Pontos principais
- A contratação internacional permite que organizações sem fins lucrativos e ONGs tenham acesso a talentos globais com valiosos conhecimentos e contatos locais, aumentando o impacto organizacional.
- A contratação internacional traz complexidades jurídicas, relacionadas à folha de pagamento, fiscais e administrativas que muitas organizações sem fins lucrativos podem ter dificuldade em gerenciar internamente.
- A contratação internacional exige o cumprimento das leis trabalhistas locais, das obrigações fiscais e das normas específicas de cada país relativas aos trabalhadores.
As organizações já não estão limitadas por fatores geográficos na formação de suas equipes. O crescimento do trabalho remoto e assíncrono tornou mais fácil do que nunca contratar fora das fronteiras nacionais. Para as organizações sem fins lucrativos, o recrutamento global significa maior acesso a talentos diversificados e alinhados com a missão.
As organizações sem fins lucrativos e as ONGs podem escolher entre três métodos principais para contratar legalmente funcionários em todo o mundo:
- Abertura de uma filial
- Trabalho com prestadores de serviços
- Contratação por meio de um Empregador Oficial (EOR)
A abordagem correta depende de fatores como orçamento, prazos de contratação, planos de expansão a longo prazo, recursos internos de RH e o nível de suporte em conformidade de que sua organização necessita.
O que é a contratação internacional para organizações sem fins lucrativos e ONGs?
A contratação global é o processo de contratação de trabalhadores em países onde sua organização ainda não opera nem possui uma pessoa jurídica.
Para organizações sem fins lucrativos e ONGs, isso geralmente significa contratar funcionários, prestadores de serviços, consultores ou especialistas regionais capazes de apoiar programas, captação de recursos, operações, advocacy ou trabalho de campo em diferentes partes do mundo.
As organizações costumam contratar pessoal internacional para ter acesso a conhecimentos especializados locais, ampliar o alcance dos programas, apoiar iniciativas globais ou formar equipes nas regiões onde desenvolvem suas atividades.
No entanto, a contratação em outro país também acarreta responsabilidades jurídicas e administrativas adicionais, que variam de acordo com o país, incluindo:
- Normas trabalhistas
- Requisitos relativos aos impostos sobre a folha de pagamento
- Benefícios obrigatórios para os funcionários
- Regras relativas ao contrato de trabalho
- Regulamentos de privacidade de dados
- Leis de proteção ao trabalhador
3 Benefícios da contratação internacional para organizações sem fins lucrativos e ONGs
A contratação internacional traz várias vantagens importantes para organizações sem fins lucrativos e ONGs.
1. Acesso global a talentos alinhados com a missão
A maioria das organizações sem fins lucrativos, especialmente as ONGs, precisa de funcionários cuja especialização esteja ligada a uma região ou causa específica.
A contratação em nível global permite que as organizações tenham acesso a especialistas locais com experiência direta nas questões que estão buscando resolver, bem como uma compreensão mais profunda das realidades culturais, políticas e econômicas da região.
A contratação de pessoal local também pode ajudar as organizações sem fins lucrativos a construir laços mais fortes com as comunidades que apoiam.
Os funcionários que conhecem bem o contexto local podem já ter contatos com líderes comunitários, órgãos governamentais, parceiros sem fins lucrativos ou doadores, o que ajuda os programas a funcionarem com mais eficácia e a construir uma relação de maior confiança com as partes interessadas.
2. Eficiência de custos e otimização do orçamento
Trabalhar com orçamentos apertados é a regra para a maioria das organizações sem fins lucrativos. A contratação internacional pode ajudar as organizações a fazer um uso mais estratégico de seu orçamento, ampliando a busca por talentos para além de um único mercado local.
Em alguns países, as expectativas salariais podem ser mais baixas do que no mercado de origem da sua organização. Em outros, os custos totais com pessoal podem ser mais elevados quando se levam em conta os impostos sobre a folha de pagamento, os benefícios obrigatórios, as contribuições do empregador e os requisitos locais.
