Talvez você tenha iniciado sua startup do zero. Ou talvez tenha se juntado a uma empresa estabelecida para liderar seus esforços de expansão, dimensionando estrategicamente as operações à medida que surgem novas demandas.
É provável que você tenha empregado (ou ainda empregue) prestadores de serviços independentes ao longo do caminho. E agora, você deve estar se perguntando: é o momento certo para converter alguns desses prestadores de serviços em funções de tempo integral?
Se eles desempenham uma função vital em sua empresa e você precisa que eles realizem um trabalho contínuo, essa conversão pode ser benéfica. E, se você quiser evitar o risco de classificação incorreta e ficar em conformidade com as leis trabalhistas, pode ser legalmente necessário.
Principais conclusões:
- A conversão de prestadores de serviços em funcionários de tempo integral pode beneficiar o empregador e o funcionário.
- Será necessário redigir um novo contrato, descrevendo o novo cargo e o pacote de remuneração do trabalhador.
- Mudar o título de um trabalhador internacional de contratado para empregado pode exigir o estabelecimento de uma entidade local ou uma parceria com um Empregador de Registro.
Quando você deve considerar a conversão de um empreiteiro?
Você o vê como um membro integral da sua equipe
Cada prestador de serviços independente que você contrata tem uma finalidade específica. Digamos que você precise de um freelancer para escrever o conteúdo de seu blog. Ou desenhar seu logotipo. Ou para gerenciar as funções de RH de sua empresa nos estágios iniciais da empresa.
À medida que você cresce, os prestadores de serviços podem se integrar mais à sua força de trabalho. Escrever blogs pode levar um redator a se expandir para a criação de textos de UX. Seu designer também pode ter habilidades de codificação e passar a trabalhar no front-end do seu site. Seu funcionário terceirizado de RH pode ter evoluído e se tornado um membro indispensável da equipe - e o único que conhece seus sistemas administrativos por dentro e por fora.
Você pode pensar da seguinte forma: você depende constantemente do trabalho de um prestador de serviços? Se sim, provavelmente é hora de conversar com o prestador de serviços sobre a possibilidade de contratá-lo em tempo integral.
Você deseja maior controle sobre o trabalho deles
Não há duas maneiras de fazer isso. Um dos motivos pelos quais eles são chamados de freelancers é o fato de terem mais liberdade sobre como e quando trabalham. Se você quiser ter mais poder de decisão sobre quando e como os prestadores de serviços realizam seu trabalho, talvez seja hora de iniciar o processo de convertê-los em funcionários.
A mudança dará à sua empresa maior controle sobre o trabalho dos funcionários, permitindo que você defina expectativas claras sobre as responsabilidades do trabalho, as horas de trabalho e os padrões de desempenho.
Diferentemente dos prestadores de serviços, que normalmente operam de forma independente e gerenciam seus próprios horários, os funcionários são legalmente obrigados a seguir as políticas da empresa, reportar-se aos gerentes e priorizar as tarefas conforme as instruções.
Pode haver riscos de classificação incorreta ou seu status legal pode ter mudado
Você sabe o significado de"Scheinselbstständigkeit"? Se não souber, reserve um momento para dar uma olhada nesse artigo, caso algum de seus contratados trabalhe na Alemanha. Vá em frente. Nós aguardaremos.
Você está de volta? Excelente, como você já sabe, significa "falso trabalho autônomo". Essencialmente, refere-se a trabalhadores que a lei alemã considera incorretamente classificados como prestadores de serviços quando, na verdade, são empregados.
A classificação incorreta do trabalhador ocorre quando se descobre que um prestador de serviços está funcionando mais como um empregado do que como um freelancer. Nesse caso, talvez você precise reclassificá-los. Caso contrário, você poderá incorrer em penalidades pesadas.
Leis como a legislação da Alemanha contra o falso trabalho autônomo ou a orientação IR35 do Reino Unido, que inclui regras específicas para prestadores de serviços, podem ser rigorosas nessa questão.
