Como realizar uma auditoria global da folha de pagamento

O gerenciamento da folha de pagamento global já é bastante complexo quando tudo corre bem. Mas as consequências financeiras e jurídicas podem ser devastadoras quando surgem discrepâncias, seja por erros de cálculo, descuidos de conformidade ou, pior ainda, por atividades fraudulentas.

As auditorias regulares da folha de pagamento não são apenas uma tarefa administrativa agradável de se ter. Elas são a sua rede de segurança financeira, detectando erros na folha de pagamento e outros erros antes que eles se transformem em problemas de seis dígitos e garantindo que a sua equipe internacional seja paga com precisão e dentro do prazo.

Principais conclusões: 

• A realização de auditorias regulares da folha de pagamento ajuda a identificar lacunas de conformidade, erros de cálculo e possíveis fraudes antes que se transformem em responsabilidades legais onerosas.
• As auditorias globais da folha de pagamento exigem conhecimento especializado das leis tributárias locais, das regulamentações trabalhistas e das considerações sobre moedas em várias jurisdições.
• A implementação de processos de auditoria sistemáticos e o aproveitamento da tecnologia podem reduzir significativamente a complexidade e o investimento de tempo necessários para revisões completas da folha de pagamento.

Por que é importante realizar auditorias regulares da folha de pagamento?

Pense em uma auditoria da folha de pagamento como um check-up da saúde financeira de suas operações globais. Da mesma forma que você não deixaria de fazer exames médicos anuais, as auditorias regulares da folha de pagamento podem detectar problemas precocemente, antes que eles se transformem em problemas que ameaçam os negócios.

Os riscos são particularmente altos para as empresas globais. Um erro na folha de pagamento que custa US$ 5.000 para ser corrigido em um país pode chegar a US$ 50.000 quando se leva em conta multas, impostos atrasados e taxas legais em várias jurisdições. As empresas que descobrem anos de erros acumulados geralmente enfrentam problemas de conformidade que podem desencadear investigações governamentais e prejudicar sua reputação.

A maioria dos especialistas em gerenciamento de folha de pagamento recomenda a realização de auditorias abrangentes pelo menos anualmente, com verificações trimestrais em áreas de alto risco. As empresas que estão passando por uma rápida expansão internacional ou que operam em países com atualizações frequentes das regulamentações da folha de pagamento podem precisar realizar auditorias internas da folha de pagamento com mais frequência.

Além de reduzir o risco de não conformidade, a folha de pagamento precisa afeta diretamente a satisfação e a retenção dos funcionários. Pagamentos atrasados ou incorretos criam estresse imediato para os membros da sua equipe, especialmente para aqueles que vivem de salário em salário. Quando os erros na folha de pagamento persistem, eles corroem a confiança em sua organização e podem levar a taxas de rotatividade mais altas, o que pode ser particularmente caro quando resulta na necessidade de substituir talentos globais especializados.

Problemas comuns de fraude na folha de pagamento que devem ser conhecidos

A natureza global do trabalho remoto criou novas oportunidades para atividades fraudulentas. Aqui estão algumas formas comuns de fraude na folha de pagamento:

• Funcionários fantasmas: Trabalhadores falsos adicionados ao sistema de folha de pagamento para desviar fundos (por exemplo, Linda Johnson, gerente da Wendy's na Pensilvânia, que roubou US$ 20.000 por meio de um funcionário falso chamado William Bright).
• Buddy punching: quando um funcionário marca o ponto para outro para aumentar as horas trabalhadas
• Manipulação de salários: Alteração das taxas de pagamento ou das horas trabalhadas para ganho pessoal
• Bônus ou deduções não autorizados: Alterações feitas na remuneração do funcionário sem aprovação ou justificativa

Em um caso notável, uma administradora de folha de pagamento usou as informações de outros funcionários para enviar solicitações de pagamento falsas, que ela mesma embolsou, totalizando US$ 1,6 milhão em fraude na folha de pagamento.

Controles internos sólidos e auditorias regulares da folha de pagamento podem ajudar a detectar esses sinais de alerta com antecedência.

Quem deve cuidar da auditoria global da folha de pagamento?

Se um órgão governamental ou uma autoridade fiscal acionarem sua auditoria, ela provavelmente será conduzida por um auditor ou contador externo. Mas se você estiver revisando proativamente seus processos de folha de pagamento internamente, a responsabilidade pode recair sobre eles:

• Uma equipe interna de folha de pagamento ou finanças (se você tiver a experiência e os recursos)
• Um auditor ou consultor externo (ideal para equipes menores ou ao lidar com novos países)
• Um provedor global de folha de pagamento ou um Empregador de Registro que possa ajudar a garantir a conformidade entre fronteiras

A complexidade das auditorias globais da folha de pagamento geralmente determina quem deve conduzir o processo. Os auditores externos com conhecimento específico em direito trabalhista internacional geralmente lidam com a revisão de auditorias exigidas pelo governo ou investigações desencadeadas por questões de conformidade.

Para auditorias internas proativas, a decisão depende dos recursos e da experiência de sua organização. As grandes empresas com equipes dedicadas à folha de pagamento global podem ter a capacidade interna de realizar auditorias completas. No entanto, a maioria das organizações se beneficia do conhecimento externo, principalmente quando se trata de códigos fiscais e regulamentações trabalhistas de vários países.

