Principais conclusões:
- A maioria dos atrasos na seleção de um EOR ocorre internamente, o que torna o alinhamento antecipado das partes interessadas tão importante quanto a escolha do prestador certo.
- Um responsável pelo projeto dedicado ajuda a manter o processo dentro do cronograma, coordenando as partes interessadas, gerenciando os prazos e conduzindo a decisão final.
- É mais provável que as empresas avancem quando as discussões sobre EOR estão vinculadas a metas comerciais claras, em vez de listas de verificação de recursos.
Sua empresa decidiu que é hora de explorar a contratação global, e todos concordam que um Empregador Registrado (EOR) é a abordagem correta. A pesquisa já foi feita, e a lista de parceiros em potencial já está pronta.
Então… não acontece nada.
A fase de avaliação do EOR fica paralisada. Mudanças nas prioridades e falta de clareza quanto à responsabilidade pelo processo de seleção podem causar atrasos que se arrastam por meses.
Se isso lhe parece familiar, saiba que você não está sozinho. Se o seu projeto perdeu o ímpeto, essas estratégias podem ajudar a manter o processo em andamento e colocá-lo de volta nos trilhos.
Por que os projetos de seleção de EOR costumam perder impulso
A maioria das análises de EOR não fica paralisada porque as empresas decidem não contratar pessoal internacional. Normalmente, elas perdem impulso porque vários departamentos precisam aprovar a decisão, as partes interessadas têm prioridades conflitantes e questões-chave relacionadas ao orçamento, à análise jurídica e à implementação levam tempo para serem resolvidas.
Mudança nas prioridades internas
De acordo com uma pesquisa da Forrester, 86% das compras B2B ficam paralisadas durante o processo de compra. Lançamentos de produtos, rodadas de captação de recursos, reorganizações e ciclos orçamentários podem fazer com que a contratação global fique cada vez mais para trás na lista de prioridades de uma empresa.
Não é que a empresa tenha decidido não se expandir para o exterior. Mas, devido à complexidade adicional, o projeto passa de “agora mesmo” para “um dia”.
Isso é especialmente comum quando não há um candidato imediato pronto para ser integrado. Sem um funcionário específico em mente, não há um cronograma claro, e o projeto perde a urgência necessária para seguir adiante. Outras iniciativas com prazos definidos têm prioridade.
Ninguém é claramente responsável pela decisão
A maioria das avaliações de EOR envolve vários departamentos, tais como:
- Gerentes de contratação que determinam a necessidade de um cargo e elaboram a descrição da vaga.
- Operações de pessoal e RH para a gestão de processos de contratação, benefícios e experiência do funcionário.
- Finanças para o orçamento e a folha de pagamento.
- Documentação necessária para a análise do contrato com um provedor de EOR.
- Aquisição para a due diligence do fornecedor.
- A alta direção que , em última instância, aprova a parceria de EOR.
Cada departamento precisa dar sua opinião sobre a decisão, mas, muitas vezes, não há uma única pessoa responsável por levá-la adiante. Sem um responsável claro, é fácil que o processo fique parado, já que cada equipe fica esperando que outra pessoa dê continuidade ao projeto.
Há muitas partes interessadas que precisam aprovar o EOR
Mesmo quando há alguém responsável pelo projeto, conseguir a aprovação de todos pode levar tempo. Diferentes partes interessadas analisam diferentes aspectos da decisão, e essas análises nem sempre ocorrem no mesmo ritmo.
Algumas empresas esperam que um departamento conclua seu trabalho antes de envolver o próximo, o que pode prolongar o prazo em semanas. Outras tentam realizar as revisões em paralelo, mas coordenar o feedback de várias equipes antes da aprovação da diretoria pode ser igualmente desafiador.
Principais obstáculos à aprovação de projetos de EOR
Além da coordenação interna, vários pontos de decisão comuns podem atrasar a aprovação de um fornecedor de EOR. É importante abordar todos eles, mas cada um aumenta o tempo do processo de aprovação.
Como determinar se uma técnica de EOR é a solução adequada
Às vezes, o atraso não tem nada a ver com a escolha de um provedor específico. Mesmo que você já tenha recebido sinal verde, alguns tomadores de decisão ainda podem estar debatendo se um EOR é a abordagem correta.
Uma pessoa-chave nesse processo pode estar reavaliando as alternativas — como constituir uma pessoa jurídica, contratar prestadores de serviços, trabalhar com parceiros locais ou adiar as contratações internacionais até que estejam prontos para fazer um investimento maior.
