Principais conclusões:
- A classificação incorreta dos trabalhadores é um dos riscos mais significativos da contratação no exterior, e um risco que muitas empresas subestimam.
- As empresas que não adaptam os benefícios ao país de origem dos funcionários correm o risco não só de violar a lei, mas também de perder a confiança dos seus funcionários.
- As empresas que desejam evitar assumir o risco significativo do emprego internacional devem considerar a parceria com uma EOR.
O trabalho remoto mudou permanentemente a forma como as empresas crescem. O talento já não está limitado pela geografia e, para muitas equipes, a contratação internacional é a regra e não a exceção. Um designer no México, um engenheiro na Polônia, um gerente de sucesso do cliente na Austrália — todos trabalhando para a mesma empresa, muitas vezes sem que essa empresa possua uma única entidade estrangeira.
À primeira vista, isso parece um progresso. Contratações mais rápidas, maior variedade de talentos, custos mais baixos e mais flexibilidade para todos os envolvidos.
Mas o emprego global apresenta uma série de riscos que muitas equipes subestimam. Não por descuido, mas porque os riscos mais perigosos relacionados ao emprego raramente são óbvios. O trabalho é feito. As pessoas recebem seus salários. Tudo parece bem... até que não está mais.
Classificação incorreta que parece “de baixo risco”
A classificação incorreta dos trabalhadores é um dos riscos mais comuns no mundo do trabalho, mas ainda é amplamente mal compreendida. Ela tende a ocorrer quando uma empresa começa a adicionar prestadores de serviços à sua equipe.
Muitas empresas optam por contratar trabalhadores internacionais como prestadores de serviços porque parece mais fácil. A integração de prestadores de serviços é mais rápida. Há menos burocracia. Não há benefícios para gerenciar. Menos obrigações de longo prazo. Especialmente para equipes em estágio inicial ou enxutas, isso pode parecer um compromisso razoável.
A questão é que a classificação dos trabalhadores não é determinada pelo que você chama alguém em um contrato. É determinada pela forma como eles realmente realizam o trabalho, particularmente aos olhos das autoridades daquele país.
Ao determinar a situação profissional, os órgãos reguladores avaliam diversos fatores, tais como:
- A pessoa trabalha em horário fixo estabelecido pela empresa?
- Eles se reportam a um gerente?
- Eles dependem economicamente de uma única empresa?
- Eles estão usando ferramentas, sistemas ou marca da empresa?
- Eles desempenham funções essenciais para o negócio?
Se a resposta para a maioria dessas perguntas for sim, essa pessoa provavelmente será considerada um funcionário de acordo com a legislação local, independentemente do que estiver escrito no contrato. E, fundamentalmente, a responsabilidade geralmente recai sobre a empresa, não sobre o trabalhador.
Se uma empresa for considerada culpada por classificar incorretamente seus funcionários, ela poderá ter que pagar impostos atrasados, contribuições sociais não pagas, juros e multas.
Muitas equipes presumem que a classificação incorreta é um problema apenas quando o trabalhador reclama. Na realidade, auditorias, revisões regulatórias, aquisições ou até mesmo pedidos de visto podem revelar essas questões anos depois.
Contratos de trabalho que não se aplicam além-fronteiras
Os contratos são outro aspecto do emprego em que as empresas muitas vezes assumem que o que é legal em um país é legal em todos os lugares. Errado.
Um contrato que é perfeitamente legal em um país pode ser parcialmente inválido ou não conforme em outro. A legislação trabalhista é profundamente local, e cada detalhe é importante.
Alguns dos riscos mais comuns relacionados a contratos incluem:
- Cláusulas de rescisão que não cumprem os requisitos locais de aviso prévio ou indenização
- Períodos de experiência que excedem o permitido legalmente
- Não concessão de benefícios ou subsídios obrigatórios
- Cláusulas de não concorrência ou confidencialidade que não são aplicáveis localmente
- Horário de trabalho e condições de horas extras que entram em conflito com os códigos trabalhistas locais
Essas lacunas muitas vezes passam despercebidas porque não há necessariamente sinais de alerta imediatos. O funcionário assina na linha pontilhada e o trabalho começa.
O risco geralmente surge quando algo muda. Uma rescisão, um problema de desempenho, uma reestruturação ou uma disputa. Nesse momento, as empresas percebem que o contrato não oferece a proteção que elas imaginavam.
Em alguns casos, uma cláusula inválida não apenas deixa de proteger o empregador, como também pode expô-lo a responsabilidades legais.
