É o período pós-feriado, e a temporada de impostos está em pleno andamento. Se você é uma empresa dos EUA que emprega contratados internacionais, provavelmente está se perguntando: “Preciso emitir um formulário 1099 para meus contratados estrangeiros?”
Resposta curta: provavelmente você não precisa emitir formulários 1099 para seus prestadores de serviços estrangeiros. Mas a resposta mais longa depende do status de residência dos seus trabalhadores, do local onde o trabalho foi realizado e dos formulários que seus prestadores de serviços precisam preencher.
As regras tributárias dos EUA são complexas e difíceis de entender — tudo, desde pagamentos internacionais até requisitos de trabalho remoto, adiciona complexidade à lógica tributária simples. Além disso, a contratação global introduz conceitos tributários adicionais, como status de residência, fonte de renda e requisitos de documentação.
Este guia de conformidade para empregadores explica quando o Formulário 1099 se aplica, quais formulários podem ser necessários em seu lugar e as práticas proativas de contratação a serem seguidas para simplificar a temporada de impostos.
Observação: este artigo tem fins educacionais e não constitui aconselhamento jurídico ou tributário. Os empregadores devem consultar profissionais qualificados na área tributária ou jurídica para obter orientações específicas.
O que é um 1099 (e o que não é)
O sistema de declaração 1099 tem como objetivo ajudar a Receita Federal (IRS) a rastrear determinados pagamentos feitos a não funcionários.
Em primeiro lugar, um formulário 1099 não é um pagamento de imposto, nem um comprovante de situação profissional, nem uma exigência para todos os prestador de serviços. Isso se aplica especialmente a pagamentos a prestadores de serviços internacionais que não são residentes fiscais dos EUA e não trabalharam nos Estados Unidos.
Em vez disso, o formulário 1099 apenas declara rendimentos que podem ser tributáveis de acordo com a legislação dos EUA. Ele exige que os cidadãos americanos e residentes fiscais informem ao IRS o valor da remuneração paga a um “ prestador de serviços ”, para que o IRS possa verificar se o “ prestador de serviços ” declara essa renda em sua declaração de imposto de renda.
Quando os empregadores precisam emitir um formulário 1099?
Os empregadores geralmente emitem formulários 1099 quando pagam a contratados dos EUA por rendimentos originários dos EUA.
Aqui estão as regras básicas do formulário 1099 para pagamentos a estrangeiros ( prestador de serviços ): você deve emitir um Formulário 1099-NEC se tiver pago a um “ prestador de serviços ” pelo menos US$ 600 durante o ano fiscal, e se o “ prestador de serviços ” for considerado uma pessoa dos EUA para fins fiscais. Isso abrange cidadãos dos EUA, residentes nos EUA (incluindo portadores de Green Card), sociedades de pessoas constituídas nos EUA, sociedades anônimas constituídas nos EUA e espólios ou trusts nacionais.
Portanto, se o prestador de serviços que você contratou não for uma pessoa dos EUA e não tiver prestado serviços nos EUA, geralmente você não precisa emitir um formulário 1099.
O IRS utiliza os formulários 1099 para fins de declaração e fiscalização, por isso é importante preenchê-los corretamente. Emitir o formulário errado ou emitir um formulário desnecessariamente pode resultar em multas, correções e exposição a auditorias.
Formulário 1099-NEC vs. Formulário 1099-MISC: Qual é a diferença?
Para complicar ainda mais as coisas, existem dois formulários 1099 diferentes — o 1099-NEC ou o 1099-MISC — e as regras aplicáveis a cada um deles mudaram nos últimos anos.
Antes de emitir qualquer formulário 1099, certifique-se de que está emitindo a versão correta:
Formulário 1099-NEC: Remuneração não relacionada ao serviço de “colaborador ”
O formulário 1099-NEC é utilizado para declarar pagamentos por serviços prestados por não funcionários, incluindo:
- Freelancers
- Consultores
- Contratantes independentes
- Outros prestadores de serviços
Você deve emitir o Formulário 1099-NEC até 31 de janeiro caso tenha pago a um “ prestador de serviços ” dos EUA US$ 600 ou mais durante o ano fiscal anterior.
