Principais conclusões
- As empresas que contratam prestadores de serviços no Reino Unido devem garantir que estes sejam efetivamente autônomos, e não trabalhadores ou funcionários nos termos da legislação trabalhista britânica.
- Os prestadores de serviços autônomos no Reino Unido geralmente controlam a forma como trabalham, assumem a responsabilidade financeira por seus negócios, atuam de forma independente da organização do cliente e cuidam de suas próprias obrigações fiscais.
- As regras de trabalho fora da folha de pagamento previstas na IR35 podem ser aplicadas quando prestadores de serviços prestam serviços por meio de um intermediário, sendo que a responsabilidade pela determinação do status fiscal depende do porte e da localização do cliente.
Com uma força de trabalho numerosa e altamente qualificada, o Reino Unido é uma excelente opção para encontrar prestadores de serviços autônomos. Empresas de diversos setores contratam prestadores de serviços do Reino Unido para trabalhos por projeto, apoio sazonal, consultoria e conhecimentos especializados.
No entanto, contratar um prestador de serviços não é tão simples quanto chegar a um acordo sobre o escopo do trabalho e efetuar o pagamento. Antes de começar, é preciso entender como as regras do Reino Unido se aplicam à relação de trabalho.
Acima de tudo, o prestador de serviços deve ser genuinamente autônomo e atuar de forma independente da sua empresa. Se a relação se assemelhar mais a uma relação de trabalho por conta de outrem, o prestador de serviços poderá ser considerado um trabalhador ou funcionário.
Uma classificação incorreta pode acarretar sérias consequências legais e financeiras; por isso, vale a pena se atualizar primeiro sobre a classificação de prestadores de serviços, pagamentos, impostos e regras relativas ao trabalho fora da folha de pagamento.
É possível contratar prestadores de serviços autônomos legalmente no Reino Unido?
Sim. As empresas podem contratar prestadores de serviços autônomos no Reino Unido, desde que a relação de trabalho reflita um verdadeiro trabalho autônomo.
Uma pessoa contratada como prestador de serviços no Reino Unido pode se enquadrar em uma das três categorias de situação profissional:
- Trabalhador autônomo: O prestador de serviços administra seu próprio negócio e assume a responsabilidade pelo seu sucesso ou fracasso.
- Funcionário: A pessoa trabalha sob um contrato de trabalho e tem direito a todo o conjunto de direitos e proteções trabalhistas inerentes à condição de funcionário.
- Trabalhador autônomo: É a pessoa que presta pessoalmente trabalho ou serviços a uma empresa por meio de um contrato ou outro acordo, mas que possui menos direitos trabalhistas do que um funcionário.
Os termos do contrato, por si sós, não determinam a situação de emprego. A forma como a relação de trabalho se desenvolve na prática também é importante.
Prestador de serviços autônomo x Trabalhador x Funcionário no Reino Unido
Ao determinar a situação de emprego, a HM Revenue & Customs (HMRC) analisa a relação de trabalho como um todo, e não apenas a linguagem utilizada no contrato.
Não há um único fator que determine se alguém é trabalhador autônomo. Em vez disso, a HMRC leva em consideração critérios como:
- Controle: Quem decide como, quando e onde o trabalho é realizado?
- Risco financeiro: O indivíduo assume responsabilidade financeira pelo seu trabalho e pelos seus negócios?
- Equipamentos: Quem fornece as ferramentas e os recursos necessários para o trabalho?
- Relações com os clientes: O profissional pode trabalhar para outros clientes?
- Prestação pessoal do serviço e substituição: o indivíduo é obrigado a realizar o trabalho pessoalmente ou pode delegar tarefas a um subcontratado?
- Integração: Em que medida o indivíduo está integrado à empresa e à sua equipe interna?
- Forma de pagamento: A pessoa emite faturas individuais pelos seus serviços ou recebe um salário fixo?
- Estrutura empresarial: O indivíduo está realmente administrando um negócio por conta própria?
Os prestadores de serviços autônomos costumam:
- Definir seus próprios honorários e escolher seus próprios projetos e clientes.
- Controlar a forma como realizam seu trabalho.
- Não trabalhe sob supervisão direta.
- Trabalhar para vários clientes.
- Assumir a responsabilidade financeira por seus negócios.
- Dependendo do acordo, tem-se o direito de contratar um subcontratado.
