Em teoria, o tempo livre remunerado (PTO) é bastante simples. Você tem uma política para o número de dias que as pessoas têm direito a tirar, e todos a seguem.
Entretanto, à medida que sua equipe se expande globalmente, as coisas se tornam mais complexas. Países diferentes têm atitudes diferentes com relação ao tempo livre. Alguns são mais favoráveis a um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional e têm políticas de PTO legalmente obrigatórias que os empregadores devem seguir. Outros países têm menos exigências ou deixam que os empregadores decidam o que é justo.
Gerenciar tudo isso em vários fusos horários e culturas, além de lidar com vários sistemas jurídicos, pode sobrecarregar rapidamente as equipes de recursos humanos que não têm experiência específica na elaboração de uma política global de PTO. Este guia foi elaborado para ajudá-lo a entender melhor o que é necessário para criar e gerenciar uma política justa (e legal) para sua equipe distribuída.
Entendendo as necessidades de uma equipe global
O PTO começa a ficar complicado quando se trabalha com uma equipe global. Não é possível ter uma política geral que abranja todos, pois as necessidades de benefícios dos funcionários serão diferentes, tanto cultural quanto legalmente.
No nível mais alto, cada país tem diferentes feriados culturais e públicos que precisam ser reconhecidos e respeitados. Você precisará fazer uma lista abrangente de todos os feriados obrigatórios (religiosos e públicos) de cada país e garantir que eles estejam listados claramente, para que todos saibam quando os funcionários de áreas específicas não estarão disponíveis.
Além disso, há o fato de que existem diferentes requisitos legais para o PTO em cada país, e eles podem variar bastante dependendo da localização dos seus funcionários no mundo. Isso inclui políticas relativas a dias de licença médica, licença parental, dias de férias e até mesmo tempo de luto.
Por exemplo, na França, os funcionários têm direito a um mínimo de 25 dias de PTO por ano, incluindo até 90 dias de licença médica. Na Alemanha, os funcionários têm direito a 20 dias de PTO, com licença médica ilimitada. Nos Estados Unidos, no entanto, não há uma obrigatoriedade formal de PTO ou licença médica. Cabe ao empregador determinar o que é o PTO para seus funcionários, e isso inclui também as políticas de férias.
O resultado é que os funcionários de alguns países se sentem mais à vontade para tirar férias do que os de outros, por isso é importante elaborar uma política que faça com que sua equipe global sinta que tem oportunidades iguais de tirar férias.
Desenvolvimento de uma política abrangente de PTO
Para iniciar o processo de elaboração de uma política de PTO, você deve primeiro examinar como deseja que ela seja em escala global. Você quer se ater aos mínimos legais ou quer algo que crie um campo de jogo mais igualitário? O ideal é criar uma cultura empresarial que valorize muito o bem-estar dos funcionários e onde todos se sintam à vontade para tirar o tempo de folga necessário para relaxar e manter a saúde.
Primeiro, crie uma lista de todos os tipos de PTO que você oferecerá aos funcionários. Isso inclui políticas relacionadas a tipos de licença como:
- Tempo de férias
- Licença médica
- Licença parental, tanto de maternidade quanto de paternidade
- Dias pessoais
- Dias de saúde mental
- Licença por luto
- Feriados públicos
- Feriados religiosos
Os tipos específicos de PTO que você deve oferecer dependerão do país, portanto, seja minucioso ao criar a lista inicial.
A maioria dos países tem requisitos obrigatórios de PTO, portanto, você precisará oferecer, no mínimo, a quantidade exigida pelas leis de cada país específico. Outros países, mais uma vez, como os EUA, não têm leis obrigatórias de PTO, portanto, você precisará criar políticas específicas para os funcionários dos EUA ou de qualquer outro país sem regulamentos específicos de PTO.
Depois de resolver esses detalhes, crie diretrizes claras e fáceis de entender para cada país e adicione-as ao manual do funcionário. Inclua informações sobre:
- Como enviar solicitações de folga
- O processo de aprovação, incluindo quem pode aprovar uma solicitação de PTO
- Onde os funcionários podem visualizar a quantidade de folgas disponíveis, incluindo feriados
- Políticas de rolagem, acumulação, transferência de PTO não utilizado e pagamento de PTO
Comunicação e transparência
É importante ser muito claro ao comunicar suas políticas de PTO aos funcionários. Tente evitar ao máximo o discurso de RH, pois se as políticas não forem claramente definidas, você poderá ter problemas.
Por exemplo, alguns membros da equipe podem pensar que têm mais tempo livre disponível do que realmente têm, enquanto outros podem evitar tirar folga por não terem clareza sobre as políticas. Você também pode encontrar problemas relacionados à falta de conhecimento sobre os feriados públicos de cada país. Por exemplo, se uma equipe de um país criar prazos ou agendar reuniões para dias em que é feriado nacional para seus colegas de equipe, isso pode criar pressão sobre esses funcionários para que trabalhem nesse dia. Uma comunicação clara sobre as programações de PTO da equipe pode ajudar a evitar esses tipos de problemas.
Se suas políticas mudarem por qualquer motivo, você deve informar seus funcionários o mais rápido possível. As pessoas constroem seus planos com base em suas políticas e as alterações podem afetar a capacidade de alguém tirar férias ou folgar quando estiver doente - algo que você deseja evitar a todo custo.
