Os negócios têm altos e baixos. Em alguns meses, sua equipe pode estar sobrecarregada. Em outros meses, é como se fossem ervas daninhas.
Talvez você esteja trabalhando em um projeto que precisa de uma habilidade muito específica que, por melhor que seja a sua equipe, ninguém tem em seu kit de ferramentas. Ou você simplesmente não consegue encontrar a pessoa certa para trabalhar em tempo integral, mas o trabalho ainda precisa ser feito.
A solução para esses problemas geralmente é a mais simples: contratar um prestador de serviços independente.
Nós o orientaremos sobre a diferença entre funcionários e prestadores de serviços, os prós e os contras de contratar um prestador de serviços e as práticas recomendadas que você deve ter em mente.
Principais conclusões:
- Funcionários e prestadores de serviços não são a mesma coisa, e saber a diferença é essencial.
- Os prestadores de serviços oferecem muitas vantagens, incluindo habilidades especializadas, custos reduzidos e flexibilidade.
- Um Employer of Record pode simplificar o processo e reduzir os riscos associados à contratação de prestadores de serviços.
Empreiteiro independente vs. empregado: Qual é a diferença?
Antes de mais nada, vamos analisar o que é um prestador de serviços independente e como ele difere de um empregado.
Contratantes independentes
Um prestador de serviços independente é autônomo e opera como uma entidade comercial. Ele pode trabalhar para mais de um cliente ao mesmo tempo e, normalmente:
- Definir sua própria programação
- Pagar seus próprios impostos comerciais
- Não recebem benefícios das empresas em que trabalham
- Usar seu próprio equipamento
- São pagos de acordo com os termos dos contratos dos clientes
Funcionários
Por outro lado, um funcionário trabalha diretamente para um empregador. Eles também:
- São obrigados a trabalhar nas horas específicas estabelecidas pelo empregador
- Não é necessário declarar impostos sobre a folha de pagamento
- Receber benefícios, como plano de saúde ou um plano 401(k)
- Usar equipamentos fornecidos por seu empregador
- São pagos por hora ou por salário
Vantagens da contratação de prestadores de serviços independentes
1. Pool global de talentos
Um dos benefícios mais significativos de trabalhar com empreiteiros é que você não está limitado pela área geográfica.
Você pode literalmente contratar alguém de qualquer lugar do mundo para fazer o trabalho, desde que essa pessoa tenha as habilidades que você procura.
Se o contratado morar em outro país, você também se beneficiará de uma perspectiva diferente.
Isso não apenas ajudará a diversificar os pontos de vista e as percepções da sua equipe, mas o contratado também poderá fornecer informações sobre um mercado que a sua empresa está de olho para uma possível expansão futura.
2. Acesso a habilidades especializadas
Digamos que a sua empresa esteja trabalhando em um projeto que exija análise aprofundada de dados, habilidades de desenvolvimento de back-end ou redação. Basicamente, qualquer coisa além do escopo do trabalho que seus funcionários normalmente realizam.
A contratação de um prestador de serviços lhe dá acesso imediato a alguém com essas habilidades específicas que pode entrar em cena, realizar o trabalho necessário para aquele projeto específico e, em seguida, seguir para o próximo trabalho.
3. Capacidade de se adaptar às necessidades da empresa
A contratação de prestadores de serviços em vez de funcionários oferece às empresas a flexibilidade de se adaptarem rapidamente a cargas de trabalho flutuantes sem os compromissos de longo prazo que vêm com as contratações em tempo integral.
Isso é especialmente benéfico durante períodos de maior demanda, como picos sazonais, ou ao lidar com projetos grandes e de curto prazo.
Por exemplo, se a sua empresa prevê um aumento temporário na atividade durante uma estação específica ou assume um projeto que exige horas adicionais apenas por um período limitado, contratar um prestador de serviços pode ser uma solução mais eficiente do que contratar um funcionário.
4. Integração rápida
Embora ainda seja importante definir claramente as expectativas com os prestadores de serviços, uma vez que eles normalmente são contratados para trabalhar em um projeto específico, geralmente é muito mais rápido integrar um prestador de serviços do que um funcionário.
Ao contrário dos funcionários, os prestadores de serviços não precisam passar pela inscrição de benefícios ou por longos processos de RH, como sessões de orientação. Como os prestadores de serviços já estão familiarizados com o gerenciamento de sua própria configuração de trabalho, ferramentas e cronogramas, eles devem ser capazes de se integrar rapidamente aos projetos.
5. Fácil reengajamento
Um benefício que as empresas geralmente não consideram ao contratar prestadores de serviços independentes é a capacidade de recontratá-los facilmente para trabalhos futuros.