- Atuar de forma independente, em vez de fazer parte da equipe interna da empresa.
- Enviar faturas pelo trabalho realizado.
- Não recebem benefícios legais a que os funcionários ou trabalhadores têm direito, como remuneração por férias ou licença médica.
- Cuidar de suas próprias obrigações relativas ao Imposto de Renda e ao Seguro Social.
Os trabalhadores e funcionários, por outro lado, tendem a ter menos autonomia sobre a forma como realizam seu trabalho e estão mais intimamente integrados à empresa. Eles também podem ter direito a benefícios trabalhistas e remuneração prevista em lei que não se aplicam aos prestadores de serviços autônomos.
Se você não tiver certeza se alguém deve ser classificado como trabalhador autônomo para fins fiscais, a ferramenta “Verificação da Situação Profissional para Fins Fiscais” (CEST) da HMRC pode ajudar a avaliar a situação dessa pessoa.
Entendendo a IR35 e as regras para trabalho fora da folha de pagamento
As regras do Reino Unido relativas ao trabalho fora da folha de pagamento podem se aplicar quando um prestador de serviços autônomo presta serviços por meio de um intermediário, como sua própria empresa de prestação de serviços (PSC).
Conhecidas como IR35, essas regras determinam se o prestador de serviços deve ser tratado como funcionário para fins tributários. Se se enquadrarem na IR35, eles pagam, em linhas gerais, o mesmo imposto de renda e as mesmas contribuições para a Previdência Social que os funcionários.
A determinação da situação do prestador de serviços depende do cliente. As organizações do setor público e as empresas de médio e grande porte do setor privado decidem se as regras de trabalho fora da folha de pagamento se aplicam a um prestador de serviços que contratam.
Para pequenos clientes do setor privado, essa responsabilidade recai sobre o intermediário do contratante. O mesmo se aplica quando o cliente está totalmente sediado fora do Reino Unido.
Quando o cliente tomar essa decisão, deverá apresentar uma declaração de determinação de status (SDS) explicando sua decisão e os motivos por trás dela. Se o prestador de serviços for considerado empregado para fins fiscais, a parte responsável pelo pagamento ao intermediário do prestador deverá deduzir o imposto de renda e as contribuições para a Previdência Social por meio do sistema Pay As You Earn (PAYE).
Consequências da classificação incorreta de prestadores de serviços no Reino Unido
A classificação incorreta de um funcionário ou trabalhador como autônomo pode levar a uma investigação por parte do HMRC e a consequências financeiras significativas, incluindo:
- Imposto de renda e contribuições para a Previdência Social em atraso
- Juros sobre valores em atraso
- Sanções impostas pelos órgãos reguladores
Lembre-se de que a situação profissional de uma pessoa pode mudar com o tempo, à medida que sua relação de trabalho evolui ou o escopo do trabalho se altera. Reavalie regularmente suas relações com prestadores de serviços para garantir que eles ainda se enquadrem na definição de trabalho autônomo genuíno.
Como contratar um prestador de serviços autônomo no Reino Unido
Ao contratar um prestador de serviços autônomo no Reino Unido, é necessário definir suas responsabilidades, confirmar sua condição de trabalhador autônomo e elaborar um contrato que reflita com precisão a relação entre vocês.
Certifique-se de que a função seja adequada para um prestador de serviços
Considere o tipo de trabalho que você precisa realizar e se ele se encaixa melhor com um prestador de serviços ou com um funcionário. Trabalhos baseados em projetos, consultoria e apoio especializado de curto prazo costumam funcionar bem por meio de contratos com prestadores de serviços.
Se você precisa de alguém que trabalhe em horário fixo, assuma responsabilidades em diversas áreas, colabore regularmente com equipes internas ou clientes e atue como parte integrante e permanente da sua empresa, provavelmente um funcionário é a melhor opção.
Verifique os dados do empreiteiro
Depois de decidir que um prestador de serviços é a escolha certa, reúna as informações necessárias para preparar o contrato e organizar os pagamentos. Isso pode incluir os seguintes dados do prestador de serviços:
- Nome legal e nome comercial, se for o caso
- Endereço e informações de contato
- Dados de registro da empresa, caso operem por meio de uma empresa registrada
- Informações relevantes sobre impostos ou IVA, se aplicável
- Dados bancários ou outros dados de pagamento
Assine um contrato por escrito com o prestador de serviços
Um contrato por escrito, por si só, não determina se alguém é realmente autônomo. No entanto, ele ajuda a definir a relação de trabalho e a estabelecer expectativas claras em relação ao trabalho, ao pagamento e a outros termos importantes.