A conformidade com a folha de pagamento é mais do que apenas pagar as pessoas
Quando as empresas pensam nos riscos relacionados à folha de pagamento, muitas vezes se concentram em saber se os funcionários são pagos em dia. E, sim, obviamente, pagar as pessoas em dia é importante, mas há muitas outras armadilhas ocultas na folha de pagamento global.
Além dos pagamentos pontuais, é essencial garantir a precisão em vários outros elementos, incluindo:
- Retenção do imposto de renda
- Contribuições patronais para a segurança social
- Pagamentos obrigatórios de pensão ou seguro
- Bônus legais, como o 13º ou 14º salário
- Relatórios e registros específicos por país
Em muitos países, essas obrigações podem mudar anualmente, à medida que as taxas variam e novos requisitos de relatório surgem.
Um equívoco comum é presumir que uma plataforma de pagamentos ou um provedor de folha de pagamento lida automaticamente com a conformidade de ponta a ponta. Na realidade, alguns provedores apenas processam pagamentos, deixando os registros, cálculos ou atualizações legais a cargo do empregador.
Quando ocorrem erros, raramente eles acionam alertas imediatos. As penalidades geralmente se acumulam silenciosamente até que uma autoridade local analise os registros ou um funcionário sinalize um problema.
Quando o problema é descoberto, ele pode abranger meses ou anos de ciclos de folha de pagamento, e o empregador pode acabar tendo que arcar com milhares em pagamentos atrasados, além de multas e penalidades.
Lacunas nos benefícios que prejudicam a retenção
Os benefícios são frequentemente tratados como opcionais para contratações internacionais, especialmente quando esses funcionários trabalham remotamente. Ou então, eles recebem o mesmo pacote de benefícios que os funcionários da sede da empresa.
Do ponto de vista jurídico, isso pode ser arriscado. Do ponto de vista da retenção, é ainda mais arriscado.
Em muitos países, benefícios como seguro saúde, contribuições para a previdência, férias remuneradas ou auxílio-alimentação não são vantagens; eles são exigidos por lei ou, no mínimo, fazem parte das normas locais de emprego.
Quando as empresas não oferecem esses tipos de benefícios, os funcionários percebem. Isso cria uma sensação de inferioridade em relação aos colegas de outros países.
Nesse caso, o risco não resulta em multa ou processo judicial. Ele se manifesta como desmotivação, menor lealdade e maior rotatividade.
Risco de estabelecimento permanente: escondido à vista de todos
O estabelecimento permanente (PE) é um dos riscos globais de emprego menos compreendidos, mas pode ter um impacto significativo nos resultados financeiros de uma empresa.
Em suma, o risco de PE surge quando as atividades de uma empresa em um país são consideradas como tendo criado uma presença tributável, mesmo sem o estabelecimento de uma entidade formal.
Muitas empresas assumem que o risco de PE se aplica apenas a grandes corporações. Na realidade, trata-se de atividade, não do tamanho da empresa.
A simples contratação de funcionários não necessariamente desencadeia PE, mas certas atividades podem aumentar significativamente o risco, tais como:
- Funcionários seniores que tomam decisões estratégicas ou geradoras de receita localmente
- Equipes de vendas negociando e fechando contratos
- Operações centralizadas de longo prazo em um único país
O que torna o risco de PE perigoso é o fato de ele ser praticamente invisível. As empresas podem operar por anos sem perceber que ultrapassaram um limite.
No entanto, as consequências podem ser graves se for constatado que uma empresa criou um PE, mesmo que não intencionalmente. Isso pode resultar em impostos corporativos retroativos, multas, juros e registro obrigatório.
Suposições sobre privacidade de dados que não se aplicam globalmente
Diferentes países têm regras diferentes sobre como os dados dos funcionários podem ser coletados, armazenados, transferidos e acessados. Algumas regiões, como a UE, têm requisitos particularmente rigorosos, especialmente quando os dados cruzam fronteiras.
O não cumprimento das leis de privacidade de dados pode resultar em penalidades severas.
Os empregadores devem fazer a si mesmos várias perguntas para garantir a integridade dos dados dos funcionários, tais como:
- Onde os dados dos funcionários são armazenados?
- Quem tem acesso a ele?
- O consentimento está devidamente documentado?
- Os fornecedores estão em conformidade com as regulamentações locais relativas ao tratamento de dados?
A segurança dos dados não é exatamente uma prioridade para muitas empresas até que haja uma reclamação, violação ou investigação regulatória. Nesse momento, a empresa provavelmente terá que se esforçar para mitigar os danos e também poderá enfrentar multas e prejuízos à sua reputação.
