Um Employer of Record (EOR) ajuda a contratar, pagar, integrar e gerenciar funcionários internacionais sem a necessidade de estabelecer entidades locais.
No entanto, nem todos os serviços de EOR são transparentes em relação a preços, suporte e outros fatores importantes, o que às vezes pode levar a erros de conformidade legal e de RH dispendiosos e demorados.
A verificação cuidadosa e o conhecimento dos sinais de alerta comuns podem ajudá-lo a escolher um parceiro de EOR confiável e fidedigno.
Principais conclusões:
- Solicite preços claros e detalhados para evitar taxas ocultas ou pouco claras, como custos de integração, rescisão ou conversão de moeda.
- A conformidade é fundamental, pois erros na folha de pagamento, nos registros de impostos ou nos contratos podem resultar em penalidades legais.
- Procure transparência: leia as avaliações, solicite referências e faça perguntas sobre cobertura, suporte e segurança de dados antes de assinar.
1. Taxas ocultas que inflacionam seus custos
Um EOR tira as tarefas operacionais de seu prato; ele não deve aumentar sua ansiedade.
Encontrar um parceiro dentro de seu orçamento de RH significa avaliar os custos recorrentes e as possíveis taxas ocultas que podem criar uma pressão financeira inesperada.
Taxas de integração que não se somam
Alguns EORs cobram uma taxa de integração ou de configuração por funcionário. Isso pode parecer insignificante no início, mas será rapidamente adicionado à medida que você expandir sua equipe global.
Normalmente, os EORs transparentes incluem a integração do no custo básico mensal, pois faz parte do suporte ao emprego de ponta a ponta.
No entanto, confirme isso perguntando especificamente se a cotação inclui serviços de integração ou se você será cobrado separadamente por essa etapa do processo de contratação.
Taxas mensais surpresa ou de conversão de moeda
Alguns EORs acrescentam à sua taxa básica margens de conversão de moeda ou taxas administrativas ocultas, o que aumenta seus custos totais, especialmente à medida que sua equipe cresce.
Evite isso solicitando preços transparentes que descrevam as taxas de conversão de moeda, os custos de administração de benefícios e as margens de lucro de serviços de terceiros.
Em geral, os EORs confiáveis oferecem preços mensais transparentes e com tudo incluído por funcionário e mantêm uma comunicação clara durante toda a parceria. Você nunca deve se surpreender com sua fatura no final do mês.
Taxas de rescisão que o pegam desprevenido
Algumas EORs acrescentam taxas adicionais de rescisão ou transição além da indenização obrigatória que você pode ser obrigado a pagar pela legislação trabalhista local. Isso pode tornar dispendiosa a rescisão de contratos ou a transição de funcionários.
Analise os termos de rescisão do funcionário antes de assinar. Os períodos de aviso prévio, a indenização e os custos de fim de contrato de trabalho devem ser claramente indicados (e você deve fazer perguntas se os termos forem vagos ou excessivamente complexos).
Os EORs confiáveis priorizam a conformidade e a flexibilidade, garantindo um processo de desligamento tranquilo, sem custos desnecessários ou riscos legais.
2. Quando o preço baixo nem sempre é uma coisa boa
A questão é a seguinte: a seleção de um parceiro com base apenas em preços baixos pode acabar prejudicando você em termos de custos mais altos no futuro, relacionamentos tensos e até mesmo problemas legais.
No entanto, isso não significa que todos os provedores de baixo custo sejam de má reputação. Por exemplo, no RemoFirst, temos orgulho de oferecer alguns dos preços mais acessíveis e radicalmente transparentes do mercado, sem taxas ocultas.
Mas a transparência e a devida diligência são fundamentais. Faça sua lição de casa e faça perguntas para entender a cobertura do país, a variedade de serviços, o suporte dedicado e muito mais de um EOR, para garantir que preços acessíveis não signifiquem serviço limitado ou suporte deficiente.
Se parece bom demais para ser verdade, pode ser
Taxas mensais extremamente baixas podem (mas nem sempre) indicar serviços reduzidos, como cobertura de conformidade instável, suporte limitado ou atalhos arriscados.
Um EOR com taxas iniciais baixas pode rapidamente se tornar a opção mais cara se problemas como esse surgirem. Cortar caminho pode se transformar em erros na folha de pagamento, disputas contratuais ou não conformidade com as leis trabalhistas locais, resultando em multas pesadas e penalidades legais mais tarde.
Sempre peça um detalhamento dos preços e uma explicação de como a EOR pode reduzir os custos. No caso da RemoFirst, isso está parcialmente ligado ao fato de operarmos sob um modelo de parceria, em vez da prática mais dispendiosa de manter entidades legais em todos os países em que operamos.
