À medida que as empresas crescem, as equipes de RH podem precisar ir além dos processos tradicionais e adotar sistemas mais flexíveis para acompanhar as necessidades em constante mudança.
Desde a navegação pelos requisitos de conformidade local até a manutenção de processos de RH consistentes em todas as regiões, as ferramentas tradicionais e os sistemas manuais podem se tornar rapidamente ineficientes.
Um Sistema Global de Informações de Recursos Humanos (HRIS) que forneça soluções para ajudar as empresas a simplificar as operações, garantir a conformidade e tomar decisões informadas por dados em escala pode ajudar.
Neste artigo, exploraremos o que é um HRIS, como ele permite um gerenciamento global eficiente de RH, destacaremos as principais plataformas do setor e esclareceremos como os sistemas HRIS diferem de outras soluções globais de emprego, como PEOs e EORs.
Pontos importantes:
- Os processos manuais de RH podem se tornar rapidamente ineficientes e arriscados à medida que as empresas crescem, especialmente no que diz respeito a questões de conformidade.
- Um HRIS centraliza funções de RH, como integração, folha de pagamento, colaborador benefícios e relatórios, em uma única plataforma, reduzindo a carga de trabalho administrativo e aumentando a precisão.
- As soluções HRIS, EOR e PEO têm diferenças importantes: O HRIS é um software para gerenciar o RH internamente, o EOR é um empregador legal para contratações globais e o PEO é um parceiro de co-emprego para terceirização do RH doméstico.
O que é um HRIS?
Um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) é um termo que se refere a um software que auxilia os departamentos de RH a gerenciar fluxos de trabalho, colaborador dados e processos relacionados ao pessoal. Em essência, um HRIS consolida as principais funções de RH — abrangendo tudo, desde a aquisição de talentos e integração até o processamento da folha de pagamento e colaborador a administração de benefícios — em um único sistema unificado.
As funcionalidades básicas de um HRIS incluem:
- Aquisição de talentos e gestão de integração: Muitas plataformas de HRIS incluem um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) para otimizar a captação de candidatos, a análise de currículos e muito mais. Elas também auxiliam na gestão de integração , automatizando a burocracia, as listas de verificação de treinamento e a atribuição de tarefas.
- colaborador registros e autoatendimento: o HRIS funciona como um banco de dados abrangente de colaborador , armazenando informações sobre os funcionários, remuneração, avaliações de desempenho e muito mais. A maioria dos softwares de HRIS também inclui portais de autoatendimento para que os funcionários possam visualizar holerites, enviar solicitações de licenças , atualizar dados pessoais e gerenciar benefícios de forma independente.
- Administração da folha de pagamento e dos benefícios: Os módulos automatizados de folha de pagamento calculam os ganhos, as deduções e as retenções de impostos, e um HRIS gera recibos de pagamento, geralmente com conformidade localizada incorporada. A administração de benefícios permite que os funcionários se inscrevam ou modifiquem os planos, enquanto o RH supervisiona a elegibilidade e o uso.
- Relatórios, análises e gerenciamento de dados: As plataformas de HRIS geram relatórios personalizáveis sobre métricas como custo por contratação, taxas de rotatividade, presença, custos de mão de obra e muito mais, com painéis que apoiam o planejamento estratégico de RH e o recrutamento orientado por dados.
Benefícios do uso de um HRIS
- Eficiência: A automação e os portais de autoatendimento reduzem a carga de trabalho manual dos administradores de RH. Por exemplo, 72% dos generalistas de RH que usam o HRIS de autoatendimento relatam uma carga de trabalho mais leve, e as tarefas administrativas podem ser reduzidas em 40% a 60%, economizando até duas horas por dia.
- Maior precisão: o HRIS garante uma folha de pagamento, benefícios e relatórios regulatórios mais precisos, eliminando a entrada manual de dados e integrando sistemas.
- Dados para insights estratégicos: Com uma plataforma unificada, as equipes de RH têm acesso a dados da força de trabalho em tempo real, permitindo decisões orientadas por dados sobre contratação, retenção, desempenho e custos trabalhistas.
