À medida que as empresas crescem, as equipes de RH podem precisar ir além dos processos tradicionais e adotar sistemas mais flexíveis para acompanhar as necessidades em constante mudança.
Desde a navegação pelos requisitos de conformidade local até a manutenção de processos de RH consistentes em todas as regiões, as ferramentas tradicionais e os sistemas manuais podem se tornar rapidamente ineficientes.
Um Sistema Global de Informações de Recursos Humanos (HRIS) que forneça soluções para ajudar as empresas a simplificar as operações, garantir a conformidade e tomar decisões informadas por dados em escala pode ajudar.
Neste artigo, exploraremos o que é um HRIS, como ele permite um gerenciamento global eficiente de RH, destacaremos as principais plataformas do setor e esclareceremos como os sistemas HRIS diferem de outras soluções globais de emprego, como PEOs e EORs.
Principais conclusões:
- Os processos manuais de RH podem se tornar rapidamente ineficientes e arriscados à medida que as empresas crescem, especialmente no que diz respeito a questões de conformidade.
- Um HRIS centraliza as funções de RH, como integração, folha de pagamento, benefícios dos funcionários e relatórios em uma única plataforma, reduzindo a carga de trabalho dos administradores e melhorando a precisão.
- As soluções HRIS, EOR e PEO têm diferenças importantes: O HRIS é um software para gerenciar o RH internamente, o EOR é um empregador legal para contratações globais e o PEO é um parceiro de co-emprego para terceirização do RH doméstico.
O que é um HRIS?
Um Sistema de Informações de Recursos Humanos é um termo para um software que ajuda os departamentos de RH a gerenciar fluxos de trabalho, dados de funcionários e processos de pessoal. Em sua essência, um HRIS consolida as principais funções de RH - lidando com tudo, desde a aquisição de talentos e a integração até o processamento da folha de pagamento e a administração dos benefícios dos funcionários - em um sistema único e unificado.
As funcionalidades básicas de um HRIS incluem:
- Aquisição de talentos e integração: Muitas plataformas de HRIS incluem um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) para agilizar a busca de candidatos, a análise de currículos e muito mais. Eles também ajudam na integração, automatizando a papelada, as listas de verificação de treinamento e as atribuições de tarefas.
- Registros de funcionários e autoatendimento: O HRIS atua como um banco de dados abrangente de funcionários, armazenando informações sobre o trabalhador, remuneração, avaliações de desempenho e muito mais. A maioria dos softwares de HRIS também inclui portais de autoatendimento para os funcionários, de modo que eles possam visualizar recibos de pagamento, enviar solicitações de licença, atualizar detalhes pessoais e gerenciar benefícios de forma independente.
- Administração da folha de pagamento e dos benefícios: Os módulos automatizados de folha de pagamento calculam os ganhos, as deduções e as retenções de impostos, e um HRIS gera recibos de pagamento, geralmente com conformidade localizada incorporada. A administração de benefícios permite que os funcionários se inscrevam ou modifiquem os planos, enquanto o RH supervisiona a elegibilidade e o uso.
- Relatórios, análises e gerenciamento de dados: As plataformas de HRIS geram relatórios personalizáveis sobre métricas como custo por contratação, taxas de rotatividade, presença, custos de mão de obra e muito mais, com painéis que apoiam o planejamento estratégico de RH e o recrutamento orientado por dados.
Benefícios do uso de um HRIS
- Eficiência: A automação e os portais de autoatendimento reduzem a carga de trabalho manual dos administradores de RH. Por exemplo, 72% dos generalistas de RH que usam o HRIS de autoatendimento relatam uma carga de trabalho mais leve, e as tarefas administrativas podem ser reduzidas em 40% a 60%, economizando até duas horas por dia.
- Maior precisão: o HRIS garante uma folha de pagamento, benefícios e relatórios regulatórios mais precisos, eliminando a entrada manual de dados e integrando sistemas.
- Dados para insights estratégicos: Com uma plataforma unificada, as equipes de RH têm acesso a dados da força de trabalho em tempo real, permitindo decisões orientadas por dados sobre contratação, retenção, desempenho e custos trabalhistas.