Pode até haver limites sobre quanto tempo um trabalhador pode ser classificado como terceirizado antes que sua empresa seja obrigada a iniciar o processo de conversão.
Eles podem ser elegíveis para benefícios
Em alguns países, os prestadores de serviços de longo prazo podem ter direito legal a benefícios após um determinado período ou, tecnicamente, já serem classificados como funcionários sem o seu (ou o deles) conhecimento.
Como diz um velho ditado, "se parece um pato, nada como um pato e grasna como um pato, então provavelmente é um pato". Isso significa que, se o prestador de serviços trabalhar para a sua empresa em tempo integral e exclusivamente, trabalhar em horários fixos e/ou usar equipamentos da empresa, ele poderá facilmente ser considerado um funcionário e ter direito a benefícios aos olhos da lei.
Convertê-los em funcionários de tempo integral pode ser uma solução mais segura e direta e ajudá-lo a evitar possíveis penalidades legais e riscos de conformidade no futuro.
Você quer uma proteção mais forte para a propriedade intelectual da sua empresa
Não estamos dizendo que você não deve confiar em seus contratados, mas as proteções à propriedade intelectual (PI) são geralmente mais fortes quando o trabalho da empresa é criado por um funcionário. Isso ocorre porque, na maioria das jurisdições, a estrutura jurídica padrão concede ao empregador a propriedade automática do trabalho criado pelo funcionário.
Geralmente coberta pelas cláusulas de "trabalho feito por encomenda", qualquer propriedade intelectual criada por um funcionário geralmente pertence à empresa sem a necessidade de quaisquer acordos adicionais.
Por outro lado, os contratados normalmente retêm os direitos de PI, a menos que um acordo claro e juridicamente vinculativo transfira a propriedade para a empresa.
Muitos países têm regulamentações rigorosas sobre como e quando esses direitos podem ser reatribuídos, e o não estabelecimento de contratos adequados pode fazer com que os contratados mantenham o controle legal sobre suas criações.
A conversão de prestadores de serviços em funcionários de tempo integral garante uma proteção de PI mais forte, proporcionando às empresas propriedade automática e maior segurança jurídica sobre qualquer trabalho criado.
Como converter um prestador de serviços em um funcionário
Decidiu que é hora de converter seu contratado em um funcionário de tempo integral? Ele concordou? Ótimo, é hora de tomar as seguintes medidas.
Revisar o contrato existente
Verifique se o contrato existente com o freelancer inclui as condições e o processo de reclassificação para o status de funcionário. Pode ser que não inclua, e isso não é problema.
Mas você deve garantir que você e seu (futuro) novo funcionário estejam na mesma página em relação a como a mudança de status ocorrerá.
Determine se você precisa contratar um EOR ou abrir uma entidade
Sua empresa opera oficialmente no país onde seu contratado trabalha? Caso contrário, você precisará abrir uma entidade legal, o que pode levar muito tempo (meses ou, em alguns casos, um ano ou mais) e dinheiro.
Ou então, você pode contratar um Employer of Record (EOR) para empregar seu contratado como funcionário legalmente.
Um EOR atua como empregador legal de funcionários internacionais e cuida de todas as questões jurídicas e financeiras locais que podem tornar a contratação internacional tão complexa.
Em resumo, os EORs minimizam seu risco e estresse assumindo a responsabilidade legal e garantindo a conformidade.
Negociar a transição
Depois que você e o freelancer concordarem em converter a função dele em um cargo de funcionário em tempo integral, é hora de se aprofundar nos detalhes, inclusive:
- Negociar seu novo pacote de remuneração
- Descrever as responsabilidades, o cargo, a estrutura de relatórios, etc.
- Informá-los sobre os benefícios a que têm direito como funcionários de tempo integral, como PTO, seguro de saúde etc.
É essencial, também, garantir que seu novo funcionário entenda o que significa a transição para a vida de freelancer.
