Você acabou de contratar um desenvolvedor brilhante em Berlim, um gênio do marketing em São Paulo e uma estrela do sucesso do cliente em Cingapura. Emocionante, não é?
Mas então a realidade se impõe: Como exatamente você os paga?
O processamento internacional da folha de pagamento não é tão simples quanto adicionar novos nomes ao seu sistema existente. Cada país tem suas próprias leis trabalhistas, regulamentações fiscais e exigências de pagamento. Se você errar, poderá enfrentar multas pesadas, funcionários insatisfeitos ou ambos.
A boa notícia é que, com a abordagem correta, é possível criar um sistema de folha de pagamento global em conformidade que mantenha sua equipe satisfeita e sua empresa protegida.
Principais conclusões:
- A configuração da folha de pagamento internacional requer o estabelecimento de uma presença legal em cada país, seja por meio de sua própria entidade local ou de uma parceria com um Employer of Record.
- Entender os impostos locais sobre a folha de pagamento, que podem variar de 21% na Alemanha a mais de 30% na Espanha, é essencial para um orçamento preciso e conformidade com as autoridades fiscais locais.
- A frequência de pagamento, os requisitos de moeda e os padrões de documentação variam significativamente em diferentes países.
Etapa 1: Estabelecer uma presença local legal
Em primeiro lugar, você precisa ser capaz de contratar funcionários legalmente em qualquer país onde estiver expandindo e contratando.
Uma maneira é abrir uma pessoa jurídica. Esse processo inclui o registro da empresa junto às autoridades locais e a obtenção de IDs fiscais e registros na Previdência Social. Todo o processo pode ser demorado e caro, variando de alguns dias e NZD 250 na Nova Zelândia a mais de um mês e milhares de euros em muitos países da Europa Ocidental.
Por exemplo, quando estimamos o custo de criação de uma entidade legal em Portugal, o total ficou em torno de 22.000 euros. E isso é apenas para os custos iniciais de configuração e não inclui possíveis taxas legais e contábeis, seguro, custos de escritório, IVA, etc.
Se tudo isso parece mais do que você gostaria de assumir, há outras opções. Uma delas é contratar prestadores de serviços em vez de funcionários, embora isso acarrete riscos de classificação incorreta.
Outra opção é fazer uma parceria com um EOR ( Employer of Record, Empregador de Registro ) para atuar como empregador legal dos seus funcionários internacionais. Um EOR lida com todas as responsabilidades de RH em seu nome, enquanto você mantém o gerenciamento diário da sua equipe.
Etapa 2: Conheça as leis trabalhistas e os requisitos fiscais locais
Você precisará conhecer as alíquotas de impostos e as contribuições sociais pelas quais sua empresa é responsável e saber quando pagar às autoridades fiscais relevantes de cada país em que contratar.
Os impostos sobre a folha de pagamento do empregador variam drasticamente entre os países. Por exemplo:
- Empregadores na Macedônia do Norte não pagam nada em impostos sobre o empregador
- Na Tailândia, a taxa de imposto é de 5 a 6%
- Os empregadores espanhóis pagam aproximadamente 32% dos salários brutos para os programas de seguro social
Compreender essas obrigações é fundamental. Se você estiver calculando os custos com base nos impostos sobre a folha de pagamento nos Estados Unidos (cerca de 12%, dependendo dos impostos estaduais), pode ser uma dura dose de realidade descobrir que seus custos reais na Espanha são quase três vezes maiores.
Em seguida, você também deve entender os benefícios estatutários locais obrigatórios (por exemplo, férias, licença médica, assistência médica), que diferem em cada país, e como eles afetarão o gerenciamento da folha de pagamento. Por exemplo, a legislação da UE exige um mínimo de 20 dias de férias pagas, enquanto os Estados Unidos não têm nenhuma exigência federal.
Sua equipe de RH precisará aprender e aderir aos ciclos locais de folha de pagamento de cada país. Em alguns países, é comum o pagamento semanal ou quinzenal; em outros, é mensal. Por exemplo, a lei trabalhista da Áustria determina que os salários sejam pagos mensalmente, enquanto os empregadores são obrigados a pagar os funcionários duas vezes por mês nas Filipinas.
