Eis uma estatística preocupante: 44% dos funcionários na Europa relataram recentemente ter recebido salários atrasados. Outra: em 2022, o erro individual médio na folha de pagamento custou às empresas americanas US$ 291 para ser corrigido.
Se você é proprietário de uma empresa ou executivo de RH, a possibilidade de erros na folha de pagamento provavelmente pesa em sua mente. No entanto, você não pode deixar que as complexidades da folha de pagamento global o sobrecarreguem, porque você definitivamente não quer que os pagamentos de seus funcionários estejam atrasados.
Quando os funcionários não são pagos, isso gera vários problemas. Em primeiro lugar, seus funcionários ficarão chateados e estressados, pois dependem de que os pagamentos cheguem em dia. Quando isso não acontece, eles podem ser duramente afetados, prejudicando suas finanças e minando a confiança em você como empregador.
Se não pagar em dia, você também poderá enfrentar penalidades, como multas por retenções incorretas de impostos ou perda de prazos de impostos sobre a folha de pagamento, além de possíveis ações legais de acordo com as leis trabalhistas locais.
Principais conclusões:
- Navegar pelas nuances das leis trabalhistas em diferentes países pode levar a erros na folha de pagamento e à perda de depósitos de impostos.
- Erros na folha de pagamento podem prejudicar o moral dos funcionários, e a correção desses erros pode consumir muito tempo e ser cara, um luxo que sua empresa não pode se dar.
- Os empregadores que pagam com atraso uma vez correm o risco de cometer erros adicionais no futuro, o que pode levar a penalidades financeiras e legais mais severas.
Por que a folha de pagamento global é tão complicada
A execução da folha de pagamento em um único país significa seguir um conjunto de leis trabalhistas; no entanto, mesmo assim, a configuração da folha de pagamento pode ser complexa e é fácil cometer erros.
Um bom exemplo é o Queensland Health, na Austrália. Quando a migração de seu sistema de folha de pagamento saiu dos trilhos em 2010, os erros resultantes tiveram um custo enorme. Estima-se que a mudança defeituosa para um novo sistema, que resultou em funcionários sendo mal pagos ou não sendo pagos, custou cerca de 1,2 bilhão de dólares australianos em oito anos para ser corrigida. Que horror.
No entanto, a folha de pagamento internacional exige a navegação por várias leis em diversas jurisdições. Isso complica ainda mais um fluxo de trabalho que já é um labirinto.
Alguns dos fatores que podem tornar a folha de pagamento internacional um pouco complicada incluem:
- Períodos de pagamento: Países individuais, ou os estados e províncias dentro deles, podem determinar seus próprios ciclos de pagamento. Alguns exigem pagamentos mensais ou quinzenais, enquanto outros não oferecem nenhuma orientação. Os empregadores globais devem cumprir as regulamentações de cada região onde empregam funcionários.
- Sistemas de folha de pagamento: Depender de fornecedores locais para gerenciar a folha de pagamento em vários países fragmenta os dados da sua empresa, aumentando a probabilidade de erros e, consequentemente, de não conformidade. Além disso, você tem vários fornecedores para gerenciar, o que aumenta ainda mais a complexidade.
- Flutuações de moeda: Ao pagar os funcionários em outros países, a flutuação das taxas de câmbio pode afetar inadvertidamente o valor final depositado nas contas dos funcionários. Isso pode levar a um pagamento excessivo ou insuficiente, o que pode frustrar os funcionários e minar a confiança na capacidade de sua empresa de pagá-los com precisão.
- Regulamentações fiscais: Cada país tem regras distintas para declarar impostos sobre a folha de pagamento, fazer deduções e informar ganhos. A tentativa de gerenciar esses requisitos manualmente ou por meio de sistemas separados aumenta a possibilidade de erros.