Formulário 1099-MISC: Para que é usado atualmente
O formulário 1099-MISC não é mais utilizado para a maioria dos serviços do Programa de Assistência ao Consumidor ( prestador de serviços ). Em vez disso, ele declara certas receitas diversas, tais como:
- Aluguel
- Prêmios e distinções
- Pagamentos médicos e de cuidados de saúde
- Determinados acordos judiciais
- Outras receitas não relacionadas a serviços
Os empregadores costumam utilizar, por engano, os formulários 1099-MISC para pagamentos internacionais de “ prestador de serviços ”, o que gera riscos de não conformidade.
Importante:
- O formulário 1099-MISC não é uma opção alternativa para prestadores de serviços estrangeiros.
- Os contratantes dos EUA devem receber o formulário 1099-NEC, e não o 1099-MISC.
- Os funcionários recebem o formulário W-2, não o 1099.
Vocês emitem um formulário 1099 para prestadores de serviços estrangeiros?
Não, na maioria dos casos, você não precisa enviar um formulário 1099 para prestadores de serviços estrangeiros.
Não importa onde o empregador esteja localizado. O IRS geralmente exige os formulários 1099 apenas para pessoas dos EUA; portanto, a localização e a residência fiscal do “ prestador de serviços ” determinam as obrigações de declaração.
É aqui que os empregadores muitas vezes ficam confusos. Eles presumem que, por serem uma empresa americana, precisam emitir formulários 1099 para todos aqueles a quem pagam. Mas não é assim que funciona. Não importa se você os paga em dólares americanos ou transfere o dinheiro da sua conta bancária nos Estados Unidos; esses fatores não acionam os requisitos do formulário 1099.
Os empregadores às vezes se preocupam com casos extremos, como prestadores de serviços que se mudam no meio do ano ou têm dupla cidadania. Mas, em última análise, é a residência fiscal, e não a nacionalidade, que determina se é necessário preencher o formulário 1099.
É obrigação do empregador ter clareza sobre a residência fiscal dos trabalhadores:
- Um cidadão estrangeiro que vive nos EUA pode ser um residente fiscal dos EUA.
- Um cidadão americano que vive no exterior ainda pode ser considerado residente fiscal nos Estados Unidos.
- Um “ prestador de serviços ” estrangeiro que more fora dos EUA e não seja cidadão americano normalmente não é considerado residente fiscal nos EUA.
Quais formulários os empregadores realmente precisam ao contratar prestadores de serviços estrangeiros
Os empregadores continuam a ter obrigações de documentação para os contratantes estrangeiros.
É necessário coletar os formulários apropriados do IRS para comprovar a condição de estrangeiro e a residência fiscal do “ prestador de serviços ”. Na verdade, a omissão na coleta desses formulários é um dos motivos mais comuns que levam à auditoria de empresas que contratam trabalhadores internacionais.
Os formulários necessários dependem se você está trabalhando com uma pessoa física ou jurídica.
Formulário W-8BEN: Para contratantes estrangeiros individuais
O formulário W-8BEN é utilizado por contratantes estrangeiros individuais para certificar que não são cidadãos americanos para efeitos fiscais.
Do ponto de vista do empregador, este formulário cumpre três funções:
- Confirma o status de estrangeiro
- Estabelece residência fiscal em um país
- Determina se a retenção nos EUA se aplica (e, em caso afirmativo, a que taxa)
Os formulários W-8BEN são válidos por apenas três anos, portanto, você deve acompanhar suas datas de validade e solicitar formulários atualizados aos seus contratados quando necessário.
Evite erros comuns, como coletar o Formulário W-8BEN depois de já ter começado a pagar seus funcionários, ou deixar de verificar o país de residência indicado para garantir que esteja correto e seja consistente com o local onde o “ prestador de serviços ” realmente reside. Além disso, certifique-se de manter essa documentação à mão para fins de auditoria.
Formulário W-8BEN-E: Para empresas e entidades estrangeiras
O formulário W-8BEN-E tem a mesma finalidade que o formulário W-8BEN, mas aplica-se a entidades estrangeiras e não a pessoas físicas.
Essa distinção é importante, especialmente quando os contratados operam por meio de empresas estrangeiras ou sociedades de serviços pessoais. O status da entidade afeta a declaração e a retenção na fonte. Identificar erroneamente um indivíduo como uma entidade (ou vice-versa) causa erros na declaração e na retenção na fonte.
