A importância de um gerenciamento eficaz nos negócios não pode ser subestimada.

Por um lado, o gerenciamento eficaz dos funcionários permite que eles se tornem membros produtivos e autossuficientes de sua organização, que são altamente engajados. Isso é especialmente significativo, considerando que uma força de trabalho altamente engajada aumenta a lucratividade em 23%, enquanto o desengajamento dos funcionários custa à economia mundial incríveis US$ 7,8 trilhões em perda de produtividade todos os anos.

Dito isso, gerenciar funcionários é uma tarefa enorme com seu próprio conjunto de complexidades únicas, especialmente em um ambiente remoto. Mas, como acontece com a maioria dos problemas, é possível seguir em frente com alguma orientação, diligência e trabalho. A seguir, analisamos os quatro principais desafios do gerenciamento de funcionários remotos e como superá-los.

1. Comunicação

A comunicação é um dos maiores desafios do gerenciamento de equipes remotas e foi exacerbada pelo fato de que muitas empresas tiveram que fazer uma transição rápida e se adaptar ao trabalho remoto devido à pandemia. 20% dos trabalhadores pesquisados para o relatório State of Remote Work de 2020 destacaram que a colaboração e a comunicação eram as maiores dificuldades do trabalho remoto. 

Com uma equipe geograficamente dispersa, pode ser difícil manter linhas de comunicação consistentes com os funcionários e garantir que todos tenham acesso a todas as informações relevantes. Esse desafio pode levar a dificuldades de colaboração e cumprimento de prazos, bem como a falhas de comunicação ou interpretações equivocadas entre os membros da equipe.

Além disso, quando os membros da equipe estão trabalhando remotamente, eles podem não se comunicar com a mesma frequência ou eficácia que teriam em um ambiente de escritório tradicional por vários motivos:

•  Falta de interação face a face: Em equipes remotas, os membros podem não ter a oportunidade de se comunicar pessoalmente, o que pode dificultar o desenvolvimento da confiança e do relacionamento entre eles. Isso, por sua vez, pode dificultar o estabelecimento de canais de comunicação claros e garantir que todos estejam na mesma página.
• Diferentes fusos horários: As equipes remotas podem estar espalhadas em diferentes fusos horários, o que pode dificultar o agendamento de reuniões e a colaboração em tempo real.
• Excesso de confiança na tecnologia: As equipes remotas geralmente dependem da tecnologia, como e-mail, bate-papo ou videoconferência para se comunicar. Entretanto, às vezes a tecnologia pode falhar ou não ser confiável, o que pode resultar em falhas de comunicação ou atrasos.
• Falta de pistas não verbais: em equipes remotas, as pessoas podem não ter acesso a pistas não verbais, como linguagem corporal e expressões faciais. Isso pode dificultar a interpretação do tom e da intenção, contribuindo assim para a falha na comunicação.

Para superar esses problemas, considere:

• Estabelecer protocolos claros de comunicação com a equipe. Por exemplo, a definição de check-ins regulares por videoconferência ou chamadas telefônicas pode ajudar a manter os projetos no caminho certo e, ao mesmo tempo, oferecer oportunidades de feedback.
• Usar uma variedade de canais de comunicação, como videoconferência, bate-papo e e-mail. Por exemplo, a combinação de e-mail com ferramentas como Slack e Asana ajudará a simplificar as conversas internas e a gerenciar melhor as tarefas dentro da organização para que todos estejam sempre atualizados. Tentar manter tudo em e-mails provavelmente se tornará caótico e difícil de acompanhar.
• O que funciona melhor para as necessidades individuais de cada funcionário. Alguns funcionários precisam de contato mais frequente do que outros, alguns podem responder melhor a mensagens de texto em vez de e-mails, etc. Dedicar tempo para investir na compreensão dessas nuances permite relacionamentos mais fortes em equipes remotas, o que, em última análise, se traduz em maior produtividade.
• Incentivar os membros da equipe a construir relacionamentos uns com os outros para que possam se comunicar de forma mais eficaz.
• Realizar check-ins regulares e sessões de feedback para ajudar a garantir que todos estejam na mesma página e que a comunicação seja eficaz.

