Você é uma empresa dos EUA que está expandindo sua equipe com prestadores de serviços? Você precisa dominar dois formulários fiscais essenciais: o W-8 e o W-9. Fazê-los corretamente desde o início evita dores de cabeça com o Internal Revenue Service (IRS) (e mantém seus prestadores de serviços satisfeitos).
Principais conclusões:
- Colete os formulários W-9 dos prestadores de serviços dos EUA antes do primeiro pagamento, especialmente se eles ganharão mais de US$ 600 por ano.
- Obtenha o formulário W-8 correto dos prestadores de serviços internacionais para reduzir ou eliminar potencialmente as exigências de retenção.
- Acompanhe estrategicamente as datas de expiração dos formulários - os W-8 expiram após três anos, enquanto os W-9 duram indefinidamente, a menos que as informações sejam alteradas.
O que é um formulário fiscal W-9?
O formulário W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) é um documento fiscal essencial que as empresas dos EUA devem coletar de contratados sediados nos EUA, incluindo cidadãos, residentes e empresas dos EUA.
Como empregador, o Formulário W-9 garante que você tenha todos os detalhes necessários para informar os pagamentos de seus prestadores de serviços ao IRS.
Quando você contrata residentes dos EUA como prestadores de serviços, o formulário W-9 tem várias finalidades essenciais:
- Verifica o número de identificação de contribuinte (TIN) do contratante
- Documenta a classificação fiscal e o status de declaração do contratante
- Estabelece sua certificação como pessoa física ou jurídica dos EUA para fins fiscais
- Fornece as informações necessárias para o relatório 1099-NEC
O número de identificação do contribuinte em um formulário W-9 vem em duas formas: um número de seguro social (SSN) para prestadores de serviços individuais ou um número de identificação do empregador (EIN) para entidades comerciais. Esse número é fundamental porque os prestadores de serviços são responsáveis por suas próprias obrigações fiscais, diferentemente dos funcionários de tempo integral.
Sua empresa paga aos prestadores de serviços o valor total acordado - sem retenções - e os prestadores de serviços devem então calcular e pagar seus impostos sobre o trabalho autônomo por meio de pagamentos trimestrais de imposto de renda estimado ao IRS. Sem a documentação adequada do TIN, sua empresa pode sofrer penalidades por declarar incorretamente os pagamentos dos prestadores de serviços.
A função mais importante do W-9 para sua empresa está relacionada à declaração anual de impostos. Quando você paga a um prestador de serviços dos EUA US$ 600 ou mais por ano, as normas do IRS exigem que você informe esses pagamentos usando o Formulário 1099-NEC (Remuneração de não empregados).
O W-9 fornece todas as informações necessárias para a preparação precisa dos 1099s, que devem ser distribuídos ao contratante e ao IRS até 31 de janeiro do ano fiscal seguinte.
As empresas não apresentam o W-9 diretamente ao IRS, mas devem mantê-lo em arquivo para fins de declaração de impostos.
Pense no W-9 como sua apólice de seguro contra complicações do IRS ao trabalhar com prestadores de serviços dos EUA. Essa página única e poderosa faz mais do que coletar uma identificação fiscal - é a prova de que você fez a devida diligência na documentação do contratado.
O que é um formulário de imposto W-8?
O formulário W-8 é utilizado por empresas norte-americanas que empregam prestadores de serviços e entidades estrangeiras que não são dos EUA. Os formulários W-8 garantem a conformidade dos pagamentos globais de empreiteiros, estabelecendo o status de estrangeiro de um empreiteiro.
