Como contratar e remunerar prestadores de serviços autônomos na Espanha

Principais conclusões

• As empresas que contratam prestadores de serviços na Espanha devem, antes de tudo, verificar se eles estão registrados como autônomos (autónomo).
  
  
• Os prestadores de serviços autônomos na Espanha decidem como, onde e quando trabalham, e são responsáveis pelo pagamento de seus próprios impostos e contribuições previdenciárias.

• As empresas devem garantir que seus prestadores de serviços espanhóis permaneçam genuinamente independentes, especialmente se sua função ou a relação de trabalho sofrerem alterações.

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A Espanha conta com uma força de trabalho altamente qualificada em setores como tecnologia, engenharia, design e serviços profissionais, o que a torna um mercado atraente para empresas que buscam suprir necessidades de curto prazo sem precisar contratar pessoal permanente.

No entanto, a Espanha possui regras rígidas em relação à classificação dos trabalhadores, e os prestadores de serviços devem ser genuinamente independentes das empresas com as quais trabalham. 

Para empresas que contratam prestadores de serviços na Espanha, compreender as regras relativas à classificação, aos contratos, aos pagamentos e aos impostos pode ajudar a reduzir o risco de classificação incorreta.

É possível contratar prestadores de serviços autônomos legalmente na Espanha?

Os prestadores de serviços na Espanha são considerados trabalhadores autônomos, ou “autónomos”, que atuam de forma independente das empresas às quais prestam serviços. A legislação trabalhista espanhola permite que as empresas contratem prestadores de serviços independentes, mas a relação de trabalho deve refletir uma situação genuína de trabalho autônomo.

Ao contrário dos funcionários, os prestadores de serviços autônomos geralmente:

• Definir suas próprias condições de trabalho e tarifas
• Pagar seus próprios impostos e contribuições para a Previdência Social
• Não recebem benefícios legais aos funcionários
• Decidir como e quando realizarão seu trabalho

Essas características diferenciam os prestadores de serviços autônomos dos funcionários, mas a distinção nem sempre é clara. As autoridades espanholas levam em consideração vários aspectos da relação de trabalho ao determinar a situação de um trabalhador.

Prestador de serviços autônomo x Funcionário na Espanha

De acordo com as normas espanholas relativas ao trabalho autônomo, as autoridades avaliam diversos elementos, tais como a independência do prestador de serviços, a forma como o trabalho é realizado e se o prestador de serviços atua como uma empresa independente.

Alguns dos fatores considerados incluem:

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• Supervisão e controle: Os prestadores de serviços trabalham de forma independente e não estão sujeitos ao mesmo nível de orientação ou supervisão que os funcionários.
  
  
• Horário de trabalho e métodos: Os prestadores de serviços geralmente administram seu próprio horário e decidem como realizar seu trabalho.
  
  
• Relações com clientes: Trabalhar com vários clientes pode indicar independência, embora ter um cliente principal não signifique automaticamente que a pessoa seja um funcionário.
  
  
• Independência financeira e risco empresarial: Os prestadores de serviços autônomos administram seus próprios negócios e assumem os riscos financeiros associados ao seu trabalho.
  
  
• Equipamentos e recursos: Os prestadores de serviços geralmente fornecem suas próprias ferramentas e investem nos recursos necessários para realizar seu trabalho, como softwares ou suporte terceirizado.
  
  
• Integração operacional: Os prestadores de serviços atuam separadamente da força de trabalho interna da empresa, em vez de estarem integrados à sua estrutura organizacional e às operações do dia a dia.
  
  
• Forma de remuneração: Os prestadores de serviços costumam ser remunerados por projeto ou por entrega e não têm direito aos benefícios oferecidos aos funcionários.

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Não há um único fator que determine se alguém é um empregado ou um trabalhador autônomo. Em vez disso, as autoridades analisam a relação como um todo.