- Melhor experiência do funcionário: O autoatendimento dos funcionários e os fluxos de trabalho automatizados tornam as interações com o RH mais rápidas e fáceis de usar, aumentando o envolvimento dos funcionários. E as experiências de integração habilitadas pelo HRIS podem levar a um envolvimento cinco vezes maior e reduzir a rotatividade em 30%.
- Escalabilidade: os sistemas HRIS evoluem com a sua empresa, apoiando o crescimento sem aumentar o número de funcionários ou a complexidade do RH.
Qual é a diferença entre um HRIS, EOR e PEO?
HRIS
Como já abordamos, um HRIS é um provedor de serviços de software de RH que ajuda as empresas a simplificar as operações diárias de RH com várias soluções de RH, incluindo gerenciamento aprimorado de funcionários, integração e desligamento, análise de dados e recursos de folha de pagamento. Embora os sistemas HRIS possam simplificar a maioria das tarefas de RH, algumas possíveis desvantagens incluem uma possível curva de aprendizado acentuada para os administradores, e o preço pode ser proibitivamente caro para empresas menores.
EOR
Enquanto um HRIS é normalmente uma plataforma autônoma para gerenciar tarefas de RH, um Employer of Record (EOR) permite que os empregadores contratem os melhores talentos em vários países sem estabelecer uma entidade local em cada país em que contratam.
As empresas que fazem parceria com um EOR talvez não precisem adquirir um sistema HRIS separado, pois os serviços do EOR incluem a criação de contratos de trabalho, administração geral de RH, processamento global da folha de pagamento e muito mais.
A maioria dos EORs também inclui um HRIS como parte de sua oferta, agregando um HRIS (ou funcionalidade semelhante ao HRIS) em sua plataforma para que os clientes possam gerenciar os dados dos funcionários, a integração, o tempo livre e outras tarefas de RH em um só lugar.
O componente HRIS complementa os serviços principais do EOR, facilitando para as empresas o tratamento dos aspectos administrativos e legais do emprego por meio de um único sistema.
Quando você faz parceria com um EOR, ele assume toda a responsabilidade legal, de modo que você pode ter certeza de que sua empresa estará em total conformidade legal com as leis trabalhistas locais, incluindo quaisquer regulamentos relacionados à privacidade e proteção de dados em todos os países onde você contratar.
Os EORs também desempenham um papel fundamental no gerenciamento da folha de pagamento em vários países e nas leis de conformidade fiscal, garantindo que as empresas paguem seus funcionários com precisão, dentro do prazo e na moeda de sua preferência.
Um EOR também oferece a capacidade de gerenciar benefícios globais, projetando pacotes de remuneração e benefícios localizados, inclusive seguro-saúde privado.
PEO
Uma Organização Profissional de Empregadores (PEO) oferece serviços terceirizados de RH para empresas que desejam simplificar as operações e reduzir o tempo e os recursos necessários para gerenciar o RH internamente.
Enquanto um HRIS é uma plataforma de tecnologia para gerenciar as tarefas de RH internamente, um PEO é um parceiro de terceirização que assume funções administrativas e complexas de RH, como folha de pagamento, benefícios e conformidade, muitas vezes fornecendo ferramentas de HRIS como parte de seus serviços.
As empresas firmam um contrato de co-emprego com o provedor de PEO, com responsabilidades claramente definidas para cada lado. Essencialmente, o PEO assume todas as tarefas de RH, como folha de pagamento e benefícios, enquanto a empresa lida com o gerenciamento diário dos funcionários.
Uma desvantagem dos serviços de PEO é que eles nem sempre são adequados para equipes remotas, especialmente aquelas com funcionários internacionais.
A escala dos processos de RH torna-se mais complexa quando se emprega funcionários em vários países. Os PEOs exigem o registro comercial ou o estabelecimento de uma entidade legal em cada país onde a empresa contrata, o que não é viável para muitas pequenas empresas. Um PEO também não assume responsabilidades legais ou gerenciamento de riscos.
