É o período pós-feriado, e a temporada de impostos está em pleno andamento. Se você é uma empresa dos EUA que emprega contratados internacionais, provavelmente está se perguntando: “Preciso emitir um formulário 1099 para meus contratados estrangeiros?”
Resposta curta: provavelmente você não precisa emitir formulários 1099 para seus prestadores de serviços estrangeiros. Mas a resposta mais longa depende do status de residência dos seus trabalhadores, do local onde o trabalho foi realizado e dos formulários que seus prestadores de serviços precisam preencher.
As regras tributárias dos EUA são complexas e difíceis de entender — tudo, desde pagamentos internacionais até requisitos de trabalho remoto, adiciona complexidade à lógica tributária simples. Além disso, a contratação global introduz conceitos tributários adicionais, como status de residência, fonte de renda e requisitos de documentação.
Este guia de conformidade para empregadores explica quando o Formulário 1099 se aplica, quais formulários podem ser necessários em seu lugar e as práticas proativas de contratação a serem seguidas para simplificar a temporada de impostos.
Observação: este artigo tem fins educacionais e não constitui aconselhamento jurídico ou tributário. Os empregadores devem consultar profissionais qualificados na área tributária ou jurídica para obter orientações específicas.
O que é um 1099 (e o que não é)
O sistema de declaração 1099 tem como objetivo ajudar a Receita Federal (IRS) a rastrear determinados pagamentos feitos a não funcionários.
Primeiro, um 1099 não é um pagamento de imposto, prova de situação profissional ou um requisito para todos os prestadores de serviços. Isso é particularmente verdadeiro para pagamentos a prestadores de serviços internacionais que não são residentes fiscais nos EUA e não trabalharam nos Estados Unidos.
Em vez disso, um formulário 1099 simplesmente declara rendimentos que podem ser tributáveis nos termos da legislação dos EUA. Exige que os cidadãos americanos e residentes fiscais informem ao IRS quanto foi pago a um prestador de serviços, para que o IRS possa verificar se o prestador de serviços declara esses rendimentos na sua declaração de impostos.
Quando os empregadores precisam emitir um formulário 1099?
Os empregadores geralmente emitem formulários 1099 quando pagam a contratados dos EUA por rendimentos originários dos EUA.
Aqui estão as regras básicas para contratantes estrangeiros 1099: você deve emitir um Formulário 1099-NEC se pagou a um contratante pelo menos US$ 600 durante o ano fiscal e o contratante é considerado uma pessoa dos EUA para fins fiscais. Isso abrange cidadãos americanos, residentes nos EUA (incluindo portadores de Green Card), sociedades formadas nos EUA, empresas constituídas nos EUA e patrimônios ou trusts domésticos.
Portanto, se o prestador de serviços que você contratou não é um cidadão americano e não prestou serviços nos Estados Unidos, geralmente não é necessário emitir um formulário 1099.
O IRS utiliza os formulários 1099 para fins de declaração e fiscalização, por isso é importante preenchê-los corretamente. Emitir o formulário errado ou emitir um formulário desnecessariamente pode resultar em multas, correções e exposição a auditorias.
Formulário 1099-NEC vs. Formulário 1099-MISC: Qual é a diferença?
Para complicar ainda mais as coisas, existem dois formulários 1099 diferentes — o 1099-NEC ou o 1099-MISC — e as regras aplicáveis a cada um deles mudaram nos últimos anos.
Antes de emitir qualquer formulário 1099, certifique-se de que está emitindo a versão correta:
Formulário 1099-NEC: Remuneração de não funcionários
O formulário 1099-NEC é utilizado para declarar pagamentos por serviços prestados por não funcionários, incluindo:
- Freelancers
- Consultores
- Contratantes independentes
- Outros prestadores de serviços
Você deve emitir o Formulário 1099-NEC até 31 de janeiro se tiver pago a um prestador de serviços dos EUA US$ 600 ou mais durante o ano fiscal anterior.