Se preferir evitar a necessidade de aprender várias leis tributárias e programações de pagamento, você pode trabalhar com um EOR, que garantirá a conformidade com as leis, impostos e ciclos de folha de pagamento locais.
Etapa 3: Determinar a classificação adequada do trabalhador
Os empregadores precisam tomar cuidado extra para garantir que os trabalhadores sejam classificados corretamente. Eles são empregados - com direito a benefícios e proteções legais - ou contratados independentes, responsáveis por lidar com seus próprios impostos e benefícios?
Muitas jurisdições usam testes multifatoriais para determinar o status de um trabalhador. Nos Estados Unidos, o teste ABC da Califórnia exige que os contratados sejam:
- Livre do controle da empresa
- Realizar trabalhos fora do negócio principal da empresa
- Estar envolvido em um comércio independente
Se algum critério for reprovado, o trabalhador é considerado legalmente um empregado.
Errar pode custar caro. Por exemplo, a Califórnia pode impor penalidades civis de US$ 5.000 a US$ 25.000 por trabalhador classificado incorretamente, além de salários, benefícios e impostos atrasados.
Existem medidas que você pode tomar para estruturar as funções dos prestadores de serviços para garantir que eles não sejam tratados como funcionários, mas, às vezes, essa pode ser uma área cinzenta, com leis que variam de acordo com o país.
Uma maneira de evitar a classificação incorreta acidental é fazer uma parceria com um EOR, que garantirá que todos os trabalhadores sejam classificados adequadamente como prestadores de serviços ou empregados.
Etapa 4: Abrir contas bancárias locais
Também é possível que você precise abrir novas contas bancárias para pagar os funcionários na moeda local. Isso se deve ao fato de que pagar os funcionários com uma conta bancária no exterior é ilegal em alguns países.
Por exemplo, os empregadores croatas devem pagar seus funcionários com contas bancárias nacionais, e a lei brasileira proíbe o pagamento de funcionários em moeda estrangeira - os salários devem ser pagos em reais.
Isso significa que você provavelmente precisará de uma conta bancária comercial em todos os países onde seus funcionários estão baseados para processar a folha de pagamento com eficiência e atender às exigências legais.
A abertura de uma conta bancária local normalmente requer o estabelecimento de uma entidade legal no país, juntamente com a documentação, como números de registro fiscal, comprovante de endereço e documentação de formação de empresa.
Se preferir evitar o incômodo, você pode trabalhar com um EOR, que gerenciará todos os pagamentos de funcionários e prestadores de serviços.
Etapa 5: Escolha um modelo de configuração de folha de pagamento global
Em seguida, você precisa descobrir como planeja gerenciar a logística da folha de pagamento dos seus funcionários.
- Você cuidará da folha de pagamento internamente com sua própria equipe de RH? Isso lhe dá controle total, mas exige conhecimento especializado das regulamentações de cada país, investimento significativo de tempo e monitoramento contínuo das mudanças legais.
- Fazer parceria com um fornecedor local de folha de pagamento? Isso reduz o risco de conformidade, mas significa gerenciar vários fornecedores em vários países, o que pode se tornar complexo e dispendioso à medida que você cresce.
- Utilizar software de folha de pagamento? As plataformas globais de folha de pagamento podem simplificar os processos, mas ainda exigem que você tenha entidades legais e mantenha o conhecimento de conformidade para cada jurisdição.
Ou você pode fazer parceria com um EOR para gerenciar suas operações internacionais de folha de pagamento. Uma EOR gerenciará todo esse trabalho de back-end para você, garantindo que os funcionários sejam pagos com precisão, dentro do prazo e em sua própria moeda. A EOR também gerenciará todas as retenções de impostos necessárias para as contribuições de programas sociais.
Etapa 6: Configure os processos contínuos da folha de pagamento
Há muitos pequenos detalhes que você precisará gerenciar quando se trata de executar a folha de pagamento. Além de escolher a frequência correta da folha de pagamento, você também precisará considerar o momento em que os pagamentos realmente chegam aos funcionários, uma vez que fusos horários, feriados bancários variados e atrasos no processamento internacional podem afetar o momento em que o dinheiro chega a um funcionário.