A verdadeira vantagem é ter mais opções e poder avaliar, em conjunto, o custo, as competências, a localização e as necessidades do programa.
Para organizações sem fins lucrativos e ONGs, essa flexibilidade pode ser especialmente valiosa na contratação de pessoal para programas financiados por subsídios, iniciativas regionais ou funções que exijam conhecimento local.
Uma busca mais ampla por talentos pode ajudar as organizações a encontrar a especialização certa dentro do orçamento disponível, sem partir do princípio de que todos os países serão automaticamente mais baratos.
3. Ampliação do alcance e do impacto do programa
Para organizações cuja missão ou alcance ultrapassam fronteiras, faz sentido contratar funcionários locais. É preciso contar com pessoas no terreno que estejam imersas no trabalho e compreendam as realidades das comunidades atendidas pela sua organização.
Esses funcionários não apenas tomarão decisões mais rápidas e bem fundamentadas, como também poderão ajudar os programas a funcionarem de forma mais eficaz, melhorando a comunicação, identificando mais cedo os desafios locais e construindo relações mais sólidas com governos, parceiros e líderes comunitários.
Como resultado, as organizações sem fins lucrativos costumam estar em melhor posição para ampliar seu alcance e gerar um impacto local maior.
3 Desafios da contratação internacional para organizações sem fins lucrativos e ONGs
É claro que ampliar a busca para novas regiões não é uma solução infalível para organizações sem fins lucrativos e ONGs. Contratar em outros países traz complicações inevitáveis, incluindo:
1. Como lidar com as leis e regulamentações trabalhistas locais
Ao contratar funcionários em um novo país, você é responsável por cumprir todas as leis trabalhistas locais, incluindo as normas relativas a:
- Salário mínimo
- Horário de trabalho
- Limites e remuneração das horas extras
- Proteções contra demissão
- Benefícios estatutários
- Classificações dos trabalhadores
Lidar com a legislação trabalhista de outro país pode ser complexo e demorado, especialmente porque os governos costumam alterar e ampliar as leis. Se sua organização violar as normas trabalhistas locais, você corre o risco de receber multas ou ser alvo de uma ação judicial.
2. Gestão da folha de pagamento e dos benefícios globais
Você pode economizar algum dinheiro nos custos de pessoal com uma contratação internacional, mas seu processo de folha de pagamento pode ser seriamente afetado.
A gestão da folha de pagamento global exige a conversão de moedas locais, o cálculo das retenções fiscais locais e a administração de benefícios legais que podem diferir daqueles que sua organização normalmente oferece no seu país de origem.
Se a sua organização não dispõe da infraestrutura necessária para gerenciar a folha de pagamento global em vários países — incluindo normas tributárias locais, contribuições obrigatórias e pagamentos em várias moedas —, a carga administrativa pode rapidamente tornar-se insuportável. Erros na folha de pagamento ou retenções fiscais incorretas também podem gerar riscos legais e operacionais onerosos.
3. Recursos internos limitados
A maioria das organizações sem fins lucrativos opera com equipes reduzidas. Sem um especialista em RH dedicado ou uma equipe jurídica com profundo conhecimento da legislação trabalhista internacional, a expansão para novas regiões pode rapidamente tornar-se uma tarefa exaustiva e potencialmente arriscada.
A contratação internacional também gera uma carga administrativa contínua que muitas organizações sem fins lucrativos não estão preparadas para gerenciar internamente.
A gestão de funcionários em vários países pode exigir maior comunicação, coordenação e supervisão devido aos fusos horários, às diferenças linguísticas e aos sistemas locais.
Fundamentos de conformidade que organizações sem fins lucrativos e ONGs não podem ignorar
A contratação de funcionários internacionais envolve muito mais do que simplesmente identificar a pessoa certa para o cargo. As organizações sem fins lucrativos também precisam de sistemas e processos para gerenciar contratos de trabalho, obrigações relacionadas à folha de pagamento, exigências fiscais e dados dos funcionários de forma responsável em vários países.
