Talvez você tenha criado sua startup do zero. Ou talvez tenha ingressado em uma empresa já estabelecida para liderar seus esforços de expansão, ampliando as operações à medida que surgem novas demandas.
É provável que você já tenha trabalhado com prestadores de serviços ao longo da sua carreira.
Para muitas empresas, especialmente aquelas que contratam em nível global, os prestadores de serviços são a maneira mais fácil de dar os primeiros passos. É possível agir com mais rapidez, acessar talentos internacionais e evitar a complexidade de abrir empresas ou lidar com as leis trabalhistas locais.
Mas essa flexibilidade nem sempre se mantém a longo prazo.
À medida que os prestadores de serviços se integram cada vez mais à sua equipe, o papel deles pode começar a se assemelhar bastante a um emprego em tempo integral. E, quando isso acontece, você pode começar a se perguntar: será que é hora de transformá-los em funcionários?
Se eles desempenham um papel fundamental na sua empresa e realizam trabalhos contínuos, a resposta pode ser sim. Em alguns casos, não se trata apenas de uma decisão estratégica, mas também de uma questão legal. Transformar prestadores de serviços em funcionários em tempo integral pode ajudá-lo a manter a conformidade com a legislação trabalhista e reduzir o risco de classificação incorreta.
Pontos importantes:
- A conversão de prestadores de serviços em funcionários em tempo integral pode trazer benefícios tanto para o empregador quanto para a colaborador.
- Será necessário redigir um novo contrato, descrevendo o novo cargo e o pacote de remuneração do trabalhador.
- A mudança do título de um profissional internacional de “ prestador de serviços ” para “ colaborador ” pode exigir a constituição de uma entidade local ou uma parceria com uma Employer of Record.
Por que as empresas transformam prestadores de serviços em funcionários efetivos
Embora a conformidade seja frequentemente o fator determinante, há também benefícios práticos em fazer a mudança, incluindo:
- Mais estabilidade e retenção: os prestadores de serviços geralmente trabalham de projeto em projeto. A conversão de um contrato de prestação de serviços ( prestador de serviços ) em um contrato de trabalho em tempo integral ( colaborador ) proporciona mais consistência para ambas as partes e reduz o risco de perder talentos-chave.
- Maior alinhamento e colaboração: os funcionários em tempo integral estão mais integrados à sua equipe. É mais provável que participem do planejamento, colaborem entre diferentes áreas e se mantenham alinhados com os objetivos da empresa.
- Acesso a benefícios e crescimento a longo prazo: os funcionários recebem remuneração estruturada, benefícios e planos de carreira mais claros. Isso costuma resultar em maior engajamento e melhor desempenho a longo prazo.
Quando você deve considerar a conversão de um prestador de serviços?
Você o vê como um membro integral da sua equipe
Cada profissional independente prestador de serviços que você contrata cumpre uma função específica. Digamos que você precise de um freelancer para escrever o conteúdo do seu blog. Ou para criar seu logotipo. Ou para gerenciar as funções de RH da sua empresa nos estágios iniciais da empresa.
À medida que você cresce, os prestadores de serviços podem se integrar mais à sua força de trabalho. Escrever blogs pode levar um redator a se expandir para a criação de textos de UX. Seu designer também pode ter habilidades de codificação e passar a trabalhar no front-end do seu site. Seu funcionário terceirizado de RH pode ter evoluído e se tornado um membro indispensável da equipe - e o único que conhece seus sistemas administrativos por dentro e por fora.
Você pode pensar da seguinte maneira: você recorre constantemente ao trabalho de um prestador de serviços? Se sim, provavelmente é hora de conversar com o prestador de serviços sobre a possibilidade de contratá-lo em tempo integral.
Você deseja maior controle sobre o trabalho deles
Não há duas maneiras de fazer isso. Um dos motivos pelos quais eles são chamados de freelancers é o fato de terem mais liberdade sobre como e quando trabalham. Se você quiser ter mais poder de decisão sobre quando e como os prestadores de serviços realizam seu trabalho, talvez seja hora de iniciar o processo de convertê-los em funcionários.
A mudança dará à sua empresa maior controle sobre o trabalho dos funcionários, permitindo que você defina expectativas claras sobre as responsabilidades do trabalho, as horas de trabalho e os padrões de desempenho.
Diferentemente dos prestadores de serviços, que normalmente operam de forma independente e gerenciam seus próprios horários, os funcionários são legalmente obrigados a seguir as políticas da empresa, reportar-se aos gerentes e priorizar as tarefas conforme as instruções.
Pode haver riscos de classificação incorreta ou seu status legal pode ter mudado
Você sabe o significado de"Scheinselbstständigkeit"? Se não souber, reserve um momento para dar uma olhada nesse artigo, caso algum de seus contratados trabalhe na Alemanha. Vá em frente. Nós aguardaremos.
