Está pensando em aproveitar o pool de talentos na Espanha? Boa ideia. Com uma força de trabalho altamente qualificada e um cenário tecnológico em crescimento, a Espanha oferece oportunidades excepcionais para a expansão de equipes remotas.
Porém, antes de começar a contratar, é preciso entender as exigências exclusivas da Espanha em termos de folha de pagamento e impostos.
Principais conclusões:
- O sistema de folha de pagamento da Espanha inclui elementos exclusivos, como pagamentos obrigatórios de 13º e 14º meses e direitos a férias específicos da região, que afetam significativamente seus custos totais de emprego.
- Os empregadores na Espanha enfrentam contribuições obrigatórias substanciais - até 29,9% sobre o salário base - que cobrem tudo, desde a Previdência Social até o treinamento profissional.
- Os funcionários espanhóis são protegidos por leis trabalhistas robustas que garantem benefícios generosos, incluindo 30 dias de férias anuais remuneradas e até 16 semanas de licença parental remunerada.
Registro de Empregador e Folha de Pagamento na Espanha
Ao decidir contratar talentos na Espanha, você tem várias opções. Um caminho envolve o estabelecimento de uma entidade legal e o registro como empregador, um processo que pode ser demorado e caro. Essa abordagem requer a navegação no intrincado cenário regulatório da Espanha e o gerenciamento de obrigações de conformidade contínuas.
Como alternativa, você pode considerar trabalhar com prestadores de serviços independentes, embora esse acordo tenha seus próprios riscos de classificação e limitações de controle de trabalho.
Se você optar por estabelecer sua própria entidade e empregar diretamente trabalhadores espanhóis, precisará se preparar para um processo de registro de várias etapas:
- Registre-se junto às autoridades fiscais: Obtenha um código de identificação fiscal (CIF) da Agência Espanhola de Impostos (Agencia Estatal de la Administración Tributaria), que serve como a identidade fiscal de sua empresa.
- Registro no Seguro Social: Solicite um Código de Conta de Contribuições para o Seguro Social (Código de Cuenta de Cotización) para facilitar os pagamentos do Seguro Social para seus funcionários.
- Documentação do funcionário: Colete informações abrangentes sobre o funcionário, incluindo nome completo, nacionalidade, status de residência fiscal, cargo, número de Seguro Social (Número de Afiliación a la Seguridad Social) e documento de identidade nacional (DNI ou NIE).
- Contratos de trabalho: Forneça contratos de trabalho em conformidade com a lei antes ou no primeiro dia de trabalho do funcionário. É necessário registrar os contratos no Servicio Público de Empleo Estatal (Serviço Público de Emprego Estatal) dentro de 10 dias da data de início da nova contratação.
- Configuração bancária: Crie uma conta bancária na Espanha para processar os pagamentos de impostos locais e do Seguro Social.
- Administração da folha de pagamento: Calcular, reter e remeter impostos e contribuições dos ganhos dos funcionários, fornecendo contracheques detalhados que descrevem o pagamento bruto, as deduções e os ganhos líquidos.
Na Espanha, o ciclo padrão da folha de pagamento é mensal, e os funcionários normalmente são pagos no último dia de cada mês. Para 2025, o salário mínimo nacional (Salario Mínimo Interprofessional) é de 1.184 euros por mês em 14 pagamentos (16.576 euros por ano).
A semana de trabalho padrão é de 40 horas, de segunda a sexta-feira. A compensação de horas extras deve ser de pelo menos 125% da taxa horária regular, embora os acordos de negociação coletiva geralmente estabeleçam taxas mais altas.
Outras considerações sobre a folha de pagamento
Se sua empresa nunca contratou funcionários espanhóis antes, você deve estar ciente de que as leis trabalhistas espanholas oferecem proteções rigorosas aos funcionários. Aqui está o que você precisa saber:
Requisitos de rescisão
Os empregadores devem fornecer aviso prévio antes de rescindir um contrato de trabalho. De acordo com oEstatuto dos Trabalhadores, o período de aviso prévio padrão é de 15 dias. Entretanto, esse período pode se estender até 30 dias, dependendo do tipo de contrato e do tempo de serviço. Alguns acordos de negociação coletiva podem especificar períodos de aviso prévio mais longos.
