Como contratar e remunerar prestadores de serviços autônomos no Canadá

Pontos principais:
‍

• O Canadá determina a classificação dos trabalhadores avaliando o arranjo de trabalho como um todo, e não apenas o contrato.
  
  
• A contratação de um prestador de serviços independente no Canadá exige um contrato por escrito, condições de pagamento claras e documentação adequada.
  
  
• Os trabalhadores contratados como prestadores de serviços autônomos são responsáveis pelo pagamento de seus próprios impostos, enquanto as empresas geralmente pagam as faturas integralmente e cumprem os requisitos de declaração da CRA.
  ‍

Contratar um prestador de serviços no Canadá pode ser uma maneira simples de suprir uma lacuna de competências, dar suporte a um projeto de curto prazo ou contar com conhecimentos especializados sem o compromisso de longo prazo que implica a contratação de um funcionário em tempo integral.

No entanto, o simples fato de classificar alguém como prestador de serviços independente não significa necessariamente que essa pessoa seja, de fato, um prestador de serviços independente, segundo as autoridades canadenses; e uma classificação incorreta pode expor os empregadores a impostos atrasados, multas e responsabilidade pelo pagamento de direitos trabalhistas.

Compreender como o Canadá distingue prestadores de serviços de funcionários é o primeiro passo para evitar uma classificação incorreta.

Como o Canadá determina se alguém é um prestador de serviços autônomo

Não existe um único critério jurídico para determinar se um trabalhador é um empregado ou um prestador de serviços autônomo. Em vez disso, a Agência de Receitas do Canadá (CRA) e os tribunais avaliam o acordo como um todo. Eles começam por analisar se ambas as partes tinham a intenção de estabelecer uma relação de prestador de serviços autônomo e, em seguida, avaliam se os fatos corroboram essa intenção.

Quebec adota uma abordagem ligeiramente diferente. Como a província se rege pelo Código Civil, e não pelo direito consuetudinário, a análise também leva em consideração se existe uma relação de subordinação entre as partes.

Fatores utilizados para determinar a condição de prestador de serviços autônomo

O controle sobre a forma como o trabalho é realizado é o fator de maior peso. O que importa é se a empresa tem o direito de determinar como e quando o trabalho é realizado, em vez de simplesmente especificar o resultado desejado.

Os prestadores de serviços autônomos geralmente definem seus próprios horários, podem recusar trabalhos adicionais e, muitas vezes, prestam serviços a vários clientes. Se um prestador de serviços estiver prestando serviços exclusivamente a uma empresa, seguindo um cronograma definido por esse cliente, essa relação pode passar a ser considerada como uma relação de trabalho aos olhos da lei.

A CRA também leva em consideração vários outros fatores:

• Ferramentas e equipamentos: Os trabalhadores que atuam como autônomos geralmente fornecem seus próprios equipamentos.
  
  
• Subcontratação: A possibilidade de contratar outra pessoa para realizar ou auxiliar no trabalho é um indicativo de que se trata de um negócio independente.
  
  
• Risco financeiro: As empresas independentes arcam com suas próprias despesas e continuam sendo responsáveis pela prestação dos serviços acordados.
  
  
• Investimento e gestão: A administração de uma empresa já estabelecida, a comercialização de serviços e a gestão das operações do dia a dia são fatores que contribuem para a classificação do trabalhador.
  
  
• Oportunidade de lucro: A capacidade de aumentar os ganhos por meio do gerenciamento de despesas, da negociação de tarifas ou da execução mais eficiente do trabalho aponta para um negócio independente.

Não há um único fator que determine se alguém é um prestador de serviços autônomo. A CRA e os tribunais analisam todos os fatos em conjunto ao decidir se um trabalhador está exercendo uma atividade autônoma ou atuando como funcionário.

Trabalhar exclusivamente para uma empresa não faz com que alguém se torne automaticamente um empregado. No entanto, um prestador de serviços que depende dessa empresa para a maior parte de sua renda e que trabalha sob a direção dela corre um risco maior de ser classificado como empregado.

Por que a classificação incorreta é importante

Classificar erroneamente um funcionário como prestador de serviços autônomo pode sair caro. Se a CRA determinar que um trabalhador deveria ter sido classificado como funcionário, os empregadores podem ser responsabilizados pelo pagamento retroativo de contribuições ao Plano de Pensão do Canadá (CPP), prêmios do Seguro-Desemprego (EI), impostos não recolhidos, juros e multas. Eles também podem ser responsabilizados pelo pagamento de direitos dos funcionários, como férias, horas extras, remuneração por feriados e indenização por rescisão.

