Você acabou de contratar um desenvolvedor brilhante em Berlim, um gênio do marketing em São Paulo e uma estrela do sucesso do cliente em Cingapura. Emocionante, não é?
Mas então a realidade se impõe: Como exatamente você os paga?
O processamento internacional da folha de pagamento não é tão simples quanto adicionar novos nomes ao seu sistema existente. Cada país tem suas próprias leis trabalhistas, regulamentações fiscais e exigências de pagamento. Se você errar, poderá enfrentar multas pesadas, funcionários insatisfeitos ou ambos.
A boa notícia é que, com a abordagem correta, é possível criar um sistema de folha de pagamento global em conformidade que mantenha sua equipe satisfeita e sua empresa protegida.
Pontos importantes:
- Para implementar a folha de pagamento internacional, é necessário estabelecer uma presença jurídica em cada país, seja por meio de uma entidade local própria ou por meio de uma parceria com uma empresa de Employer of Record.
- Entender os impostos locais sobre a folha de pagamento, que podem variar de 21% na Alemanha a mais de 30% na Espanha, é essencial para um orçamento preciso e conformidade com as autoridades fiscais locais.
- A frequência de pagamento, os requisitos de moeda e os padrões de documentação variam significativamente em diferentes países.
Etapa 1: Estabelecer uma presença local legal
Em primeiro lugar, você precisa ser capaz de contratar funcionários legalmente em qualquer país onde estiver expandindo e contratando.
Uma maneira é abrir uma pessoa jurídica. Esse processo inclui o registro da empresa junto às autoridades locais e a obtenção de IDs fiscais e registros na Previdência Social. Todo o processo pode ser demorado e caro, variando de alguns dias e NZD 250 na Nova Zelândia a mais de um mês e milhares de euros em muitos países da Europa Ocidental.
Por exemplo, quando calculamos o custo de constituição de uma pessoa jurídica em Portugal, o valor total ficou em cerca de 22.000 euros. E isso se refere apenas aos custos iniciais implementação , sem incluir possíveis honorários jurídicos e contábeis, seguros, despesas de escritório, IVA etc.
Se tudo isso parece mais do que você gostaria de assumir, há outras opções. Uma delas é contratar prestadores de serviços em vez de funcionários, embora isso acarrete riscos de classificação incorreta.
Outra opção é estabelecer uma parceria com uma Employer of Record (EOR) para que ela atue como empregadora legal de seus funcionários internacionais. Uma EOR cuida de todas as responsabilidades de RH em seu nome, enquanto você mantém a gestão do dia a dia de sua equipe.
Etapa 2: Conheça as leis trabalhistas e os requisitos fiscais locais
Você precisará conhecer as alíquotas de impostos e as contribuições sociais pelas quais sua empresa é responsável e saber quando pagar às autoridades fiscais relevantes de cada país em que contratar.
Os impostos sobre a folha de pagamento do empregador variam drasticamente entre os países. Por exemplo:
- Empregadores na Macedônia do Norte não pagam nada em impostos sobre o empregador
- Na Tailândia, a taxa de imposto é de 5 a 6%
- Os empregadores espanhóis pagam aproximadamente 32% dos salários brutos para os programas de seguro social
Compreender essas obrigações é fundamental. Se você estiver calculando os custos com base nos impostos sobre a folha de pagamento nos Estados Unidos (cerca de 12%, dependendo dos impostos estaduais), pode ser uma dura dose de realidade descobrir que seus custos reais na Espanha são quase três vezes maiores.
Além disso, é preciso compreender os benefícios legais locais obrigatórios (por exemplo, férias, licença médica licenças, assistência médica), que variam de país para país, e como eles afetarão a gestão da folha de pagamento. Por exemplo, a legislação da União Europeia exige um mínimo de 20 dias de férias remuneradas, enquanto nos Estados Unidos não há exigência federal.