Como o seu contratado já está acostumado com a empresa, entende como as entregas são tratadas e você os tem em seu sistema de folha de pagamento , pode evitar todas essas tarefas tediosas.
Agora, o empreiteiro pode simplesmente retomar o trabalho de onde parou e começar o projeto muito antes.
6. Economia de custos
Os prestadores de serviços operam como uma entidade comercial, portanto, sua empresa não terá as mesmas despesas que teria com um funcionário em tempo integral, como benefícios, assistência médica, contribuições para a aposentadoria e folgas remuneradas.
Os empregadores também economizam em impostos sobre a folha de pagamento, pois os prestadores de serviços gerenciam e pagam seus próprios impostos.
7. Teste como possível funcionário em tempo integral
Dependendo do país, pode haver muitas leis e regulamentos sobre a demissão de um funcionário.
A França é um bom exemplo. Portanto, se você contratar alguém e não der certo, pode ser demorado e caro rescindir o contrato.
A contratação de alguém inicialmente como prestador de serviços permite que você faça um "teste" para o trabalho antes de contratá-lo como funcionário de tempo integral. Em seguida, se houver compatibilidade, você poderá converter o contratado em funcionário de tempo integral.
Práticas recomendadas para a contratação de prestadores de serviços
Antes de contratar um prestador de serviços, há várias etapas que devem ser seguidas para garantir que a pessoa que você está contratando seja a pessoa certa para o trabalho e para proteger sua empresa de possíveis riscos.
Analise seu portfólio
Peça para ver amostras de tarefas realizadas para outros clientes. Isso permitirá que você veja exemplos de trabalhos anteriores e avalie se eles possuem as habilidades necessárias para o seu projeto.
O portfólio também deve destacar a diversidade das habilidades do contratado e fornecer informações sobre sua capacidade de se adaptar a diferentes tipos de trabalho ou desafios.
Verifique suas referências
Peça uma lista de clientes anteriores e entre em contato com eles para obter um feedback honesto sobre sua experiência com a empreiteira.
Algumas perguntas a serem feitas devem incluir se a empresa contratada foi capaz de:
- Cumprir prazos
- Comunique-se de forma eficaz
- Fornecer resultados de qualidade
Além disso, pergunte às referências se elas contratariam o prestador de serviços novamente e por que sim ou por que não.
Realizar uma verificação de antecedentes
Mesmo que ele não venha a trabalhar como funcionário em tempo integral, você deve garantir que o prestador de serviços seja confiável e legalmente qualificado para trabalhar no seu projeto.
Uma verificação de antecedentes também verificará sua identidade, suas qualificações profissionais e se ele tem alguma instabilidade financeira ou histórico criminal.
Verificar a cobertura do seguro
Verifique se o empreiteiro que você está pensando em contratar tem cobertura de seguro para proteger sua empresa de possíveis responsabilidades.
Por exemplo, suponha que um prestador de serviços seja ferido no trabalho ou cometa um erro que resulte em uma perda financeira. Nesse caso, o seguro dele pode cobrir esses custos, protegendo sua empresa da responsabilidade legal ou financeira.
Sua empresa pode ser responsabilizada por acidentes ou danos sem o seguro adequado, resultando em processos judiciais potencialmente caros. A verificação do seguro de um empreiteiro garante que ambas as partes estejam protegidas e reduz o risco de custos imprevistos e complicações legais.
Definir o escopo do trabalho
Seja o mais detalhado possível ao descrever o trabalho que o contratado deverá realizar e verifique se ambos estão na mesma página.
A definição de tarefas específicas, prazos e qualidade do trabalho esperado ajudará a evitar mal-entendidos e reduzirá o risco de desvios de escopo ou atrasos no projeto.
Ele também servirá como ponto de referência para acompanhar o progresso e garantir que o contratado mantenha o foco nos objetivos acordados, o que aumenta as chances de um resultado bem-sucedido do projeto.
Criar um contrato
Ao contratar um empreiteiro, há vários elementos que é imperativo incluir no contrato para garantir clareza e proteção para ambas as partes.
O contrato deve estipular o seguinte:
- Escopo do trabalho
- Detalhes da tarefa
- Entregáveis
- Cronograma do projeto
- Prazos
- Taxas de pagamento
- Condições de pagamento
A inclusão de acordos de confidencialidade ou cláusulas de não divulgação é vital se houver informações confidenciais envolvidas.
O contrato também deve especificar que qualquer trabalho criado pelo contratado para a sua empresa será de propriedade exclusiva da sua empresa, e você manterá os direitos de propriedade intelectual.
E o contrato também deve abranger requisitos de responsabilidade e seguro e disposições para rescisão, especificando como e sob quais condições uma das partes pode rescindir o contrato.
