Há inúmeros benefícios em empregar uma equipe global e, atualmente, as equipes remotas que se estendem por países e continentes tornaram-se a norma e não a exceção.
No entanto, a colaboração com colegas de trabalho em vários fusos horários tem seus desafios. Pode ser difícil agendar reuniões às quais todos possam comparecer, o moral da empresa pode ser afetado negativamente se os funcionários se sentirem desconectados dos colegas, e assim por diante.
Vamos dar uma olhada em nove dicas práticas, métodos comprovados e hábitos inteligentes para ajudar os funcionários a colaborar perfeitamente com os colegas de equipe, independentemente do fuso horário em que estejam.
Principais conclusões:
- Trabalhar com uma equipe distribuída globalmente traz muitos benefícios, mas também apresenta desafios, como coordenação de fuso horário, problemas de comunicação e redução do moral.
- A comunicação assíncrona e modelos como "follow the sun" ajudam a manter a produtividade em diferentes fusos horários sem exigir interações constantes em tempo real.
- Construir a coesão da equipe, estabelecer limites claros para as horas de trabalho e concentrar-se nos resultados em vez das horas trabalhadas são essenciais para gerenciar equipes remotas de forma eficaz.
Os desafios de trabalhar com uma equipe distribuída
Trabalhar em fusos horários diferentes apresenta dificuldades inatas. Podem surgir conflitos de programação e podem ocorrer falhas de comunicação devido aos métodos de comunicação assíncronos. Além disso, as dificuldades de conexão com os colegas de trabalho podem afetar a produtividade e o moral dos funcionários.
"Há muitos benefícios para o indivíduo e para a empresa ao adotar o trabalho de qualquer lugar", disse Prithwiraj Choudhury, professor que pesquisa o trabalho remoto, à Harvard Business School. "Mas também há desafios, e um deles é que, quando as pessoas estão espalhadas por fusos horários, a comunicação é afetada."
No entanto, há medidas que você pode tomar para resolver esses desafios. Na verdade, um estudo do McKinsey Global Institute descobriu que as empresas podem aumentar a produtividade das equipes globais em até 25% implementando as ferramentas e estratégias de comunicação corretas.
Como tirar o máximo proveito das equipes distribuídas
1. Aproveite as ferramentas certas
Existem várias ferramentas que podem ajudar as equipes globais a cooperar e trabalhar com mais eficiência. Ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos, como Slack, Microsoft Teams, Asana e Jira, podem simplificar o gerenciamento de tarefas e a comunicação diária.
O compartilhamento de calendário por meio do Google ou do Outlook permite que os membros da equipe vejam a disponibilidade dos colegas de trabalho em todos os fusos horários. E há ferramentas de fuso horário como o Meeting Planner do TimeandDate ou o Every Time Zone para facilitar a coordenação. Você também pode aproveitar uma calculadora de sobreposição de fuso horário como o World Time Buddy.
2. Adote a comunicação assíncrona
Incentive as atualizações assíncronas por meio de ferramentas como Slack, Loom e Google Docs, e estabeleça normas de comunicação a serem seguidas por seus funcionários, definindo os tempos de resposta esperados, como sinalizar mensagens urgentes e quando é necessário se reunir pessoalmente.
Siga os exemplos de empresas como Buffer e GitLab, que priorizam reuniões assíncronas em vez de reuniões ao vivo. Você também pode conferir o Remote Playbook do GitLab para obter mais dicas.
3. Aplicar o modelo "Follow the Sun" (Siga o Sol)
Crie fluxos de trabalho de 24 horas distribuindo as equipes entre os fusos horários para garantir a dinâmica contínua do projeto. Por exemplo, uma tarefa pode começar com um engenheiro baseado nos EUA, ser aperfeiçoada por um funcionário na Índia e depois revisada por um colega de equipe em Portugal.
Esse modelo tira proveito do trabalho em diferentes fusos horários, melhorando a cobertura do suporte e acelerando o tempo de resposta.
4. Alinhar estrategicamente a equipe com base nos fusos horários
Coloque os principais tomadores de decisão ou líderes de equipe em todos os principais fusos horários, para que eles possam lidar com questões urgentes localmente. Isso reduz os gargalos e ajuda as equipes distribuídas a se sentirem apoiadas em cada um de seus fusos horários.
5. Defina limites claros e expectativas de comunicação
Os funcionários devem designar seus horários de trabalho e bloquear o tempo para compromissos pessoais em calendários compartilhados, para que fique claro quando cada membro da equipe está disponível (e quando não está).
Os gerentes também devem modelar horários de trabalho saudáveis e incentivar os funcionários a atualizar seus calendários ou status do Slack para comunicar quando estão no almoço ou não devem ser incomodados.
6. Criar coesão entre fronteiras
Há várias maneiras de ajudar os funcionários distribuídos internacionalmente a se sentirem parte de uma equipe coesa.
- Organize eventos sociais virtuais regulares, como bate-papos no café, jogos de perguntas e respostas, salas de fuga virtuais ou encontros temáticos em intervalos de tempo rotativos.
- Use uma ferramenta como o Donut para reunir aleatoriamente os funcionários para bate-papos.
- Organize retiros anuais presenciais ou encontros regionais para que os funcionários tenham a oportunidade de interagir face a face.
- Crie canais assíncronos de "bebedouro" no Slack, como #pets, #bookclub, etc., para manter a conexão além das tarefas de trabalho.
7. Redefinir a produtividade e evitar o microgerenciamento
Confie na sua equipe. Concentre-se nos resultados em vez de nas horas trabalhadas e comunique claramente que o resultado é mais importante do que estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Você pode usar ferramentas como Trello, ClickUp ou Notion para monitorar o progresso do projeto de forma transparente, sem check-ins constantes.
8. Confie na documentação e no compartilhamento de conhecimento
Enfatize a importância do compartilhamento de conhecimento e o compromisso de documentar tudo, inclusive fluxos de trabalho, anotações de reuniões e muito mais. Use wikis compartilhados, manuais internos e repositórios pesquisáveis como Confluence, Slate e Notion.
Também é uma boa ideia incentivar uma cultura de "documentar antes de discutir", que permite contribuições assíncronas e evita a repetição de informações.
9. Verifique regularmente com os funcionários
Realize reuniões individuais recorrentes com os funcionários para tratar de quaisquer problemas que eles possam estar enfrentando, comemorar suas vitórias e manter um toque humano, apesar das diferenças de fuso horário.
Use ferramentas como o Calendly para permitir que os membros da equipe reservem um horário adequado à sua agenda. Você também pode aproveitar as pesquisas de feedback para monitorar o envolvimento e o moral dos funcionários.
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Trabalhar em fusos horários diferentes tem seus desafios, mas com as estratégias, ferramentas e mentalidade certas, uma equipe dispersa globalmente pode ser vantajosa. Afinal, a contratação internacional lhe dá acesso aos melhores talentos do mundo, e uma equipe diversificada e internacional pode aumentar a produtividade e a inovação, entre outros benefícios.
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