Muitos líderes empresariais veem o crescimento internacional como a próxima etapa lógica quando sua empresa está prosperando. Entretanto, a expansão global não é tão simples quanto parece.
Há muitas considerações a serem levadas em conta, desde a contratação internacional até a navegação pelos requisitos de conformidade local e o gerenciamento da folha de pagamento em vários países.
Um planejamento cuidadoso é essencial para garantir uma expansão tranquila e bem-sucedida. Isso inclui a avaliação de possíveis novas estratégias para simplificar as operações, como a terceirização das funções da folha de pagamento global, utilizando um software de folha de pagamento global ou um Employer of Record (EOR).
Principais conclusões:
- A terceirização global da folha de pagamento é benéfica para as empresas em termos financeiros, logísticos e administrativos.
- As empresas devem considerar suas necessidades comerciais para determinar qual solução de folha de pagamento global se adequa à sua estrutura atual, às suas metas futuras e ao seu orçamento.
- Além de fornecer serviços abrangentes de folha de pagamento global, os EORs também lidam com o gerenciamento de funcionários internacionais e minimizam a responsabilidade das empresas.
Quando terceirizar a folha de pagamento global da sua empresa
Se a sua empresa emprega atualmente ou planeja contratar membros da equipe em países onde não possui uma entidade legal, talvez seja hora de considerar a terceirização da folha de pagamento.
Essa abordagem é especialmente benéfica em cenários como:
- Uma estrutura de força de trabalho complexa: Quando sua empresa tem funcionários que trabalham em vários países, fusos horários e moedas, o processamento da folha de pagamento pode ser confuso e complexo.
- Pequena empresa ou start-up: Se a sua empresa for uma start-up e/ou tiver recursos internos limitados para gerenciar as funções de RH, a terceirização da folha de pagamento pode ser uma maneira eficiente de lidar com operações essenciais.
- Falta de experiência local: Está expandindo para novos países? Seus funcionários internos de RH podem não ter o conhecimento jurídico e administrativo para lidar com a folha de pagamento em todas as jurisdições.
Outros benefícios da terceirização do gerenciamento da folha de pagamento incluem possíveis economias de custo com mão de obra e maior eficiência operacional.
Diferenças entre o Global Payroll Software e um Employer of Record (EOR)
Tanto o software global de folha de pagamento quanto os EORs fornecem processamento geral da folha de pagamento, incluindo o cálculo e o pagamento dos salários dos funcionários.
No entanto, há algumas diferenças importantes.
Escopo dos serviços prestados
Software de folha de pagamento global: Essa ferramenta ajuda principalmente a gerenciar o processamento da folha de pagamento em vários países. Normalmente, inclui recursos para cálculo de salários, retenção de impostos, conversão de moedas e geração de relatórios de folha de pagamento, mas sua equipe interna ainda lida com a administração diária.
Empregador de registro (EOR): Um EOR atua como empregador legal de seus funcionários internacionais, lidando não apenas com a folha de pagamento, mas também com os contratos dos funcionários, aderindo às leis tributárias locais, aos benefícios dos funcionários e à conformidade com as regulamentações locais. Ele oferece uma solução de serviço completo para pagamento e gerenciamento de funcionários internacionais.
Responsabilidades administrativas e operacionais
Software de folha de pagamento global: o departamento de RH ou de folha de pagamento da sua empresa supervisiona o sistema de folha de pagamento e garante que tudo funcione sem problemas.
Empregador de registro (EOR): O EOR gerencia todos os aspectos da administração da folha de pagamento, liberando sua empresa de lidar diretamente com a logística de gerenciamento e pagamento de funcionários em outros países.
Responsabilidade e obrigação
Software de folha de pagamento global: sua empresa mantém a responsabilidade total pelo gerenciamento da folha de pagamento, incluindo a garantia de conformidade com as leis trabalhistas locais, as regulamentações fiscais e as conversões de moeda. Qualquer não conformidade ou outros erros recaem sobre sua empresa.
Empregador de registro (EOR): O EOR assume todas as responsabilidades relacionadas à folha de pagamento, inclusive conformidade, impostos, benefícios e cumprimento da legislação trabalhista local. Em caso de problemas, o EOR é responsável, não sua empresa.
Software de folha de pagamento global ou EOR: qual devo escolher?
Depois de tomar a decisão de terceirizar a folha de pagamento global da sua empresa, você deve decidir se quer comprar um software de folha de pagamento global ou trabalhar com um EOR. Alguns fatores a serem considerados incluem:
- Responsabilidade e ônus: Considere se sua empresa deseja manter a responsabilidade total pela conformidade, administração da folha de pagamento e responsabilidades legais ou se prefere que o EOR assuma essas responsabilidades.
