Com o trabalho remoto sendo agora uma parte duradoura da vida moderna, muitos funcionários estão reimaginando onde querem que seja o seu "lar". Talvez eles queiram realizar o sonho de morar em uma nova cidade, mudar-se para mais perto da família ou procurar um país com um custo de vida mais baixo.
Mas a ideia de que os funcionários remotos podem trabalhar de qualquer lugar sem afetar as empresas para as quais trabalham é um equívoco popular. A realidade é que a mobilidade global cria desafios muito reais de conformidade, impostos corporativos, jurídicos e operacionais para os empregadores.
Por exemplo, algumas empresas só podem empregar legalmente trabalhadores em regiões específicas, como um único país (ou até mesmo um estado), devido à estrutura de seus negócios. Quando um funcionário se desloca para fora dessa região, o empregador enfrenta um risco não intencional, mesmo que o funcionário tenha feito isso sem permissão explícita.
A criação e a documentação de uma política de realocação podem ajudá-lo a estabelecer proativamente regras básicas para evitar riscos e erros legais antes que um funcionário decida se realocar.
Principais conclusões:
- As realocações não aprovadas podem criar riscos para os negócios e desencadear violações de impostos, imigração e leis trabalhistas.
- Cada país tem regulamentos específicos, portanto, os empregadores devem ser proativos na definição de políticas internas e analisar cuidadosamente a solicitação de realocação de cada funcionário.
- Nem toda mudança pode ser aprovada, devido a restrições de visto, impostos ou trabalho, mas pode haver algumas opções em potencial.
Por que os funcionários se mudam sem informar ao RH
Há vários motivos pelos quais um funcionário pode querer se mudar, incluindo o desejo de:
- Adote um estilo de vida nômade digital ao explorar o mundo, trabalhando em uma variedade de locais novos e exóticos
- Cumprir obrigações pessoais, como mudança devido ao fato de o cônjuge ter aceitado um emprego em outro estado ou país, ou o desejo de ficar mais perto de familiares
- Realize o sonho de se mudar para uma cidade litorânea, no topo de uma montanha nevada, em um vilarejo remoto, etc.
- Busque um custo de vida mais baixo mudando-se para outro estado - ou continente
Embora todos esses motivos sejam compreensíveis para querer mudar de emprego, torna-se arriscado quando um funcionário faz isso sem consultar os recursos humanos antes, pois isso pode colocar a empresa em risco.
Riscos que as mudanças internacionais não aprovadas representam para os empregadores
Os funcionários que se mudam sem a aprovação do empregador podem se colocar - e à empresa - em risco de violações de conformidade, impostos, vistos e segurança.
Riscos de conformidade
Ao se mudar para um país onde sua empresa não tem uma entidade legal, um funcionário pode, inadvertidamente, criar uma presença tributável para sua empresa. Esse estabelecimento permanente (PE) não intencional pode gerar obrigações de imposto de renda corporativo local.
Dependendo da legislação trabalhista local, você também pode ser obrigado a estabelecer uma entidade local - um processo caro e demorado - para empregar esse trabalhador legalmente.
Além disso, você será responsável por cumprir todas as leis trabalhistas locais vigentes:
- Contratos de trabalho
- Benefícios estatutários para funcionários
- Impostos
- Períodos mínimos de aviso de rescisão
- Indenização por tempo de serviço
- E mais
Se o trabalhador que se mudou for um prestador de serviços, isso apresenta seus próprios problemas potenciais.
As leis locais diferem e as empresas devem ser cautelosas quanto à classificação incorreta de trabalhadores, tratando um prestador de serviços como funcionário ou vice-versa.
Se for determinado que um trabalhador realocado é um empregado e não um contratado, talvez seja necessário pagar impostos e contribuições de benefícios atrasados ou correr o risco de disputas legais dispendiosas.
Riscos fiscais
Além do potencial de imposto de renda corporativo devido à criação de um PE, sua empresa pode precisar se registrar junto às autoridades fiscais locais e reter impostos sobre a folha de pagamento no novo país de residência do funcionário.