Você está de volta? Excelente, como você já sabe, significa "falso trabalho autônomo". Essencialmente, refere-se a trabalhadores que a lei alemã considera incorretamente classificados como prestadores de serviços quando, na verdade, são empregados.
A classificação incorreta de um trabalhador ocorre quando se constata que um “ prestador de serviços ” está atuando mais como um “ colaborador ” do que como um freelancer. Nesse caso, talvez seja necessário reclassificá-lo. Caso contrário, você poderá estar sujeito a pesadas multas.
Leis como a legislação da Alemanha contra o falso trabalho autônomo ou a orientação IR35 do Reino Unido, que inclui regras específicas para prestadores de serviços, podem ser rigorosas nessa questão.
Pode até haver limites quanto ao tempo durante o qual um trabalhador pode ser classificado como “ prestador de serviços ” antes que sua empresa seja obrigada a iniciar o processo de conversão.
Eles podem ser elegíveis para benefícios
Em alguns países, os prestadores de serviços de longo prazo podem ter direito legal a benefícios após um determinado período ou, tecnicamente, já serem classificados como funcionários sem o seu (ou o deles) conhecimento.
Como diz um velho ditado: “Se parece um pato, nada como um pato e grasna como um pato, então provavelmente é um pato”. Ou seja, se o seu prestador de serviços trabalha para a sua empresa em tempo integral e exclusivamente, cumpre um horário fixo e/ou utiliza equipamentos da empresa, ele pode facilmente ser considerado um colaborador e ter direito a benefícios aos olhos da lei.
Convertê-los em funcionários de tempo integral pode ser uma solução mais segura e direta e ajudá-lo a evitar possíveis penalidades legais e riscos de conformidade no futuro.
Você quer uma proteção mais forte para a propriedade intelectual da sua empresa
Não estamos dizendo que você não deva confiar em seus prestadores de serviços, mas as proteções à propriedade intelectual (PI) costumam ser mais sólidas quando o trabalho da empresa é criado por um colaborador. Isso porque, na maioria das jurisdições, o marco jurídico padrão concede automaticamente a propriedade do trabalho criado por colaborador ao empregador.
Geralmente abrangida pelas disposições relativas a “obras criadas por encomenda”, qualquer propriedade intelectual criada por um colaborador geralmente pertence à empresa, sem a necessidade de quaisquer acordos adicionais.
Em contrapartida, os prestadores de serviços geralmente mantêm os direitos de propriedade intelectual, a menos que um acordo claro e juridicamente vinculativo transfira a propriedade para a empresa.
Muitos países têm regulamentações rigorosas sobre como e quando esses direitos podem ser reatribuídos, e o não estabelecimento de contratos adequados pode fazer com que os contratados mantenham o controle legal sobre suas criações.
A conversão de prestadores de serviços em funcionários de tempo integral garante uma proteção de PI mais forte, proporcionando às empresas propriedade automática e maior segurança jurídica sobre qualquer trabalho criado.
Como converter um “ prestador de serviços ” em um colaborador
Você já decidiu que é hora de transformar seu “ prestador de serviços ” em um “ colaborador ” em tempo integral? Eles concordaram? Ótimo, é hora de seguir os passos a seguir.
Revisar o contrato existente
Verifique se o seu contrato atual com o freelancer inclui as condições e o processo para a reclassificação para o status de “ colaborador ”. Pode ser que não inclua, e tudo bem.
Mas é importante garantir que você e seu (futuro) novo colaborador estejam de acordo quanto à forma como essa mudança de status ocorrerá.
Determine se você precisa contratar um EOR ou abrir uma entidade
Sua empresa opera oficialmente no país onde seu prestador de serviços está em funcionamento? Caso contrário, você precisará abrir uma pessoa jurídica, o que pode levar muito tempo (meses ou, em alguns casos, um ano ou mais) e dinheiro.
Ou então, você pode contratar uma Employer of Record (EOR) para contratar legalmente seu prestador de serviços como um colaborador .
Um EOR atua como empregador legal de funcionários internacionais e cuida de todas as questões jurídicas e financeiras locais que podem tornar a contratação internacional tão complexa.
Em resumo, os EORs minimizam seu risco e estresse assumindo a responsabilidade legal e garantindo a conformidade.
Negociar a transição
Assim que você e um freelancer chegarem a um acordo para converter a função dele em um cargo de tempo integral colaborador , é hora de analisar os detalhes, incluindo:
- Negociar seu novo pacote de remuneração
- Descrever as responsabilidades, o cargo, a estrutura de relatórios, etc.