Cada opção traz suas vantagens e desvantagens. A criação de uma entidade local pode custar entre US$ 20.000 e US$ 150.000 por país e levar meses para ser concretizada. A contratação de prestadores de serviços acarreta riscos de classificação incorreta de funcionários, enquanto recorrer a parceiros locais pode funcionar para um ou dois países, mas não é uma solução escalável para uma expansão mais ampla. Adiar as contratações também pode significar a perda de candidatos ou o abrandamento do crescimento dos negócios.
Comparar essas opções leva tempo e, sem um quadro claro para avaliá-las, as empresas podem passar semanas debatendo qual é o melhor caminho a seguir.
As questões orçamentárias precisam de respostas
As equipes financeiras vão querer saber mais do que apenas a taxa de serviço mensal de uma EOR. Elas vão querer entender o custo total da contratação, incluindo folha de pagamento, benefícios, conversão cambial, obrigações fiscais e como esses custos se comportam à medida que a empresa cresce internacionalmente.
Sem essas respostas, a aprovação do orçamento pode se tornar um gargalo. Em muitas organizações, o departamento financeiro só é incluído na discussão em uma fase avançada do processo de avaliação, o que faz com que a equipe de contratação tenha que apresentar a justificativa comercial para as partes interessadas que não estiveram envolvidas desde o início.
Avaliação de prestadores de serviços de EOR
Com dezenas de serviços de “Empregador Oficial” disponíveis no mercado, muitas empresas têm dificuldade em distinguir entre os diferentes prestadores.
Todos os prestadores de serviços de EOR prometem cobertura global e expertise em conformidade durante uma demonstração. No entanto, essas afirmações podem encobrir diferenças reais na estrutura de preços, na atribuição de responsabilidade e no nível de serviço prestado. A menos que você tenha estabelecido critérios bem definidos, as comparações podem se prolongar sem que fique claro por que escolher um prestador em vez de outro.
Uma solicitação de proposta (RFP) ou um quadro de avaliação estruturado pode ajudar a filtrar as opções, mas muitas empresas só criam um depois de já terem trocado várias mensagens com diversos fornecedores. Nesse momento, elas tentam reconstruir quais critérios devem ser avaliados com base nas conversas que já ocorreram.
As análises jurídicas e de compras levam tempo
À medida que o processo de aprovação do EOR se aproxima da reta final, o foco geralmente passa a recair sobre contratos, privacidade de dados e conformidade com o GDPR, seguros, responsabilidade civil e due diligence de fornecedores. Nessa fase, as equipes jurídicas e de compras geralmente iniciam suas próprias análises, cada uma com processos de aprovação e requisitos de documentação distintos.
Essas análises podem prolongar o cronograma em dias ou até semanas. Se o prestador de serviços de EOR não conseguir fornecer rapidamente os contratos solicitados, a documentação de conformidade, os certificados de seguro ou as informações de segurança, a aprovação pode se arrastar mesmo depois que o restante da organização já estiver pronto para seguir em frente.
Como manter o andamento de uma avaliação de EOR
A maioria dos atrasos é previsível. Um pouco de preparação antes de começar a avaliar os fornecedores de EOR pode ajudar a manter o processo dentro do prazo, reduzir idas e vindas desnecessárias e facilitar a tomada de decisão pelas partes interessadas.
Vincule o projeto aos resultados de negócios
Internamente, a conversa deve se concentrar no problema de negócios que você está tentando resolver, e não na própria plataforma de EOR.
Seja o objetivo contratar talentos especializados, entrar em um novo mercado mais rapidamente ou evitar os custos e a complexidade de constituir uma pessoa jurídica, esses resultados são o que mais importa para os tomadores de decisão.
Quando a discussão se concentra no impacto nos negócios, em vez de nos recursos do produto, fica mais fácil manter o ritmo e garantir o apoio da alta administração.
Estabeleça o alinhamento desde o início
Inclua na conversa todas as pessoas que, no final das contas, aprovarão a decisão antes do início das demonstrações dos fornecedores. Cheguem a um consenso sobre as metas de contratação, o orçamento, o cronograma, os países-alvo, o número previsto de funcionários e como o sucesso será medido.
O alinhamento desde o início reduz a chance de surgirem novas objeções nas fases finais do processo e garante que todos estejam trabalhando em prol do mesmo objetivo.
Prepare-se para as perguntas das partes interessadas
As perguntas que você receberá dependerão de quem estiver na sala.
Os departamentos de Finanças, Jurídico, RH e TI costumam ter prioridades bem diferentes. Uma das maneiras mais fáceis de manter o andamento dos trabalhos é antecipar as perguntas que cada departamento provavelmente fará.