Por que as startups não podem ignorar a tecnologia de RH
Atualmente, uma solução de HRIS é essencial para ajudar as empresas a operar com mais eficiência e escalar com mais facilidade, especialmente as startups, que geralmente têm recursos limitados.
De fato, 57% das equipes de RH das organizações gastam até 57% do seu tempo em tarefas administrativas - muitas das quais poderiam ser realizadas por um HRIS. Portanto, não é de surpreender que mais de 90% dos empregadores usem uma plataforma de tecnologia como um HRIS para gerenciar aspectos de suas funções de RH ou benefícios - um aumento de 70% em relação a cinco anos atrás, de acordo com o 12th Annual Workplace Benefits Study da Guardian.
Pontos problemáticos de RH das startups
- Sobrecarga de planilhas: Gerenciar o RH por meio de planilhas manuais rapidamente se torna inviável. A atualização das informações dos funcionários, dos saldos de férias, dos salários e dos registros de desempenho em tempo real torna-se uma sobrecarga, facilitando a ocorrência de erros.
- Risco de conformidade: Leis trabalhistas, regras de retenção de impostos, regulamentos de benefícios... as startups são vulneráveis. Um prazo não cumprido ou um formulário preenchido incorretamente pode provocar auditorias ou penalidades.
- Ineficiência: Quando pequenas equipes de RH gastam horas em papelada, integração, correções de folha de pagamento e muito mais, esse é o tempo que não estão gastando em outras tarefas essenciais.
- Experiência ruim do funcionário: Erros desorganizados na integração ou nos benefícios podem contribuir para a baixa moral, e os primeiros funcionários podem se sentir ignorados ou desvalorizados, prejudicando a cultura da empresa que as startups tentam construir.
Como a tecnologia de RH corrige esses problemas
- Centralização e automação: Integração, folha de pagamento, controle de PTO, avaliações de desempenho e muito mais são gerenciados - e automatizados, quando possível - em uma única plataforma.
- Conformidade integrada: Atualizações regulatórias, lembretes e relatórios automatizados ajudam a proteger contra erros legais.
- Ganhos de eficiência: Com um HRIS, as tarefas que costumavam levar horas ou até mesmo dias agora levam minutos, porque a integração é mais suave, a folha de pagamento é precisa e o RH pode dedicar mais tempo a tarefas importantes, como recrutamento e envolvimento dos funcionários.
- Melhor experiência do funcionário: A clareza, a consistência e as opções de autoatendimento para os funcionários ajudam a criar confiança e a reforçar uma forte cultura empresarial.
Os 5 principais sistemas HRIS
Existem vários sistemas HRIS no mercado. Embora todos eles executem as funções necessárias de RH, muitos se concentram em um nicho específico como seu diferencial. Por exemplo, um HRIS pode se concentrar em ferramentas de envolvimento dos funcionários, enquanto outro oferece funcionalidade aprimorada de conformidade.
Veja a seguir algumas das principais plataformas globais de HRIS atualmente no mercado.