Estabelecer expectativas de comunicação
Seja proativo ao definir as expectativas de comunicação no início do contrato. Isso pode incluir o estabelecimento de check-ins regulares para responder a perguntas, avaliar o progresso do contratado, etc.
Também é essencial discutir os tempos de resposta. Como não é seu funcionário, um prestador de serviços pode trabalhar em seu próprio horário.
Se a empresa estiver localizada em um fuso horário diferente que exija comunicação assíncrona, será necessário estabelecer parâmetros com antecedência. Por exemplo, você pode estipular que precisa de uma resposta dentro de 24 horas após o contato para uma atualização.
Mantenha registros de todos os pagamentos aos prestadores de serviços
Mesmo que as empresas não sejam obrigadas a reter impostos do pagamento de um prestador de serviços, é essencial manter registros detalhados de todos os pagamentos feitos aos prestadores de serviços. Com frequência, as empresas precisam fornecer aos prestadores de serviços informações específicas para ajudá-los a declarar seus impostos com precisão.
Por exemplo, as empresas que contratam prestadores de serviços sediados nos EUA são obrigadas a emitir o Formulário 1099-NEC. Ao contratar prestadores de serviços internacionais, as empresas norte-americanas devem preencher o Formulário W-8 BEN do IRS, que certifica a condição de estrangeiro do prestador de serviços e permite que elas reivindiquem quaisquer benefícios de tratados fiscais aplicáveis.
Desvantagens potenciais de trabalhar com prestadores de serviços
Embora existam muitos motivos pelos quais trabalhar com prestadores de serviços pode ser benéfico para sua empresa, também há algumas possíveis desvantagens a serem consideradas, tais como
- Menos controle sobre o trabalho/horário: Um prestador de serviços pode definir seus próprios horários, pois não é seu funcionário. Ele também pode estar lidando com vários clientes, o que pode atrasar o progresso ou a comunicação.
- Possibilidade de descuido: Os riscos são menores para um prestador de serviços do que para um funcionário, e há o risco de que eles desapareçam da face da Terra no meio do projeto, especialmente porque provavelmente não terão o mesmo senso de lealdade à sua empresa que um funcionário teria.
- Dificuldades de comunicação: Se eles estiverem trabalhando de forma assíncrona, a comunicação poderá ser um desafio. Dependendo da localização do contratado, também pode haver barreiras linguísticas e/ou culturais que impeçam a comunicação.
- Baixa integração cultural: embora os prestadores de serviços ofereçam habilidades especializadas valiosas, pode ser difícil para eles se integrarem à equipe ou à cultura da empresa devido ao envolvimento limitado e ao trabalho remoto. Se você não tiver um processo em vigor, isso pode afetar o moral e fazer com que os prestadores de serviços não se encaixem facilmente nos fluxos de trabalho diários.
- Risco de classificação errônea: Diferentes países - e, no caso dos EUA, diferentes estados - geralmente têm leis rigorosas para determinar se alguém é funcionário ou contratado. Por exemplo, um trabalhador deve passar no teste ABC na Califórnia para ser considerado um contratado. A classificação incorreta pode resultar em sérias penalidades financeiras.
Contrate prestadores de serviços com o Remofirst
A contratação de prestadores de serviços pode ser uma vantagem real para sua empresa, mas pode ser demorada e exigir muita diligência. Uma maneira de economizar tempo e minimizar os riscos é fazer uma parceria com um EOR (Employer of Record, Empregador de Registro), como o Remofirst, para atender às suas necessidades de contratação de prestadores de serviços.
O Remofirst permite que você gerencie prestadores de serviços em mais de 150 países em nossa plataforma de prestadores de serviços, sem nenhum custo. Outros benefícios incluem:
- Gerador de contratos incorporado: Crie contratos personalizados de empreiteiros com base nas leis locais e nas políticas da empresa.
- Verificação de identidade: Garanta a credibilidade e a segurança de suas contratações com resultados imediatos de verificação.
- Processo de integração guiado: Nossa plataforma garante que os prestadores de serviços possam inserir suas informações e ser integrados de forma rápida e eficiente.
Também oferecemos uma opção de serviço completo que lhe permite pagar seus prestadores de serviços por meio do Remofirst com uma única fatura, e os prestadores de serviços receberão os pagamentos em suas moedas locais.
Outra vantagem é que, se algum de seus prestadores de serviços estiver sediado nos EUA, o Remofirst preencherá os formulários 1099-NEC em seu nome.
O painel de controle do prestador de serviços da Remofirst também inclui todos os documentos fiscais e de conformidade necessários para garantir que sua equipe esteja em conformidade, independentemente de onde o prestador de serviços esteja localizado.
Registre-se agora e comece a contratar prestadores de serviços por meio do Remofirst hoje mesmo.
