Em teoria, o tempo livre remunerado (PTO) é bastante simples. Você tem uma política para o número de dias que as pessoas têm direito a tirar, e todos a seguem.
Entretanto, à medida que sua equipe se expande globalmente, as coisas se tornam mais complexas. Países diferentes têm atitudes (e leis) diferentes com relação ao tempo livre.
Alguns países apoiam mais o equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional e têm políticas de PTO legalmente obrigatórias que os empregadores devem seguir. Outros países têm menos exigências ou permitem que os empregadores decidam quanto PTO oferecer.
Gerenciar uma política de PTO em vários fusos horários e culturas e, ao mesmo tempo, aderir a diferentes requisitos legais, pode sobrecarregar rapidamente as equipes de recursos humanos que não têm experiência específica na elaboração de uma política global de PTO.
Entendendo as necessidades de uma equipe global
O PTO começa a ficar complicado quando se trabalha com uma equipe global. Não é possível ter uma política geral que abranja todos, pois as necessidades de benefícios dos funcionários serão diferentes, tanto cultural quanto legalmente.
No nível mais alto, cada país tem diferentes feriados culturais e públicos que precisam ser reconhecidos e respeitados. Você precisará fazer uma lista abrangente de todos os feriados obrigatórios (religiosos e públicos) de cada país e garantir que eles estejam listados claramente, para que todos saibam quando os funcionários de áreas específicas não estarão disponíveis.
Além disso, há o fato de que existem diferentes requisitos legais para o PTO em cada país, e eles podem variar bastante dependendo da localização dos seus funcionários no mundo. Isso inclui políticas relativas a dias de licença médica, licença parental, dias de férias e até mesmo tempo de luto.
Por exemplo, na França, os funcionários têm direito a um mínimo de 25 dias de PTO por ano, incluindo até 90 dias de licença médica. Na Alemanha, os funcionários têm direito a 20 dias de PTO, com licença médica ilimitada.
Nos Estados Unidos, no entanto, não existe uma obrigatoriedade formal de PTO ou licença médica. Cabe ao empregador determinar como será o PTO para seus funcionários, e isso também inclui políticas de férias.
O resultado é que os funcionários de alguns países se sentem mais à vontade para tirar férias do que os de outros, por isso é importante elaborar uma política que faça com que sua equipe global sinta que tem oportunidades iguais de tirar férias.
A incorporação de nuances culturais e normas locais em sua política também é essencial para elaborar uma política de PTO que seja compatível e culturalmente sensível.
Por exemplo, as férias prolongadas são costumeiras e esperadas nos países escandinavos. Entretanto, nos EUA, os funcionários geralmente hesitam em tirar férias prolongadas devido à cultura do local de trabalho.
O resultado é que os funcionários de alguns países se sentem mais à vontade para tirar férias do que os de outros, por isso é importante elaborar uma política que faça com que sua equipe global sinta que tem oportunidades iguais de tirar férias.
Desenvolvimento de uma política abrangente de PTO
Para começar a elaborar uma política de PTO, primeiro examine como você deseja que ela seja em escala global. Você quer se ater aos mínimos legais ou quer algo que crie um campo de jogo mais igualitário?
O ideal é criar uma cultura empresarial que valorize muito o bem-estar dos funcionários e onde todos se sintam à vontade para tirar o tempo de folga necessário para relaxar e manter a saúde.
Primeiro, crie uma lista de todos os tipos de PTO que você oferecerá aos funcionários. Isso inclui políticas relacionadas a tipos de licença como:
- Tempo de férias
- Licença médica
- Licença parental, tanto de maternidade quanto de paternidade
- Dias pessoais
- Dias de saúde mental
- Licença por luto
- Feriados públicos
- Feriados religiosos
Os tipos específicos de PTO que você deve oferecer dependerão do país, portanto, seja minucioso ao criar a lista inicial.
A maioria dos países tem leis de PTO obrigatórias, portanto, no mínimo, você precisará fornecer a quantidade exigida pelas regulamentações de cada país para manter a conformidade.
Você precisará criar políticas específicas para países, como os EUA, que não têm leis que regem a PTO.
Principais partes de uma política de PTO
Uma política de PTO deve definir claramente as regras, os processos e as expectativas em relação ao tempo fora do trabalho. A base de uma política de PTO eficaz inclui os seguintes elementos:
- Elegibilidade: Defina quem tem direito à PTO (funcionários de tempo integral, de meio período, temporários, etc.) e quando começa a elegibilidade.
- Método de acumulação: Explique como a PTO é obtida - se por meio de horas trabalhadas, tempo de serviço ou fornecida anualmente.
- Tipos de licença cobertos: Esclareça se a política abrange férias, tempo pessoal, dias de doença ou se há um único banco de PTO.