Por exemplo, qual será o horário oficial de trabalho deles se morarem em um fuso horário diferente do de outros membros da equipe? Qual é o plano para programar horas de trabalho síncronas e assíncronas?
Como freelancer, ele também pode não ter tido que participar de muitas (ou nenhuma) reuniões. Mas é provável que isso mude quando se juntar à equipe em uma função de tempo integral. O acerto de expectativas como essas com antecedência tornará o processo mais tranquilo para todos.
Elaborar um novo contrato de trabalho
Pode ser necessário um contrato de trabalho formal para garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais.
O contrato de trabalho deve incluir:
- Cargo e responsabilidades
- Estrutura salarial e de remuneração
- Benefícios (como assistência médica, aposentadoria, PTO, benefícios de bem-estar, etc.)
- Cláusulas de propriedade de PI e contratos de não concorrência
- Termos de emprego, como data de início e período de experiência, e cláusulas de rescisão (tanto voluntárias quanto involuntárias)
Por fim, a definição de estruturas de relatórios e expectativas de desempenho pode ajudar a garantir uma transição tranquila para o emprego em tempo integral.
Coleta de documentos necessários e atualização dos sistemas de folha de pagamento e benefícios
Ao converter um prestador de serviços em funcionário, é importante saber que documentação você deve obter para garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais.
Além do contrato de trabalho, isso inclui:
- Formulários de impostos: Dependendo do país, o funcionário pode precisar preencher formulários de registro fiscal ou documentos de declaração fiscal.
- Formulários de inscrição no Seguro Social e benefícios: Isso inclui o registro para quaisquer benefícios exigidos pelo governo, como assistência médica, pensões e seguro-desemprego.
Você também precisará fazer atualizações em seus sistemas de folha de pagamento e benefícios. Isso inclui:
- Classificação da folha de pagamento: Atualize sua designação de prestador de serviços para empregado para garantir as devidas retenções de impostos.
- Informações bancárias e da folha de pagamento: Os funcionários devem fornecer os detalhes de suas contas bancárias para serem pagos via depósito direto.
- Salário e prazo de pagamento: Ajuste a frequência de pagamento (se necessário) e inclua benefícios, bônus e deduções, conforme necessário.
- Contribuições fiscais e para a Previdência Social: Registre o funcionário para retenção de impostos na folha de pagamento, contribuições do empregador e benefícios exigidos pelo governo.
- Registro de benefícios: Inscrever o funcionário nos benefícios patrocinados pela empresa, como seguro-saúde e planos de aposentadoria.
Sua equipe de RH deve trabalhar junto com o novo funcionário para tornar essa experiência a mais tranquila possível e responder a todas as perguntas que ele tiver ao longo do processo.
Integrar o funcionário
Ao integrar um prestador de serviços em transição para o status de funcionário em tempo integral, as empresas devem tratar o processo como fariam para qualquer nova contratação, mesmo que ele já tenha trabalhado para a empresa como prestador de serviços por algum tempo.
O processo de integração deve incluir treinamento sobre as políticas da empresa e as expectativas de desempenho. O novo funcionário também deve ter acesso a ferramentas e sistemas internos que talvez não tenha usado como contratado.
Os gerentes devem discutir as oportunidades de crescimento na carreira, a cultura da empresa e quaisquer mudanças nas expectativas de trabalho.
Contrate e converta prestadores de serviços com o RemoFirst
Se você está contratando prestadores de serviços, precisa contratar funcionários ou está pronto para converter um prestador de serviços internacional para o status de funcionário, o RemoFirst pode ajudá-lo em cada etapa do processo.
Nós cuidaremos de todas as tarefas administrativas, inclusive:
- Envio de qualquer equipamento necessário
- Criação de contratos em conformidade (com proteção de IP)
- Gerenciamento da folha de pagamento
- Administração de benefícios para funcionários
Também garantiremos a conformidade total com todas as leis trabalhistas locais.
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