Navegando pelas normas KYC e AML: Um guia para empresas

Com os crimes financeiros se tornando cada vez mais sofisticados, os órgãos reguladores em todo o mundo tornaram mais rígidas as regras sobre como as empresas verificam os clientes e monitoram as transações. 

Para os tomadores de decisão que conduzem suas empresas por essas águas complexas, entender as regulamentações de Know Your Customer (KYC) e Anti-Money Laundering (AML) não é apenas uma questão de conformidade - é uma questão de proteger o futuro de sua empresa.

Principais conclusões:

• A implementação de programas robustos de KYC e AML reduz a exposição da sua empresa a crimes financeiros, incluindo a possibilidade de multas milionárias e danos à sua reputação.
• O cenário regulatório varia significativamente de acordo com o país e o setor, exigindo que as empresas desenvolvam estratégias de conformidade escalonáveis e adaptáveis que evoluam com as mudanças na legislação.
• A implementação de práticas recomendadas, como ferramentas de verificação baseadas em IA e monitoramento contínuo, pode ajudar as empresas a se manterem à frente das mudanças regulatórias.

Visão geral das normas KYC e AML

Após a ocorrência de crimes financeiros e atividades terroristas significativos, as estruturas regulatórias, como KYC e AML, evoluíram de diretrizes opcionais para medidas de conformidade obrigatórias. 

Essas normas funcionam como uma linha de frente de defesa, exigindo que as empresas verifiquem identidades, monitorem transações e informem atividades suspeitas.

O que é KYC?

O Know Your Customer (KYC) é um processo abrangente projetado para verificar as identidades dos clientes e avaliar os riscos potenciais. Esse componente essencial de conformidade é dividido em vários elementos-chave:

• Programa de identificação do cliente (CIP): A base do KYC, o CIP exige a verificação de informações básicas, incluindo nomes, datas de nascimento, endereços e identificação emitida pelo governo. Essa triagem inicial ajuda a estabelecer que os clientes são quem dizem ser.
  ‍
• Due Diligence do Cliente (CDD): Esse processo de verificação padrão avalia os padrões de comportamento financeiro e os possíveis riscos do cliente. Para a maioria dos relacionamentos comerciais de rotina, a CDD padrão fornece verificação suficiente.
  ‍
• Enhanced Due Diligence (EDD): Reservada para clientes de alto risco, a EDD exige uma investigação mais profunda sobre a origem dos fundos, atualizações mais frequentes e maior monitoramento das transações. Isso pode se aplicar a pessoas politicamente expostas, clientes de países de alto risco ou aqueles com estruturas de propriedade complexas.
  ‍
• Monitoramento contínuo: O KYC não é um processo único. Ele exige uma avaliação contínua das atividades do cliente para identificar mudanças nos padrões de comportamento que possam indicar riscos emergentes. Essa vigilância contínua ajuda a identificar atividades suspeitas que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.

O que é LMA?

Enquanto o KYC se concentra na verificação de identidade, o AML (Anti-Money Laundering, combate à lavagem de dinheiro) lança uma rede mais ampla destinada a prevenir, detectar e denunciar atividades de lavagem de dinheiro. Os programas abrangentes de AML normalmente incluem:

• Monitoramento de transações: Os sistemas automatizados sinalizam padrões incomuns, como um influxo repentino de grandes depósitos, transações frequentes logo abaixo dos limites de relatório ou transferências para jurisdições de alto risco. Esses sistemas funcionam como um sistema de alerta antecipado para possíveis atividades ilícitas.
  ‍
• Conformidade com sanções: As empresas devem fazer uma triagem dos clientes em relação às listas de sanções e entidades proibidas para evitar facilitar inadvertidamente as transações com indivíduos ou organizações na lista negra. Essa triagem deve ser atualizada regularmente, pois as listas de sanções globais mudam com frequência.
  ‍
• Relatórios de atividades suspeitas: Documentar e comunicar transações suspeitas às autoridades competentes não é apenas uma boa prática - é legalmente exigido em muitas jurisdições. As instituições financeiras registraram mais de 3 milhões de relatórios de atividades suspeitas somente em 2024, criando uma rede de inteligência crítica que ajuda as autoridades a ligar os pontos em transações aparentemente não relacionadas.

Por que esses processos são importantes para as empresas

Para muitos líderes empresariais, a conformidade muitas vezes parece uma corrida de obstáculos, embora inclua multas pesadas para quem errar. 