Consequências da classificação incorreta de trabalhadores

A classificação incorreta de um funcionário como prestador de serviços pode fazer com que a empresa seja responsabilizada por custos e obrigações trabalhistas que deveria ter arcado desde o início. Dependendo das circunstâncias, isso pode incluir:

• Multas administrativas por não registrar o trabalhador como funcionário
  
  
• Contribuições retroativas devidas à Previdência Social, juntamente com as sobretaxas e juros aplicáveis
  
  
• Responsabilidade pelos salários e benefícios trabalhistas que o trabalhador deveria ter recebido como empregado
  
  
• Penalidades adicionais quando as infrações envolverem vários trabalhadores ou violações mais graves
  
  
• Possível responsabilidade criminal em casos graves envolvendo fraude deliberada à Previdência Social

As penalidades na Espanha variam de acordo com a natureza e a gravidade da infração, e as multas relacionadas à Previdência Social também podem ser calculadas com base nas contribuições não pagas.

A situação do prestador de serviços não é algo a ser considerado apenas no início da relação. Uma relação de trabalho que começa como trabalho autônomo pode mudar com o tempo, caso o prestador de serviços assuma novas responsabilidades ou passe a estar mais integrado à empresa.

As empresas devem reavaliar o acordo quando o escopo ou a relação de trabalho sofrerem alterações significativas.

Como contratar um prestador de serviços autônomo na Espanha

A contratação de um autônomo na Espanha começa com a avaliação se o trabalho é adequado para uma relação de prestação de serviços, a verificação da situação do profissional e a elaboração de um contrato que defina o escopo do trabalho e a natureza da relação.

Certifique-se de que a função seja adequada para um prestador de serviços

Antes de contratar um prestador de serviços, avalie se, de fato, o trabalho pode ser realizado por alguém que atue de forma independente da sua empresa.

Se a função for fundamental para o seu dia a dia na empresa, talvez seja mais adequado contratar um funcionário — especialmente se a pessoa precisar trabalhar em horário fixo, colaborar estreitamente com equipes internas ou precisar de supervisão contínua.

Os prestadores de serviços geralmente são mais indicados para:

• Trabalho baseado em projetos
• Trabalhos de curta duração
• Conhecimento especializado
• Trabalho de consultoria ou assessoria

Para necessidades de curto prazo ou especializadas, um prestador de serviços pode oferecer a expertise de que você precisa sem a necessidade de contratar um funcionário permanente para sua equipe.

Verificar a condição de trabalho autônomo do prestador de serviços

Antes do início dos trabalhos, verifique se o prestador de serviços está devidamente registrado para atuar como autônomo (autónomo) na Espanha. 

Os autônomos devem registrar sua atividade junto às autoridades fiscais espanholas e inscrever-se no Régimen Especial de Trabalhadores Autônomos (RETA) por meio da Previdência Social. 

Para confirmar a situação deles, peça ao empreiteiro que apresente:

• Dados de identificação fiscal: o Número de Identificação Fiscal (NIF) ou o Número de Identificação de Estrangeiro (NIE), conforme o caso
  
  
• Comprovante de registro como trabalhador autônomo: documentação que comprove que a pessoa está atualmente registrada como “autónomo” na Previdência Social, no regime RETA
  
  

A verificação desses dados ajuda a confirmar se o prestador de serviços está devidamente registrado como autônomo. No entanto, o registro por si só não determina se alguém que trabalha para você está corretamente classificado como prestador de serviços.

Assine um contrato por escrito com o prestador de serviços

A Espanha não exige um contrato por escrito para todas as relações com prestadores de serviços autônomos, mas há exceções. 

Se você contratar um TRADE (Trabajador Autónomo Económicamente Dependiente) — um trabalhador autônomo que obtém pelo menos 75% de sua renda de um único cliente e atende a requisitos legais adicionais —, o contrato deverá ser por escrito e registrado no Serviço Público de Emprego da Espanha (SEPE).

Mesmo que não seja obrigatório, fazer um contrato continua sendo uma decisão inteligente. Ele oferece a ambas as partes um registro claro das expectativas, das condições de pagamento e do que acontecerá caso algo dê errado.