As empresas de pequeno e médio porte devem considerar fortemente a possibilidade de terceirizar as auditorias da folha de pagamento para especialistas. O custo da contratação de especialistas geralmente é muito menor do que as possíveis penalidades por erros não detectados. Os auditores externos também trazem objetividade e podem identificar problemas que as equipes internas podem ignorar ou relutar em relatar.

Considere o uso de uma abordagem híbrida: equipes internas lidam com a coleta de dados de rotina e revisões preliminares, enquanto especialistas externos se concentram em questões complexas de conformidade e verificação final. Essa abordagem equilibra o controle de custos com uma supervisão completa.

Como se preparar para uma auditoria eficaz da folha de pagamento

Antes de iniciar o processo de auditoria, reúna todos os registros e documentação relevantes da folha de pagamento. Esses registros podem incluir:

• Informações sobre funcionários, incluindo contratos e documentação de integração
• Controle de tempo e registros de presença
• Relatórios e contracheques do software de folha de pagamento
• Declarações de impostos e declarações de retenção na fonte
• Registros de contribuições para a Previdência Social ou pensão
• Formulários de registro de benefícios para funcionários
• Extratos bancários

Preste muita atenção aos itens específicos de cada país que podem não ser exigidos em um país, mas o são em outro - por exemplo, contribuições para o CPF em Cingapura e formulários de imposto de renda na Índia.

Verificar as classificações de funcionários para todos os trabalhadores. Reúna contratos e acordos de trabalho para confirmar se os indivíduos devem ser classificados como funcionários ou como prestadores de serviços independentes. Problemas de classificação incorreta podem gerar penalidades significativas e exigências de pagamento retroativo em muitos países.

O que procurar durante uma auditoria da folha de pagamento

A resposta curta é que os números batem, tudo parece estar em ordem, etc.

Ao realizar a auditoria, seu principal objetivo é garantir que os números - e os processos por trás deles - estejam alinhados. Aqui está uma lista de verificação de auditoria da folha de pagamento sobre o que deve ser observado:

• Erros fiscais e de conformidade: Você está calculando e remetendo corretamente o imposto sobre a folha de pagamento em todas as jurisdições?
• Inconsistências no registro de horas: Os registros de tempo são precisos? Há indícios de que os colegas estão batendo ponto?
• Discrepâncias nos pagamentos dos funcionários: Os funcionários estão sendo pagos a mais, a menos ou com atraso?
• Indicadores de fraude: Algum ajuste incomum, pagamentos duplicados ou alterações não autorizadas?
• Dados de benefícios e PTO: Os saldos de férias, o pagamento de feriados e as contribuições de saúde estão sendo rastreados corretamente?
• Problemas de classificação de trabalhadores: Você está classificando erroneamente os funcionários como terceirizados para evitar impostos ou benefícios?
• Erros de retenção: Todas as deduções (impostos, previdência social, pensão) estão sendo feitas para as entidades governamentais apropriadas?

Além disso, se você lida com a folha de pagamento de funcionários na União Europeia ou no Reino Unido, certifique-se de que seu processo esteja em conformidade com o GDPR e outras normas de privacidade de dados.

Como simplificar o processo de auditoria global da folha de pagamento

Quanto mais aleatório e caótico for o seu sistema de folha de pagamento, mais complexa será a auditoria. Veja como torná-la mais fácil:

• Mantenha-se organizado: Use sistemas digitais centralizados para rastrear todos os registros de emprego e folha de pagamento em todas as jurisdições. Crie listas de verificação padronizadas para cada país onde você opera, levando em conta os requisitos e prazos locais.
• Defina uma cadência regular: Inclua as auditorias em seus processos anuais ou trimestrais para não ter que se preocupar com o último minuto.
• Uso software de folha de pagamento global: Os sistemas modernos de folha de pagamento podem sinalizar transações incomuns, aplicar fluxos de trabalho de aprovação e gerar relatórios abrangentes para fins de auditoria. O investimento inicial em um software de folha de pagamento de qualidade geralmente se paga com a redução de erros e custos de auditoria.
• Faça parceria com um Empregador de Registro (EOR): Um EOR, como o RemoFirst, pode reduzir significativamente sua carga de auditoria ao lidar com a conformidade local, impostos sobre a folha de pagamento, contratos de trabalho e muito mais.

Sem as ferramentas adequadas, até mesmo um pequeno erro, como uma taxa de pagamento de horas extras mal calculada na Alemanha, pode passar despercebido por meses.

Garanta que sua folha de pagamento global seja precisa com o RemoFirst

O gerenciamento da folha de pagamento global em vários países, mantendo a conformidade e a precisão, exige conhecimento especializado que a maioria das empresas não possui internamente. O RemoFirst lida com a folha de pagamento global de clientes com funcionários em mais de 185 países e prestadores de serviços em mais de 150 países, garantindo a precisão e a conformidade e pagando os funcionários em suas moedas locais.

Como Employer of Record, cuidamos do trabalho pesado de conformidade global da folha de pagamento. Isso inclui o processamento da folha de pagamento, a garantia de retenções de impostos adequadas, a adesão às leis trabalhistas locais e a proteção dos dados dos funcionários.

Ao fazer uma parceria com o RemoFirst, você não está apenas terceirizando a folha de pagamento; você está ganhando um parceiro de conformidade que ajuda a evitar os problemas que tornam as auditorias de folha de pagamento estressantes e caras.

Precisa de ajuda para evitar as armadilhas da folha de pagamento e manter a conformidade em outros países? Agende uma demonstração para ver como o RemoFirst pode simplificar a folha de pagamento global e ajudá-lo a aumentar sua equipe com confiança.