A folha de pagamento internacional não é tão simples quanto enviar um cheque de pagamento pelo correio. Fazer malabarismos com moedas, regulamentações fiscais e regras de conformidade em constante mudança em diferentes países pode se tornar rapidamente uma grande dor de cabeça.
Até mesmo pequenos erros na folha de pagamento que você pode ignorar inicialmente - uma tecla perdida, uma conversão de moeda desatualizada - podem resultar em multas caras. Além disso, os erros podem atrasar os pagamentos de seus funcionários internacionais, prejudicando a sua boa vontade e a sua reputação.
A boa notícia é que esses erros comuns na folha de pagamento são fáceis de evitar.
Principais conclusões:
- Navegar pela folha de pagamento internacional pode ser complicado graças às diferentes classificações de trabalhadores, às leis tributárias locais e às expectativas culturais em relação à remuneração.
- O processamento manual da folha de pagamento global com planilhas e sistemas não centralizados pode levar a erros, atrasos nos pagamentos e processos inconsistentes, o que prejudica a confiança e o moral dos funcionários.
- O gerenciamento incorreto de programações de pagamento, conversões de moeda ou dados de funcionários pode colocar uma empresa em risco de penalidades legais e violações de dados dispendiosas.
Erro 1: classificação incorreta de trabalhadores
Navegar pelas distinções legais entre funcionários e prestadores de serviços independentes pode parecer um campo minado, especialmente quando se opera em outros países. O que é considerado legal em um país pode colocá-lo em maus lençóis em outro.
Então, o que exatamente pode dar errado? Bem, para começar, a classificação incorreta de funcionários pode resultar em penalidades fiscais, multas pesadas e pagamentos atrasados devidos por benefícios e contribuições sociais. Se você cometer um erro, a reputação da sua empresa também poderá ser afetada.
Evite possíveis problemas de classificação conhecendo proativamente as leis trabalhistas locais de cada país onde você contrata.
Melhor ainda, associe-se a um serviço de Employer of Record (EOR) para gerenciar o processo para você. Um EOR tem o conhecimento jurídico para intervir e cuidar de todos os detalhes de conformidade, garantindo que seus funcionários sejam classificados corretamente desde o início.
Erro 2: subestimar a complexidade da conformidade tributária internacional
Mesmo os profissionais experientes em tributação enfrentam uma curva de aprendizado acentuada quando se trata de conformidade internacional. Cada país tem suas próprias regras para retenção, declaração e apresentação de impostos sobre a folha de pagamento. Manter tudo em ordem em diferentes países e em várias jurisdições pode ser complicado.
Digamos que a maioria da sua equipe viva no Reino Unido, onde o ano fiscal geralmente começa em 6 de abril. Entretanto, outros funcionários podem morar em países onde o ano fiscal começa em 1º de janeiro (Alemanha), 1º de julho (Austrália) ou até mesmo 1º de outubro (Tailândia). Está vendo como isso pode se tornar confuso rapidamente?
Se você cometer um erro, isso pode levar a uma auditoria, que pode resultar em multas e se tornar um dreno significativo de seu tempo e recursos. Sua equipe passará semanas, ou até meses, reunindo registros antigos para comprovar a conformidade, o que a distrairá de suas principais responsabilidades.
Então, qual é o melhor caminho para a verdadeira paz de espírito? Para muitas empresas, é trabalhar com um EOR. Os EORs são especialistas em impostos comerciais locais nos países em que operam, cuidando de tudo, desde o pagamento pontual das contribuições sociais até a declaração obrigatória de impostos, para que você possa ter certeza de que seu processo de folha de pagamento está em total conformidade.
Erro 3: conversão de moeda e atrasos no pagamento
Nada corrói a confiança mais rapidamente do que um pagamento atrasado ou impreciso. Para uma força de trabalho global, esse risco é ampliado, pois os pagamentos manuais e internacionais podem ser um atoleiro logístico.
Adicione taxas de câmbio flutuantes à mistura e até mesmo cálculos simples podem resultar em pagamentos a menor ou a maior. O resultado não é apenas estresse financeiro para seus funcionários. É um custo extra para sua empresa.
Portanto, elimine as suposições da equação e use uma plataforma global de folha de pagamento com opções de pagamento automatizadas e em várias moedas.
Esses sistemas podem realizar conversões de moeda em tempo real e usar redes de transferência confiáveis, garantindo que seus funcionários recebam o valor exato que lhes é devido, sem taxas ocultas.
Outra opção é fazer uma parceria com um EOR, que cuida de todo o processo de pagamento em seu nome, garantindo pagamentos pontuais e precisos nos quais seus funcionários podem confiar.
Erro 4: gerenciamento inconsistente dos dados da folha de pagamento
A entrada manual de dados é um processo desajeitado que geralmente cria mais problemas do que resolve. Cada pressionamento de tecla introduz o risco de erro humano, e até mesmo um pequeno erro de digitação pode atrasar a folha de pagamento ou causar problemas ainda maiores no futuro.
No entanto, a execução da folha de pagamento automatizando fluxos de trabalho e centralizando dados por meio de uma plataforma unificada de folha de pagamento ajuda a eliminar erros manuais, garante a precisão e cria uma única fonte de verdade em tempo real para as informações dos funcionários.
A parceria com um EOR leva as soluções globais de folha de pagamento ainda mais longe, removendo a carga administrativa da sua equipe. Um EOR centraliza e gerencia todos os dados dos funcionários em seu sistema, reduzindo o risco de erros de digitação, prazos perdidos e documentos mal arquivados.
Com conhecimento regulatório local, fluxos de trabalho automatizados e relatórios precisos e oportunos, um EOR lhe dá a confiança de uma única fonte confiável de verdade sem as dores de cabeça da entrada manual.