2. Incapacidade de monitorar o trabalho e a produtividade

Em um ambiente remoto, a incapacidade de monitorar o trabalho e a produtividade pode levar a uma falta de responsabilidade e transparência.

Quando os funcionários trabalham remotamente, os gerentes e líderes de equipe podem achar difícil acompanhar quais tarefas estão sendo concluídas, quanto tempo estão levando e o progresso geral dos projetos. Além disso, sem visibilidade da produtividade da equipe, os gerentes podem ter dificuldade para identificar áreas em que os processos ou fluxos de trabalho podem ser aprimorados. Essa desconexão pode levar a ineficiências, bem como a um desperdício de tempo e de outros recursos.

Para superar esses problemas, considere:

• Estabelecer metas e objetivos claros e definir expectativas para os resultados. Dessa forma, você pode acompanhar a produtividade e monitorar o desempenho com mais precisão à medida que o trabalho avança e as metas são atingidas.
• Usar software de gerenciamento de projetos e check-ins regulares para acompanhar o progresso, fornecer feedback regular e oferecer suporte quando necessário.

3. Isolamento social e falta de formação de equipes

O trabalho remoto implica, inerentemente, um certo nível de separação física dos colegas, o que pode levar a sentimentos de solidão. 

Um estudo realizado pela psicóloga organizacional Lynn Holdsworth constatou que o trabalho remoto em tempo integral aumenta a solidão em 67% quando comparado ao trabalho no escritório. Trabalhar remotamente pode causar vários problemas que levam ao desinteresse dos funcionários e a dificuldades para gerenciá-los:

• Falta de interação face a face: Sem o contato presencial regular com os colegas de trabalho, pode ser difícil para os trabalhadores remotos construir relacionamentos e sentir que fazem parte de uma equipe coesa. Essa desconexão com os colegas pode levar a sentimentos de isolamento e solidão. A alienação é ampliada ainda mais se não houver uma cultura empresarial que promova a colaboração em um ambiente remoto. 
• Oportunidades limitadas de socialização e formação de equipes: Os trabalhadores remotos podem ter menos oportunidades de socializar com os colegas fora do horário de trabalho. Eles podem perder conversas casuais, eventos no escritório e outras atividades sociais que podem ajudar a criar camaradagem entre os colegas de trabalho.
• Falta de limites entre o trabalho e a vida pessoal: Os trabalhadores remotos podem achar difícil separar a vida profissional da pessoal quando estão trabalhando em casa. Isso pode levar a sentimentos de isolamento, pois eles passam mais tempo trabalhando e menos tempo participando de atividades sociais fora do trabalho.

Para superar esses problemas, considere:

• Promover a comunicação e a conexão, incentivando os trabalhadores remotos a se comunicarem regularmente com seus colegas e agendando reuniões regulares para garantir que eles se sintam conectados e incluídos.
• Criar oportunidades de socialização por meio da realização de eventos virtuais, como atividades de formação de equipes, happy hours ou jogos on-line. Isso ajudará os funcionários remotos a criar conexões com seus colegas. Além disso, incentive os funcionários remotos a participar de eventos ou conferências locais de networking para ajudá-los a expandir suas redes profissionais.
• Incentivar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isso envolve incentivar os funcionários remotos a fazer pausas e estabelecer limites entre o trabalho e o tempo pessoal. Dessa forma, os funcionários podem ter tempo para se envolver em atividades sociais fora do trabalho, inclusive passar tempo com a família e os amigos para ajudar a combater a sensação de isolamento.

4. Falta de cultura organizacional positiva

Devido aos desafios de comunicação que dificultam o estabelecimento da confiança, bem como a questões como isolamento social e falta de formação de equipes, muitas vezes é difícil para as equipes remotas criarem uma cultura organizacional positiva.

Além disso, sem um escritório físico ou reuniões regulares com os colegas, criar e manter um senso de camaradagem torna-se difícil, assim como promover uma cultura de trabalho positiva e gerenciar a equipe com eficiência.

