A contratação internacional apresenta muitas oportunidades para as empresas que desejam expandir, mas pode rapidamente sobrecarregar seu orçamento se não for planejada com cuidado.
É fácil subestimar os custos de conformidade, esquecer os benefícios obrigatórios específicos do país ou ser pego de surpresa por oscilações cambiais.
A boa notícia? Com um orçamento inteligente, sua equipe de RH pode alimentar o crescimento global sem deixar que os custos saiam do controle.
Principais conclusões:
- Os benefícios obrigatórios e os esperados, mas não obrigatórios, variam muito de acordo com o país, de modo que os líderes de RH devem considerar ambos em seu orçamento de benefícios para atrair e reter talentos.
- Investir em tecnologia de RH, como plataformas globais de folha de pagamento, um HRIS e ferramentas de comunicação, agiliza as operações e reduz os riscos de conformidade legal.
- A inclusão de flexibilidade nos orçamentos de RH ajuda as empresas a se adaptarem rapidamente às mudanças nas leis trabalhistas, às condições de mercado e aos custos inesperados.
Dica 1: Leve em conta a legislação trabalhista local e os custos de conformidade
Ao contratar em um novo país, sua equipe de RH deve se familiarizar com as leis locais antes de finalizar o orçamento. Isso porque cada país tem regulamentações exclusivas que precisam ser levadas em conta ao fazer o orçamento de despesas como:
- Salário mínimo
- Pagamento de horas extras
- Impostos sobre a folha de pagamento
- Benefícios estatutários
- Pensões
- Pacotes de indenização
- Assistência médica
- Seguro-desemprego
- Indenização dos trabalhadores
Se a sua equipe de RH não levar em conta os requisitos legais de cada país com precisão, isso pode levar a previsões orçamentárias imprecisas e despesas inesperadas no futuro.
Além disso, o não cumprimento das normas locais pode resultar em multas, pagamentos atrasados e penalidades legais.
Dica 2: Leve em consideração os benefícios do funcionário além do salário
Os benefícios que são opcionais em um país podem ser obrigatórios ou amplamente esperados em outro, portanto, é importante conhecer as normas culturais locais ao planejar suas ofertas.
Por exemplo, em mais de 40 países, os empregadores são legalmente obrigados a oferecer o "pagamento do 13º mês" - um bônus equivalente a um mês de salário, geralmente pago no final do ano. Em outras regiões, esse pagamento não é obrigatório por lei, mas é amplamente esperado, e as empresas correm o risco de perder talentos se não o oferecerem.
As obrigações do seguro de saúde também variam. Por exemplo, no Reino Unido e no Canadá, o plano de saúde é financiado por impostos gerais, não pelos empregadores. Entretanto, os empregadores alemães e franceses dividem o custo do seguro de saúde público 50/50 com os funcionários. Enquanto isso, em Cingapura, o plano de saúde público é financiado principalmente pelo Central Provident Fund, mas muitas empresas também oferecem cobertura de saúde privada para cobrir co-pagamentos ou serviços adicionais.
As equipes de RH precisam orçar tanto os benefícios exigidos por lei quanto aqueles que costumam ser oferecidos.
Dica 3: Planeje-se para as mudanças nas taxas de câmbio
Para gerenciar a folha de pagamento global, é necessário navegar pelas flutuações cambiais e pelas taxas ocultas que às vezes acompanham os pagamentos internacionais.
Mudanças no valor da moeda podem prejudicar rapidamente seu orçamento. Por exemplo, uma súbita desvalorização da moeda pode aumentar drasticamente as despesas com a folha de pagamento ou, inadvertidamente, colocar os salários abaixo do salário mínimo legal de um país, levando a riscos de conformidade.
Enquanto isso, quando as taxas de câmbio mudam e os funcionários acabam recebendo menos em sua moeda local, seu poder de compra cai. Isso pode levar rapidamente à insatisfação e à diminuição do moral, especialmente se os colegas de outras regiões não estiverem enfrentando o mesmo problema.
É essencial tomar medidas para proteger seu orçamento, como criar um buffer de 3% a 5% no orçamento da folha de pagamento para absorver o custo de flutuações repentinas ou utilizar contratos a termo - um acordo financeiro que fixa a taxa de hoje para um pagamento futuro - para travar uma taxa de câmbio.