Formulário 1099-MISC: Para que é usado atualmente
O formulário 1099-MISC não é mais utilizado para a maioria dos serviços prestados por contratados. Em vez disso, ele declara certas receitas diversas, tais como:
- Aluguel
- Prêmios e distinções
- Pagamentos médicos e de cuidados de saúde
- Determinados acordos judiciais
- Outras receitas não relacionadas a serviços
Os empregadores frequentemente utilizam erroneamente os formulários 1099-MISC para pagamentos a prestadores de serviços internacionais, criando riscos de conformidade.
Importante:
- O formulário 1099-MISC não é uma opção alternativa para prestadores de serviços estrangeiros.
- Os contratantes dos EUA devem receber o formulário 1099-NEC, e não o 1099-MISC.
- Os funcionários recebem o formulário W-2, não o 1099.
Vocês emitem um formulário 1099 para prestadores de serviços estrangeiros?
Não, na maioria dos casos, você não precisa enviar um formulário 1099 para prestadores de serviços estrangeiros.
Não importa onde o empregador está localizado. O IRS geralmente exige formulários 1099 apenas para pessoas dos EUA, portanto, a localização do contratante e a residência fiscal determinam as obrigações de declaração.
É aqui que os empregadores muitas vezes ficam confusos. Eles presumem que, por serem uma empresa americana, precisam emitir formulários 1099 para todos aqueles a quem pagam. Mas não é assim que funciona. Não importa se você os paga em dólares americanos ou transfere o dinheiro da sua conta bancária nos Estados Unidos; esses fatores não acionam os requisitos do formulário 1099.
Os empregadores às vezes se preocupam com casos extremos, como prestadores de serviços que se mudam no meio do ano ou têm dupla cidadania. Mas, em última análise, é a residência fiscal, e não a nacionalidade, que determina se é necessário preencher o formulário 1099.
É obrigação do empregador ter clareza sobre a residência fiscal dos trabalhadores:
- Um cidadão estrangeiro que vive nos EUA pode ser um residente fiscal dos EUA.
- Um cidadão americano que vive no exterior ainda pode ser considerado residente fiscal nos Estados Unidos.
- Um contratante estrangeiro que vive fora dos EUA e não é cidadão americano normalmente não é residente fiscal nos EUA.
Quais formulários os empregadores realmente precisam ao contratar prestadores de serviços estrangeiros
Os empregadores continuam a ter obrigações de documentação para os contratantes estrangeiros.
Você deve coletar os formulários apropriados do IRS para certificar o status de estrangeiro e a residência fiscal do contratado. Na verdade, não coletar esses formulários é um dos motivos mais comuns para auditorias em empresas que contratam trabalhadores globais.
Os formulários necessários dependem se você está trabalhando com uma pessoa física ou jurídica.
Formulário W-8BEN: Para contratantes estrangeiros individuais
O formulário W-8BEN é utilizado por contratantes estrangeiros individuais para certificar que não são cidadãos americanos para efeitos fiscais.
Do ponto de vista do empregador, este formulário cumpre três funções:
- Confirma o status de estrangeiro
- Estabelece residência fiscal em um país
- Determina se a retenção nos EUA se aplica (e, em caso afirmativo, a que taxa)
Os formulários W-8BEN são válidos por apenas três anos, portanto, você deve acompanhar suas datas de validade e solicitar formulários atualizados aos seus contratados quando necessário.
Evite erros comuns, como coletar o Formulário W-8BEN depois de começar a pagar seus funcionários ou deixar de verificar o país de residência listado para garantir que ele esteja correto e seja consistente com o local onde o contratado realmente mora. Além disso, certifique-se de manter essa documentação em mãos para fins de auditoria.
Formulário W-8BEN-E: Para empresas e entidades estrangeiras
O formulário W-8BEN-E tem a mesma finalidade que o formulário W-8BEN, mas aplica-se a entidades estrangeiras e não a pessoas físicas.
Essa distinção é importante, especialmente quando os contratados operam por meio de empresas estrangeiras ou sociedades de serviços pessoais. O status da entidade afeta a declaração e a retenção na fonte. Identificar erroneamente um indivíduo como uma entidade (ou vice-versa) causa erros na declaração e na retenção na fonte.