Contratos de trabalho
No caso de contratações internacionais, é importante redigir contratos de trabalho que estejam em conformidade com a legislação local e definam claramente a remuneração, os benefícios, as condições de pagamento, as modalidades de trabalho e as condições de rescisão.
Em alguns países, os empregadores também podem precisar incluir disposições legais específicas ou cláusulas de proteção no próprio contrato.
Impostos, contribuições sociais e declarações
As organizações que contratam pessoal no exterior geralmente são responsáveis pela gestão da retenção de impostos locais, das contribuições patronais, da declaração de folha de pagamento e dos requisitos de declaração específicos de cada país.
Essas obrigações podem variar significativamente de um país para outro e podem incluir contribuições para os sistemas de saúde, programas de aposentadoria, seguro-desemprego ou outros programas sociais obrigatórios.
Proteção de dados e privacidade dos trabalhadores
Ao contratar pessoal no exterior, sua organização pode ficar sujeita a leis globais de proteção de dados e de proteção dos trabalhadores, tais como:
- O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da UE
- Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) do Brasil
- Lei de Privacidade da Austrália de 1988
- Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos do Canadá (PIPEDA)
As organizações que lidam com registros de funcionários em diferentes países devem dispor de processos claros para armazenar, gerenciar e proteger com segurança as informações dos trabalhadores, a fim de evitar riscos legais e operacionais.
Qual é a melhor opção de contratação internacional?
Depois de compreender os fundamentos da conformidade, o próximo passo é determinar a abordagem de contratação global mais adequada para a sua organização, o que depende dos objetivos da sua organização, do volume de contratações, do cronograma e dos recursos internos.
Algumas organizações sem fins lucrativos precisam de uma infraestrutura operacional de longo prazo em um único país, enquanto outras precisam apenas de uma maneira rápida e em conformidade com as normas para contratar talentos em várias regiões.
Em geral:
- A constituição de uma pessoa jurídica local é a opção mais adequada para organizações sem fins lucrativos que planejam operações de longo prazo em um país com uma equipe local mais numerosa.
- A contratação de prestadores de serviços autônomos costuma ser a melhor opção para projetos de curto prazo, trabalhos de consultoria especializada ou apoio temporário.
- Recorrer a uma EOR costuma ser a opção mais rápida para organizações sem fins lucrativos que desejam contratar funcionários legalmente sem precisar abrir filiais ou criar estruturas internas de RH globais.
Muitas organizações sem fins lucrativos e ONGs também precisam de flexibilidade. Por exemplo, uma organização pode recorrer a prestadores de serviços para projetos de pesquisa de curto prazo, enquanto utiliza um serviço de EOR para contratar funcionários regionais em tempo integral em países onde estabelecer uma entidade permanente seria muito caro ou demorado.
Escolher a estrutura (ou estruturas) certa desde o início ajuda a reduzir os riscos jurídicos e administrativos, agilizar o processo de contratação e evitar custos administrativos desnecessários à medida que sua equipe internacional cresce.
Lista de verificação para contratação internacional em organizações sem fins lucrativos
Antes de contratar funcionários ou prestadores de serviços em outro país, as organizações sem fins lucrativos e as ONGs devem certificar-se de que compreendem os requisitos legais, trabalhistas e operacionais.
Aqui está uma lista de verificação simples para ajudar sua organização a se preparar para a contratação internacional:
- Determine se o trabalhador deve ser classificado como funcionário ou prestador de serviços, com base na legislação local e na natureza da função.
- Decida qual estrutura de contratação é mais adequada para a sua organização: constituir uma entidade local, contratar prestadores de serviços ou recorrer a um Empregador Oficial.
- Pesquise as leis trabalhistas locais, incluindo as normas relativas ao salário mínimo, jornada de trabalho, férias remuneradas, proteções contra demissão e benefícios obrigatórios.
- Elabore contratos de trabalho ou acordos com prestadores de serviços que estejam em conformidade com a legislação e atendam aos requisitos locais.
- Verifique os processos de folha de pagamento, as obrigações de retenção de impostos e quaisquer contribuições obrigatórias do empregador ou programas sociais.