BambooHR
Uma boa opção para empresas de pequeno e médio porte, o BambooHR automatiza as tarefas operacionais e libera o tempo do RH para projetos de grande porte. Ele tem uma interface amigável que permite que as organizações migrem dados do sistema existente para uma opção mais robusta com recursos aprimorados, incluindo:
- Sistema de rastreamento de candidatos
- Integração de funcionários
- Banco de dados centralizado de funcionários
- Gerenciamento de desempenho
- Serviços de relatórios de folha de pagamento
- Geração de relatórios
OiBob
O HiBob é uma plataforma personalizável que oferece uma variedade de recursos e integrações - como Slack, Jira e Okta - para aumentar a eficiência dos processos de RH. Ela inclui soluções para:
- Integração
- Engajamento dos funcionários
- Gerenciamento de desempenho
- Análise de RH
- Gerenciamento de remuneração
- Autoatendimento para funcionários
- Rastreamento e soluções integradas de DEI
Nomeadamente
Com foco no gerenciamento de conformidade, a Namely simplifica as tarefas básicas de RH, como folha de pagamento e administração de benefícios. Algumas de suas funções essenciais incluem:
- Integração de funcionários
- Gerenciamento e administração de benefícios
- Relatórios de folha de pagamento
- Definição e acompanhamento de metas
- Geração de relatórios personalizados
- Pesquisas de feedback dos funcionários
Dia de trabalho
A plataforma Workday organiza as ferramentas administrativas e de usuário necessárias para gerenciar RH, planejamento, talentos, finanças, folha de pagamento e análises em um sistema abrangente, e auxilia no seguinte
- Recrutamento
- Gerenciamento de talentos
- Folha de pagamento
- Integração
- Remuneração e benefícios
- Tempo, presença e despesas
- Planejamento contábil e financeiro
- Relatórios e análises
RemoFirst
Ideal para empresas de todos os tamanhos, o RemoFirst é uma plataforma completa que permite empregar talentos remotos de qualquer lugar do mundo. A partir de US$ 199 por pessoa, por mês, você pode aumentar sua equipe em mais de 185 países sem a necessidade de estabelecer entidades locais. Como um Employer of Record (EOR), o RemoFirst tem sua própria plataforma HRIS para gerenciar as funções de RH e folha de pagamento da sua equipe global, e sua solução inclui:
- Contratação legal de talentos globais
- Integração de talentos internacionais de acordo com as leis locais
- Gerenciamento global de funcionários e contratados
- Administração de benefícios internacionais, incluindo opções localizadas
- Pagamentos de empreiteiros em moedas locais
- Vistos e permissões de trabalho
- Relatórios e análises
"Eu realmente preciso de um sistema de gestão de recursos humanos?" - O teste de fogo de um fundador
Depende de suas necessidades comerciais. Quantas das seguintes afirmações se aplicam a você?
- Você tem mais de cinco funcionários.
- Você está contratando ou integrando remotamente.
- Você gasta mais de cinco horas por semana com folha de pagamento ou administração de RH.
- Os dados de seus funcionários são armazenados em várias planilhas, pastas ou e-mails.
- Você tem requisitos de conformidade (declarações de impostos, leis trabalhistas, relatórios de benefícios) que você controla manualmente.
- Você perdeu um prazo importante de RH, como a inscrição nos benefícios ou a avaliação anual de desempenho, no último ano.
- Os novos contratados geralmente pedem ajuda com a papelada ou atualizações de status durante a integração.
- Você precisa acompanhar o PTO, os dias de licença médica e as programações em um só lugar.
- Você teve problemas para encontrar ou atualizar os documentos da apólice em tempo hábil.
- Você precisa integrar várias contratações ao mesmo tempo.
- Você gostaria que os funcionários atualizassem suas próprias informações pessoais sem envolver o RH.
Pontuação:
- Se você respondeu "sim" a zero ou três das afirmações acima, provavelmente não tem problemas com processos manuais, pelo menos por enquanto.
- Se você respondeu "sim" aos itens quatro a sete, as tarefas de RH estão deixando você mais lento e é hora de começar a explorar as opções de HRIS.
- Se você respondeu "sim" a oito ou mais perguntas, uma solução HRIS provavelmente economizará seu tempo, reduzirá erros e melhorará a conformidade.
HRIS, EOR, PEO ou planilhas: O que é melhor para startups?
Gerencie os funcionários globalmente com um HRIS e EOR
Ao centralizar os dados dos funcionários, simplificar a conformidade entre fronteiras e automatizar os principais processos, uma solução HRIS permite que as equipes de RH se concentrem nas pessoas e não na papelada. E para empresas com equipes distribuídas globalmente, a combinação de um HRIS com uma solução EOR pode simplificar ainda mais as complexidades do emprego internacional.
Um EOR como o RemoFirst gerencia a conformidade local, a folha de pagamento e os benefícios para que sua equipe possa contratar e gerenciar talentos com facilidade em mais de 185 países.
Deseja saber mais sobre como uma solução EOR e HRIS pode facilitar a contratação internacional e o gerenciamento de funcionários? Agende uma demonstração.