Agora é hora de escolher um método de pagamento (cheque? Depósito direto? Transferência bancária? Carteira digital?) e em que moeda você pagará os funcionários.
Você também terá de descobrir como gerenciar as conversões de moeda e as flutuações da taxa de câmbio para pagar os funcionários com precisão, bem como determinar o processo de emissão de contracheques e documentação fiscal.
Boa notícia: se você trabalhar com um EOR, ele cuidará de todos esses detalhes para a sua empresa.
Etapa 7: Monitore a conformidade e mantenha-se atualizado
Depois de tudo isso, você também precisará acompanhar as mudanças na legislação e nas políticas locais.
As alíquotas de impostos, contribuições sociais e leis trabalhistas mudam com frequência. Por exemplo, a Alemanha normalmente atualiza as taxas de contribuição para o seguro social anualmente, enquanto a Índia começou a reformular todo o seu sistema de código trabalhista em 2025. Deixar de fazer essas atualizações pode resultar em penalidades e na possibilidade de deixar os funcionários insatisfeitos.
Ah, e você precisa garantir a segurança dos dados dos funcionários, que é estritamente regulamentada em alguns países, incluindo aqueles cobertos pelo GDPR. As violações das políticas do GDPR podem resultar em multas de até 20 milhões de euros.
Ou você pode fazer uma parceria com um EOR, já que ele assume todos os riscos e mantém a conformidade com todas as regulamentações locais de folha de pagamento, incluindo todas as atualizações. O EOR também garantirá a conformidade com as leis de privacidade de dados relevantes.
Não se esqueça do pagamento do 13º mês
Muitos países, especialmente na região da América Latina, exigem um pagamento anual adicional de salário conhecido como 13º mês (aguinaldo), que precisa ser pago até o Natal. Alguns vão ainda mais longe. Por exemplo, a Guatemala e Honduras exigem o pagamento do 13º e do 14º mês, aumentando efetivamente os custos trabalhistas anuais em aproximadamente 16,7%.
Na Europa, vários países, inclusive Portugal, Grécia e Itália, exigem o pagamento do 13º mês ou do 13º e 14º meses, que normalmente são pagos em junho e novembro. Mesmo quando não é exigido por lei, muitos empregadores europeus oferecem esses bônus como prática padrão.
Esses pagamentos devem ser orçados e pagos em datas específicas. O México exige que o Aguinaldo seja pago até 20 de dezembro, enquanto o Panamá divide o pagamento do 13º mês em três parcelas ao longo do ano. O não cumprimento desses prazos pode resultar em penalidades e reclamações dos funcionários.
Gerencie a folha de pagamento internacional para funcionários globais com o RemoFirst
O RemoFirst ajuda as empresas a empregar e gerenciar uma força de trabalho global em mais de 185 países, com preços a partir de apenas US$ 199 por funcionário por mês.
Isso inclui garantir a conformidade com todas as leis trabalhistas locais e o processamento global da folha de pagamento. Cuidamos de tudo, desde o cálculo correto dos impostos sobre a folha de pagamento até a garantia de que os funcionários recebam o 13º salário obrigatório em dia.
Também ajudamos a criar contratos em conformidade, a embarcar funcionários, a enviar equipamentos, a gerenciar os benefícios dos funcionários, inclusive o seguro-saúde, e a garantir que toda a documentação atenda aos requisitos locais.
Nossa plataforma processa pagamentos em moedas locais por meio de canais compatíveis, gerencia ciclos variados de folha de pagamento e se mantém em dia com as mudanças nas regulamentações.
Com o RemoFirst como seu parceiro de EOR, você pode se concentrar no crescimento de seus negócios, enquanto nós lidamos com as complexidades da conformidade da folha de pagamento internacional, registros de impostos e benefícios legais em todos os países onde você tem membros da equipe.
Pronto para simplificar sua folha de pagamento global e garantir a conformidade entre fronteiras? Agende uma demonstração para ver como o RemoFirst pode transformar o gerenciamento de sua força de trabalho internacional.