- Analise as normas locais relativas à privacidade de dados e às informações dos funcionários para garantir que os registros dos trabalhadores sejam tratados com segurança.
- Estabeleça processos claros de integração para os funcionários internacionais, incluindo expectativas de comunicação, configuração da folha de pagamento e coleta de documentação.
- Considere como sua organização irá gerenciar a administração contínua da folha de pagamento, os requisitos de prestação de contas e as atualizações relacionadas ao quadro de funcionários à medida que sua equipe internacional for crescendo.
Dedicar tempo para estabelecer um processo de contratação claro desde o início pode ajudar as organizações sem fins lucrativos a reduzir riscos jurídicos, evitar problemas administrativos e proporcionar uma experiência mais positiva tanto para os funcionários quanto para os prestadores de serviços em todo o mundo.
Suas opções para contratação internacional
Depois que sua organização compreender suas necessidades de contratação e seus requisitos operacionais, o próximo passo é escolher o modelo de contratação adequado.
Algumas organizações precisam estabelecer operações permanentes em uma região específica, enquanto outras precisam apenas de uma forma mais rápida e que exija menos manutenção para contratar um ou dois funcionários no exterior.
Em alguns casos, as organizações sem fins lucrativos podem precisar apenas de apoio temporário para um projeto ou de conhecimentos especializados para uma iniciativa financiada por subsídios.
A maioria das organizações sem fins lucrativos e ONGs adota uma das três abordagens a seguir ao expandir suas contratações para novas regiões:
- Constituição de uma pessoa jurídica local
- Contratação de prestadores de serviços
- Recorrendo a um empregador registrado (EOR)
Cada opção tem custos, níveis de flexibilidade e responsabilidades administrativas diferentes.
1. Constituir uma pessoa jurídica local
Para contratar funcionários diretamente de forma legal, as organizações sem fins lucrativos geralmente precisam constituir uma pessoa jurídica e se registrar para operar no país onde pretendem realizar as contratações.
Para organizações sem fins lucrativos que planejam operações de longo prazo em um país específico, a constituição de uma entidade local costuma ser a opção mais prática. Essa abordagem dá às organizações controle total sobre contratações, folha de pagamento, operações e administração local, mas também acarreta a maior carga administrativa e jurídica.
A constituição de uma entidade local geralmente envolve:
- Criação de uma subsidiária, filial ou entidade sem fins lucrativos local
- Registro junto às autoridades municipais e fiscais
- Configuração de contas de folha de pagamento, impostos e empregador
- Cumprimento dos requisitos de emprego específicos de cada país
- Gestão das obrigações legais, de folha de pagamento e de prestação de contas
Se a sua organização estiver sediada nos Estados Unidos, por exemplo, talvez seja necessário apresentar documentação adicional para atividades internacionais, como o Anexo F do Formulário 990.
Vantagens de abrir uma pessoa jurídica:
- Controle operacional total
- Ótima opção para expansão a longo prazo
- Capacidade de estabelecer uma presença local permanente
Contras da constituição de uma pessoa jurídica:
- Caro e demorado de implementar
- Exige uma gestão contínua das questões jurídicas, da folha de pagamento e de recursos humanos
- Muitas vezes, não é viável contratar apenas um pequeno número de funcionários
Melhor caso de uso: Organizações sem fins lucrativos que desenvolvem programas de longo prazo ou formam grandes equipes locais em um país específico.
2. Contratação de prestadores de serviços
Contratar prestadores de serviços autônomos costuma ser a opção mais rápida e flexível para organizações sem fins lucrativos que precisam de apoio temporário, conhecimentos especializados ou assistência em projetos específicos.
Os prestadores de serviços são, em geral, responsáveis pela gestão de seus próprios cronogramas, impostos e processos de trabalho, o que reduz a carga administrativa para a organização contratante. Isso pode ser particularmente útil para organizações sem fins lucrativos que realizam iniciativas de curto prazo, projetos de pesquisa, campanhas criativas ou programas financiados por subsídios.