Criar um cronograma de cobertura
Um componente fundamental de uma política de PTO bem-sucedida é garantir que o trabalho continue sendo feito quando as pessoas estão fora do escritório. Você pode fazer isso incentivando o treinamento cruzado, de modo que os funcionários com conjuntos de habilidades semelhantes possam cobrir quaisquer tarefas urgentes que normalmente seriam realizadas por um funcionário que estivesse fora no PTO.
Da mesma forma, ter equipes distribuídas geograficamente pode ajudar a evitar gargalos. Por exemplo, se todo o seu departamento de contabilidade estiver localizado em um país, todos estarão de folga ao mesmo tempo para os feriados nacionais. Se isso ocorrer no final do mês ou durante a apresentação de relatórios trimestrais, você poderá ter dificuldades para cumprir determinados prazos.
Tente manter em mente o PTO e os feriados programados ao planejar prazos importantes. Você não pode evitar solicitações de última hora, ausências inesperadas ou dias de doença, mas pode criar um cronograma que seja o mais otimizado possível para manter as coisas em andamento.
Como sempre, a comunicação clara sobre as expectativas de carga de trabalho é muito importante, tanto para a empresa quanto para os funcionários. Quanto mais todos se comunicarem, menor será a probabilidade de a produtividade ser afetada quando alguém tirar férias.
PTO ilimitado para equipes internacionais
Oferecer folgas remuneradas ilimitadas pode parecer a escolha ideal ao criar políticas globais de férias, uma vez que nivela o campo de jogo ao dar a todos a mesma quantidade de folgas, mas isso pode não funcionar para todas as empresas.
Antes de implementar uma política de PTO ilimitada, considere os prós e os contras.
Prós
- Isso cria um equilíbrio melhor para a sua equipe. Se os funcionários de alguns países tiverem muito mais tempo livre de impostos do que outros devido a leis específicas do país, isso pode gerar ressentimento nos funcionários que não têm as mesmas políticas que regem seu tempo livre de impostos. Você elimina esses problemas ao criar uma política geral que dê a todos tempo livre ilimitado.
- O controle e o gerenciamento do tempo livre se tornam mais fáceis porque, bem, você não precisa controlá-lo.
- O PTO ilimitado é uma poderosa ferramenta de atração e retenção. Ela ajudará a atrair os melhores talentos, já que essa vantagem é uma das principais considerações para muitos ao avaliarem o pacote de benefícios de um possível empregador. Também servirá para reter os funcionários que não querem voltar aos dias de folga limitados.
- Os funcionários não precisam se preocupar em ficar sem tempo livre se estiverem doentes ou precisarem de um dia de folga para cuidar da saúde mental. Eles podem colocar sua saúde e bem-estar em primeiro lugar, tirando o tempo que precisam.
- Gera confiança. Os funcionários gostam de saber que podem tirar folga quando quiserem e que o empregador confia que eles não abusarão do sistema.
- Ela pode atrair talentos de alto nível que valorizam o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
- Os funcionários são mais produtivos porque tiram o tempo de folga necessário para evitar o esgotamento.
Contras
- Algumas pessoas podem abusar do sistema.
- Outros podem se preocupar com o fato de estarem tirando muito tempo de folga e, como resultado, acabam tirando menos tempo de folga. Isso pode ocorrer como resultado de diferenças culturais relacionadas ao PTO. Por exemplo, os europeus podem se sentir mais à vontade para tirar férias do que seus colegas americanos.
- Pode ser confuso. Embora possa parecer óbvio, nem todo mundo entende como funciona o PTO ilimitado e pode hesitar em solicitar folga por causa disso.
Conformidade com a PTO e considerações legais
Já falamos um pouco sobre isso, mas quando você tem uma força de trabalho global, precisa garantir a conformidade com os requisitos legais para o PTO em cada país. Mesmo que você tenha uma política de PTO ilimitada, ainda assim é necessário ter diretrizes específicas para cada país em que há funcionários.
Isso pode ser um pouco simples, como o fato de que os EUA não têm exigências legais para o PTO ou que a Suíça tem um mínimo de 20 dias de férias anuais (além de regulamentos sobre licenças médicas e parentais). Mas, às vezes, não é tão simples quanto parece inicialmente. O Canadá é um ótimo exemplo disso. Há diretrizes federais sobre o PTO, mas as especificidades às vezes dependem da província em que o funcionário mora. Os feriados públicos podem variar, assim como o número de dias de licença médica a que alguém tem direito.
Devido à natureza complicada da PTO e à importância de manter a conformidade com as leis trabalhistas locais, é melhor trabalhar com um especialista ao expandir suas contratações para um novo país. Trabalhar com um EOR (Employer of Record, Empregador de Registro) pode ajudar a reduzir a quantidade de trabalho de sua parte e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade com todas as leis e contratos em países onde sua empresa não tem presença física.
Conclusão
Definir uma política de PTO para um único país pode ser um desafio por si só. Quando essa política precisa ser aplicada a funcionários de todo o mundo, ela rapidamente se torna muito mais complexa. A parceria com um Employer of Record para gerenciar funcionários internacionais reduz as chances de um erro de PTO, pois você está trabalhando com especialistas que conhecem as leis específicas de cada país.
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