A conformidade com as normas KYC e AML é essencial para as empresas:

• Garantir a conformidade regulatória: Evite multas de AML, como as de US$ 3,2 bilhões cobradas do setor bancário em 2024, e ações legais aderindo às leis relevantes.
  ‍
• Gerencie os riscos de forma eficaz: Tome medidas para proteger sua empresa contra atividades fraudulentas e crimes financeiros. O comerciante médio gasta US$ 4,60 em cada dólar perdido por fraude - um aumento de 32% desde 2022.
  ‍
• Proteger a reputação financeira: Mantenha a confiança dos clientes e investidores demonstrando conformidade.
  ‍
• Reforçar a confiança do cliente: Estudos mostram que 69% dos clientes priorizam a proteção contra fraudes ao escolher uma instituição financeira. 

A implementação e a divulgação das medidas de conformidade de sua empresa demonstram seu compromisso com a proteção dos ativos e das informações de seus clientes.

Quem precisa cumprir as normas de KYC e AML?

Embora as instituições financeiras enfrentem os requisitos mais rigorosos, a rede de conformidade se ampliou consideravelmente nos últimos anos para incluir:

• Bancos e cooperativas de crédito
• Processadores de pagamento e empresas de fintech
• Empresas de investimento e serviços de gerenciamento de patrimônio
• Companhias de seguros
• Bolsas de criptomoedas
• Agências imobiliárias
• Comerciantes de metais preciosos
• Profissionais da área jurídica e contábil
• Mercados on-line com volumes significativos de transações

O cenário regulatório varia drasticamente de acordo com a região. Por exemplo, os EUA contam com a Lei de Sigilo Bancário e a Lei PATRIOT dos EUA, criando uma estrutura que enfatiza a divulgação e a transparência. 

A 5ª Diretriz de Combate à Lavagem de Dinheiro da UE adota uma abordagem mais prescritiva, com requisitos detalhados para a verificação da propriedade beneficiária. 

Enquanto isso, a reputação de excelência regulatória de Cingapura vem com o preço de exigências excepcionalmente rigorosas nos termos do Aviso 626 da MAS, incluindo alguns dos protocolos de verificação mais detalhados do mundo.

Quais são as penalidades por não conformidade?

Os riscos da não conformidade nunca foram tão altos. Além do impacto financeiro imediato, as empresas enfrentam consequências em cascata que podem ameaçar sua própria existência, incluindo:

• Penalidades financeiras: As multas por não conformidade com as normas de AML chegam regularmente à casa dos milhões, se não dos bilhões. Em 2024, os órgãos reguladores dos EUA emitiram mais de US$ 4,3 bilhões em multas por violações regulatórias.
  ‍
• Acusações criminais: Executivos e diretores de conformidade podem ser responsabilizados criminalmente por violações intencionais ou por negligência grave. Essas acusações podem resultar em prisão, proibições do setor e danos permanentes à carreira.
  ‍
• Restrições operacionais: As autoridades regulatórias podem impor restrições às atividades comerciais, inclusive limitações a serviços ou mercados específicos, prejudicando efetivamente o potencial de crescimento. O limite de ativos do Wells Fargo, após o escândalo de fraude em contas, custou ao banco bilhões em oportunidades de crescimento perdidas, continuando por anos após as penalidades iniciais.
  ‍
• Danos à reputação: Talvez o mais devastador seja o impacto de longo prazo sobre a reputação. O escândalo das contas falsas do Wells Fargo resultou em anos de diminuição da confiança dos clientes e do valor de mercado. 

Desafios que as empresas enfrentam com a conformidade com KYC e AML

Mesmo com as melhores intenções, as empresas enfrentam obstáculos significativos para alcançar e manter a conformidade:

• Cenário regulatório em evolução: As regulamentações mudam com frequência e variam de acordo com a jurisdição, criando uma complexa colcha de retalhos de requisitos para empresas globais. A FATF ( Financial Action Task Force, Força-Tarefa de Ação Financeira ) atualiza regularmente as recomendações que se espalham pelas regulamentações nacionais, forçando a adaptação contínua. O que funcionou ontem pode não ser satisfatório amanhã, e uma solução que funciona em um mercado pode ser insuficiente ou excessiva em outro.
  ‍
• Custos operacionais: A implementação de programas robustos de conformidade exige investimentos significativos em tecnologia, pessoal e treinamento. Os custos de conformidade com crimes financeiros aumentaram para 99% das instituições financeiras, com o custo total de conformidade nos EUA e no Canadá chegando a US$ 61 bilhões. Para as PMEs, esses custos podem representar um ônus desproporcional sobre os recursos limitados.
  ‍
• Atrito do cliente: Processos de verificação extensos podem frustrar os clientes e atrasar as transações, potencialmente levando os negócios para os concorrentes com experiências de integração mais suaves. No entanto, economizar na verificação expõe sua empresa a um risco enorme. Encontrar o equilíbrio entre a conformidade completa e a experiência do usuário continua sendo um desafio persistente.
  ‍
• Preocupações com a privacidade dos dados: O paradoxo entre conformidade e privacidade cria tensões impossíveis. Os órgãos reguladores exigem mais dados, enquanto as leis de privacidade, como o GDPR, restringem os dados que podem ser coletados e por quanto tempo podem ser mantidos. Navegar por esses requisitos contraditórios exige uma governança de dados sofisticada.
  ‍
• Falsos positivos: Os sistemas de monitoramento excessivamente sensíveis podem sinalizar transações legítimas como suspeitas, criando trabalho adicional para as equipes de conformidade e potencialmente prejudicando os relacionamentos com os clientes sem acrescentar benefícios de segurança.

Práticas recomendadas para navegar pela conformidade com KYC e AML

Apesar desses desafios, as empresas com visão de futuro estão encontrando maneiras de transformar a conformidade de um fardo em uma vantagem estratégica:

• Aproveitamento de ferramentas de verificação baseadas em IA: O aprendizado de máquina revolucionou a verificação, reduzindo o tempo de integração do cliente de dias para minutos. O reconhecimento óptico de caracteres processa instantaneamente os documentos de identificação, enquanto a análise comportamental identifica padrões suspeitos que os revisores humanos não perceberiam. Essas tecnologias podem simultaneamente reduzir os custos e aumentar a precisão.
  ‍
• Adotar uma abordagem baseada em riscos: Nem todos os clientes apresentam o mesmo nível de risco. Uma empresa doméstica transparente com padrões de transação estáveis não garante o mesmo escrutínio que uma entidade offshore que negocia em jurisdições de alto risco. As empresas podem concentrar os recursos onde eles são mais importantes, calibrando a intensidade da verificação de acordo com os perfis de risco.
  ‍
• Monitoramento de mudanças regulatórias: A inteligência regulatória não é mais opcional. As principais organizações estão implantando equipes especializadas complementadas por soluções de tecnologia regulatória ("RegTech") que acompanham as mudanças em todas as jurisdições, fornecendo alertas antecipados de mudanças de requisitos.
  ‍
• Investir no treinamento da equipe: Os sistemas mais sofisticados ainda dependem do julgamento humano. O treinamento regular, baseado em cenários, garante que a equipe possa identificar sinais de alerta sutis e compreender as ameaças emergentes. Os melhores programas criam uma cultura de conformidade em vez de apenas marcar as caixas de treinamento.
  ‍
• Parceria com especialistas em conformidade: Desenvolver conhecimento interno para cada jurisdição é proibitivamente caro para a maioria das empresas. Parcerias estratégicas com provedores especializados oferecem acesso escalonável a conhecimentos especializados sem a sobrecarga de manter grandes equipes de conformidade.

O RemoFirst garante a conformidade com as leis KYC e AML

Na RemoFirst, tomamos várias medidas para garantir a conformidade com a AML, incluindo a realização de due diligence ao avaliar as informações de novos clientes em potencial. Isso envolve examinar o site da empresa para verificar a legitimidade do negócio e confirmar as identidades das pessoas que entram em contato conosco, entre outros protocolos rigorosos. 

Se tudo parecer bem, executamos uma verificação do Know Your Business (KYB) e obtemos uma avaliação de risco com base no setor, país, risco financeiro, sanções e lista de observação. Dessa forma, podemos garantir com segurança que todas as empresas com as quais nos relacionamos são legítimas.

Também protegemos nossos clientes enquanto eles navegam pelos requisitos legais e de conformidade das contratações globais. 

Ao fazer parceria com o RemoFirst, você obtém acesso a:

• Verificações automáticas de KYC em todos os prestadores de serviços gerenciados por meio de nossa plataforma
• Verificações opcionais de antecedentes dos funcionários por uma taxa adicional via RemoCheck
• Gerenciamento simplificado da folha de pagamento global que atende aos requisitos regulamentares locais

Está pronto para simplificar sua conformidade de contratação global? Agende uma demonstração com o RemoFirst hoje mesmo para saber como podemos ajudar sua empresa a contratar funcionários em conformidade em mais de 185 países e prestadores de serviços em mais de 150 países.