Ao redigir o contrato, considere incluir:
- Escopo do trabalho e entregas: Enumere os serviços e as entregas que o contratado fornecerá.
- Duração do projeto e prazos: Defina o cronograma do projeto e quaisquer prazos importantes.
- Pagamento e faturamento: Especifique as taxas do prestador de serviços e explique como e quando as faturas serão emitidas e pagas.
- Relação de trabalho independente: Descreva detalhadamente a independência do prestador de serviços, incluindo seu controle sobre a forma como realiza o trabalho e sua capacidade de trabalhar com outros clientes.
- Subcontratação: Se o contrato permitir, explique quando e como o contratante pode subcontratar obras.
- Confidencialidade: Definir expectativas quanto ao tratamento de informações confidenciais da empresa, dos clientes e dos negócios.
- Propriedade intelectual: Esclareça a quem pertence a obra criada pelo prestador de serviços e inclua quaisquer termos necessários relativos à cessão ou ao licenciamento.
- Rescisão do contrato: Explique como qualquer uma das partes pode rescindir o contrato, quaisquer requisitos de notificação e como serão tratados os trabalhos pendentes e as faturas.
- Resolução de controvérsias: Estabeleça como as controvérsias serão tratadas e qual legislação rege o contrato.
Acima de tudo, o contrato deve refletir como a relação realmente funciona na prática. Chamar alguém de prestador de serviços independente no papel não o tornará autônomo se a relação de trabalho no dia a dia indicar um status diferente.
Pagamento a prestadores de serviços no Reino Unido
Se você contratar prestadores de serviços autônomos no Reino Unido, deverá pagá-los de acordo com os termos do contrato de prestação de serviços, em vez de incluí-los na folha de pagamento dos funcionários. Antes de efetuar o primeiro pagamento, combine a moeda e a forma de pagamento, entenda o que deve constar nas faturas do prestador de serviços e saiba quais são as obrigações fiscais aplicáveis.
Escolha da moeda e da forma de pagamento
Os prestadores de serviços do Reino Unido costumam ser pagos em libras esterlinas (GBP), mas você e o prestador de serviços podem combinar o uso de outra moeda.
Ao escolher uma forma de pagamento, leve em consideração as taxas de câmbio, as taxas de transferência e os prazos de processamento. Isso é ainda mais importante quando sua empresa e o prestador de serviços utilizam moedas diferentes, já que as taxas de conversão e de transferência internacional podem aumentar o custo total.
As opções comuns de pagamento incluem:
- Transferências bancárias: Envie o pagamento diretamente para a conta bancária do prestador de serviços. As transferências internacionais podem envolver taxas de bancos intermediários, custos de conversão de moeda e prazos de processamento mais longos.
- Serviços de pagamento: Serviços como o Wise e o Revolut permitem enviar dinheiro para prestadores de serviços no Reino Unido e realizam a conversão de moeda quando necessário. As taxas e as taxas de câmbio variam de acordo com o provedor; portanto, compare o custo total antes de escolher um.
- Plataformas de gestão de prestadores de serviços: uma plataforma de gestão de prestadores de serviços oferece um único local para gerenciar faturas e pagamentos. Muitas delas oferecem suporte a várias moedas, o que é especialmente útil ao pagar prestadores de serviços em vários países.
Entendendo as faturas de prestadores de serviços
As faturas dos prestadores de serviços devem conter as informações necessárias para que você verifique o trabalho, confirme o valor devido e efetue o pagamento. Dependendo do prestador de serviços e dos serviços prestados, uma fatura pode incluir:
- Nome ou razão social do empreiteiro
- Informações de contato
- Um número de nota fiscal exclusivo e a data da nota fiscal
- Uma descrição dos serviços ou resultados fornecidos
- O valor devido
- Condições de pagamento
- Número de registro de IVA e informações pertinentes ao IVA, caso o prestador de serviços esteja registrado para fins de IVA
Os prestadores de serviços devem se registrar para o IVA caso seu faturamento tributável exceda o limite de registro aplicável para o IVA. Eles também podem optar por se registrar voluntariamente, mesmo que seu faturamento esteja abaixo desse limite.