Erro 5: negligenciar benefícios e contribuições estatutários
A esta altura, você já sabe que os benefícios e direitos não são universais. As políticas de indenização por demissão, licença médica, licença parental e férias podem variar significativamente de um país para outro. Ignorar essas diferenças gera confusão e pode fazer com que os funcionários se sintam desvalorizados. Além disso, você também pode correr riscos legais se for descoberto que você não oferece os benefícios exigidos pela legislação local.
Você pode gastar tempo pesquisando e documentando cada requisito legal e expectativa cultural em cada país em que opera - ou pode simplificar o processo fazendo uma parceria com um especialista local ou um EOR.
Com o parceiro certo, você cumprirá todas as obrigações legais e, ao mesmo tempo, administrará a folha de pagamento e os benefícios de uma forma que se alinhe às leis locais e corresponda às expectativas dos funcionários.
Erro 6: Gerenciar mal a experiência do funcionário
A folha de pagamento não se trata apenas de movimentar dinheiro; ela desempenha um papel central na forma como os funcionários se sentem em relação ao local de trabalho. Quando mal administrada, ela pode frustrar a equipe, prejudicar a confiança e criar problemas desnecessários.
Por exemplo, um pagamento atrasado ou impreciso. Não se trata apenas de um erro administrativo; ele pode gerar estresse financeiro. E quando os funcionários estão sob pressão financeira, seu bem-estar geralmente é prejudicado pessoal e profissionalmente.
Da mesma forma, contracheques confusos, falta de acesso de autoatendimento às informações de pagamento e processos inconsistentes entre países podem gerar confusão e fazer com que os funcionários se sintam como um número, e não como um membro valioso da sua equipe global.
Esses problemas podem se tornar rapidamente mais do que dores de cabeça administrativas. Eles podem dificultar a atração e a retenção dos melhores talentos. Simplifique sua folha de pagamento com uma plataforma global unificada de folha de pagamento e você poderá garantir que todos sejam pagos corretamente e dentro do prazo.
Para uma abordagem sem preocupações que garanta um processo contínuo, você pode fazer uma parceria com um EOR para lidar com toda a administração da folha de pagamento em seu nome.
Erro 7: Gerenciar mal os diferentes ciclos da folha de pagamento
Um pedido rápido para os gerentes de RH: Pense na sua parte favorita do processamento da folha de pagamento.
Gerenciar vários ciclos e calcular taxas em diferentes moedas não lhe veio à mente? Não estamos surpresos.
No entanto, quando você gerencia uma folha de pagamento global, é provável que, devido às leis trabalhistas locais, alguns membros da equipe precisem ser pagos semanalmente, outros quinzenalmente e outros ainda mensalmente. Isso facilita a perda de prazos, erros de cálculo e confusão.
Use um único sistema para gerenciar vários ciclos de folha de pagamento e você poderá garantir que os pagamentos permaneçam consistentes e precisos em todos os locais. Isso reduz a carga de trabalho das equipes de RH e finanças e aumenta a confiança dos funcionários.
Ele também ajuda a evitar obstáculos comuns, como perder os prazos da folha de pagamento local ou deixar de processar os pagamentos antes dos feriados, o que poderia atrasar o pagamento e criar frustração desnecessária para a sua força de trabalho.
Deseja uma solução ainda mais fácil? Faça parceria com um EOR, que pode lidar com todas as complexidades dos diferentes ciclos de pagamento para você.
Erro 8: não tomar medidas para proteger os dados dos funcionários
O fato é que os dados da sua folha de pagamento são uma mina de ouro.
Para hackers.
Isso porque o seu sistema de folha de pagamento contém um tesouro de dados confidenciais, como números do Seguro Social, datas de nascimento e informações bancárias, o que o torna um alvo preferencial para os hackers. Uma violação de dados não seria apenas um pesadelo para as relações públicas; ela poderia levar ao roubo de identidade de seus funcionários, a multas enormes e a uma completa perda de confiança.
É por isso que a utilização de serviços de folha de pagamento em conformidade com criptografia forte e controles de acesso rigorosos é fundamental para a proteção dos dados.
Tomar medidas para garantir a segurança dos dados não é apenas uma prática recomendada; é uma exigência legal em muitos países com leis de privacidade rigorosas, como o GDPR na Europa.
Além da tecnologia, você também precisará de processos internos claros e treinamento regular para garantir que somente membros autorizados da equipe possam acessar esses dados. Juntas, essas medidas protegem as informações de seus funcionários, mantêm sua empresa em conformidade e criam confiança em sua força de trabalho.
Quando você faz parceria com um EOR, ele garante que os dados da sua folha de pagamento estejam seguros e em conformidade com todas as leis obrigatórias de privacidade de dados nos países onde seus funcionários residem.
Pague sua equipe global com o RemoFirst
A boa notícia é que você não precisa enfrentar esses desafios sozinho. Como Employer of Record, o RemoFirst pode assumir o risco e a complexidade do gerenciamento da folha de pagamento global da sua empresa.
Permitimos que as empresas contratem e paguem funcionários em conformidade em mais de 185 países e prestadores de serviços em mais de 150 países. Cuidamos de todos os aspectos legais complicados, desde a criação de contratos em conformidade até a supervisão das tarefas de RH, como a integração e a administração dos benefícios dos funcionários, para que você não precise se preocupar com riscos de classificação incorreta ou de não conformidade.
Também garantimos que sua equipe seja paga pontualmente, sempre, em sua moeda local. Além disso, nosso processo transparente significa que não há taxas surpresas ou acréscimos.
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