- Melhor experiência no “ colaborador ”: colaborador O autoatendimento e os fluxos de trabalho automatizados tornam as interações com o RH mais rápidas e intuitivas, aumentando o engajamento dos funcionários colaborador . Além disso, experiências no “ integração ” habilitadas pelo HRIS podem levar a um engajamento cinco vezes maior e reduzir a rotatividade em 30%.
- Escalabilidade: os sistemas HRIS evoluem com a sua empresa, apoiando o crescimento sem aumentar o número de funcionários ou a complexidade do RH.
Qual é a diferença entre um HRIS, EOR e PEO?
HRIS
Como já abordamos, um HRIS é um provedor de serviços de software de RH que ajuda as empresas a otimizar as operações diárias de RH por meio de diversas soluções, incluindo gestão aprimorada de colaborador , integração e desligamento, análise de dados e recursos de folha de pagamento. Embora os sistemas HRIS possam simplificar a maioria das tarefas de RH, algumas possíveis desvantagens incluem uma curva de aprendizado potencialmente íngreme para os administradores, e os preços podem ser proibitivamente altos para empresas menores.
EOR
Embora um HRIS seja, normalmente, uma plataforma independente para o gerenciamento de tarefas de RH, um serviço de “ Employer of Record ” (EOR) permite que os empregadores contratem os melhores talentos em vários países sem precisar estabelecer uma entidade local em cada país onde realizam contratações.
As empresas que fazem parceria com um EOR talvez não precisem adquirir um sistema HRIS separado, pois os serviços do EOR incluem a criação de contratos de trabalho, administração geral de RH, processamento global da folha de pagamento e muito mais.
A maioria das plataformas de EOR também inclui um HRIS como parte de sua oferta, integrando um HRIS (ou funcionalidades semelhantes a um HRIS) à sua plataforma para que os clientes possam gerenciar dados de “ colaborador ”, integração, folgas e outras tarefas de RH em um único lugar.
O componente HRIS complementa os serviços principais do EOR, facilitando para as empresas o tratamento dos aspectos administrativos e legais do emprego por meio de um único sistema.
Quando você faz parceria com um EOR, ele assume toda a responsabilidade legal, de modo que você pode ter certeza de que sua empresa estará em total conformidade legal com as leis trabalhistas locais, incluindo quaisquer regulamentos relacionados à privacidade e proteção de dados em todos os países onde você contratar.
Os EORs também desempenham um papel fundamental no gerenciamento da folha de pagamento em vários países e nas leis de conformidade fiscal, garantindo que as empresas paguem seus funcionários com precisão, dentro do prazo e na moeda de sua preferência.
Um EOR também oferece a capacidade de gerenciar benefícios globais, projetando pacotes de remuneração e benefícios localizados, inclusive seguro-saúde privado.
PEO
Uma Organização Profissional de Empregadores (PEO) oferece serviços terceirizados de RH para empresas que desejam simplificar as operações e reduzir o tempo e os recursos necessários para gerenciar o RH internamente.
Enquanto um HRIS é uma plataforma de tecnologia para gerenciar as tarefas de RH internamente, um PEO é um parceiro de terceirização que assume funções administrativas e complexas de RH, como folha de pagamento, benefícios e conformidade, muitas vezes fornecendo ferramentas de HRIS como parte de seus serviços.
As empresas estabelecem uma relação de co-emprego acordo com o prestador de serviços de PEO, com responsabilidades claramente definidas para cada parte. Essencialmente, a PEO assume todas as tarefas de RH, como folha de pagamento e benefícios, enquanto a empresa cuida da gestão cotidiana dos funcionários.
Uma desvantagem dos serviços de PEO é que eles nem sempre são adequados para equipes remotas, especialmente aquelas com funcionários internacionais.
A escala dos processos de RH torna-se mais complexa quando se emprega funcionários em vários países. Os PEOs exigem o registro comercial ou o estabelecimento de uma entidade legal em cada país onde a empresa contrata, o que não é viável para muitas pequenas empresas. Um PEO também não assume responsabilidades legais ou gerenciamento de riscos.