Os prestadores de serviços também podem ser afetados negativamente. Se for determinado posteriormente que eles deveriam ter sido classificados como funcionários, eles poderão enfrentar uma reavaliação tributária e outras consequências financeiras.

As leis trabalhistas aplicáveis dependem da jurisdição. O Código Trabalhista do Canadá se aplica a setores regulamentados pelo governo federal, como o bancário, o de telecomunicações e o de transportes. A maioria dos demais trabalhadores está sujeita à legislação provincial ou territorial sobre normas trabalhistas, e essas exigências variam em todo o Canadá.

Passos para contratar um prestador de serviços autônomo no Canadá

Uma vez que se determine que um trabalhador foi corretamente classificado como prestador de serviços autônomo, o processo de contratação é relativamente simples.

Definir o escopo do trabalho e as condições de pagamento

Antes de começar, cheguem a um acordo sobre o escopo do projeto, os resultados esperados, o cronograma, a estrutura de cobrança e as condições de pagamento. Decidam se o projeto será cobrado por hora, por um valor fixo ou por etapas, e documentem esses detalhes antes do início do trabalho. 

Reservar um tempo para definir esses elementos do projeto desde o início ajuda a evitar mal-entendidos mais adiante.

Criar um Contrato de Prestador de Serviços Autônomo

Contratos por escrito não são exigidos por lei no Canadá, mas são altamente recomendados. Um contrato bem elaborado estabelece as expectativas, define os termos do contrato e serve como referência caso surja uma disputa.

Um contrato de prestador de serviços independente geralmente abrange:

• Escopo dos serviços, resultados esperados e prazos
• Condições de pagamento, moeda e processo de faturamento
• Confidencialidade e direitos de propriedade intelectual
• Cláusulas de rescisão e resolução de controvérsias

O contrato deve indicar claramente que o trabalhador está prestando serviços na qualidade de prestador de serviços autônomo. No entanto, ele também deve refletir com precisão como o trabalho será realizado na prática, uma vez que as autoridades canadenses levam em consideração tanto o contrato escrito quanto a realidade do dia a dia ao determinar a situação de emprego.

Coletar informações sobre pagamentos e impostos

Reúna as informações necessárias para verificar a identidade do prestador de serviços e efetuar o pagamento corretamente. Isso geralmente inclui o nome legal da empresa, informações de contato, dados bancários e quaisquer informações fiscais relevantes.

Os empresários individuais geralmente fornecem um Número de Seguro Social (SIN), enquanto as empresas constituídas fornecem um Número de Identificação Comercial (BN). Se estiverem registradas para o GST/HST, o número de registro também deve constar nas faturas.

Como pagar prestadores de serviços autônomos no Canadá

Pagar um prestador de serviços independente é, em geral, mais simples do que pagar um funcionário. Os empregadores costumam pagar as faturas integralmente, sem reter imposto de renda, contribuições para o Plano de Pensão do Canadá (CPP) ou prêmios do Seguro-Desemprego (EI). Em vez disso, os prestadores de serviços enviam as faturas de acordo com os termos do contrato.

Formas de pagamento comuns

A maioria das empresas no Canadá paga seus prestadores de serviços por meio de transferências bancárias, transferências eletrônicas de fundos (EFTs), transferências telegráficas ou provedores de pagamentos internacionais. As plataformas de gestão de prestadores de serviços podem simplificar os pagamentos, o faturamento e a manutenção de registros para empresas que trabalham com vários prestadores de serviços.

A melhor forma de pagamento geralmente depende dos custos de transação, da rapidez do pagamento e da localização do prestador de serviços. 

Definir condições de pagamento

O contrato deve definir como e quando o prestador de serviços será pago, e cada fatura deve estar em conformidade com essas condições.

O contrato deve abranger:

• Estrutura de cobrança: por hora, por dia, taxa fixa por projeto ou honorários mensais
• Cronograma de pagamento: após o recebimento, 15 dias líquidos, 30 dias líquidos ou após a conclusão de uma etapa
• Requisitos da nota fiscal: Informações que devem constar em cada nota fiscal, como os detalhes do GST/HST 
• Despesas reembolsáveis: Quais despesas comerciais, se houver, serão reembolsadas

Condições de pagamento claras ajudam a reduzir disputas e garantem que ambas as partes tenham as mesmas expectativas desde o início.

Pagamento a prestadores de serviços fora do Canadá

As empresas canadenses costumam contratar prestadores de serviços que moram em outros países. Nessas situações, as taxas de câmbio, as taxas de transferência e as regras tributárias do país de residência do trabalhador podem afetar o processo de pagamento.