Os empregadores não devem utilizar o formulário W-8BEN-E por padrão simplesmente porque um contratante constituiu uma entidade jurídica — os proprietários únicos e as empresas não constituídas em sociedade devem utilizar o formulário W-8BEN.
Como os tratados fiscais afetam os pagamentos a empreiteiros estrangeiros
Os tratados fiscais são acordos entre países destinados a evitar a dupla tributação.
Sem um tratado, um contratado poderia ser tributado duas vezes sobre a mesma renda — uma vez no país onde vive e trabalha e outra vez pelos EUA.
Os tratados fiscais podem afetar a necessidade de retenção do imposto dos EUA sobre os pagamentos, mas não alteram a exigência do formulário 1099.
No caso de um tratado fiscal para contratantes estrangeiros declarado no formulário W-8, certifique-se de aplicar esses benefícios corretamente e guardar a documentação para o caso de uma auditoria. Não ter a documentação adequada pode expô-lo a riscos de conformidade.
O que acontece se um empregador emitir o formulário errado?
Emitir um formulário 1099 incorretamente pode criar mais riscos de conformidade fiscal para contratantes estrangeiros do que não emitir o formulário.
Você pode enfrentar penalidades do IRS por declarações incorretas. Enquanto isso, seu contratado pode receber um formulário desnecessário, o que pode confundir sua declaração de impostos. Isso exige mais trabalho da sua parte, pois o empregador é responsável por apresentar uma declaração retificativa para corrigir o erro.
Se você acidentalmente emitir o formulário errado, o IRS permite que os empregadores preencham formulários corrigidos — mas a correção proativa é importante.
Melhores práticas para empregadores que contratam prestadores de serviços estrangeiros
A época dos impostos é certamente confusa, mas os empregadores podem antecipar-se a estes requisitos de conformidade durante o processo de contratação.
Os empregadores que contratam prestadores de serviços estrangeiros devem:
- Recolha os formulários W-8 antes do primeiro pagamento.
- Mantenha registros centralizados e acessíveis.
- Revise a documentação anualmente.
Práticas de conformidade escaláveis evitam problemas. Mesmo que você esteja contratando apenas um ou dois prestadores de serviços internacionais, ter um processo claro facilita a expansão à medida que sua equipe cresce.
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A RemoFirst garante que você contrate em conformidade com:
- Criação de contratos em conformidade com as normas locais
- Tratamento da documentação fiscal, quando aplicável
- Seguindo as leis locais relativas à contratação de prestadores de serviços
Isso evita que você se preocupe em perder prazos ou preencher os formulários errados.
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Perguntas frequentes
1099 vs W-8: Preciso emitir um formulário 1099 para um prestador de serviços que mora em outro país?
Geralmente, não. Se o contratado não for residente fiscal nos EUA e não tiver prestado serviços nos Estados Unidos, você não precisa emitir um formulário 1099. Em vez disso, você deve coletar o formulário W-8BEN ou W-8BEN-E para documentar sua condição de estrangeiro.
Qual é a diferença entre o formulário W-8BEN e o formulário W-8BEN-E?
O formulário W-8BEN é para contratantes estrangeiros individuais. O formulário W-8BEN-E é para empresas e entidades comerciais estrangeiras. Certifique-se de que está a utilizar o formulário correto, consoante esteja a pagar a um indivíduo ou a uma empresa.
Preciso fornecer um formulário 1099 a um prestador de serviços estrangeiro?
Sim, se o contratante for residente fiscal nos EUA (como um cidadão americano ou portador de Green Card que vive no exterior) ou se prestou serviços fisicamente nos Estados Unidos, ele pode ser considerado uma pessoa dos EUA para fins fiscais e deve receber um formulário 1099.
Qual é o prazo de validade do formulário W-8BEN?
O formulário W-8BEN tem validade de três anos. Após esse período, você precisará solicitar um formulário atualizado ao contratante para manter a documentação em dia.
O pagamento em dólares americanos altera os requisitos de relatório?
Não. A moeda e os métodos de pagamento não determinam se é necessário um formulário 1099.
O que acontece se eu não recolher um formulário W-8?
A não coleta da documentação adequada pode acarretar auditorias, problemas de retenção e penalidades de conformidade.
