Com o trabalho remoto sendo agora uma parte duradoura da vida moderna, muitos funcionários estão reimaginando onde querem que seja o seu "lar". Talvez eles queiram realizar o sonho de morar em uma nova cidade, mudar-se para mais perto da família ou procurar um país com um custo de vida mais baixo.
Mas a ideia de que os funcionários remotos podem trabalhar de qualquer lugar sem afetar as empresas para as quais trabalham é um equívoco popular. A realidade é que a mobilidade global cria desafios muito reais de conformidade, impostos corporativos, jurídicos e operacionais para os empregadores.
Por exemplo, algumas empresas só podem empregar legalmente trabalhadores em regiões específicas, como um único país (ou até mesmo um estado), devido à estrutura de seus negócios. Quando um colaborador se muda para fora dessa região, o empregador corre um risco não intencional, mesmo que o colaborador tenha feito isso sem permissão explícita.
Criar e documentar uma política de realocação pode ajudá-lo a estabelecer, de forma proativa, regras básicas para evitar riscos e erros jurídicos antes que um funcionário de alto escalão ( colaborador ) decida se realocar.
Pontos importantes:
- As realocações não aprovadas podem criar riscos para os negócios e desencadear violações de impostos, imigração e leis trabalhistas.
- Cada país possui regulamentações específicas; portanto, os empregadores devem ser proativos na definição de políticas internas e analisar cuidadosamente cada pedido de realocação de um colaborador.
- Nem toda mudança pode ser aprovada, devido a restrições de visto, impostos ou trabalho, mas pode haver algumas opções em potencial.
Por que os funcionários se mudam sem informar ao RH
Há diversos motivos pelos quais um colaborador pode querer se mudar, incluindo o desejo de:
- Adote um estilo de vida nômade digital ao explorar o mundo, trabalhando em uma variedade de locais novos e exóticos
- Cumprir obrigações pessoais, como mudança devido ao fato de o cônjuge ter aceitado um emprego em outro estado ou país, ou o desejo de ficar mais perto de familiares
- Realize o sonho de se mudar para uma cidade litorânea, no topo de uma montanha nevada, em um vilarejo remoto, etc.
- Busque um custo de vida mais baixo mudando-se para outro estado - ou continente
Embora todas essas sejam razões compreensíveis para querer mudar de emprego, a situação se torna delicada quando um colaborador decide fazer isso sem consultar primeiro o departamento de recursos humanos, pois isso poderia colocar a empresa em risco.
Riscos que as mudanças internacionais não aprovadas representam para os empregadores
Os funcionários que se mudam sem a aprovação do empregador podem se colocar - e à empresa - em risco de violações de conformidade, impostos, vistos e segurança.
Riscos de conformidade
Ao se mudar para um país onde sua empresa não possui uma pessoa jurídica, um “ colaborador ” pode, inadvertidamente, criar uma presença tributável para sua empresa. Esse estabelecimento permanente (EP) não intencional pode gerar obrigações fiscais relacionadas ao imposto de renda corporativo local.
Dependendo da legislação trabalhista local, você também pode ser obrigado a estabelecer uma entidade local - um processo caro e demorado - para empregar esse trabalhador legalmente.
Além disso, você será responsável por cumprir todas as leis trabalhistas locais vigentes:
- Contratos de trabalho
- Benefícios previstos na Lei de colaborador
- Impostos
- Prazos mínimos de aviso prévio para o “ rescisão ”
- Indenização por tempo de serviço
- E mais
Se o trabalhador que se mudou for um “ prestador de serviços ”, isso traz seus próprios problemas potenciais.
As leis locais variam, e as empresas devem ter cuidado para não classificar erroneamente os trabalhadores — tratando um trabalhador autônomo ( prestador de serviços ) como um funcionário ( colaborador), ou vice-versa.
Se for determinado que um trabalhador transferido é um “ colaborador ” (trabalhador em regime de transferência) em vez de um “ prestador de serviços ” (trabalhador temporário), talvez você precise pagar impostos atrasados e contribuições previdenciárias, ou correrá o risco de se envolver em disputas judiciais onerosas.