Os pagamentos internacionais também podem envolver diferentes requisitos de faturamento, formas de pagamento e obrigações fiscais locais. O Canadá possui tratados fiscais com muitos países para ajudar a evitar que a mesma renda seja tributada duas vezes, embora as regras variem de acordo com a jurisdição.

Antes de efetuar pagamentos internacionais, as empresas devem compreender os requisitos de ambos os países para ajudar a garantir que os pagamentos sejam processados corretamente e que quaisquer obrigações de prestação de informações aplicáveis sejam cumpridas.

Impostos para prestadores de serviços autônomos no Canadá

Ao contrário dos funcionários, os prestadores de serviços autônomos são responsáveis por suas próprias obrigações fiscais. As empresas geralmente pagam suas faturas integralmente, sem reter imposto de renda, contribuições para o Plano de Pensão do Canadá (CPP) ou prêmios do Seguro-Desemprego (EI).

Os prestadores de serviços declaram a renda de suas atividades, pagam o imposto de renda diretamente ao governo e são responsáveis tanto pela parcela do empregado quanto pela parcela do empregador nas contribuições para o CPP. Dependendo do valor devido, eles também podem ser obrigados a efetuar pagamentos trimestrais de parcelas do imposto.

GST/HST e relatórios de fim de ano

Os prestadores de serviços devem se registrar para o GST/HST assim que sua receita tributável ultrapassar 30.000 dólares canadenses. Antes de atingir esse limite, eles são geralmente considerados pequenos fornecedores e não são obrigados a cobrar o GST/HST, embora possam se registrar voluntariamente.

Após o registro, os prestadores de serviços devem incluir o GST/HST em suas faturas, de acordo com a alíquota federal ou provincial aplicável. As empresas devem verificar se o GST/HST se aplica antes de pagar as faturas e manter registros precisos de qualquer imposto pago.

As empresas que contratam prestadores de serviços também podem ter obrigações de declaração no final do ano. Em geral, é emitido um comprovante T4A para qualquer pessoa que atenda aos requisitos de declaração da CRA, normalmente quando os pagamentos totalizam 500 CAD ou mais durante o ano. Os registros de pagamentos devem distinguir o GST/HST do valor a ser declarado, a fim de garantir a precisão da declaração.

Melhores práticas para a gestão de prestadores de serviços autônomos

Um contrato de prestação de serviços assinado é apenas parte do processo. As práticas do dia a dia devem continuar refletindo um acordo independente.

Concentre-se nos resultados, e não no processo

Defina o que precisa ser entregue, o prazo de entrega e quaisquer marcos do projeto; em seguida, deixe que o prestador de serviços decida como realizar o trabalho.

Analise os resultados, responda às perguntas e dê feedback conforme necessário, mas evite orientar o processo no dia a dia. O foco deve estar no resultado final, e não na forma como ele é alcançado.

Mantenha registros detalhados

Uma boa documentação pode facilitar a comprovação de que um trabalhador foi classificado corretamente, caso surjam dúvidas posteriormente.

Mantenha registros ao longo de todo o projeto, incluindo:

• Contratos assinados e termos de referência
• Faturas, incluindo qualquer GST/HST aplicável
• Confirmações de pagamento e registros de transferência
• Informações fiscais, como o Número de Seguro Social (SIN) ou o Número de Identificação da Empresa (BN)
• Comprovantes T4A e confirmações de envio
• Alterações no escopo do projeto ou no contrato

Também é uma boa ideia manter o registro das comunicações sobre entregas e marcos, especialmente quando elas mostram que o trabalhador continuou sendo responsável por decidir como realizar o trabalho.

Revisar acordos de longo prazo

Uma pessoa contratada para um projeto de curto prazo pode, gradualmente, assumir responsabilidades contínuas, participar de reuniões internas regulares ou se integrar mais à empresa.

Revise periodicamente os acordos de trabalho de longo prazo para confirmar se o trabalhador ainda atende aos critérios para ser considerado um prestador de serviços autônomo. Avalie o grau de controle exercido pela empresa, o nível de integração do trabalhador e se ele continua a trabalhar com outros clientes. 

Se esses fatores tiverem mudado, talvez seja hora de reavaliar a classificação do trabalhador.

Alternativas à contratação de trabalhadores autônomos no Canadá

Os prestadores de serviços são uma ótima opção para muitas situações, mas não para todas. 