- Requisitos de conformidade: Avalie a complexidade das leis trabalhistas locais, as regulamentações fiscais e os possíveis problemas de conformidade nos países onde você contrata funcionários, incluindo as leis de proteção de dados que regem as informações dos funcionários. Os EORs assumem a conformidade, enquanto o software de folha de pagamento exige que você cuide disso internamente.
- Escalabilidade: Determine a capacidade de escalonamento de cada solução à medida que sua empresa cresce. Um software de folha de pagamento global pode exigir mais recursos internos à medida que você se expande, enquanto um EOR pode oferecer mais flexibilidade para um crescimento rápido sem aumentar a complexidade administrativa.
- Custos: Compare os custos do software de folha de pagamento global e dos serviços de EOR. Normalmente, o software de folha de pagamento envolve taxas de assinatura ou licença. Por outro lado, um EOR cobra uma taxa por funcionário, o que pode ser mais econômico para equipes menores ou para a expansão para vários países.
- Alcance global: Avalie a extensão do alcance global oferecido por cada opção. Os EORs normalmente têm uma cobertura mais ampla em diferentes países, enquanto o software de folha de pagamento pode precisar de fornecedores terceirizados para gerenciar regiões ou países específicos.
- Recursos de integração: Considere a facilidade com que o software de folha de pagamento se integra aos sistemas de RH, contabilidade e finanças existentes. Os EORs geralmente oferecem uma solução mais integrada para gerenciar os processos internacionais de folha de pagamento e RH sem a necessidade de ferramentas separadas.
- Suporte ao cliente: Considere o nível de suporte ao cliente que cada opção oferece. Os provedores de EOR normalmente oferecem suporte dedicado para tratar de questões relacionadas à folha de pagamento, conformidade e funcionários, enquanto o software de folha de pagamento global pode exigir mais autoatendimento ou contar com representantes de atendimento ao cliente terceirizados para solução de problemas e assistência.
- Requisitos de tempo e recursos: Determine a quantidade de tempo e recursos que sua empresa está disposta e é capaz de dedicar ao gerenciamento da folha de pagamento internacional. Um EOR assumirá a maior parte do trabalho administrativo, enquanto um software de folha de pagamento global pode exigir recursos internos significativos para lidar com as operações da folha de pagamento.
- Flexibilidade na contratação: Considere o tipo de estrutura de emprego que você deseja estabelecer. Se você precisa contratar funcionários rapidamente em diferentes países sem criar uma entidade legal, uma EOR oferece uma solução fácil e flexível. Por outro lado, o software de folha de pagamento exige que você mesmo gerencie todos os aspectos da contratação.
- Gerenciamento de riscos: Avalie a tolerância da sua empresa ao risco. Com o software de folha de pagamento, sua empresa assume o risco de erros de conformidade, erros de cálculo ou questões regulatórias. Um EOR assume esse risco, garantindo que todas as tarefas relacionadas à folha de pagamento atendam às normas e aos regulamentos locais.
A ponderação cuidadosa desses fatores - e de quaisquer outros que possam ser especificamente relevantes para as necessidades da sua empresa - ajudará a sua equipe a decidir qual opção é a mais adequada para a sua empresa.
Planeje a transição
Depois de tomar sua decisão, é hora de criar um plano e um cronograma para migrar para o novo sistema.
Um cronograma geral de transição da folha de pagamento global inclui o seguinte:
- Adquirir o software de folha de pagamento ou assinar um contrato com um EOR para formalizar a parceria e iniciar a transição.
- Agendamento de uma reunião com o fornecedor do software ou com o representante da EOR para uma apresentação detalhada e para tratar de quaisquer dúvidas ou preocupações.
- Treinamento da equipe de RH sobre o novo software ou o processo de transição para um EOR, garantindo que eles entendam como isso afetará suas operações diárias.
- Notificar os funcionários sobre as próximas mudanças, incluindo o que eles podem esperar, quaisquer ações necessárias que precisem tomar (como atualizar a documentação) e cronogramas para a transição.
- Fazer a transição implementando totalmente o novo software ou EOR, garantindo que todos os sistemas estejam instalados e funcionais.
- Monitorar o desempenho e a precisão por meio da revisão regular dos relatórios da folha de pagamento, da análise de dados e da coleta de feedback dos funcionários para garantir operações tranquilas e resolver problemas prontamente.
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