Riscos fiscais
Além da possibilidade de ter que pagar imposto de renda corporativo devido à criação de um estabelecimento estável (PE), sua empresa pode precisar se registrar junto às autoridades fiscais locais e reter os impostos sobre a folha de pagamento no novo país de residência da colaborador.
Lidar com as contribuições para a previdência social também se torna mais complicado, já que pode ser difícil determinar se você é legalmente responsável pelo pagamento da previdência social no país de origem do seu colaboradorou no país em que ele reside atualmente. Erros nessa questão podem resultar em contribuições duplicadas ou lacunas na cobertura.
Na ausência de um tratado tributário válido entre os dois países, a renda dos “ colaborador ” também pode estar sujeita à dupla tributação — uma vez pelo país de origem e outra pelo país estrangeiro. Para solicitar isenção fiscal, muitas vezes é necessário apresentar documentos e declarações adicionais.
Por fim, as deduções fiscais do empregador podem ser afetadas pela mudança de um funcionário ( colaborador). Certas despesas podem ser tratadas de maneira diferente para fins fiscais, dependendo do local onde o trabalho é realizado. Você deve sempre confirmar a dedutibilidade com consultores tributários locais.
Riscos de visto e imigração
Quando os funcionários se mudam para o exterior sem aprovação, eles podem violar involuntariamente as leis de visto ou imigração.
Muitos países proíbem que as pessoas participem de trabalho remunerado, mesmo para um empregador estrangeiro, enquanto estiverem com um visto de turista ou de curta duração. Por exemplo, no Espaço Schengen, os cidadãos de fora da UE/EEE podem permanecer por um período máximo de 90 dias em um período contínuo de 180 dias. Entretanto, é proibido qualquer tipo de emprego durante essa estadia.
As consequências de trabalhar em outro país sem a devida autorização podem afetar tanto o colaborador e quanto o empregador. O trabalhador pode enfrentar deportação, multas ou proibições de reentrada por longo prazo, enquanto a empresa pode ser investigada ou penalizada por descumprimento das normas.
Em alguns casos, as consequências resultantes podem significar que sua empresa está proibida de patrocinar futuros vistos ou de contratar nessa região.
É essencial sempre verificar os requisitos de visto para qualquer país em que seu funcionário pretenda residir e trabalhar e estabelecer processos internos claros para aprovar realocações internacionais.
Riscos operacionais e de segurança
Se os funcionários se mudarem para o exterior sem a devida aprovação e sem processos estabelecidos, sua empresa poderá enfrentar uma série de desafios no gerenciamento de empregos nessa região.
A logística do dia a dia pode se tornar complicada, desde o agendamento de reuniões em diferentes fusos horários até o acompanhamento do desempenho e a colaboração em projetos entre equipes. Isso pode levar a situações em que os funcionários participem de reuniões locais obrigatórias, mas percam eventos mais amplos em toda a empresa, como as reuniões gerais, o que pode minar o engajamento e a lealdade d colaborador es.
Os planos de seguro corporativo muitas vezes não cobrem funcionários que trabalham fora das jurisdições em que a empresa está registrada, deixando tanto a empresa quanto o colaborador expostos em caso de acidente, incidente cibernético ou perda de bens.
Os benefícios legais também variam de acordo com o país, e os funcionários podem perder as proteções obrigatórias se a empresa não estiver ciente de sua mudança para o exterior. O não cumprimento desses requisitos pode gerar riscos legais e negar aos funcionários os benefícios a que têm direito em seu novo local.
Além disso, os funcionários que lidam com dados pessoais ou de clientes podem desencadear novas obrigações de proteção de dados, como o GDPR, o que pode expor a empresa a multas e penalidades regulatórias significativas se a conformidade não for mantida.
Isso porque, mesmo que a sua empresa esteja sediada em um país não regido pelo GDPR, como os EUA, você ainda pode ser responsabilizado pelas leis locais de privacidade de dados por dados processados por seus funcionários no exterior.
Evitando a realocação furtiva com a tecnologia de RH
Se você estiver preocupado com a possibilidade de funcionários tentarem ocultar uma mudança não autorizada, considere utilizar ferramentas de RH ou de gestão global da força de trabalho que permitam o monitoramento de dados de localização d colaborador e e sinalizem possíveis discrepâncias.