Por que as startups não podem ignorar a tecnologia de RH
Atualmente, uma solução de HRIS é essencial para ajudar as empresas a operar com mais eficiência e escalar com mais facilidade, especialmente as startups, que geralmente têm recursos limitados.
De fato, 57% das equipes de RH das organizações gastam até 57% do seu tempo em tarefas administrativas - muitas das quais poderiam ser realizadas por um HRIS. Portanto, não é de surpreender que mais de 90% dos empregadores usem uma plataforma de tecnologia como um HRIS para gerenciar aspectos de suas funções de RH ou benefícios - um aumento de 70% em relação a cinco anos atrás, de acordo com o 12th Annual Workplace Benefits Study da Guardian.
Pontos problemáticos de RH das startups
- licenças Sobrecarga de planilhas: Gerenciar RH por meio de planilhas manuais rapidamente se torna inviável. Atualizar informações d colaborador , saldos d , salários e registros de desempenho em tempo real torna-se uma tarefa exaustiva, facilitando a ocorrência de erros.
- Risco de conformidade: Leis trabalhistas, regras de retenção de impostos, regulamentos de benefícios... as startups são vulneráveis. Um prazo não cumprido ou um formulário preenchido incorretamente pode provocar auditorias ou penalidades.
- Ineficiência: Quando equipes pequenas de RH dedicam horas à burocracia, integração, correções na folha de pagamento e outras tarefas, esse é um tempo que não está sendo dedicado a outras tarefas essenciais.
- Experiência insatisfatória na “ colaborador ”: uma “ integração ” desorganizada ou erros na gestão de benefícios podem contribuir para a baixa motivação, e os primeiros funcionários podem se sentir ignorados ou subvalorizados, prejudicando a cultura organizacional que as startups buscam construir.
Como a tecnologia de RH corrige esses problemas
- Centralização e automação: integração, folha de pagamento, controle de férias e licenças, avaliações de desempenho e muito mais são gerenciados — e automatizados, sempre que possível — em uma única plataforma.
- Conformidade integrada: Atualizações regulatórias, lembretes e relatórios automatizados ajudam a proteger contra erros legais.
- Ganhos de eficiência: Com um HRIS, tarefas que antes levavam horas ou até dias agora são concluídas em minutos, pois integração o processo é mais ágil, a folha de pagamento é precisa e o RH pode dedicar mais tempo a tarefas importantes, como recrutamento e colaborador engajamento.
- Melhor experiência de “ colaborador ”: clareza , consistência e opções de autoatendimento para os funcionários ajudam a construir confiança e a reforçar uma cultura empresarial sólida.
Os 5 principais sistemas HRIS
Existem diversos sistemas de HRIS no mercado. Embora todos desempenhem as funções necessárias de RH, muitos se concentram em um nicho específico como seu diferencial. Por exemplo, um sistema de HRIS pode se concentrar em ferramentas de engajamen colaborador , enquanto outro oferece funcionalidades aprimoradas de conformidade.
Veja a seguir algumas das principais plataformas globais de HRIS atualmente no mercado.