- Informá-los sobre os benefícios a que têm direito como funcionários em tempo integral colaborador, tais como licença remunerada, plano de saúde etc.
Também é essencial garantir que seu novo colaborador compreenda o que significa deixar para trás a vida de freelancer.
Por exemplo, qual será o horário oficial de trabalho deles se morarem em um fuso horário diferente do de outros membros da equipe? Qual é o plano para programar horas de trabalho síncronas e assíncronas?
Como freelancer, ele também pode não ter tido que participar de muitas (ou nenhuma) reuniões. Mas é provável que isso mude quando se juntar à equipe em uma função de tempo integral. O acerto de expectativas como essas com antecedência tornará o processo mais tranquilo para todos.
Elaborar um novo contrato de trabalho
Pode ser necessário um contrato de trabalho formal para garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais.
O contrato de trabalho deve incluir:
- Cargo e responsabilidades
- Estrutura salarial e de remuneração
- Benefícios (como assistência médica, aposentadoria, PTO, benefícios de bem-estar, etc.)
- Cláusulas de propriedade de PI e contratos de não concorrência
- Condições de trabalho, como data de início e período de experiência, e cláusulas de “ rescisão ” (tanto voluntárias quanto involuntárias)
Por fim, a definição de estruturas de relatórios e expectativas de desempenho pode ajudar a garantir uma transição tranquila para o emprego em tempo integral.
Coleta de documentos necessários e atualização dos sistemas de folha de pagamento e benefícios
Ao converter uma empresa de responsabilidade limitada ( prestador de serviços ) em uma sociedade anônima ( colaborador), é importante saber quais documentos são necessários para garantir o cumprimento da legislação trabalhista local.
Além do contrato de trabalho, isso inclui:
- Formulários fiscais: Dependendo do país, a empresa colaborador pode precisar preencher formulários de registro fiscal ou documentos de declaração de impostos.
- Formulários de inscrição no Seguro Social e benefícios: Isso inclui o registro para quaisquer benefícios exigidos pelo governo, como assistência médica, pensões e seguro-desemprego.
Você também precisará fazer atualizações em seus sistemas de folha de pagamento e benefícios. Isso inclui:
- Classificação na folha de pagamento: Atualize a designação de “ prestador de serviços ” para “ colaborador ” para garantir que as retenções fiscais sejam feitas corretamente.
- Informações bancárias e da folha de pagamento: Os funcionários devem fornecer os detalhes de suas contas bancárias para serem pagos via depósito direto.
- Salário e prazo de pagamento: Ajuste a frequência de pagamento (se necessário) e inclua benefícios, bônus e deduções, conforme necessário.
- Contribuições fiscais e previdenciárias: Registrar a empresa “ colaborador ” para fins de retenção na fonte, contribuições patronais e benefícios exigidos pelo governo.
- Inscrição em planos de benefícios: Inscreva os funcionários da colaborador nos planos de benefícios oferecidos pela empresa, como plano de saúde e planos de aposentadoria.
Sua equipe de RH deve trabalhar em estreita colaboração com seu novo colaborador para tornar essa experiência o mais tranquila possível e esclarecer quaisquer dúvidas que ele possa ter ao longo do processo.
A bordo do colaborador
Quando integração um profissional de marketing de mídia social ( prestador de serviços ) estiver fazendo a transição para o cargo de profissional de marketing de mídia social em tempo integral ( colaborador ), as empresas devem tratar o processo da mesma forma que fariam com qualquer nova contratação, mesmo que ele já tenha trabalhado para a empresa como profissional de marketing de mídia social em regime de meio período ( prestador de serviços ) por algum tempo.
O processo de integração ( integração ) deve incluir treinamento sobre as políticas da empresa e as expectativas de desempenho. Os novos funcionários ( colaborador ) também devem ter acesso às ferramentas e sistemas internos que talvez não tenham utilizado enquanto estavam em licença por maternidade ( prestador de serviços).
Os gerentes devem discutir as oportunidades de crescimento na carreira, a cultura da empresa e quaisquer mudanças nas expectativas de trabalho.
Contrate e converta prestadores de serviços com o RemoFirst
Seja para contratar prestadores de serviços, precisar contratar funcionários ou estiver pronto para converter uma empresa internacional prestador de serviços em uma empresa colaborador , a RemoFirst pode ajudá-lo em todas as etapas do processo.
Nós cuidaremos de todas as tarefas administrativas, inclusive:
- Envio de qualquer equipamento necessário
- Criação de contratos em conformidade (com proteção de IP)
- Gerenciamento da folha de pagamento
- colaborador administração de benefícios
Também garantiremos a conformidade total com todas as leis trabalhistas locais.
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