Para superar esses problemas, considere:

• Ter uma visão clara para a qual todos estão trabalhando e estabelecer expectativas e diretrizes claras sobre como os membros da equipe devem interagir e trabalhar juntos.
• Ser intencional na construção de um senso compartilhado de propósito e valores. Por exemplo, é uma boa ideia construir canais de comunicação sólidos, estabelecer atividades regulares de formação de equipe e criar oportunidades de interação social.

Ao implementar todas essas soluções, é importante lembrar que leva tempo para desenvolver relacionamentos sólidos entre os membros da equipe remota; a paciência será essencial durante esse processo, à medida que os indivíduos aprendem mais uns sobre os outros e se sentem à vontade para interagir virtualmente em vez de pessoalmente.

Entretanto, com um esforço cuidadoso tanto dos gerentes quanto dos funcionários, as empresas podem cultivar com sucesso uma atmosfera de criatividade e apoio, mesmo sem nunca terem se encontrado pessoalmente. Também vale a pena observar que contar com a ajuda de profissionais pode ajudar a simplificar o gerenciamento de equipes remotas.

Como um EOR facilita o gerenciamento dos desafios da equipe remota

Embora haja muitos detalhes envolvidos no gerenciamento de funcionários remotos, as tarefas administrativas, de conformidade e de RH, tediosas e muitas vezes demoradas, não precisam competir com as funções essenciais do seu negócio por seu tempo e atenção. É aí que entra um EOR como o Remofirst, que permite o gerenciamento simplificado de funcionários remotos. Como uma EOR faz isso?

Conformidade com leis e regulamentos locais

Com a ajuda de um EOR, as empresas podem manter a conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas locais no país onde os funcionários remotos estão localizados. Isso inclui a conformidade com impostos sobre a folha de pagamento, contratos de trabalho e leis trabalhistas.

Integração e desligamento de funcionários

Um EOR pode lidar com o processo de integração e desligamento de funcionários remotos, incluindo contratos de trabalho, verificação de antecedentes e registro de benefícios. Por exemplo, a Remofirst oferece integração no mesmo dia e pode ajudar com verificações de antecedentes por meio de seus parceiros. Isso ajuda a garantir um processo tranquilo e eficiente tanto para a empresa quanto para o funcionário remoto.

Gerenciamento de folha de pagamento e benefícios

Usando um EOR, você pode lidar com o processamento da folha de pagamento e a administração de benefícios para funcionários remotos. O Remofirst, por exemplo, ajudará com a folha de pagamento global e com a administração de benefícios, como seguro de saúde, opções de ações e provisionamento de equipamentos. Isso pode ajudar na precisão e no pagamento pontual dos funcionários remotos, bem como na conformidade com as regulamentações locais.

Suporte de RH e gerenciamento de riscos

Um EOR pode oferecer suporte de RH às empresas, incluindo assistência com questões de relações com funcionários, como vistos, benefícios e qualquer outra coisa relacionada ao emprego internacional. Ter um EOR também significa obter um suporte robusto para ajudá-lo a lidar com os riscos associados à contratação de trabalhadores remotos, como conformidade com a legislação trabalhista (evitando classificações incorretas) e segurança do trabalhador. Tudo isso pode ajudar a garantir que os funcionários remotos se sintam apoiados e engajados em seu trabalho, além de reduzir os riscos legais e financeiros associados ao trabalho remoto.

Dimensionamento de negócios

A parceria com um EOR é particularmente útil ao expandir uma organização porque oferece vários benefícios, incluindo a redução dos custos administrativos, a diminuição do custo de contratação de novos funcionários e a obtenção de ajuda para trabalhar de forma eficaz em vários fusos horários.  

Superando os desafios de gerenciar funcionários remotos da maneira mais descomplicada possível

É verdade que gerenciar uma equipe remota dá muito trabalho, mas terceirizar o aspecto administrativo do emprego remoto para uma EOR como a Remofirst o ajudará a cuidar e gerenciar seus funcionários remotos de maneira eficiente e econômica.  

No entanto, é importante lembrar que nem todas as EORs são criadas da mesma forma. Enquanto alguns o ajudarão a gerenciar sua equipe remota e a expandir seus negócios com mais eficiência, outros podem fazer exatamente o oposto. Não tem certeza de como escolher o EOR certo? Aqui está um resumo das perguntas que você precisa fazer antes de fazer sua escolha.