Um contrato de prestação de serviços deve, normalmente, incluir:
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• Escopo do trabalho e entregas: Definir os serviços que o prestador de serviços prestará e quaisquer entregas específicas pelas quais ele seja responsável.
  
  
• Pagamento e faturamento: Especifique as taxas do prestador de serviços, os requisitos de faturamento e o cronograma de pagamentos.
  
  
• Cronograma do projeto: Defina os prazos relevantes, os marcos ou a duração prevista do projeto.
  
  
• Relação de trabalho: Descreva a independência e as responsabilidades do prestador de serviços, sem impor requisitos que entrem em conflito com sua condição de trabalhador autônomo.
  
  
• Confidencialidade: Explique como o prestador de serviços deve lidar com informações confidenciais da empresa, dos clientes e relacionadas aos negócios.
  
  
• Propriedade intelectual: Especifique quem é o titular ou quem tem o direito de utilizar o trabalho criado durante a prestação de serviços e inclua quaisquer termos necessários relativos à transferência ou ao licenciamento.
  
  
• Rescisão: Estabeleça em que casos qualquer uma das partes pode rescindir o contrato, quaisquer requisitos de notificação e o que ocorre com os trabalhos pendentes e os pagamentos.
  
  
• Resolução de controvérsias: Especifique como as controvérsias serão tratadas e quais leis e tribunais de qual país, ou quais outros procedimentos de resolução de controvérsias, serão aplicáveis.
  
  

Um contrato por escrito, por si só, não determina a condição de prestador de serviços. A relação de trabalho também deve refletir os termos do contrato.

Pagamento a prestadores de serviços autônomos na Espanha

Ao contrário dos funcionários, os autônomos não são incluídos na sua folha de pagamento. Normalmente, eles emitem faturas à sua empresa pelos serviços prestados e são responsáveis pelo pagamento de seus próprios impostos e contribuições para a Previdência Social na Espanha.

Antes de iniciar os pagamentos, você precisará definir a moeda e a forma de pagamento, entender o que deve constar nas faturas do prestador de serviços e determinar se sua empresa tem alguma obrigação fiscal na Espanha. 

Escolha da moeda e da forma de pagamento

A Espanha utiliza o euro; portanto, pagar aos prestadores de serviços em euros costuma ser a opção mais simples. No entanto, você e o prestador de serviços têm a opção de utilizar outra moeda, como dólares americanos ou libras esterlinas. 

Seja qual for a moeda escolhida, inclua-a no contrato de prestação de serviços juntamente com o cronograma de pagamentos. Se sua empresa operar com outra moeda, leve em consideração as taxas de câmbio e as taxas de conversão nos custos do projeto.

As formas mais comuns de pagamento a prestadores de serviços na Espanha incluem:

• Transferências bancárias internacionais: As empresas podem depositar dinheiro diretamente na conta bancária espanhola do prestador de serviços. As empresas localizadas na Área Única de Pagamentos em Euro (SEPA) geralmente podem realizar transferências em euros sem precisar recorrer a uma transferência bancária internacional tradicional, enquanto as empresas de outros países podem utilizar transferências SWIFT.
  
  
• Serviços de pagamento: Serviços de pagamento internacionais, como o Wise ou o Payoneer, podem cuidar da conversão de moeda e das transferências para contas bancárias na Espanha. Compare as taxas de câmbio, as taxas de transação e os prazos de processamento antes de escolher um provedor.
  
  
• Plataformas de gestão de prestadores de serviços: Uma plataforma de gestão de prestadores de serviços pode centralizar faturas e pagamentos e oferecer suporte a pagamentos em várias moedas, o que é especialmente útil se você trabalha com prestadores de serviços em vários países.

A melhor opção dependerá da localização da sua empresa, do número de prestadores de serviços que você remunera e das moedas que você utiliza. 