Erros na folha de pagamento podem ocorrer por vários motivos, como confusão de moedas ou retenções imprecisas. Alguns dos erros mais comuns incluem:
- Cálculo incorreto do pagamento de horas extras
- Erros na dedução de benefícios obrigatórios ou voluntários
- Retenções de impostos incorretas para funcionários internacionais
- Não preenchimento de declarações fiscais
- Classificação incorreta de funcionários
A possibilidade de erros na folha de pagamento representa um risco único que muitas empresas consideram desafiador. De fato, uma pesquisa recente constatou que mais de 50% das empresas foram penalizadas por não estarem em conformidade com a folha de pagamento.
O alto preço dos erros: Por que a folha de pagamento em dia é importante
As multas por atraso nos pagamentos são apenas o começo. A falta de pagamento da folha de pagamento pode criar rapidamente um efeito cascata que leva a despesas ocultas para sua empresa, tais como
- Perda de tempo: Se cometer um erro, as equipes de RH, finanças e administração precisarão se movimentar para reconciliar os dados, recalcular as retenções dos funcionários, alterar os registros de impostos sobre a folha de pagamento e se comunicar com os fornecedores locais e os funcionários.
- Aumento dos custos administrativos: Se a sua equipe não conseguir resolver o problema, talvez seja necessário contratar fornecedores externos para realizar correções retroativas e garantir a conformidade. Consome muito tempo. É um ônus. E pode ser evitado.
- Auditorias e multas: Pagamentos atrasados podem sinalizar não conformidade e levar a auditorias e multas. As autoridades podem impor multas cada vez mais altas pelo não cumprimento contínuo das leis trabalhistas, especialmente se a sua empresa tiver classificado indevidamente os trabalhadores.
- Ações judiciais: As leis trabalhistas tendem a proteger explicitamente os funcionários. Elas podem, e muitas vezes o fazem, permitir que os funcionários entrem com ações judiciais, inclusive por salários atrasados. Isso resulta em taxas de defesa legal e possíveis acordos que superam o valor original devido.
Receber o pagamento pelo trabalho realizado é uma expectativa básica da relação empregador-empregado. Deixar de atender a essa expectativa pode afetar seus resultados, reduzindo-os:
- Moral e produtividade: Os funcionários sob estresse financeiro devido a atrasos nos pagamentos provavelmente ficarão ansiosos e distraídos. Isso pode se traduzir rapidamente em baixa moral e diminuição da produtividade.
- Retenção de funcionários: Os atrasos nos pagamentos podem afastar rapidamente os funcionários, resultando em custos mais altos de contratação e integração.
Em última análise, o fato de não pagar seus funcionários em dia criará uma reputação de práticas financeiras ruins, dificultando a substituição dos funcionários perdidos.
Entendendo as penalidades da folha de pagamento
Não há duas maneiras de dizer que o atraso no pagamento da folha de pagamento internacional é um sério risco de conformidade. Cada país tem suas próprias leis trabalhistas, prazos e práticas de aplicação, o que significa que não há um manual de regras universal para pagar os funcionários em dia. Um processo de folha de pagamento que funciona sem problemas em um país pode facilmente estar fora de conformidade em outro.
Outro desafio é que a aplicação varia muito em todo o mundo. Em alguns países, as autoridades emitem avisos ou oferecem períodos de carência antes da aplicação de penalidades. Em outros, as multas ou ações legais podem ocorrer imediatamente, com pouco ou nenhum aviso.
Essa inconsistência facilita que empresas globais não estejam em conformidade sem perceber - até que as penalidades cheguem.
A conclusão: um sistema de folha de pagamento de tamanho único simplesmente não funciona para equipes internacionais. Manter a conformidade significa localizar suas operações de folha de pagamento, acompanhar as regulamentações de cada país e fazer parcerias com especialistas que possam ajudá-lo a ficar à frente das mudanças.
Possíveis penalidades para empregadores internacionais
Os riscos de penalidade por não fazer a folha de pagamento são extensos, especialmente devido ao fato de que as leis de folha de pagamento às vezes variam não apenas por país, mas também por estado.
É uma dor de cabeça lidar com o potencial de triplicar as obrigações salariais em um lugar - como o estado de Massachusetts, nos EUA - e enfrentar penalidades indefinidas em outro, como o Brasil, onde a folha de pagamento deve ser concluída até o quinto dia útil de cada mês, caso contrário, uma penalidade indefinida poderá ser aplicada.