Sua equipe de RH precisará aprender e aderir aos ciclos locais de folha de pagamento de cada país. Em alguns países, é comum o pagamento semanal ou quinzenal; em outros, é mensal. Por exemplo, a lei trabalhista da Áustria determina que os salários sejam pagos mensalmente, enquanto os empregadores são obrigados a pagar os funcionários duas vezes por mês nas Filipinas.
Se preferir evitar a necessidade de aprender várias leis tributárias e programações de pagamento, você pode trabalhar com um EOR, que garantirá a conformidade com as leis, impostos e ciclos de folha de pagamento locais.
Etapa 3: Determinar a classificação adequada do trabalhador
Os empregadores precisam ter um cuidado redobrado para garantir que os trabalhadores sejam classificados corretamente. Eles são um “ colaborador ” — com direito a benefícios e proteções legais — ou um “ prestador de serviços ”, responsável por cuidar de seus próprios impostos e benefícios?
Muitas jurisdições usam testes multifatoriais para determinar o status de um trabalhador. Nos Estados Unidos, o teste ABC da Califórnia exige que os contratados sejam:
- Livre do controle da empresa
- Realizar trabalhos fora do negócio principal da empresa
- Estar envolvido em um comércio independente
Se algum critério não for atendido, o trabalhador é considerado legalmente um “ colaborador ”.
Errar pode custar caro. Por exemplo, a Califórnia pode impor penalidades civis de US$ 5.000 a US$ 25.000 por trabalhador classificado incorretamente, além de salários, benefícios e impostos atrasados.
Existem medidas que você pode tomar para definir as funções de um prestador de serviços , a fim de garantir que ele não seja tratado como funcionário, mas, às vezes, isso pode ser uma área cinzenta, já que as leis variam de país para país.
Uma maneira de evitar a classificação incorreta acidental é fazer uma parceria com um EOR, que garantirá que todos os trabalhadores sejam classificados adequadamente como prestadores de serviços ou empregados.
Etapa 4: Abrir contas bancárias locais
Também é possível que você precise abrir novas contas bancárias para pagar os funcionários na moeda local. Isso se deve ao fato de que pagar os funcionários com uma conta bancária no exterior é ilegal em alguns países.
Por exemplo, os empregadores croatas devem pagar seus funcionários com contas bancárias nacionais, e a lei brasileira proíbe o pagamento de funcionários em moeda estrangeira - os salários devem ser pagos em reais.
Isso significa que você provavelmente precisará de uma conta bancária comercial em todos os países onde seus funcionários estão baseados para processar a folha de pagamento com eficiência e atender às exigências legais.
A abertura de uma conta bancária local normalmente requer o estabelecimento de uma entidade legal no país, juntamente com a documentação, como números de registro fiscal, comprovante de endereço e documentação de formação de empresa.
Se você preferir evitar esse trabalho, pode recorrer a uma empresa de EOR, que cuidará de todos os pagamentos relacionados a colaborador e prestador de serviços .
Etapa 5: Escolha um modelo de folha de pagamento global implementação
Em seguida, você precisa descobrir como planeja gerenciar a logística da folha de pagamento dos seus funcionários.
- Você cuidará da folha de pagamento internamente com sua própria equipe de RH? Isso lhe dá controle total, mas exige conhecimento especializado das regulamentações de cada país, investimento significativo de tempo e monitoramento contínuo das mudanças legais.
- Fazer parceria com um fornecedor local de folha de pagamento? Isso reduz o risco de conformidade, mas significa gerenciar vários fornecedores em vários países, o que pode se tornar complexo e dispendioso à medida que você cresce.
- Utilizar software de folha de pagamento? As plataformas globais de folha de pagamento podem simplificar os processos, mas ainda exigem que você tenha entidades legais e mantenha o conhecimento de conformidade para cada jurisdição.