Embora as VPNs e as preocupações com a privacidade tornem o monitoramento dos dados de localização desafiador, esses sistemas podem ajudá-lo a identificar os riscos antecipadamente, principalmente para funções sensíveis à conformidade, como as que afetam a segurança dos dados.
Analise a privacidade e as leis trabalhistas antes de investir em ferramentas de RH de rastreamento de localização, pois você pode estar sujeito a regulamentações estaduais e federais que exigem consentimento informado ou limitam o rastreamento ao horário de trabalho ou às necessidades comerciais.
Como definir políticas de transparência de realocação
Diretrizes claras para a realocação, juntamente com o processo de obtenção de permissão para trabalhar em um novo local, oferecem a melhor proteção contra problemas legais e de conformidade.
Criar um processo interno de análise de solicitações que avalie:
- Exposição fiscal
- Requisitos de imigração
- Riscos legais
- Privacidade dos dados
- Impacto operacional
A política deve especificar quais departamentos, como RH, financeiro e jurídico, devem aprovar as realocações; quando o processo se aplica (realocação internacional versus interestadual); e qual é o prazo de solicitação para garantir que todas as partes recebam notificação suficiente para tomar uma decisão informada.
Em seguida, estabeleça procedimentos de realocação que definam:
- Onde os funcionários podem morar e trabalhar, incluindo quaisquer restrições conhecidas
- Quem os funcionários devem notificar e quando (por exemplo, antes de assinarem um contrato de aluguel)
- Quais informações devem ser fornecidas (por exemplo, destino, duração esperada, motivo da mudança)
- Como as solicitações são avaliadas e documentadas
- Orientação sobre ajustes de remuneração e benefícios (por exemplo, como o salário ou o pacote de benefícios poderá ser alterado para manter a conformidade e a equidade)
- Consequências por mudanças não autorizadas (por exemplo, podem incluir medidas disciplinares, podendo chegar até a suspensão do programa de treinamento “ rescisão ”)
Definir esses limites antecipadamente ajuda a evitar violações acidentais das leis trabalhistas, de folha de pagamento ou fiscais locais e reforça a responsabilidade.
Medidas preventivas e práticas recomendadas
Embora cada cenário seja diferente, alguns funcionários podem ser capazes de se mudar legalmente e trabalhar no exterior sem causar problemas de conformidade.
Por exemplo, o colaborador pode se qualificar para um visto ou autorização de trabalho que lhe permita morar e trabalhar em um país específico. Os requisitos para o visto variam e dependem de fatores como a nacionalidade do colaborador, sua função e a duração prevista da estadia.
Caso opte por solicitar um visto de trabalho para seu colaborador, a RemoFirst pode auxiliá-lo no processo de solicitação em mais de 85 países, ajudando-o a lidar com a documentação, o registro e os requisitos de conformidade.
Há também o visto de nômade digital, disponível em mais de 60 países, que permite que os trabalhadores remotos vivam temporariamente no exterior enquanto continuam a trabalhar para um empregador estrangeiro. Em geral, esses vistos duram de seis meses a dois anos e exigem comprovação de renda, seguro de saúde e acordos de emprego remoto.
Outra opção para uma realocação ou expansão internacional é estabelecer uma parceria com um Employer of Record (EOR). Um EOR permite que você contrate legalmente funcionários em outro país, atuando como empregador legal do trabalhador. O EOR cuida de todas as complexidades de RH — desde a folha de pagamento global até impostos, benefícios e conformidade local — e evita a criação de um PE. O empregador, por sua vez, mantém controle total sobre a carga de trabalho diária do colaborador.
Uma ressalva é que o modelo EOR só é viável se o profissional de colaborador que você pretende contratar tiver autorização legal para trabalhar no país onde reside.
Gerencie e pague funcionários remotos globais com o RemoFirst
O fato de os funcionários poderem trabalhar no exterior de forma compatível depende da estrutura jurídica, das políticas, dos requisitos de visto e da capacidade da sua empresa de cumprir as leis locais, bem como de quaisquer ajustes necessários ao pacote de benefícios e aos requisitos fiscais.
Mas se a sua cultura corporativa apoia a mobilidade global, o RemoFirst pode ajudar você e seus funcionários a navegar pelo processo.
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