No entanto, esse é um peso que os empregadores internacionais com funcionários baseados em vários países do mundo precisam carregar.
Por exemplo, na província de British Columbia, no Canadá, os empregadores podem dever juros sobre salários não pagos e enfrentar multas de até CAD 10.000. Da mesma forma, nos Emirados Árabes Unidos, os empregadores devem pagar os salários em até 10 dias após a data de vencimento. Os empregadores que não efetuarem esses pagamentos poderão sofrer multas e a possível suspensão de suas permissões de trabalho.
A classificação incorreta de trabalhadores é um risco em todos os lugares, e as penalidades podem aumentar rapidamente. Na França, por exemplo, a Uber foi multada em 17 milhões de euros em 2023 por classificar erroneamente seus funcionários como freelancers.
Fatores que afetam a gravidade da penalidade
O impacto financeiro de um pagamento atrasado raramente é um problema pontual. Quando erros na folha de pagamento ocorrem repetidamente, os custos tendem a se acumular ao longo do tempo e se tornam ainda mais caros para serem corrigidos. Alguns fatores importantes podem tornar os atrasos nos pagamentos ainda mais caros, incluindo
- Tamanho da empresa: Para uma pequena empresa em particular, até mesmo uma única penalidade pode ser uma ameaça. Um estudo constatou que 40% das pequenas empresas são multadas anualmente por erros no imposto sobre a folha de pagamento, com a penalidade média custando cerca de US$ 850.
- Duração do atraso: As penalidades aumentam com o tempo. As autoridades podem cobrar juros sobre impostos não pagos sobre a folha de pagamento, o que pode aumentar rapidamente o valor devido. Além disso, as penalidades podem ser escalonadas: um pagamento com apenas alguns dias de atraso pode incorrer em uma penalidade de 2%, que salta para 10% após 15 dias.
- Frequência da infração: A repetição de atrasos nos pagamentos pode sinalizar para os órgãos reguladores que uma empresa está conscientemente ignorando as regras.
Como evitar penalidades na folha de pagamento
A melhor maneira de as empresas impedirem pagamentos atrasados e evitarem custos financeiros potencialmente significativos é tomar medidas proativas para garantir a conformidade da folha de pagamento.
Não sabe por onde começar? Um bom primeiro passo é automatizar seus sistemas de folha de pagamento com conformidade incorporada para as leis tributárias de cada país em que você opera. O software de folha de pagamento lida automaticamente com os cálculos de retenções de impostos e impostos sobre a folha de pagamento, ajudando a garantir que tudo seja pago com precisão e dentro do prazo.
Também é inteligente manter-se atualizado com as leis trabalhistas locais, trabalhando com parceiros confiáveis em todos os países onde você tem funcionários. Isso pode ajudar a reduzir o risco de classificação incorreta de trabalhadores. O desafio é que o gerenciamento de vários provedores de folha de pagamento em várias regiões pode se transformar rapidamente em um trabalho de tempo integral.
Para simplificar o processo, considere fazer uma parceria com um EOR ( Employer of Record, Empregador de Registro ) para agilizar seus esforços de contratação. Um EOR assume a responsabilidade legal de garantir pagamentos precisos e pontuais, ajudando-o a manter a confiança dos funcionários e a evitar danos à reputação.
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Também assumimos o ônus administrativo de gerenciar as questões de conformidade da folha de pagamento global, liberando sua equipe dos desafios de aprender as leis trabalhistas detalhadas em vários países.
Nosso processo é centralizado e automatizado: sua empresa recebe uma única fatura em uma única moeda, como USD ou EUR. Enquanto isso, a plataforma do RemoFirst lida automaticamente com os cálculos complexos e específicos de cada país para cada funcionário.
Também garantimos que todos os impostos locais, contribuições para a seguridade social e benefícios necessários sejam corretamente retidos e remetidos às autoridades competentes.
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