Uma integração bem-sucedida molda a forma como os prestadores de serviços globais se conectam e colaboram com sua empresa. Um processo bem estruturado esclarece as expectativas, fornece aos prestadores de serviços acesso às ferramentas de colaboração necessárias e os ajuda a se sentirem parte da equipe, independentemente de onde estejam trabalhando.
Uma experiência de integração coesa também ajuda a garantir o cumprimento das exigências trabalhistas e fiscais locais. Essa é a melhor maneira de definir o status de um prestador de serviços desde o início e evitar problemas dispendiosos de classificação incorreta no futuro.
Com as empresas projetando planos para contratar mais freelancers nos próximos anos, agora é o momento de refinar e padronizar seu processo de integração de prestadores de serviços.
Principais conclusões:
- A elaboração de um contrato claro, compatível e bem definido constrói a base para uma relação de trabalho bem-sucedida com um prestador de serviços autônomo.
- Garantir que os trabalhadores sejam classificados corretamente como empregados ou prestadores de serviços independentes permite que os empregadores minimizem os riscos legais e financeiros.
- A definição antecipada das expectativas de comunicação ajuda a garantir que os resultados sejam concluídos quando esperado.
1. Confirmar as credenciais do contratado
Antes de contratar um novo prestador de serviços, é importante certificar-se de que você sabe com quem está trabalhando. Embora você não precise necessariamente realizar uma verificação detalhada de antecedentes como faria com um funcionário em tempo integral, reservar um tempo para verificar as credenciais de um prestador de serviços ajuda a reduzir os riscos.
Pense nessa etapa como uma forma de confirmar a credibilidade e a capacidade. Algumas maneiras de fazer isso incluem:
- Verificação de referências: Uma conversa rápida com clientes ou colegas anteriores pode lhe dar uma ideia do profissionalismo, da confiabilidade e da capacidade de cumprir os prazos da empresa contratada.
- Executar uma verificação "Conheça seu cliente" (KYC): Uma verificação de KYC ajuda a verificar a identidade de um prestador de serviços internacional e a avaliar possíveis riscos financeiros ou legais.
- Analisar exemplos de trabalhos anteriores: Portfólios, estudos de caso ou amostras de projetos mostram se as habilidades deles correspondem ao que você está procurando.
- Verificação de qualificações ou certificações: Isso pode ser essencial em campos especializados que exigem credenciais e habilidades específicas.
A confirmação da identidade, da experiência e das qualificações ajuda a evitar problemas de conformidade e lhe dá a tranquilidade de saber que está trabalhando com alguém confiável.
2. Certifique-se de que seus prestadores de serviços estejam devidamente classificados
A classificação dos trabalhadores envolve mais do que apenas declarar que alguém é um contratado ou um empregado. Trata-se de definir a natureza de como eles se encaixam e se envolvem com sua empresa.
Por exemplo, os funcionários em tempo integral normalmente trabalham sob a supervisão direta de uma empresa, têm um cronograma definido e usam equipamentos fornecidos pela empresa. A empresa também cuida da administração dos impostos sobre a folha de pagamento, da previdência social e de outros benefícios.
Os contratados independentes, por outro lado, são autônomos. Isso lhes dá controle sobre como, quando e onde realizam seu trabalho. Como regra geral, os prestadores de serviços usam seus próprios equipamentos e são responsáveis por suas próprias despesas e impostos de renda.
Não cometa o erro de presumir que as regras de classificação de prestadores de serviços em seu país de origem se aplicam a todos os lugares. Países diferentes se baseiam em leis diferentes para determinar o status de um trabalhador.
Por exemplo, um trabalhador considerado um empreiteiro nos Estados Unidos pode ser considerado um empregado na Alemanha ou no Reino Unido, dependendo da natureza do acordo de trabalho e da oportunidade de lucro ou perda do trabalhador.
A classificação errônea de um trabalhador como terceirizado, se mais tarde for determinado que ele é um empregado, pode expor a empresa a um risco significativo. Mesmo que a classificação incorreta não seja intencional, as consequências podem incluir o pagamento de multas e impostos atrasados e até mesmo ações judiciais.
