Como contratar e pagar prestadores de serviços independentes na Holanda

Com uma população altamente educada e multilíngue e um cenário tecnológico próspero, a Holanda é um mercado atraente para contratar prestadores de serviços independentes e expandir sua equipe internacional. 

A contratação de prestadores de serviços holandeses com habilidades especializadas em TI, marketing, finanças ou outros setores competitivos oferece às empresas a flexibilidade de expandir seus negócios sem abrir uma entidade local. 

No entanto, a Holanda tem regras rígidas que as empresas devem seguir ao contratar freelancers para evitar possíveis problemas legais e financeiros devido à classificação incorreta.

 Principais conclusões: 

• As possíveis penalidades para casos de classificação incorreta de trabalhadores incluem o pagamento retroativo de impostos e benefícios aos funcionários, além de outras consequências legais e financeiras. 
• A lei holandesa avalia as relações de trabalho com base na "substância sobre a forma", independentemente do idioma do contrato.
• Os prestadores de serviços independentes na Holanda devem se registrar junto à autoridade fiscal e administrar suas próprias obrigações fiscais e comerciais.

Entendendo os contratantes independentes na Holanda

Na Holanda, os prestadores de serviços independentes - conhecidos como ZZP'ers ou "zelfstandige zonder personeel" - são indivíduos autônomos que prestam serviços a empresas em uma base contratual. 

Os ZZP's holandeses administram seus próprios negócios, definem seus horários, criam relacionamentos com clientes e faturam o trabalho concluído.

O governo holandês avalia as relações comerciais para garantir que os trabalhadores terceirizados sejam genuinamente independentes. As autoridades utilizam três critérios principais para verificar a classificação do trabalhador: 

• Autoridade: O trabalhador tem a liberdade de gerenciar sua carga de trabalho e cronograma sem supervisão direta? 
• Salários: O trabalhador recebe um salário regular ou a remuneração é baseada em faturas? 
• Trabalho pessoal: O trabalhador está realizando o trabalho por conta própria? 

Além disso, as autoridades podem considerar se o contratado tem vários clientes ou se está usando recursos fornecidos pelo empregador, como laptops. 

A partir daí, três status legais distintos regem o relacionamento entre uma organização contratante e seus funcionários ou prestadores de serviços independentes. 

• Contrato de trabalho: um "arbeidsovereenkomst" estabelece uma relação tradicional entre empregador e empregado.
• Contrato de trabalho: Um "aanneming van werk" é usado para entregas únicas, como a conclusão de um projeto ou a construção de algo físico por uma taxa predeterminada.
• Contrato de serviços: Um "overeenkomst van opdracht" abrange contratos freelance de longo prazo e é o acordo padrão entre uma empresa e um prestador de serviços independente.

As empresas devem garantir que os acordos com os prestadores de serviços definam explicitamente a função e as responsabilidades do trabalhador para evitar a classificação incorreta.

Leis trabalhistas na Holanda

A Holanda é um país progressista, comprometido com fortes proteções aos trabalhadores e com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. 

A legislação trabalhista holandesa é regida principalmente pelo Código Civil holandês, que descreve as definições legais, os procedimentos de demissão e os direitos do trabalhador nos contratos de trabalho. 

Ao contratar um funcionário, as empresas devem contribuir com impostos sobre a folha de pagamento para o sistema holandês de Previdência Social, financiando benefícios como:

• Seguro de saúde
• Licença médica
• Pensões
• Licença remunerada 
• Cobertura de desemprego
• Proteção contra demissões injustas

Os contratados independentes não têm direito a esses benefícios e são responsáveis por administrar seus próprios impostos e seguros. 

No entanto, as empresas devem respeitar certas condições para os contratados, como: 

• Pagamento de remuneração que atenda ou exceda o salário mínimo
• Cumprir as proteções de saúde e segurança
• Oferecer um local de trabalho não discriminatório 

O fato de não classificar corretamente os trabalhadores e de não atender a esses requisitos pode desencadear auditorias, multas e responsabilidade por salários atrasados. 

Riscos e penalidades de classificação incorreta de trabalhadores na Holanda

Evitar a classificação incorreta de trabalhadores começa com a compreensão de como os contratados independentes operam de forma diferente dos empregados. 