A navegação pelas contribuições para a seguridade social também se torna mais desafiadora, pois pode ser difícil determinar se você é legalmente responsável pelo pagamento da seguridade social no país de origem do funcionário ou no país em que ele vive atualmente. Erros nesse caso podem resultar em contribuições duplicadas ou lacunas na cobertura.
Sem um tratado fiscal válido entre os dois países, a renda do funcionário também pode estar sujeita à dupla tributação - uma vez pelo país de origem e outra pelo país estrangeiro. O pedido de isenção fiscal geralmente exige registros e documentação adicionais.
Por fim, as deduções fiscais do empregador podem ser afetadas pela mudança de um funcionário. Certas despesas podem ser tratadas de forma diferente para fins fiscais, dependendo de onde o trabalho é realizado. Você deve sempre confirmar a dedutibilidade com os consultores fiscais locais.
Riscos de visto e imigração
Quando os funcionários se mudam para o exterior sem aprovação, eles podem violar involuntariamente as leis de visto ou imigração.
Muitos países proíbem que as pessoas participem de trabalho remunerado, mesmo para um empregador estrangeiro, enquanto estiverem com um visto de turista ou de curta duração. Por exemplo, no Espaço Schengen, os cidadãos de fora da UE/EEE podem permanecer por um período máximo de 90 dias em um período contínuo de 180 dias. Entretanto, é proibido qualquer tipo de emprego durante essa estadia.
As consequências de trabalhar em outro país sem a devida autorização podem afetar tanto o funcionário quanto o empregador. O trabalhador pode enfrentar deportação, multas ou proibições de reentrada de longo prazo, enquanto a empresa pode ser investigada ou penalizada pela não conformidade.
Em alguns casos, as consequências resultantes podem significar que sua empresa está proibida de patrocinar futuros vistos ou de contratar nessa região.
É essencial sempre verificar os requisitos de visto para qualquer país em que seu funcionário pretenda residir e trabalhar e estabelecer processos internos claros para aprovar realocações internacionais.
Riscos operacionais e de segurança
Se os funcionários se mudarem para o exterior sem a devida aprovação e sem processos estabelecidos, sua empresa poderá enfrentar uma série de desafios no gerenciamento de empregos nessa região.
A logística diária pode se tornar complicada, desde o agendamento de reuniões em diferentes fusos horários até o acompanhamento do desempenho e a colaboração em projetos entre equipes. Isso pode levar a situações em que os funcionários participam de reuniões locais obrigatórias, mas perdem eventos mais amplos em toda a empresa, como o All Hands, o que pode prejudicar o envolvimento e a fidelidade dos funcionários.
Os planos de seguro corporativo geralmente não cobrem os funcionários que trabalham fora das jurisdições registradas da empresa, deixando tanto a empresa quanto o funcionário expostos no caso de uma lesão, incidente cibernético ou perda de propriedade.
Os benefícios legais também variam de acordo com o país, e os funcionários podem perder as proteções obrigatórias se a empresa não estiver ciente de sua mudança para o exterior. O não cumprimento desses requisitos pode gerar riscos legais e negar aos funcionários os benefícios a que têm direito em seu novo local.
Além disso, os funcionários que lidam com dados pessoais ou de clientes podem desencadear novas obrigações de proteção de dados, como o GDPR, o que pode expor a empresa a multas e penalidades regulatórias significativas se a conformidade não for mantida.
Isso porque, mesmo que a sua empresa esteja sediada em um país não regido pelo GDPR, como os EUA, você ainda pode ser responsabilizado pelas leis locais de privacidade de dados por dados processados por seus funcionários no exterior.
Evitando a realocação furtiva com a tecnologia de RH
Se estiver preocupado com a possibilidade de os funcionários tentarem ocultar uma mudança não autorizada, considere a utilização de ferramentas de RH ou de gerenciamento global da força de trabalho que permitam o monitoramento dos dados de localização dos funcionários e sinalizem possíveis discrepâncias.