Pesquise as leis trabalhistas locais em cada país onde você contrata prestadores de serviços estrangeiros para garantir a conformidade ou trabalhe com um especialista em emprego que possa orientá-lo no cenário normativo de cada país.
3. Elaborar um contrato claro e em conformidade
Contratos bem redigidos são o alicerce de qualquer relacionamento profissional. Um contrato sólido deve delinear claramente os termos de contratação, inclusive o escopo do trabalho e as condições de pagamento (mais sobre isso abaixo), para evitar mal-entendidos e problemas legais no futuro.
O contrato também deve especificar qualquer informação que o contratado deva manter em sigilo e estipular que sua empresa mantenha a propriedade de qualquer propriedade intelectual que o contratado produza para sua empresa.
Por último, mas não menos importante, o contrato deve incluir os termos de rescisão do contrato. Inclua as condições sob as quais qualquer uma das partes pode rescindir o contrato, se necessário, e defina uma estratégia de saída clara que ofereça segurança tanto para você quanto para o contratado.
4. Definir claramente o escopo do trabalho e as expectativas
Um escopo de trabalho (SOW) claramente definido ajuda a garantir que todos estejam na mesma página desde o início, estabelecendo expectativas e ajudando a evitar possíveis disputas.
Cada SOW deve delinear as metas do projeto, as tarefas específicas a serem concluídas e os principais marcos e prazos. Esses detalhes ajudam o contratado a entender exatamente o que se espera dele e permitem que ele planeje seu trabalho adequadamente.
Por exemplo, não escreva apenas que o contratado deve "criar um site". Em vez disso, especifique que eles devem "construir um site de cinco páginas com um formulário de contato e uma galeria de produtos, com os modelos de design a serem enviados até 1º de maio".
Lembre-se de que a maioria dos prestadores de serviços espera ter autonomia sobre como e quando concluir o trabalho que você lhes atribui. Isso significa que você deve se abster de:
- Definição de horários de trabalho específicos
- Microgerenciar seu trabalho
- Exigir que eles trabalhem no local
O foco deve estar nos resultados e nas entregas, não no processo. Essa abordagem ajuda a manter o status de independência do contratado e reduz o risco de classificação incorreta.
5. Estabelecer condições de pagamento e moeda
As condições de pagamento são outro componente essencial de um contrato. As taxas, a taxa total do projeto, o cronograma de pagamento e os detalhes sobre o processo de faturamento do trabalho do empreiteiro devem ser incluídos.
Para pagar seus prestadores de serviços, é necessário decidir sobre um cronograma de pagamento (semanal, mensal etc.) e escolher um método de pagamento conveniente para ambas as partes.
As empresas podem pagar os prestadores de serviços na moeda local da empresa ou na moeda local do prestador de serviços. Embora os prestadores de serviços geralmente prefiram ser pagos em sua moeda local, a flutuação das taxas de câmbio pode criar desafios. Para evitar surpresas, é melhor definir uma taxa fixa ou um valor de pagamento no contrato e especificar que ele não mudará com as flutuações da moeda.
Em geral, as empresas não são responsáveis por reter impostos dos pagamentos de prestadores de serviços independentes. No entanto, você ainda deve confirmar a situação fiscal do prestador de serviços.
Certifique-se também de conhecer os requisitos de declaração de impostos de seu próprio país para prestadores de serviços internacionais.
Por exemplo, as empresas dos EUA que empregam freelancers internacionais precisarão que o contratado preencha o Formulário W-8BEN para confirmar que ele A. não é residente nos EUA e B. não está sujeito a retenções de impostos nos EUA.
Para o método de pagamento real, você tem várias opções:
- Transferências bancárias internacionais (SWIFT): Esse método é seguro e amplamente aceito. No entanto, pode ser lento, com transferências que levam vários dias e exigem taxas mais altas tanto para o remetente quanto para o destinatário.