Para ser considerado um empreiteiro, os trabalhadores holandeses devem: 

• Trabalhar de forma independente, sem receber supervisão direta e constante de um empregador
• Usar suas próprias ferramentas, não tecnologia ou software patrocinados pela empresa 
• Definir seu próprio horário de trabalho, e não seguir um cronograma de trabalho definido pelo empregador 
• Faturar por seus serviços, não receber um salário regular 
• Gerar renda de vários clientes e não ter mais de 70% de sua renda proveniente de um único cliente 

Por outro lado, os funcionários normalmente trabalham em um horário definido, usam equipamentos da empresa e seguem os processos de trabalho e as preferências do empregador. 

As autoridades holandesas querem garantir que as empresas não enganem os trabalhadores em relação aos benefícios a que têm direito, classificando-os erroneamente como prestadores de serviços. 

Se as autoridades decidirem que o prestador de serviços está sendo tratado como um funcionário (por trabalhar uma semana de trabalho de 40 horas, por exemplo), elas o reclassificarão. 

A empresa é então responsável pelo pagamento retroativo de quaisquer impostos trabalhistas devidos, salários perdidos, contribuições para a Previdência Social e outros direitos dos funcionários.

As leis de reforma trabalhista holandesas em evolução visam a combater a classificação incorreta e garantir a proteção do trabalhador: 

• A Lei do Mercado de Trabalho Equilibrado - "Wet Arbeidsmarkt in Balans" ou "WAB" - é uma reforma geral de 2020 que equilibra a flexibilidade e a proteção do trabalhador em todos os arranjos de trabalho.
  
  A WAB se concentra nas proteções aos funcionários e nas reformas para o emprego temporário. As questões de classificação errônea são tratadas mais diretamente por leis pendentes, como a VBAR.
  
  
• A Lei de Esclarecimento da Avaliação das Relações de Trabalho e Presunção Legal - "Wet Verduidelijking Beoordeling Arbeidsrelaties en Rechtsvermoeden" ou "VBAR" - está programada para entrar em vigor em julho de 2025, dependendo da legislação.
  
  A lei visa à classificação incorreta de trabalhadores estabelecendo critérios mais precisos e introduzindo uma presunção legal de emprego quando as taxas horárias estiverem abaixo de um limite definido de 32,24 euros por hora.

Essas leis reforçam a aplicação de casos de classificação incorreta de trabalhadores, com as autoridades holandesas impondo multas e penalidades caras e exigindo que as empresas paguem quaisquer custos de direitos dos funcionários devidos. 

Como as leis trabalhistas holandesas continuam a evoluir, as empresas que contratam prestadores de serviços na Holanda devem revisar seus contratos de trabalho para garantir que os trabalhadores sejam classificados adequadamente, sejam totalmente autônomos e mantenham os limites contratuais. 

Precisa de ajuda para avaliar suas relações com os trabalhadores? As autoridades holandesas oferecem um questionário on-line anônimo chamado Web Module Assessing Employment Relationships (Webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie, ou WBA). 

Ou então, faça uma parceria com um Employer of Record, como a RemoFirst, para obter orientação especializada sobre a contratação de prestadores de serviços e o gerenciamento da conformidade na Holanda. 

Como pagar os prestadores de serviços na Holanda

Ao pagar seus prestadores de serviços holandeses, verifique se as faturas incluem todas as informações necessárias, como 

• Número e valor do IVA
• Data da fatura e da entrega
• Nome e endereço de ambas as partes
• Descrição dos serviços
• Número de registro comercial holandês (KVK-nummer)

Lembre-se: os empregadores devem pagar aos contratados não menos do que o salário mínimo holandês, que é ajustado regularmente. 

Há várias opções de pagamento a serem consideradas quando se trata de pagar seus usuários do ZZP.

• Transferências bancárias: Rápido e conveniente se você tiver uma conta bancária holandesa, mas pode incluir taxas caras
• Ordens de pagamento internacionais: Menos populares na Holanda devido a fatores como lentidão no processamento, cobrança de taxas caras e taxas de câmbio flutuantes
• Plataformas de pagamento: Plataformas como Wise ou Payoneer são convenientes, mas também sofrem o impacto das flutuações diárias da taxa de câmbio 
• Empregador de registro (EOR): Permite que as empresas paguem os prestadores de serviços em sua própria moeda sem se preocupar com as mudanças nas taxas de câmbio que afetam o pagamento

Cumprimento das obrigações fiscais e de relatórios na Holanda

Na Holanda, os empregadores são responsáveis pela retenção e declaração de impostos para os funcionários, mas não para os prestadores de serviços independentes. 

Os prestadores de serviços independentes devem se registrar na Administração Tributária e Aduaneira da Holanda - "Belastingdienst" - e pagar seus próprios impostos (IVA e imposto de renda). Os prestadores de serviços cobrarão o IVA de seus clientes e pagarão o IVA que receberem ao Belastingdienst.