- Procedimentos de solicitação: Detalhe como os funcionários devem solicitar folga, qual o prazo de aviso prévio necessário e o processo de aprovação.
- Transferência e expiração: Especifique se a PTO não utilizada pode ser transferida para o ano seguinte ou se deve ser usada dentro de um prazo específico.
- Política de pagamento: Indique se o PTO não utilizado é pago após a rescisão e sob quais condições.
- Datas ou restrições de bloqueio: Inclua quaisquer períodos em que a PTO possa ser limitada devido a necessidades comerciais.
- Coordenação com outras licenças: Explique como o PTO interage com licenças como FMLA, licença parental ou feriados.
- Responsabilidades do gerente e do RH: Defina quem supervisiona a aplicação da política e o tratamento de exceções ou disputas.
Como comunicar sua política global de PTO
A comunicação eficaz de sua política de PTO garante que os funcionários entendam seus benefícios, sintam-se capacitados para tirar folgas e sigam os procedimentos corretos. Uma comunicação clara e consistente também ajuda a evitar confusão, desigualdades e má administração do tempo livre.
Aqui estão algumas dicas para garantir que sua política global de PTO seja clara e transparente:
- Inclua os detalhes da PTO no manual do funcionário: Certifique-se de que a política seja clara e atualizada regularmente.
- Discuta a PTO durante a integração: Apresente a política aos novos contratados como parte do processo de integração para definir as expectativas desde o início.
- Use uma linguagem clara e sem jargões: Evite a linguagem corporativa e explique como o PTO é acumulado, como solicitá-lo e quaisquer limitações em termos claros e simples.
- Realizar sessões informativas ou de perguntas e respostas: Ofereça oportunidades para que os funcionários façam perguntas e obtenham esclarecimentos sobre a política de PTO.
- Treine os gerentes sobre a política: Certifique-se de que os supervisores entendam os detalhes para apoiar suas equipes.
- Destaque as atualizações ou alterações: Notifique os funcionários imediatamente quando a política de PTO for alterada e explique como eles serão afetados.
- Faça com que a política seja fácil de encontrar: Além do manual do funcionário, mantenha a política de PTO acessível em plataformas comumente usadas, como o portal de RH ou o wiki interno.
- Forneça exemplos da vida real: Use exemplos de cenários (por exemplo, solicitação de meio período ou licença prolongada) para demonstrar como a política se aplica.
- Mantenha os funcionários informados sobre seu saldo de PTO: Forneça atualizações regulares ou garanta que os funcionários tenham acesso a dados precisos sobre o saldo de férias por meio de sua ferramenta de controle de PTO.
- Incentivar uma cultura de uso do PTO: Reforce a importância de tirar uma folga por meio de modelos de liderança e lembretes regulares para reduzir o estigma ou o medo de usar o PTO.
Criar um cronograma de cobertura
Um componente fundamental de uma política global de PTO bem-sucedida é garantir que o trabalho continue sendo feito quando as pessoas estão fora do escritório.
Você pode fazer isso incentivando o treinamento cruzado, de modo que os funcionários com conjuntos de habilidades semelhantes possam cobrir todas as tarefas urgentes que normalmente seriam realizadas por um funcionário que está de folga.
Da mesma forma, ter equipes distribuídas geograficamente pode ajudar a evitar gargalos. Por exemplo, se todo o seu departamento de contabilidade estiver localizado em um país, todos estarão de folga simultaneamente por causa de feriados nacionais. Se isso ocorrer durante o final do mês ou durante os relatórios trimestrais, você poderá ter dificuldades para cumprir prazos específicos.
Tente manter em mente o PTO e os feriados programados ao planejar prazos importantes. Você não pode evitar solicitações de última hora, ausências inesperadas ou dias de doença, mas pode criar um cronograma que seja o mais otimizado possível para manter as coisas em andamento.
Como sempre, a comunicação clara sobre as expectativas de carga de trabalho é muito importante, tanto para a empresa quanto para os funcionários. Quanto mais todos se comunicarem, menor será a probabilidade de a produtividade ser afetada quando alguém tirar férias.
Você deve fornecer PTO ilimitado para equipes internacionais?
A oferta de folga remunerada ilimitada é uma vantagem comum no mundo da tecnologia e nivela o campo de jogo ao dar a todos a mesma quantidade de folga, mas isso pode não funcionar para todas as empresas.
Antes de implementar uma política de PTO ilimitada, considere os prós e os contras.
Prós
- Isso cria um equilíbrio melhor para a sua equipe. Se os funcionários de alguns países tiverem muito mais tempo livre de impostos do que outros devido a leis específicas do país, isso pode gerar ressentimento nos funcionários que não têm as mesmas políticas que regem seu tempo livre de impostos. Você pode eliminar esses problemas criando uma política geral que conceda folgas ilimitadas a todos.