- Plataformas de pagamento on-line: Serviços como Wise ou Payoneer são populares porque geralmente são mais rápidos e têm estruturas de taxas mais transparentes do que os bancos tradicionais. Eles também podem oferecer melhores taxas de câmbio.
- Carteiras digitais: Plataformas como o PayPal ou outras são convenientes para pagamentos menores, mas podem ter tarifas mais altas e taxas de câmbio menos favoráveis.
6. Garantir a conformidade legal e tributária
É importante lembrar que os contratos de empreiteiros devem atender às leis trabalhistas e tributárias locais no país de residência do empreiteiro. O que funciona em um país pode não ser legal em outro, e as obrigações fiscais podem variar.
Navegar por essas regulamentações pode ser complexo, especialmente quando se trabalha com prestadores de serviços em vários países.
Para simplificar esse processo, muitas empresas usam ferramentas ou serviços especializados. Por exemplo, uma plataforma de pagamento global pode automatizar a coleta dos formulários fiscais necessários e gerenciar pagamentos em moedas locais, ajudando a reduzir os encargos administrativos.
Muitas empresas optam por fazer parceria com um Empregador de Registro (EOR). Os EORs podem gerenciar a contratação de prestadores de serviços em seu nome, criando um contrato em conformidade com as normas locais, administrando a folha de pagamento e gerenciando os registros de impostos locais (se necessário).
7. Fornecer acesso a ferramentas e definir expectativas de comunicação
Para garantir que seu novo prestador de serviços esteja pronto para começar com o pé direito, é fundamental fornecer a ele todos os recursos necessários para realizar o trabalho.
No primeiro dia, forneça ao prestador de serviços acesso a todos os softwares, logins e aplicativos relacionados ao projeto de que ele precisará, como, por exemplo
- Software de gerenciamento de projetos, como Asana ou Trello
- Plataformas de comunicação, como o Slack ou o Teams
- E-mail da empresa e sistemas de compartilhamento de arquivos, como o Google Drive ou o Dropbox
- Qualquer outro software ou plataforma específica relevante para sua função
Apresente-lhes o principal ponto de contato, a pessoa a quem devem recorrer em caso de dúvidas ou atualizações, bem como os membros da equipe com os quais trabalharão em estreita colaboração.
Por fim, estabeleça uma cadência regular de check-in. Vocês farão uma videochamada semanal ou as verificações ocorrerão somente quando um marco for atingido?
A definição de um cronograma específico ajuda todos a permanecerem alinhados e mantém o projeto em andamento sem a necessidade de interrupções não programadas no fluxo de trabalho mais amplo.
Integre seus prestadores de serviços de forma compatível com o RemoFirst
O RemoFirst simplifica a contratação, a integração e o gerenciamento de prestadores de serviços em mais de 150 países. Sabemos que a contratação de prestadores de serviços internacionais pode ser complexa. É por isso que trabalhamos arduamente para facilitar a contratação de prestadores de serviços independentes para adicionar à sua equipe global.
Lidamos com tarefas essenciais, como verificações de Know Your Customer (KYC) e criamos contratos em conformidade com a lei que seguem as leis trabalhistas locais.
O RemoFirst também facilita o pagamento de seus prestadores de serviços, por apenas US$ 25 por prestador de serviços, por mês. Os prestadores de serviços podem registrar suas horas ou enviar faturas de preço fixo diretamente em nosso sistema. Em seguida, com sua aprovação em um único clique, os pagamentos são processados automaticamente e enviados ao prestador de serviços - em sua moeda local.
Também oferecemos uma camada gratuita de gerenciamento de prestadores de serviços que permite a criação de contratos sem nenhum custo.
Pronto para saber mais? Inscreva-se em nosso nível de contratante gratuito ou agende uma demonstração para saber como podemos ajudá-lo a contratar e gerenciar talentos em tempo integral e freelancers em todo o mundo. Também podemos ajudá-lo a contratar e pagar funcionários em tempo integral em mais de 185 países.