A legislação fiscal holandesa oferece aos empreiteiros abatimentos e isenções fiscais para deduzir de seus lucros e reduzir suas contas fiscais anuais, como o abono para empresários ou "ondernemersaftrek".

A conformidade fiscal é uma das várias razões pelas quais as autoridades fiscais holandesas examinam de perto a classificação dos trabalhadores e uma área em que a orientação especializada de um EOR pode proteger sua empresa de erros dispendiosos. 

Reduza os riscos com contratos claros e abrangentes

Os prestadores de serviços independentes trabalham sob contratos-modelo que a Administração Tributária holandesa usa para determinar a natureza das relações de trabalho. 

Há dois tipos principais de contratos modelo holandeses: 

• Contratos modelo gerais: Abrangem a maioria das relações comerciais que não envolvem emprego
• Contratos-modelo específicos do setor ou da profissão: Destinam-se a indivíduos que trabalham de acordo com padrões setoriais ou profissionais específicos

A partir de setembro de 2024, a Administração Tributária Holandesa parou de publicar novos contratos-modelo e não renovará os existentes após o vencimento. Os contratos-modelo expirados ainda podem ser usados, mas não oferecem mais segurança jurídica com relação à classificação de trabalhadores. 

Por que a mudança? As autoridades frequentemente descobriam que as condições reais de trabalho não correspondiam aos termos descritos no modelo de contrato, levando a uma possível classificação errônea.

Em outras palavras, os trabalhadores podem ter assumido responsabilidades semelhantes às de um empregado, embora seu contrato afirmasse que eles eram terceirizados. 

Em vez disso, as autoridades holandesas agora adotam uma abordagem de "substância sobre a forma", o que significa que elas avaliam a natureza da relação de trabalho em vez de se basearem apenas nos termos do contrato.

É por isso que é tão importante redigir contratos claros e aderir aos limites contratuais nas operações cotidianas. 

Os contratos devem ser descritos:

• Escopo e resultados do projeto 
• Condições de pagamento e cronogramas
• Duração do engajamento 
• Cláusulas sobre propriedade intelectual/confidencialidade/não concorrência
• Métodos de resolução de disputas
• Cláusulas de rescisão, incluindo termos mutuamente acordados para rescisão antecipada, período de aviso prévio ou indenização

Um contrato sólido define as expectativas, ajuda a evitar disputas e protege sua empresa se as autoridades holandesas examinarem a natureza dos relacionamentos com seus contratados.

Considere a possibilidade de buscar a ajuda de especialistas jurídicos e de emprego

A Holanda fortalece constantemente as proteções aos trabalhadores e os requisitos de conformidade para funcionários e prestadores de serviços holandeses. 

Evite a dor de cabeça demorada de desembaraçar leis e regulamentações complexas contratando um especialista jurídico ou de emprego local. Um consultor local, com experiência em leis trabalhistas e tributárias holandesas, pode responder a perguntas e fornecer orientação à medida que as leis mudam e surgem cenários individuais de trabalhadores.

Como alternativa, as EORs, como a RemoFirst, são especialistas em leis trabalhistas e tributárias holandesas. Podemos ajudá-lo a gerenciar contratos, pagamentos e garantir total conformidade legal com as leis holandesas e outras necessidades de contratação internacional. 

Contrate e pague prestadores de serviços holandeses com o RemoFirst

Se você está ansioso para aproveitar a riqueza de talentos da Holanda, mas está preocupado com os riscos de classificação incorreta de trabalhadores ou erros de conformidade, o RemoFirst pode ajudar.

Facilitamos para as empresas a contratação, o gerenciamento e o pagamento de prestadores de serviços independentes em conformidade em mais de 150 países, incluindo a Holanda. 

O RemoFirst oferece opções flexíveis para atender às necessidades exclusivas de contratação de sua empresa:

• Integre e organize seus prestadores de serviços internacionais em uma única plataforma com nossa camada gratuita de gerenciamento de prestadores de serviços. 
• Automatize pagamentos, gere contratos em conformidade e simplifique a contratação internacional com nosso plano de serviço completo para prestadores de serviços, que custa US$ 25 por prestador de serviços, por mês. 

Não importa se você está contratando o seu primeiro prestador de serviços holandês ou expandindo uma lista global de freelancers, o RemoFirst oferece as ferramentas e a orientação para aumentar a sua equipe sem se preocupar com questões legais, de conformidade e tributárias ou com a classificação incorreta de trabalhadores.