Como entender as faturas de prestadores de serviços espanhóis

As notas fiscais de prestadores de serviços na Espanha devem incluir determinadas informações obrigatórias, tais como:

• Um número de fatura único e sequencial
• Data da fatura
• Nome completo ou razão social do contratante, endereço e número de identificação fiscal (NIF ou NIE)
• Nome, endereço e dados de identificação fiscal do cliente (quando necessário)
• Uma descrição dos serviços prestados
• O valor cobrado pelos serviços
• Qualquer IVA (IVA) e retenção na fonte do Imposto de Renda de Pessoas Físicas (IRPF) aplicáveis
• O valor total a pagar

Nem todas as faturas de prestadores de serviços incluirão os mesmos impostos ou retenções na fonte. O que consta na fatura depende de fatores como a atividade do prestador de serviços e a localização da empresa cliente.

Entendendo suas obrigações fiscais

Os prestadores de serviços autônomos na Espanha são responsáveis por declarar e pagar seus próprios impostos de renda e contribuições para a Previdência Social.

O fato de a empresa contratante ter ou não obrigações fiscais depende das circunstâncias. Fatores como o local de estabelecimento da empresa, se ela possui presença jurídica ou tributável na Espanha e a natureza dos serviços prestados pelo prestador de serviços podem influenciar na aplicação das exigências espanholas de retenção na fonte ou de declaração fiscal.

Uma empresa estrangeira sem personalidade jurídica ou estabelecimento permanente (EP) na Espanha normalmente não terá as mesmas obrigações de retenção na fonte que uma empresa espanhola. No entanto, as empresas devem confirmar o tratamento tributário aplicável à sua situação específica, em vez de simplesmente presumir que não se aplicam obrigações tributárias na Espanha.

Empresas com uma entidade na Espanha ou outra presença tributável podem ser obrigadas a reter o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) sobre determinados pagamentos a prestadores de serviços e declarar esses valores à Agência Tributária Espanhola (Agencia Tributaria). 

Alternativas à gestão direta de prestadores de serviços na Espanha

Contratar e remunerar prestadores de serviços diretamente oferece flexibilidade às empresas, mas também as torna responsáveis pela classificação adequada dos trabalhadores e pelos riscos decorrentes de um erro nessa classificação. No entanto, existem alternativas.

Contrate o trabalhador como funcionário por meio de sua própria empresa

Se a função for essencial para o seu dia a dia na empresa ou exigir que a pessoa trabalhe mais como um funcionário, a contratação direta pode ser a melhor opção.

No entanto, a menos que você já tenha uma pessoa jurídica na Espanha, não é possível contratar funcionários diretamente. Pode valer a pena constituir uma, caso você planeje formar uma equipe maior ou estabelecer uma presença de longo prazo na Espanha.

No entanto, no caso de um número menor de contratações, o tempo e o investimento necessários para constituir e manter uma entidade podem ser mais difíceis de justificar. 

Outra opção é contratar funcionários na Espanha por meio de uma empresa de gestão de pessoal (EOR).

Contrate trabalhadores espanhóis por meio de uma empresa de gestão de pessoal

Um EOR, especialmente aquele que oferece suporte tanto a prestadores de serviços quanto a funcionários, pode reduzir significativamente o risco de classificação incorreta de prestadores de serviços, ajudando a determinar a forma adequada de contratar um trabalhador.

Se a relação for adequada para um prestador de serviços independente, a empresa prestadora de serviços de EOR pode ajudar a garantir que o trabalhador seja classificado corretamente, elaborar um contrato em conformidade com a legislação e gerenciar faturas e pagamentos. 

Se a função for mais adequada para uma relação de trabalho, uma empresa de EOR pode empregar legalmente o trabalhador como funcionário em nome da sua empresa — assumindo todas as responsabilidades de RH, como folha de pagamento, benefícios, etc.

Na RemoFirst, ajudamos empresas a contratar e gerenciar prestadores de serviços na Espanha e em mais de 150 outros países, além de funcionários em mais de 185 países. 

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