Direitos por tempo de serviço
Ao rescindir contratos permanentes, os empregadores normalmente devem fornecer indenização de 20 dias por ano de serviço, com um limite máximo de 12 meses de salário, para demissões justificadas. Para demissões injustificadas, esse valor aumenta para 33 dias por ano de trabalho, com um salário máximo de 24 meses.
Férias anuais
Na Espanha, os funcionários têm direito a um mínimo de 30 dias corridos (22 dias úteis) de férias anuais remuneradas, que não podem ser trocadas por compensação financeira, exceto em caso de rescisão.
Feriados públicos
A Espanha comemora vários feriados anualmente, incluindo feriados nacionais e celebrações regionais que variam entre as 17 comunidades autônomas da Espanha. Por exemplo, enquanto todos comemoram o Natal (25 de dezembro) e o Dia do Trabalho (1º de maio), Madri pode comemorar San Isidro (15 de maio), enquanto Valência comemora San José (19 de março).
Licença parental
A licença maternidade e a licença paternidade na Espanha foram equiparadas de acordo com a legislação recente. A partir de 2021, ambos os pais têm direito a 16 semanas de licença totalmente remunerada e são obrigados a tirar pelo menos seis semanas imediatamente após o nascimento ou a adoção.
Licença médica
Os funcionários recebem licença médica remunerada a partir do quarto dia de doença. O empregador cobre os custos dos primeiros 15 dias (pagos a 60% do salário base do funcionário). Depois disso, o Seguro Social assume os pagamentos, pagando 75% do salário-base do funcionário, embora muitas empresas continuem complementando esses benefícios para manter os níveis salariais completos.
Em casos de doença prolongada, os funcionários podem receber benefícios de licença médica por até um ano, com uma possível extensão de 180 dias.
Como calcular o imposto sobre a folha de pagamento para funcionários espanhóis
Veja como calcular os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários na Espanha:
- Comece com o salário bruto do funcionário
- Determinar a taxa de retenção de imposto de renda aplicável com base nas circunstâncias pessoais e no nível de renda do funcionário
- Calcular as contribuições para o Seguro Social usando as bases e taxas de contribuição estabelecidas
- Aplicar quaisquer contribuições obrigatórias adicionais
- Processar as deduções para chegar ao valor líquido do pagamento
Impostos obrigatórios sobre a folha de pagamento na Espanha
A Espanha impõe vários impostos e contribuições obrigatórios sobre a folha de pagamento, tanto para empregadores quanto para empregados. Embora a visão geral a seguir abranja as principais obrigações, não se trata de uma explicação exaustiva. Consulte sempre um profissional da área tributária para obter orientação adaptada à sua situação específica.
Taxas de imposto de renda retido na fonte
Os empregadores devem deduzir o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRPF - Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) dos salários dos funcionários e remetê-lo às autoridades fiscais. Em vez de fazer um pagamento anual, esse método garante que os funcionários cumpram suas obrigações de imposto de renda pessoal ao longo do ano.
O imposto de renda na Espanha segue uma escala de taxas progressivas que varia de 19% a 47%, dependendo do nível de renda e da comunidade autônoma de residência. A porcentagem exata de retenção é calculada com base no seguinte:
- Salário anual bruto
- Circunstâncias pessoais e familiares
- Deduções e abatimentos aplicáveis
Previdência Social
Tanto os empregadores quanto os empregados contribuem para financiar os benefícios por meio do abrangente sistema de Previdência Social da Espanha, que cobre assistência médica, aposentadoria, invalidez, licença parental e desemprego.
Em 2025, as taxas de contribuição para a Previdência Social são:
- Empregador: 30,57% do salário bruto
- Empregado: 6,48% do salário bruto
Essas taxas podem variar ligeiramente, dependendo do setor, da função e do salário. As contribuições obrigatórias para o Seguro Social se aplicam aos ganhos dentro das bases mínimas e máximas estabelecidas, que são ajustadas anualmente.