BambooHR
Uma boa opção para empresas de pequeno e médio porte, o BambooHR automatiza as tarefas operacionais e libera o tempo do RH para projetos de grande porte. Ele tem uma interface amigável que permite que as organizações migrem dados do sistema existente para uma opção mais robusta com recursos aprimorados, incluindo:
- Sistema de rastreamento de candidatos
- colaborador integração
- Banco de dados centralizado do colaborador
- Gerenciamento de desempenho
- Serviços de relatórios de folha de pagamento
- Geração de relatórios
OiBob
O HiBob é uma plataforma personalizável que oferece uma variedade de recursos e integrações - como Slack, Jira e Okta - para aumentar a eficiência dos processos de RH. Ela inclui soluções para:
- Integração
- colaborador noivado
- Gerenciamento de desempenho
- Análise de RH
- Gerenciamento de remuneração
- colaborador autoatendimento
- Rastreamento e soluções integradas de DEI
Nomeadamente
Com foco no gerenciamento de conformidade, a Namely simplifica as tarefas básicas de RH, como folha de pagamento e administração de benefícios. Algumas de suas funções essenciais incluem:
- colaborador integração
- Gerenciamento e administração de benefícios
- Relatórios de folha de pagamento
- Definição e acompanhamento de metas
- Geração de relatórios personalizados
- colaborador pesquisas de satisfação
Dia de trabalho
A plataforma Workday organiza as ferramentas administrativas e de usuário necessárias para gerenciar RH, planejamento, talentos, finanças, folha de pagamento e análises em um sistema abrangente, e auxilia no seguinte
- Recrutamento
- Gerenciamento de talentos
- Folha de pagamento
- Integração
- Remuneração e benefícios
- Tempo, presença e despesas
- Planejamento contábil e financeiro
- Relatórios e análises
RemoFirst
Ideal para empresas de todos os tamanhos, o RemoFirst é uma plataforma completa que permite que você contrate profissionais remotos de qualquer lugar do mundo. A partir de US$ 199 por pessoa, por mês, você pode ampliar sua equipe em mais de 185 países sem a necessidade de estabelecer entidades locais. Como um provedor de serviços de empregador ( Employer of Record , EOR), o RemoFirst possui sua própria plataforma de gestão de recursos humanos (HRIS) para administrar as funções de RH e folha de pagamento de sua equipe global, e sua solução inclui:
- Contratação legal de talentos globais
- integração talentos internacionais, em conformidade com a legislação local
- Gestão global de colaborador e prestador de serviços
- Administração de benefícios internacionais, incluindo opções localizadas
- prestador de serviços pagamentos em moedas locais
- Vistos e permissões de trabalho
- Relatórios e análises
"Eu realmente preciso de um sistema de gestão de recursos humanos?" - O teste de fogo de um fundador
Depende de suas necessidades comerciais. Quantas das seguintes afirmações se aplicam a você?
- Você tem mais de cinco funcionários.
- Você está contratando ou integração remotamente.
- Você gasta mais de cinco horas por semana com folha de pagamento ou administração de RH.
- Os dados de seus funcionários são armazenados em várias planilhas, pastas ou e-mails.
- Você tem requisitos de conformidade (declarações de impostos, leis trabalhistas, relatórios de benefícios) que você controla manualmente.
- Você perdeu um prazo importante de RH, como a inscrição nos benefícios ou a avaliação anual de desempenho, no último ano.
- Os novos contratados costumam pedir ajuda com a documentação ou atualizações sobre o andamento do processo durante o integração.
- Você precisa acompanhar o PTO, os dias de licença médica e as programações em um só lugar.
- Você teve problemas para encontrar ou atualizar os documentos da apólice em tempo hábil.
- Você precisa integrar várias contratações ao mesmo tempo.
- Você gostaria que os funcionários atualizassem suas próprias informações pessoais sem envolver o RH.
Pontuação:
- Se você respondeu "sim" a zero ou três das afirmações acima, provavelmente não tem problemas com processos manuais, pelo menos por enquanto.
- Se você respondeu "sim" aos itens quatro a sete, as tarefas de RH estão deixando você mais lento e é hora de começar a explorar as opções de HRIS.
- Se você respondeu "sim" a oito ou mais perguntas, uma solução HRIS provavelmente economizará seu tempo, reduzirá erros e melhorará a conformidade.
HRIS, EOR, PEO ou planilhas: O que é melhor para startups?
Gerencie os funcionários globalmente com um HRIS e EOR
Ao centralizar os dados d colaborador , simplificar a conformidade em diferentes países e automatizar processos-chave, uma solução de HRIS permite que as equipes de RH se concentrem nas pessoas, em vez de na burocracia. E, para empresas com equipes distribuídas globalmente, combinar um HRIS com uma solução de EOR pode simplificar ainda mais as complexidades do emprego internacional.
Um EOR como o RemoFirst gerencia a conformidade local, a folha de pagamento e os benefícios para que sua equipe possa contratar e gerenciar talentos com facilidade em mais de 185 países.
Quer saber mais sobre como uma solução de EOR e HRIS pode facilitar o processo de contratação internacional e a gestão de colaborador ? Agende uma demonstração.