No entanto, as relações com prestadores de serviços também envolvem riscos. Muitos países possuem leis rigorosas de classificação profissional que determinam se um trabalhador é legalmente considerado um prestador de serviços independente ou um empregado.
Se um prestador de serviços desempenhar funções semelhantes às de um funcionário em tempo integral, sua organização poderá incorrer em multas, impostos atrasados, obrigações não pagas relativas a benefícios ou litígios judiciais relacionados à classificação incorreta do trabalhador.
Vantagens de contratar prestadores de serviços autônomos:
- Integração rápida
- Menores custos administrativos
- Acordos flexíveis de curto prazo
Contras da contratação de prestadores de serviços:
- Riscos de classificação incorreta do trabalhador
- Menos controle sobre a estrutura de trabalho
- Não é ideal para funções operacionais de longo prazo ou essenciais
Melhor aplicação: projetos de curto prazo, serviços de consultoria especializada ou apoio operacional temporário.
3. Recorrer a um empregador oficial
Um Empregador Oficial (EOR) costuma ser a melhor opção para organizações sem fins lucrativos e ONGs que desejam contratar funcionários internacionais rapidamente, sem o tempo e o esforço necessários para constituir entidades locais.
A EOR contrata legalmente os funcionários, cuidando da folha de pagamento, da retenção de impostos, da administração de benefícios, dos contratos de trabalho e do cumprimento das normas trabalhistas locais. Enquanto isso, a organização sem fins lucrativos gerencia o trabalho cotidiano deles,
O uso de uma EOR permite que organizações sem fins lucrativos contratem funcionários em vários países, reduzindo ao mesmo tempo a carga administrativa.
Essa abordagem pode ser especialmente valiosa para organizações com equipes de RH reduzidas, programas em rápida expansão ou necessidades de contratação distribuídas por várias regiões.
Vantagens de utilizar um EOR:
- Não é necessário constituir entidades locais
- Prazos de contratação mais rápidos
- Apoio no cumprimento das exigências locais em matéria de emprego
- Administração simplificada da folha de pagamento e dos benefícios a nível global
Contras do uso de um EOR:
- Taxas de manutenção
- Menor controle direto sobre a estrutura de emprego formal
Melhor caso de uso: Organizações sem fins lucrativos que desejam contratar funcionários legalmente em vários países sem precisar criar sua própria infraestrutura global de gestão de pessoal.
Dica profissional: Aqui está uma lista de itens inegociáveis e sinais de alerta a serem observados em um contrato de EOR.
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- Lidar com a legislação trabalhista local, os requisitos de contratação e a administração da folha de pagamento.
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Perguntas frequentes sobre contratação internacional para organizações sem fins lucrativos e ONGs
Uma organização sem fins lucrativos pode contratar funcionários em outro país?
Sim. As organizações sem fins lucrativos podem contratar pessoal no exterior por meio de uma entidade local, contratando prestadores de serviços independentes ou por meio de um Empregador de Registro (EOR), dependendo do país e da estrutura de contratação.
Qual é a maneira mais fácil para uma organização sem fins lucrativos contratar pessoal no exterior?
Recorrer a uma EOR costuma ser a opção mais rápida e simples, pois a EOR se encarrega das regulamentações trabalhistas locais, da folha de pagamento, da retenção de impostos e da administração de benefícios.
As organizações sem fins lucrativos podem contratar prestadores de serviços estrangeiros?
Sim, mas as organizações devem garantir que os trabalhadores sejam devidamente classificados de acordo com a legislação trabalhista local, a fim de evitar penalidades por classificação incorreta.
As organizações sem fins lucrativos precisam de uma entidade local para contratar pessoal no exterior?
Nem sempre. Uma EOR permite que organizações sem fins lucrativos contratem funcionários legalmente em muitos países sem precisar abrir uma entidade local.
Quais são os riscos jurídicos associados à contratação internacional?
Os riscos mais comuns incluem a classificação incorreta dos trabalhadores, erros na tributação da folha de pagamento, violações da legislação trabalhista, contratos de trabalho inadequados e o não cumprimento dos requisitos locais relativos a benefícios.