Se uma função for de longo prazo, envolver a gestão de pessoas ou passar a fazer parte das operações diárias da empresa, geralmente é mais adequada para um funcionário. O mesmo se aplica caso as responsabilidades de um prestador de serviços se ampliem gradualmente ao longo do tempo.

Existem duas formas principais de contratar funcionários no Canadá.

Contrate por meio de sua própria empresa canadense

A contratação de funcionários por meio de sua própria pessoa jurídica no Canadá exige o cadastro para fins de folha de pagamento e o gerenciamento da retenção de impostos, dos benefícios previstos em lei e da conformidade contínua com as normas trabalhistas. 

É claro que as empresas que ainda não possuem uma pessoa jurídica precisam, antes de tudo, constituir uma, o que pode ser demorado e oneroso. Para empresas que contratam apenas um ou dois funcionários, a carga administrativa contínua pode superar os benefícios.

Contrate funcionários canadenses por meio de uma empresa de gestão de pessoal

Um Empregador Registrado (EOR) permite que as empresas contratem funcionários no Canadá sem precisar constituir uma entidade local. O EOR atua como empregador legal e administra os contratos de trabalho, a folha de pagamento, a retenção de impostos, os benefícios previstos em lei e a conformidade contínua com a legislação trabalhista canadense, enquanto a empresa continua a orientar o trabalho cotidiano do funcionário.

A RemoFirst ajuda empresas a contratar funcionários no Canadá e em mais de 185 países por meio de sua plataforma “Employer of Record”. As empresas também podem gerenciar prestadores de serviços em mais de 150 países sem nenhum custo, incluindo a integração e a elaboração de contratos em conformidade com a legislação. Quando chega a hora de pagar os prestadores de serviços, os pagamentos começam em US$ 25 por prestador de serviços ativo por mês.

Agende uma demonstração para ver como o RemoFirst pode ajudar na contratação de funcionários, na gestão de prestadores de serviços e no pagamento de equipes no Canadá e em todo o mundo.

Perguntas frequentes

Uma empresa estrangeira pode contratar um prestador de serviços autônomo no Canadá?

Sim. Uma empresa estrangeira pode contratar um prestador de serviços independente no Canadá sem precisar constituir uma pessoa jurídica local. No entanto, ainda é importante classificar corretamente o trabalhador, utilizar um contrato por escrito e cumprir todos os requisitos canadenses aplicáveis em matéria de declaração de impostos.

Um prestador de serviços autônomo pode trabalhar exclusivamente para uma única empresa no Canadá?

Sim. Trabalhar exclusivamente para uma empresa não torna automaticamente alguém um funcionário. A CRA e os tribunais avaliam o acordo de trabalho como um todo, incluindo o nível de controle, o risco financeiro, a capacidade de trabalhar para outros clientes e outros fatores, ao determinar a classificação do trabalhador.

As empresas retêm impostos dos prestadores de serviços autônomos no Canadá?

Não. As empresas geralmente pagam as faturas dos prestadores de serviços na íntegra, sem reter imposto de renda, contribuições para o Plano de Pensão do Canadá (CPP) ou prêmios do Seguro-Desemprego (EI). Os prestadores de serviços autônomos são responsáveis por declarar sua própria renda e pagar seus próprios impostos.

Quando os prestadores de serviços autônomos cobram o GST/HST?

Depende. Os prestadores de serviços geralmente precisam se registrar para o GST/HST assim que sua receita tributável ultrapassar 30.000 CAD. Antes de atingir esse limite, eles são considerados pequenos fornecedores e não são obrigados a cobrar o GST/HST, embora possam optar por se registrar voluntariamente.

As empresas canadenses precisam emitir um T4A para prestadores de serviços autônomos?

Em muitos casos, sim. As empresas podem precisar emitir um comprovante T4A para prestadores de serviços que atendam aos requisitos de declaração da CRA, geralmente quando o total dos pagamentos for igual ou superior a CAD 500 durante o ano. Manter registros precisos dos pagamentos ajuda na elaboração das declarações de fim de ano.

E se um prestador de serviços independente, na verdade, fosse um funcionário?

Caso as autoridades canadenses determinem que um trabalhador foi classificado incorretamente, a empresa poderá ser responsabilizada pelo pagamento de impostos atrasados, contribuições para o CPP, prêmios do Seguro-Desemprego, juros, multas e direitos dos funcionários, tais como remuneração por férias, horas extras, remuneração por feriados e indenização por rescisão. A revisão periódica dos acordos de trabalho de longo prazo pode ajudar a identificar situações em que um trabalhador deva ser reclassificado como funcionário.