Antes de pedir a opinião deles, reúna informações importantes, como:
- Preços, incluindo os custos totais com pessoal
- Cobertura do país
- Processos de folha de pagamento
- Administração de benefícios
- Documentação de conformidade
- Certificações de segurança
- Prazos típicos de implementação
Resumir essas informações para cada EOR antes das reuniões com as partes interessadas pode reduzir o número de perguntas de acompanhamento, gerar confiança na recomendação e ajudar a manter o andamento do processo de aprovação.
Designar um responsável pelo projeto
Toda avaliação bem-sucedida de EOR requer que alguém coordene o trabalho do início ao fim. Essa pessoa deve agendar reuniões, coletar feedback das partes interessadas, gerenciar a comunicação com os fornecedores e garantir que o projeto avance rumo a uma decisão.
O responsável pelo projeto também deve definir prazos para cada etapa. Sem um único responsável, prioridades conflitantes podem retardar o andamento do projeto e prolongar o prazo.
Como retomar um projeto de EOR paralisado
Se você se deparar com um obstáculo, resista à tentação de recomeçar do zero. Em vez disso, identifique a causa do atraso e concentre-se em eliminar esse obstáculo específico.
Entre as causas comuns de lentidão na tomada de decisões estão:
- Alterações no orçamento
- Suspensão de contratações
- Rotação na liderança
- Questões jurídicas pendentes
- Atrasos nas aquisições
- Falta de senso de responsabilidade pelo projeto
Depois de identificar o problema, atualize sua proposta de negócio, esclareça quaisquer dúvidas remanescentes e estabeleça um cronograma realista com marcos claros.
Manter o recrutamento global em andamento
A decisão de aprovar um parceiro de EOR raramente é adiada porque as empresas optam por não contratar no exterior. Na maioria das vezes, o processo fica mais lento porque várias partes interessadas precisam de informações diferentes, as prioridades mudam e as aprovações internas demoram mais do que o esperado.
Felizmente, muitos desses atrasos podem ser evitados. Com uma justificativa de negócios clara, o alinhamento antecipado das partes interessadas, um único responsável pelo projeto e a documentação adequada, é possível manter o processo em andamento e chegar a uma decisão mais rapidamente.
A RemoFirst auxilia as empresas a conduzir tanto o processo de avaliação quanto o de implementação, oferecendo preços transparentes, orientação para a integração e as informações de que as partes interessadas internas precisam para tomar decisões bem fundamentadas.
Para discutir seus planos de contratação e saber como a RemoFirst pode ajudar, agende uma demonstração.
Perguntas frequentes
Por que os processos de aprovação de EOR demoram tanto?
Os processos de aprovação de EOR costumam demorar mais do que o esperado, pois vários departamentos precisam analisar a decisão. Os departamentos de RH, finanças, jurídico, compras e a alta administração podem ter prioridades e requisitos de aprovação diferentes. Também ocorrem atrasos quando as empresas ainda estão decidindo se um EOR é a solução de contratação adequada ou quando questões importantes sobre preços, conformidade e implementação permanecem sem resposta.
Quem deve ser responsável por uma avaliação de EOR?
Uma avaliação de EOR deve ter um responsável claramente designado. Geralmente, trata-se de alguém do RH ou da área de Operações de Pessoal, mas o departamento Financeiro, de Operações ou outro líder de projeto pode ser a opção mais adequada, dependendo da estrutura da sua organização.
Quais departamentos devem participar de uma avaliação de EOR?
As partes interessadas variam de acordo com a empresa, mas a maioria das avaliações de EOR envolve os departamentos de RH ou operações de pessoal, finanças, jurídico, compras, gerentes de contratação e a alta liderança. Envolver todos no processo desde o início ajuda a evitar atrasos causados por revisões em fases avançadas ou novas objeções.
Quanto tempo geralmente leva o processo de aprovação de um EOR?
Não existe um cronograma padrão, pois cada organização possui processos de aprovação diferentes. Empresas com um responsável pelo projeto claramente definido, critérios bem estabelecidos e alinhamento antecipado das partes interessadas costumam avançar muito mais rapidamente do que aquelas que avaliam fornecedores sem um processo estruturado. As aprovações internas geralmente levam mais tempo do que a própria avaliação do fornecedor.
Como um Empregador Oficial pode ajudar a agilizar o processo de aprovação interna?
Muitos provedores de EOR podem fornecer detalhamentos de preços, cronogramas de implementação, certificações de segurança, documentação de conformidade e materiais de análise de viabilidade para responder às dúvidas mais comuns das partes interessadas. Alguns provedores também se reúnem diretamente com as equipes jurídica, de compras ou financeira para esclarecer dúvidas, reduzindo as idas e vindas e ajudando a avaliação a avançar com mais eficiência.