- O controle e o gerenciamento do tempo livre se tornam mais fáceis porque, bem, você não precisa controlá-lo.
- O PTO ilimitado é um forte atrativo para atrair e manter os melhores talentos. Ele atrai candidatos que priorizam a flexibilidade ao avaliar ofertas de emprego e ajuda a reter funcionários que valorizam a liberdade de tirar férias sem se preocupar com um limite.
- Os funcionários não precisam se preocupar em ficar sem tempo livre se estiverem doentes ou precisarem de um dia de folga para cuidar da saúde mental. Eles podem colocar sua saúde e bem-estar em primeiro lugar, tirando o tempo que precisam e voltando ao trabalho descansados e prontos para serem produtivos.
- Gera confiança. Os funcionários gostam de saber que podem tirar folga quando quiserem, e o empregador confia que eles não abusarão do sistema.
- Os funcionários são mais produtivos porque tiram o tempo de folga necessário para evitar o esgotamento.
Contras
- Algumas pessoas podem abusar do sistema.
- Outros podem se preocupar que estão tirando muito tempo de folga e, como resultado, tiram menos tempo de folga. Isso pode ocorrer como resultado de diferenças culturais relacionadas ao PTO. Por exemplo, os europeus podem se sentir mais à vontade para tirar férias do que seus colegas americanos.
- Pode ser confuso. Embora possa parecer óbvio, nem todo mundo entende como funciona o PTO ilimitado e pode hesitar em solicitar folga por causa disso.
Como lidar com a equidade nas políticas de PTO ilimitado
O PTO ilimitado pode, inadvertidamente, levar a disparidades, com alguns funcionários tirando o mínimo de folga e outros tirando bastante.
Aqui estão algumas ideias para ajudá-lo a mitigar isso:
- Implementar um PTO mínimo exigido para garantir que todos os funcionários descansem o suficiente.
- Analise regularmente o uso de PTO em todas as regiões para identificar disparidades de PTO com base em função, departamento, senioridade ou dados demográficos.
- Incentive todos os funcionários a tirarem folgas regularmente e deixe claro que o uso do PTO é apoiado em todos os níveis da organização.
- Equipar os gerentes para que reconheçam o esgotamento e incentivem o afastamento de forma equitativa.
- Considere fazer uma paralisação anual em toda a empresa para promover períodos de descanso coletivo para toda a sua equipe.
- Reconheça que nem todas as funções permitem a mesma flexibilidade de PTO e encontre soluções para oferecer oportunidades de descanso comparáveis, como cobertura de turnos ou dias de saúde mental.
- Faça uma auditoria para detectar possíveis vieses, verificando se o uso de mais ou menos PTO não influencia injustamente as avaliações ou as oportunidades de avanço.
Conformidade com a PTO e considerações legais
Já abordamos um pouco esse assunto, mas quando você tem uma força de trabalho global, deve garantir a conformidade com os requisitos legais de PTO em cada país.
Mesmo que você tenha uma política de PTO ilimitada, ainda precisará de diretrizes específicas para cada país em que tiver funcionários.
Isso pode ser um pouco simples. Por exemplo, os EUA não têm exigências legais para o PTO e a Suíça tem um mínimo de 20 dias de férias anuais (além de regulamentos sobre licenças médicas e parentais).
Mas, às vezes, isso não é tão simples quanto parece inicialmente. O Canadá é um excelente exemplo disso. Há diretrizes federais sobre o PTO; no entanto, as especificidades podem, às vezes, depender da província em que o funcionário vive. Os feriados públicos podem variar, assim como o número de dias de licença médica a que alguém tem direito.
Devido à natureza complicada do PTO e à importância de manter a conformidade com as leis trabalhistas locais, é melhor trabalhar com um especialista ao expandir suas contratações para um novo país.
Trabalhar com um EOR (Employer of Record, Empregador de Registro) pode ajudar a reduzir a quantidade de trabalho de sua parte e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade com todas as leis e regulamentos nos países em que sua empresa não tem presença física.
Gerencie sua política global de PTO com facilidade
Definir uma política de PTO para um único país pode ser um desafio por si só. Quando essa política precisa ser aplicada a funcionários de todo o mundo, ela rapidamente se torna muito mais complexa.
A parceria com um EOR como o RemoFirst para gerenciar as férias dos funcionários em conformidade reduz as chances de um erro de PTO, pois você está trabalhando com especialistas que conhecem as leis específicas de cada país.
Se você estiver expandindo e quiser ter certeza de que seus funcionários estão recebendo o PTO a que têm direito, vamos conversar. Temos experiência em mais de 185 países e podemos ajudar a garantir que nenhum detalhe importante seja esquecido.
Agende uma demonstração para saber como podemos ajudar.
