelo menos duas vezes por mês.
Entender as leis de cada país pode ser uma tarefa árdua, especialmente se você tiver funcionários de muitos países diferentes. Mas com uma solução eficaz de contratação remota, você pode gerenciar funcionários de mais de 100 países sem complicações.
Pagamento de funcionários e manuseio de câmbio de moedas
A taxa de câmbio pode causar flutuações nos salários de seus funcionários remotos.
Seu objetivo como empregador é garantir que todos os funcionários, tanto locais quanto internacionais, sejam pagos de forma justa. É melhor garantir que eles não estejam preocupados com o valor que receberão no próximo mês.
Felizmente, é possível pagar aos trabalhadores remotos o mesmo valor na moeda deles todos os meses investindo em um Employer of Record (EOR).
Ele permite que você receba uma fatura de toda a sua força de trabalho global, independentemente de sua localização. Você pagará em uma moeda, mas o valor variará a cada mês devido às flutuações da moeda.
Essa solução evita a dor de cabeça de ter que calcular e converter moedas sempre que for fazer pagamentos. Ela também lhe dá a oportunidade perfeita de contratar trabalhadores remotos de vários países.
Garantia de privacidade e segurança de dados para seus funcionários remotos
É muito importante garantir que os dados confidenciais de seus funcionários remotos permaneçam seguros. Essa é uma maneira de cumprir as leis internacionais de transferência de dados.
Por exemplo, todas as empresas da União Europeia devem estar em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) de 2018. Essa é uma estrutura legal que fornece diretrizes sobre como os dados pessoais das pessoas que vivem na União Europeia devem ser tratados.
Você pode manter os dados pessoais da sua empresa e dos funcionários por meio do uso da tecnologia de criptografia. Isso garante que essas informações não sejam acessadas por pessoas não autorizadas. Mas todos os países têm leis e regulamentos relativos à segurança de dados, e saber o que cada país exige pode dar muito trabalho.
Com uma solução de folha de pagamento remota, você não precisa se preocupar com tudo isso, pois ela garante o cumprimento das leis de todos os países.
Quais são os prós e os contras de uma folha de pagamento remota?
Prós
- Ajuda a atrair os melhores talentos de todo o mundo para a sua empresa.
- Oferece uma oportunidade perfeita para aproveitar conjuntos de habilidades diversas e exclusivas que talvez não estejam disponíveis em sua região.
- Dá a você uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes, especialmente aqueles que estão contratando apenas nas proximidades.
- Não há necessidade de espaço para escritório, pois a maioria dos funcionários remotos trabalha em casa.
- Custo-benefício, pois alguns funcionários vêm de países com custo de vida mais baixo, o que significa que o pagamento mínimo mensal é menor.
- Você não precisa gastar muito tempo e dinheiro para criar uma subsidiária.
Contras
- Precisa entender as leis trabalhistas e as estruturas tributárias estrangeiras.
- Mudanças nas estruturas fiscais e na conformidade.
- Necessidade de gerenciar níveis de remuneração remota em vários países.
- Trabalhar com várias moedas.
- As taxas de transferência bancária global podem ser caras.
- Multas pesadas se sua empresa não estiver em conformidade.
- A legislação de alguns países permite apenas contratos de trabalho locais.
Supere todos os desafios da folha de pagamento remota com uma única solução
Simplificar o gerenciamento global de funcionários pode ser um desafio, especialmente se você decidir alinhar RH, jurídico e TI por conta própria. A parceria com um provedor de serviços de folha de pagamento remota cobre tudo, inclusive:
- Garantir a conformidade empregatícia, atendendo aos requisitos de cada país com relação a salários, impostos, benefícios e muito mais.
- Oferecer uma única fonte de pagamento para funcionários de diferentes países. Isso garante que você faça apenas um único pagamento mensal em uma moeda, independentemente do número de funcionários globais que você tenha.
- Fornecer pagamentos precisos e pontuais aos funcionários, juntamente com o suporte ao cliente, no qual eles podem fazer perguntas sobre seus contracheques.
- Garantir a máxima segurança dos dados da empresa e das informações pessoais dos funcionários. Eles conseguem isso mantendo-se atualizados sobre as mudanças nos padrões globais e utilizando práticas de privacidade líderes do setor.
Com o aumento do trabalho remoto global, há muitas oportunidades de contratar grandes talentos de qualquer lugar do mundo. Você pode contratar e gerenciar funcionários em outros países de forma acessível por meio de um EOR (Employer of Record) como o RemoFirst.
Principais conclusões
Há muitos benefícios em terceirizar a folha de pagamento internacional - você tem uma equipe de especialistas que pode lidar com todas as tarefas administrativas envolvidas no processamento da sua folha de pagamento, permitindo que você se concentre na administração da sua empresa.
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