Os empregadores não devem optar automaticamente pelo Formulário W-8BEN-E simplesmente porque um “ prestador de serviços ” constituiu uma pessoa jurídica — os proprietários individuais e as empresas não constituídas como pessoa jurídica devem utilizar o Formulário W-8BEN.
Como os tratados fiscais afetam os pagamentos de “ prestador de serviços ” estrangeiros
Os tratados fiscais são acordos entre países destinados a evitar a dupla tributação.
Sem um tratado, um “ prestador de serviços ” poderia ser tributado duas vezes sobre a mesma renda — uma vez no país onde mora e trabalha e outra vez pelos EUA.
Os tratados fiscais podem afetar a necessidade de retenção do imposto dos EUA sobre os pagamentos, mas não alteram a exigência do formulário 1099.
No caso de um tratado fiscal para contratantes estrangeiros declarado no formulário W-8, certifique-se de aplicar esses benefícios corretamente e guardar a documentação para o caso de uma auditoria. Não ter a documentação adequada pode expô-lo a riscos de conformidade.
O que acontece se um empregador emitir o formulário errado?
A emissão incorreta de um formulário 1099 pode representar um risco maior de não conformidade tributária no exterior prestador de serviços do que a simples omissão da emissão do formulário.
Você pode estar sujeito a multas do IRS por declarações incorretas. Além disso, seu prestador de serviços pode receber um formulário desnecessário, o que poderia causar confusão na declaração de imposto de renda. Isso, por sua vez, exige mais trabalho da sua parte, já que o empregador é responsável por apresentar uma declaração retificada para corrigir o erro.
Se você acidentalmente emitir o formulário errado, o IRS permite que os empregadores preencham formulários corrigidos — mas a correção proativa é importante.
Melhores práticas para empregadores que contratam prestadores de serviços estrangeiros
A época dos impostos é certamente confusa, mas os empregadores podem antecipar-se a estes requisitos de conformidade durante o processo de contratação.
Os empregadores que contratam prestadores de serviços estrangeiros devem:
- Recolha os formulários W-8 antes do primeiro pagamento.
- Mantenha registros centralizados e acessíveis.
- Revise a documentação anualmente.
Práticas de conformidade escaláveis evitam problemas. Mesmo que você esteja contratando apenas um ou dois prestadores de serviços internacionais, ter um processo claro facilita a expansão à medida que sua equipe cresce.
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- Elaboração de contratos em conformidade com a legislação local
- Gestão da documentação fiscal, quando aplicável
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Perguntas frequentes
1099 x W-8: Preciso emitir um formulário 1099 para um “ prestador de serviços ” que mora em outro país?
Geralmente, não. Se o “ prestador de serviços ” não for residente fiscal nos Estados Unidos e não tiver prestado serviços nos Estados Unidos, você não precisa emitir um formulário 1099. Em vez disso, você deve solicitar o Formulário W-8BEN ou W-8BEN-E para comprovar sua condição de estrangeiro.
Qual é a diferença entre o formulário W-8BEN e o formulário W-8BEN-E?
O formulário W-8BEN é para contratantes estrangeiros individuais. O formulário W-8BEN-E é para empresas e entidades comerciais estrangeiras. Certifique-se de que está a utilizar o formulário correto, consoante esteja a pagar a um indivíduo ou a uma empresa.
Será que algum dia precisarei fornecer um formulário 1099 a um “ prestador de serviços ” estrangeiro?
Sim, se o “ prestador de serviços ” for residente fiscal nos EUA (como um cidadão americano ou portador de Green Card que more no exterior) ou se tiver prestado serviços fisicamente nos Estados Unidos, ele poderá ser considerado uma “pessoa dos EUA” para fins fiscais e deverá receber um formulário 1099.
Qual é o prazo de validade do formulário W-8BEN?
O formulário W-8BEN tem validade de três anos. Após esse prazo, você precisará solicitar um formulário atualizado à Autoridade Fiscal dos Estados Unidos ( prestador de serviços ) para manter a documentação em dia.
O pagamento em dólares americanos altera os requisitos de relatório?
Não. A moeda e os métodos de pagamento não determinam se é necessário um formulário 1099.
O que acontece se eu não recolher um formulário W-8?
A não coleta da documentação adequada pode acarretar auditorias, problemas de retenção e penalidades de conformidade.