Outras opções incluem o uso de ferramentas de folha de pagamento em várias moedas ou a parceria com um Empregador de Registro (EOR) para otimizar os custos e proteger sua empresa da montanha-russa das taxas de câmbio em evolução.
Dica 4: inclua a tecnologia e as ferramentas de RH no seu orçamento
É claro que as ferramentas custam dinheiro, mas as ferramentas certas se pagam sozinhas. Elas liberam o tempo do RH e mantêm a contratação global no caminho certo. Algumas das melhores opções incluem:
- Plataforma global de folha de pagamento: Simplifica as transações em várias moedas, automatiza os cálculos de impostos e garante que os funcionários internacionais sejam pagos com precisão e dentro do prazo
- Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS): Centraliza os dados, registros e informações sobre benefícios dos funcionários em todos os países
- Sistema de rastreamento de candidatos (ATS): As plataformas de aquisição de talentos agilizam as contratações organizando os candidatos, acompanhando as inscrições e simplificando a colaboração da equipe de recrutamento.
- Ferramentas de comunicação assíncrona: Plataformas de comunicação como o Slack ou o Microsoft Teams ajudam os trabalhadores internacionais a colaborar em diferentes fusos horários.
- Empregador de registro: Simplifica a contratação global, a integração, a folha de pagamento, a administração de benefícios e muito mais em países onde as empresas não têm uma entidade legal
Dica 5: Faça um orçamento para despesas de recrutamento e realocação
Algumas despesas, como o custo de anunciar posições em aberto e realizar verificações de antecedentes de possíveis contratações, são padrão, seja na contratação nacional ou internacional. Entretanto, a expansão global pode introduzir custos adicionais que devem ser planejados pelas equipes de RH.
Por exemplo, ao contratar em outros países, talvez seja necessário recorrer a agências de recrutamento, que normalmente cobram de 15% a 30% do salário do primeiro ano de um novo contratado. Outros possíveis custos incluem taxas legais para adaptar os contratos de trabalho de acordo com as normas locais e despesas de tradução de documentos.
A transferência de funcionários para outros países também pode representar uma despesa significativa. A realocação internacional envolve muitas partes móveis - seja para vistos acelerados ou estadias prolongadas em alojamentos - e os custos podem se acumular rapidamente.
Por exemplo, o custo inicial médio de uma realocação internacional é de US$ 77.000, o que inclui taxas de visto e imigração, custos de mudança e viagem, moradia temporária e muito mais.
O RH precisa desenvolver políticas claras de realocação, incluindo o que é coberto e o que não é, para prever com precisão as despesas com mudanças de funcionários.
Dica 6: padronize os fluxos de trabalho de RH
Quando sua equipe de RH abrange vários países, a utilização de diferentes ferramentas e práticas pode gerar caos e confusão. A padronização dos fluxos de trabalho de RH para integração, gerenciamento de desempenho, documentação de políticas, etc., ajuda a manter a conformidade com as leis trabalhistas locais e torna o processo mais eficiente.
Por exemplo, a Australian Wool Innovation economizou 1,5 dia por mês em tempo administrativo simplesmente usando um HRIS para simplificar o gerenciamento de folgas em 12 países.
A folha de pagamento é outro componente de RH em que a padronização compensa. Uma plataforma única que integre regras de conformidade regionais simplifica as operações e reduz os erros. As soluções EOR, como o RemoFirst, combinam RH, folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade em um sistema unificado.
As plataformas centralizadas reduzem os erros, minimizam a entrada manual de dados e permitem a geração de relatórios consistentes em toda a sua força de trabalho global.
Dica 7: invista em treinamento cultural e suporte aos funcionários
Ao formar uma equipe global, investir em programas e recursos que ajudem os funcionários a se adaptarem a novos ambientes promove a colaboração, aumenta o envolvimento e melhora a retenção.
O treinamento em idiomas é um ótimo ponto de partida, especialmente se as suas equipes estiverem sediadas em várias regiões e falarem idiomas diferentes do idioma principal da sua empresa.
Oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional para que os funcionários aprimorem suas habilidades de comunicação pode facilitar a colaboração diária e ajudar os funcionários a se sentirem capacitados.
Workshops interculturais sobre estilos de comunicação, resolução de conflitos, diferenças culturais e etiqueta no local de trabalho podem ajudar as equipes a evitar atritos e aumentar a produtividade.
O apoio ao bem-estar dos funcionários é igualmente importante. Os funcionários remotos geralmente enfrentam fatores de estresse exclusivos, como isolamento, desafios de fuso horário e pressões de adaptação a diferentes ambientes culturais ou regulatórios.
A inclusão desses tipos de programas voltados para o funcionário pode compensar a longo prazo com uma força de trabalho mais engajada e funcionários que permanecem por mais tempo porque se sentem valorizados.
Dica 8: inclua flexibilidade em seu orçamento de RH
A expansão internacional é imprevisível. Os planos de contratação mudam, os mercados se alteram e as leis trabalhistas evoluem. Incluir flexibilidade em seu orçamento de RH ajuda a absorver custos inesperados, como um aumento repentino do salário mínimo.
As leis trabalhistas globais e os requisitos de conformidade podem mudar rapidamente, desde as alíquotas de impostos e contribuições sociais, afetando diretamente os custos da folha de pagamento. Um orçamento de RH flexível ajuda a responder a mudanças repentinas, como aumento das contribuições previdenciárias ou novas regras de desligamento, mantendo-se em conformidade e dentro do orçamento.
A flexibilidade orçamentária é ainda mais crítica quando se está expandindo globalmente. Entrar em novos países geralmente significa ajustar os cronogramas de contratação, oferecer salários competitivos ou adicionar benefícios para atrair os melhores talentos, especialmente em setores de alta demanda, como o de tecnologia. Ela também permite que você lide com riscos externos, como oscilações cambiais, instabilidade geopolítica ou novas regras comerciais, sem descarrilar suas operações.
Dica 9: Planeje o custo de estabelecer uma entidade local ou usar um EOR
Uma das decisões mais importantes ao expandir para um novo país é estabelecer uma entidade local ou fazer uma parceria com uma EOR.
A criação de uma entidade local faz sentido se você estiver contratando um número significativo de funcionários, mas isso implica um grande investimento inicial (geralmente de US$ 20.000 a US$ 150.000) e pode levar de três a doze meses para ser estabelecido.
Os custos típicos para a criação de uma entidade incluem:
- Taxas de registro de empresas
- Despesas legais
- Espaço de escritório local
- Custos administrativos
- Seguros
Uma vez estabelecidas, as entidades precisam de investimento contínuo em conhecimento local para se manterem em conformidade com as leis trabalhistas e tributárias em constante evolução.
Leia mais: 10 "verdades difíceis" sobre o estabelecimento de uma entidade estrangeira
Para muitas empresas, especialmente aquelas que estão explorando novos mercados ou contratando apenas alguns funcionários internacionais, trabalhar com um EOR é uma solução mais eficiente.
Um EOR atua como empregador legal dos funcionários internacionais e elimina a necessidade de configuração da entidade, reduzindo drasticamente os custos iniciais e permitindo que você integre os talentos em dias, em vez de meses.
Isso também minimiza os riscos, pois o EOR assume a responsabilidade pela conformidade com as leis trabalhistas locais.
Maximize seus gastos com RH ao contratar globalmente com o RemoFirst
A expansão internacional pode ser um ponto de virada significativo para uma empresa, mas o crescimento global pode rapidamente parecer esmagador sem um orçamento inteligente de RH.
Com o RemoFirst, você pode contratar funcionários em mais de 185 países e prestadores de serviços em mais de 150. Lidamos com as complexidades do emprego internacional - desde a integração e a conformidade com as leis trabalhistas locais até o gerenciamento de benefícios, impostos e folha de pagamento.
Os funcionários são pagos com precisão, dentro do prazo e em sua moeda local, eliminando o estresse da folha de pagamento global.
Também somos uma das EORs mais econômicas do mercado, com preços a partir de apenas US$ 199 por funcionário por mês, o que ajuda ainda mais seus resultados.
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