Seguro-desemprego
O seguro-desemprego está incluído na estrutura de contribuições da Previdência Social. A alocação específica para a proteção contra o desemprego é:
- Contribuição do empregador: 5,5% do salário do funcionário
- Contribuição do funcionário: 1,55% do salário
Esses fundos fornecem apoio financeiro temporário para trabalhadores elegíveis cujo emprego foi rescindido.
Fundo de Garantia Salarial
O Fundo de Garantia Salarial (Fondo de Garantía Salarial, ou FOGASA) é uma contribuição exclusiva do empregador de 0,2% do salário do empregado. Esse fundo garante que os trabalhadores recebam uma compensação por salários não pagos e indenização em casos de insolvência ou falência do empregador.
Fundo de treinamento profissional
O Fundo de Treinamento Profissional financia oportunidades de desenvolvimento profissional contínuo para a força de trabalho. As taxas de contribuição são:
- Contribuição do empregador: 0,6% do salário do funcionário
- Contribuição do funcionário: 0,1% do salário
Esses fundos apoiam programas de treinamento vocacional e iniciativas de desenvolvimento de habilidades que aprimoram as capacidades da força de trabalho.
Taxa de Seguro de Acidentes de Trabalho
Essa contribuição exclusiva do empregador cobre acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Ao contrário das contribuições de taxa fixa, o valor da Taxa de Seguro de Acidentes de Trabalho varia de acordo com o setor, o tamanho da empresa e o nível de risco.
Impostos sobre o pagamento do 13º e 14º meses
A legislação trabalhista espanhola exige dois pagamentos anuais adicionais, conhecidos como 13º mês e 14º mês de pagamento, que normalmente são distribuídos em julho e dezembro. Os empregadores têm duas opções para lidar com esses pagamentos:
- Abordagem tradicional: Dividir o salário anual em 14 parcelas, sendo que dois meses (geralmente julho e dezembro) recebem pagamentos em dobro
- Abordagem rateada: Distribuir os valores adicionais igualmente em todos os 12 pagamentos mensais
Independentemente do método de pagamento, esses pagamentos extras estão sujeitos ao mesmo imposto de renda e às retenções da Previdência Social que os pagamentos regulares de salário.
Como pagar funcionários remotos na Espanha
Quando se trata de gerenciar a folha de pagamento espanhola para funcionários remotos, as empresas geralmente escolhem entre estas três abordagens:
Administração interna
Se você tiver uma entidade espanhola, poderá administrar a folha de pagamento internamente. No entanto, isso significa ficar atento às frequentes mudanças regulatórias e trabalhar com um especialista jurídico/fiscal local.
- Prós: Controle direto sobre os processos da folha de pagamento e possível economia de custos a longo prazo
- Contras: Requer amplo conhecimento das leis trabalhistas espanholas, investimento significativo na configuração e gerenciamento contínuo da conformidade
Essa abordagem funciona melhor para empresas que planejam operações substanciais e de longo prazo na Espanha, mas exige o trabalho com advogados trabalhistas e consultores fiscais espanhóis para garantir a conformidade.
Provedor local de serviços de folha de pagamento
Como alternativa, você pode trabalhar com um provedor de folha de pagamento local para pagar os funcionários em seu nome.
- Prós: Conhecimento especializado em normas de folha de pagamento e requisitos fiscais na Espanha
- Contras: Sua empresa ainda precisa estabelecer uma entidade legal; a coordenação pode ser complexa
Essa opção oferece alguma garantia de conformidade e exige menos conhecimento interno, mas não elimina a necessidade de estabelecer uma entidade local.
Employer of Record
Um Employer of Record (EOR) funciona como o empregador legal dos membros da sua equipe espanhola, cuidando de tudo, desde contratos em conformidade e integração até o processamento da folha de pagamento e remessa de impostos.
- Prós: Elimina a necessidade de estabelecer uma entidade legal, fornece gerenciamento abrangente de conformidade e simplifica a contratação global
- Contras: Envolve taxas de serviço e controle direto limitado sobre alguns aspectos do emprego
Essa solução é particularmente valiosa para empresas que estão testando novos mercados ou contratando pequenas equipes além das fronteiras, pois elimina o tempo e as despesas de abertura de uma entidade local.
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