Horário de trabalho, horas extras e diferença de fuso horário
Não é segredo que o trabalho remoto pode, por vezes, prejudicar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos funcionários, especialmente quando os trabalhadores estão espalhados por diferentes fusos horários. Mas sabia que isso também pode se tornar uma questão de conformidade?
Em muitos países, as leis trabalhistas regulamentam:
- Horas máximas de trabalho
- Períodos de descanso obrigatórios
- Remuneração por horas extras
É bastante comum que ocorram violações inadvertidas dessas leis entre equipes remotas globais. Por exemplo, se um funcionário trabalha regularmente até tarde da noite para coincidir com outro fuso horário, isso pode acarretar obrigações ou violações relacionadas a horas extras, mesmo que o funcionário tenha concordado com o horário.
Para evitar infringir as leis trabalhistas internacionais, as empresas precisam monitorar cuidadosamente as horas de trabalho e garantir que estão cumprindo todos os requisitos locais, como a lei francesa sobre o direito à desconexão.
Políticas de RH uniformizadas
Criar políticas de RH centralizadas faz sentido do ponto de vista operacional, pois promove consistência e eficiência. O problema surge quando uma empresa assume que as políticas podem ser aplicadas de maneira uniforme em todos os países.
As empresas que gerenciam equipes internacionais rapidamente percebem que não é viável criar políticas gerais de RH, uma vez que a maioria dos países possui leis que regulamentam:
- Férias
- Licença remunerada
- Contribuições para a pensão
- Bônus obrigatórios, como o 13º salário
- Períodos de experiência
- Rescisão
- Indenização por tempo de serviço
Quando as empresas tentam implementar políticas universais de RH, isso pode rapidamente levar a problemas legais. Igualmente importante, isso frustra os funcionários que conhecem seus direitos locais, como vouchers de transporte no Brasil ou contribuições do empregador para óculos graduados na Polônia, e esperam que esses benefícios sejam claramente refletidos na política da empresa.
O risco a longo prazo de uma saída inconsistente
As equipes remotas muitas vezes subestimam a complexidade do processo de desligamento internacional, especialmente quando isso ocorre com pouca frequência.
Quando chega a hora de se despedir de um funcionário, há vários aspectos do processo de rescisão em que o empregador pode enfrentar problemas legais se não estiver a par das leis trabalhistas locais.
Os processos de rescisão, os períodos de aviso prévio, os cálculos de indenização, o prazo para pagamento final e os requisitos de documentação variam muito de acordo com o país, e o mau manejo do processo de desligamento é uma das maneiras mais rápidas de provocar disputas ou chamar a atenção dos órgãos reguladores.
O risco não é apenas jurídico. Ele também afeta a marca do empregador, especialmente em mercados de talentos menores, onde as notícias se espalham rapidamente.
Por que esses riscos são tão fáceis de ignorar
A maioria desses riscos não causa interrupção imediata nos negócios. As equipes podem contratar, integrar novos funcionários e operar em vários países, e tudo pode parecer bem, pelo menos inicialmente.
Os problemas tendem a surgir durante:
- Uma rescisão ou reestruturação
- Uma rodada de financiamento ou due diligence de aquisição
- Reclamação de um funcionário
- Uma auditoria governamental
Quando uma empresa toma conhecimento de um problema, o custo para corrigi-lo é significativamente mais alto do que o custo para preveni-lo, e é por isso que é tão importante ser proativo em relação à conformidade internacional.
Reduzindo riscos sem diminuir a velocidade
A contratação global deve proporcionar à sua empresa uma oportunidade de crescer sem atrasá-la ou acumular riscos desnecessários. Uma solução: estabelecer uma parceria com um Empregador Oficial.
Um EOR assume a responsabilidade por todos os detalhes jurídicos e de RH relacionados à contratação global, incluindo:
- Classificação dos trabalhadores
- Criação de contratos em conformidade com as normas locais
- Equipamento de transporte
- Integração
- Folha de pagamento
- Benefícios para funcionários
- Conformidade com as leis regionais
Em vez de aprenderem a lei trabalhista local da maneira mais difícil, as equipes obtêm uma base estruturada e em conformidade desde o primeiro dia e evitam possíveis problemas legais, uma vez que a EOR assume o risco como empregadora oficial dos funcionários internacionais.
A contratação global não é mais prerrogativa das megacorporações. Para muitas equipes em crescimento, ela é fundamental para suas operações. Trabalhar com uma EOR como a RemoFirst permite que essas empresas ajam rapidamente, permaneçam em conformidade e reduzam a exposição legal à medida que se expandem.
Quer saber mais sobre como um EOR pode ajudá-lo a expandir seus negócios além das fronteiras? Agende hoje mesmo uma demonstração com a RemoFirst.