Embora as VPNs e as preocupações com a privacidade tornem o monitoramento dos dados de localização desafiador, esses sistemas podem ajudá-lo a identificar os riscos antecipadamente, principalmente para funções sensíveis à conformidade, como as que afetam a segurança dos dados.
Analise a privacidade e as leis trabalhistas antes de investir em ferramentas de RH de rastreamento de localização, pois você pode estar sujeito a regulamentações estaduais e federais que exigem consentimento informado ou limitam o rastreamento ao horário de trabalho ou às necessidades comerciais.
Como definir políticas de transparência de realocação
Diretrizes claras para a realocação, juntamente com o processo de obtenção de permissão para trabalhar em um novo local, oferecem a melhor proteção contra problemas legais e de conformidade.
Criar um processo interno de análise de solicitações que avalie:
- Exposição fiscal
- Requisitos de imigração
- Riscos legais
- Privacidade dos dados
- Impacto operacional
A política deve especificar quais departamentos, como RH, financeiro e jurídico, devem aprovar as realocações; quando o processo se aplica (realocação internacional versus interestadual); e qual é o prazo de solicitação para garantir que todas as partes recebam notificação suficiente para tomar uma decisão informada.
Em seguida, estabeleça procedimentos de realocação que definam:
- Onde os funcionários podem morar e trabalhar, incluindo quaisquer restrições conhecidas
- Quem os funcionários devem notificar e quando (por exemplo, antes de assinarem um contrato de aluguel)
- Quais informações devem ser fornecidas (por exemplo, destino, duração esperada, motivo da mudança)
- Como as solicitações são avaliadas e documentadas
- Orientação sobre ajustes de remuneração e benefícios (por exemplo, como o salário ou o pacote de benefícios poderá ser alterado para manter a conformidade e a equidade)
- Consequências para movimentações não autorizadas (por exemplo, podem incluir ação disciplinar, até e inclusive demissão)
Definir esses limites antecipadamente ajuda a evitar violações acidentais das leis trabalhistas, de folha de pagamento ou fiscais locais e reforça a responsabilidade.
Medidas preventivas e práticas recomendadas
Embora cada cenário seja diferente, alguns funcionários podem ser capazes de se mudar legalmente e trabalhar no exterior sem causar problemas de conformidade.
Por exemplo, o funcionário pode ser elegível para um visto ou permissão de trabalho que lhe permita viver e trabalhar em um país específico. Os requisitos de visto variam e dependem de fatores como a nacionalidade do funcionário, sua função e a duração planejada de sua estadia.
Se você optar por obter um visto de trabalho para o seu funcionário, o RemoFirst pode auxiliar no processo de solicitação em mais de 85 países, ajudando-o a navegar pelos requisitos de documentação, registro e conformidade.
Há também o visto de nômade digital, disponível em mais de 60 países, que permite que os trabalhadores remotos vivam temporariamente no exterior enquanto continuam a trabalhar para um empregador estrangeiro. Em geral, esses vistos duram de seis meses a dois anos e exigem comprovação de renda, seguro de saúde e acordos de emprego remoto.
Outra opção para uma realocação ou expansão internacional é a parceria com um Employer of Record (EOR). Um EOR permite que você empregue legalmente funcionários em outro país, atuando como empregador legal do trabalhador. O EOR lida com todas as complexidades de RH, desde a folha de pagamento global até impostos, benefícios e conformidade local, e evita a criação de um PE. O empregador, por sua vez, mantém controle total sobre a carga de trabalho diária do funcionário.
Uma ressalva é que o modelo EOR só é viável se o funcionário que você está tentando contratar tiver o direito legal de trabalhar no país em que vive.
Gerencie e pague funcionários remotos globais com o RemoFirst
O fato de os funcionários poderem trabalhar no exterior de forma compatível depende da estrutura jurídica, das políticas, dos requisitos de visto e da capacidade da sua empresa de cumprir as leis locais, bem como de quaisquer ajustes necessários ao pacote de benefícios e aos requisitos fiscais.
Mas se a sua cultura corporativa apoia a mobilidade global, o RemoFirst pode ajudar você e seus funcionários a navegar pelo processo.
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