Ou você pode fazer parceria com um EOR para gerenciar suas operações internacionais de folha de pagamento. Uma EOR gerenciará todo esse trabalho de back-end para você, garantindo que os funcionários sejam pagos com precisão, dentro do prazo e em sua própria moeda. A EOR também gerenciará todas as retenções de impostos necessárias para as contribuições de programas sociais.
Etapa 6: Configure os processos contínuos da folha de pagamento
Há muitos pequenos detalhes que você precisará cuidar ao administrar a folha de pagamento. Além de escolher a frequência correta de pagamento, você também precisará levar em conta o prazo em que os pagamentos chegam efetivamente aos funcionários, já que fusos horários, feriados bancários que variam de país para país e atrasos no processamento internacional podem afetar o momento em que o dinheiro chega a um colaborador.
Agora é hora de escolher um método de pagamento (cheque? Depósito direto? Transferência bancária? Carteira digital?) e em que moeda você pagará os funcionários.
Você também terá de descobrir como gerenciar as conversões de moeda e as flutuações da taxa de câmbio para pagar os funcionários com precisão, bem como determinar o processo de emissão de contracheques e documentação fiscal.
Boa notícia: se você trabalhar com um EOR, ele cuidará de todos esses detalhes para a sua empresa.
Etapa 7: Monitore a conformidade e mantenha-se atualizado
Depois de tudo isso, você também precisará acompanhar as mudanças na legislação e nas políticas locais.
As alíquotas de impostos, contribuições sociais e leis trabalhistas mudam com frequência. Por exemplo, a Alemanha normalmente atualiza as taxas de contribuição para o seguro social anualmente, enquanto a Índia começou a reformular todo o seu sistema de código trabalhista em 2025. Deixar de fazer essas atualizações pode resultar em penalidades e na possibilidade de deixar os funcionários insatisfeitos.
Ah, e você precisa garantir a segurança dos dados d colaborador , que são rigorosamente regulamentados em alguns países, incluindo aqueles abrangidos pelo GDPR. Violações das políticas do GDPR podem resultar em multas de até 20 milhões de euros.
Ou você pode fazer uma parceria com um EOR, já que ele assume todos os riscos e mantém a conformidade com todas as regulamentações locais de folha de pagamento, incluindo todas as atualizações. O EOR também garantirá a conformidade com as leis de privacidade de dados relevantes.
Não se esqueça do pagamento do 13º mês
Muitos países, especialmente na região da América Latina, exigem um pagamento anual adicional de salário conhecido como 13º mês (aguinaldo), que precisa ser pago até o Natal. Alguns vão ainda mais longe. Por exemplo, a Guatemala e Honduras exigem o pagamento do 13º e do 14º mês, aumentando efetivamente os custos trabalhistas anuais em aproximadamente 16,7%.
Na Europa, vários países, inclusive Portugal, Grécia e Itália, exigem o pagamento do 13º mês ou do 13º e 14º meses, que normalmente são pagos em junho e novembro. Mesmo quando não é exigido por lei, muitos empregadores europeus oferecem esses bônus como prática padrão.
Esses pagamentos devem ser previstos no orçamento e efetuados em datas específicas. O México exige que o “Aguinaldo” seja pago até 20 de dezembro, enquanto o Panamá divide o 13º salário em três parcelas ao longo do ano. O não cumprimento desses prazos pode resultar em multas e reclamações de “ colaborador ”.
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Isso inclui garantir a conformidade com todas as leis trabalhistas locais e o processamento global da folha de pagamento. Cuidamos de tudo, desde o cálculo correto dos impostos sobre a folha de pagamento até a garantia de que os funcionários recebam o 13º salário obrigatório em dia.
Também ajudamos a elaborar contratos em conformidade com a legislação, integrar funcionários, enviar equipamentos, gerenciar benefícios colaborador — incluindo plano de saúde — e garantir que toda a documentação atenda aos requisitos locais.
Nossa plataforma processa pagamentos em moedas locais por meio de canais compatíveis, gerencia ciclos variados de folha de pagamento e se mantém em dia com as mudanças nas regulamentações.
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