Compreendendo as responsabilidades fiscais
Os prestadores de serviços autônomos no Reino Unido devem declarar e pagar seu próprio imposto de renda e as contribuições para o Seguro Social. Se um prestador de serviços estiver registrado para o IVA e cobrar o IVA sobre seus serviços, você paga o IVA como parte da fatura, e o prestador de serviços é responsável por repassá-lo à HMRC.
Regras diferentes podem ser aplicadas quando um prestador de serviços presta serviços por meio de um intermediário e se enquadra nas regras de trabalho fora da folha de pagamento. Quando sua empresa é responsável pela aplicação dessas regras e o prestador de serviços é considerado empregado para fins fiscais, o pagador dos honorários deve deduzir o imposto de renda e as contribuições para o Seguro Social do empregado por meio do sistema PAYE e pagar as contribuições para o Seguro Social do empregador aplicáveis.
Alternativas à gestão direta de prestadores de serviços no Reino Unido
Contrate por meio de sua própria empresa no Reino Unido
Se você planeja formar uma equipe maior no Reino Unido, considere a possibilidade de abrir sua própria empresa. A criação de uma pessoa jurídica permite que você contrate funcionários diretamente e gerencie você mesmo as relações de trabalho deles.
Isso também acarreta mais responsabilidades administrativas. Sua empresa precisará administrar a folha de pagamento, os impostos, os benefícios previstos em lei e outras exigências previstas na legislação trabalhista do Reino Unido.
Contrate funcionários no Reino Unido por meio de uma empresa de gestão de pessoal
Caso você não tenha uma pessoa jurídica no Reino Unido, um Empregador Registrado (EOR) oferece outra maneira de contratar alguém legalmente. O EOR passa a ser o empregador legal do funcionário e assume, em seu nome, responsabilidades como contratos, folha de pagamento, impostos e benefícios previstos em lei.
A RemoFirst oferece suporte tanto a prestadores de serviços quanto a funcionários no Reino Unido. Você pode contratar e gerenciar prestadores de serviços gratuitamente em nossa plataforma, com ferramentas para criação de contratos, gerenciamento de faturas e pagamentos. Quando estiver pronto para pagar um prestador de serviços, a taxa é de US$ 25 por prestador de serviços por mês.
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Perguntas frequentes
Um prestador de serviços do Reino Unido pode trabalhar apenas para um único cliente?
Sim. Trabalhar para apenas um cliente não torna automaticamente alguém um funcionário ou trabalhador. No entanto, a relação como um todo ainda precisa comprovar que se trata de um verdadeiro trabalho autônomo. Fatores como o grau de controle que o cliente exerce sobre o trabalho, se o prestador de serviços atua de forma independente e se ele pode trabalhar para outros clientes também são importantes.
Um prestador de serviços autônomo pode trabalhar em tempo integral no Reino Unido?
Sim. Não há nenhuma regra que impeça um prestador de serviços autônomo de trabalhar em tempo integral. No entanto, exigir que alguém trabalhe em horário fixo de forma contínua pode indicar a condição de trabalhador ou funcionário, especialmente quando isso for acompanhado de maior controle por parte do cliente e integração à empresa.
Os prestadores de serviços do Reino Unido precisam se registrar para o IVA?
Nem sempre. Os prestadores de serviços autônomos devem se registrar para o IVA se seu faturamento tributável exceder o limite de registro do IVA aplicável. Os prestadores de serviços cujo faturamento estiver abaixo desse limite também podem optar por se registrar voluntariamente.
Quem paga os impostos dos prestadores de serviços autônomos no Reino Unido?
Profissionais autônomos genuínos devem declarar e pagar seu próprio imposto de renda e suas contribuições para a Previdência Social. Regras diferentes podem ser aplicadas quando um profissional autônomo presta serviços por meio de um intermediário e se enquadra nas regras de trabalho fora da folha de pagamento (IR35).
Uma empresa estrangeira pode contratar um prestador de serviços autônomo no Reino Unido?
Sim. Uma empresa sediada fora do Reino Unido pode contratar um prestador de serviços independente do Reino Unido sem precisar constituir uma entidade local. O prestador de serviços deve, no entanto, exercer efetivamente uma atividade autônoma, e a empresa deve estar ciente de todas as regras do Reino Unido aplicáveis a esse acordo, incluindo os requisitos relevantes relativos ao trabalho fora da folha de pagamento.