Os formulários também ajudam a determinar as taxas de retenção de impostos apropriadas de acordo com as normas fiscais dos EUA. Sem uma documentação W-8 válida, sua empresa pode ser obrigada a reter 30% dos pagamentos para impostos americanos. Os dois formulários W-8 mais comumente usados por empresas em expansão global são:
- Formulário W-8BEN: Certificado de status estrangeiro do proprietário beneficiário para pessoas físicas
- Formulário W-8BEN-E: Certificado de status estrangeiro do proprietário beneficiário para entidades
A obtenção do formulário W-8 correto pode:
- Desbloquear benefícios de tratados fiscais que poderiam reduzir ou eliminar as exigências de retenção
- Documentar sua conformidade com as normas fiscais dos EUA
- Estabelecer processos de pagamento eficientes
- Ajude sua empresa a se preparar para os relatórios de fim de ano
No encerramento do ano fiscal, as empresas devem informar os pagamentos a prestadores de serviços fora dos EUA usando o Formulário 1042-S. As informações coletadas nos formulários W-8 fornecem a base para a declaração precisa de pagamentos internacionais e conformidade fiscal.
Formulário W-8BEN
O formulário W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting - Individuals) destina-se especificamente a empreiteiros individuais não americanos. Ao coletar esse formulário, preste atenção especial a:
- O país de residência do contratante
- Reivindicações de tratados fiscais que podem reduzir as exigências de retenção
- O número de identificação fiscal estrangeiro do contratante, se necessário
- Certificação adequada por meio de assinatura e data
Por padrão, você deve reter 30% dos pagamentos a pessoas físicas não americanas, a menos que elas se qualifiquem para uma retenção reduzida nos termos de um tratado fiscal. O W-8BEN o ajuda a determinar e documentar a taxa de retenção correta. Seus contratados lhe agradecerão por fazer isso corretamente!
Formulário W-8BEN-E
Aotrabalhar com entidades comerciais não americanas em vez de pessoas físicas, você precisará coletar o formulário W-8BEN-E. Esse documento mais complexo ajuda a estabelecer a classificação fiscal da entidade e a elegibilidade para reivindicar benefícios de tratados fiscais.
O W-8BEN-E exige mais documentação do que a versão individual, incluindo:
- A classificação fiscal da entidade
- Requisitos de relatórios da Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA)
- Disposições específicas do tratado que estão sendo reivindicadas
- Detalhes sobre a estrutura de propriedade da entidade
Outros formulários W-8
Emboraa maioria das empresas lide principalmente com o W-8BEN e o W-8BEN-E, você deve estar ciente de três outras variantes do W-8:
- W-8 ECI: Usado quando uma pessoa ou entidade estrangeira tem renda efetivamente ligada a operações comerciais nos EUA
- W-8 IMY: exigido para intermediários estrangeiros que lidam com pagamentos em nome de terceiros
- W-8 EXP: Específico para governos estrangeiros e organizações isentas de impostos
Coleta do formulário W-9 ou W-8
Tornara coleta de formulários do IRS uma parte tranquila do processo de integração de seu prestador de serviços:
- Primeiro, determine o status fiscal de seu contratante - americano ou internacional? Pessoa física ou jurídica?
- Solicite o formulário apropriado antes de enviar o primeiro pagamento
- Revisar minuciosamente a precisão, especialmente IDs fiscais e reivindicações de tratados
- Armazene de forma segura para facilitar o acesso durante a temporada de impostos
Implemente um sistema para verificar se todos os campos obrigatórios foram preenchidos com precisão antes de aceitar os formulários.
Para os formulários W-9, certifique-se de que você tenha o nome legal do contratado, o nome da empresa (se aplicável), a classificação fiscal e o TIN correto. Para formulários W-8, preste atenção especial à residência fiscal, reivindicações de tratados e números de identificação fiscal estrangeiros.
Por quanto tempo os formulários W-8 e W-9 são válidos?
Issodepende da forma:
- Os W-9s são válidos indefinidamente, a menos que as informações de seu contratante sejam alteradas
- Os W-8s precisam ser renovados a cada três anos
- Qualquer alteração nas informações exige atualizações imediatas do formulário
Para esclarecer, os W-8s são válidos desde a data em que o formulário é assinado até o último dia do terceiro ano-calendário subsequente.
Por exemplo, um W-8 assinado em março de 2024 estará em vigor até 31 de dezembro de 2027. Defina lembretes pelo menos um mês antes da expiração para evitar a necessidade de renovações.
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