Compensações ocultas por trás dos baixos custos
No entanto, às vezes, os preços ultrabaixos sinalizam compensações ocultas. Por exemplo, alguns provedores de baixo custo operam apenas em regiões selecionadas, forçando as empresas a trabalhar com vários fornecedores para cobrir sua equipe com vários locais.
Preços extremamente baratos também podem significar um gerenciamento de contas enxuto, ferramentas ou fluxos de trabalho desatualizados (por exemplo, serviços ou tempos de resposta mais lentos) ou conhecimento local limitado, deixando os clientes responsáveis por resolver questões de conformidade ou de RH por conta própria.
Serviços essenciais, como administração de benefícios, patrocínio de vistos ou registros de impostos locais, podem estar ausentes ou ser terceirizados.
Novamente, o preço mais baixo nem sempre significa que esses problemas existem, como no caso do RemoFirst. Mas é algo que deve ser levado em conta ao fazer sua pesquisa.
Antes de assinar um contrato de EOR, solicite um escopo detalhado dos serviços para confirmar o que está incluído (e o que não está) na taxa básica, incluindo benefícios, níveis de suporte e cobertura de conformidade por país.
3. Riscos legais e de conformidade que você não deve ignorar
Os erros de conformidade estão entre os riscos mais caros quando se trabalha com um EOR. As leis trabalhistas locais, os requisitos fiscais e os benefícios obrigatórios variam muito de acordo com o país, e mesmo pequenos erros podem resultar em multas, disputas de folha de pagamento ou danos à reputação.
Ao avaliar os fornecedores, é essencial entender como um possível parceiro de EOR acompanha a conformidade e as mudanças nas regulamentações em diferentes países.
Fraco conhecimento de conformidade local
Cada país opera sob estruturas trabalhistas e tributárias exclusivas. Um EOR ajuda a evitar erros de RH relacionados à folha de pagamento, aos benefícios ou à legislação contratual que poderiam desencadear investigações legais e responsabilidades financeiras.
As leis mudam com o tempo, devido a estipulações legais, expectativas culturais ou tendências do setor. Para se manterem atualizados sobre quaisquer mudanças, os EORs mais confiáveis mantêm relações estreitas com especialistas ou parceiros no país, que entendem os meandros das leis da região e garantem a conformidade contínua.
Possuir uma entidade em um determinado local não é suficiente; seu parceiro de EOR deve ter experiência, supervisão e responsabilidade em todos os mercados que atende.
Contratos vagos ou incompletos
Contratos pouco claros ou excessivamente simplistas podem dificultar o entendimento de suas obrigações legais, aumentando o risco de que as principais responsabilidades sejam negligenciadas.
Proteja sua empresa garantindo que o contrato defina claramente quem é o responsável pela folha de pagamento, gerencia os impostos e administra os benefícios.
Também deve definir as responsabilidades de cada parte com relação a proteções trabalhistas, manuseio de dados, resolução de disputas e rescisão, para evitar mal-entendidos, exposição legal e lacunas no suporte.
4. Sinais de alerta de serviço e suporte
Seu parceiro de EOR deve simplificar o gerenciamento diário de RH e, ao mesmo tempo, fornecer suporte e resolução de problemas com rapidez, permitindo que sua equipe se concentre em iniciativas estratégicas de grande porte.
Processos questionáveis de integração e desligamento
O processo de integração de um novo funcionário forma a primeira impressão que ele tem de sua organização, e uma impressão negativa é difícil de ser desfeita.
A integração lenta ou confusa frustra os novos contratados. Etapas de configuração desorganizadas, equipamentos atrasados ou documentação pouco clara podem atrasar as datas de início e prejudicar a experiência do funcionário.
Da mesma forma, se a sua empresa não lidar bem com a experiência de desligamento de um funcionário, você corre o risco de ele deixar a empresa com uma impressão negativa. Isso pode levar a avaliações negativas em sites de avaliação de empresas, como o Glassdoor, o que pode afetar seu grupo de candidatos no futuro.
Pior ainda, erros de integração, como falta de documentação, benefícios não pagos ou manutenção de registros inadequada, podem expor sua empresa a riscos legais, de conformidade e de folha de pagamento.
Um EOR confiável simplifica ambas as práticas. Eles devem fornecer cronogramas claros e processos passo a passo sobre como a integração e a desinclusão são tratadas no país em que você está contratando, para que sua empresa e todos os membros da equipe estejam na mesma página.
Suporte ao cliente deficiente ou tempos de resposta atrasados
Um EOR confiável é comunicativo, proativo e rápido para responder a perguntas ou problemas.
Um suporte lento pode se transformar em erros na folha de pagamento, atrasos na obtenção de vistos ou problemas de conformidade. Quando as necessidades administrativas não são atendidas, isso pode lhe custar uma nova contratação ou um negócio vital.
A falta de resposta do suporte também prejudica a confiança. Respostas atrasadas ou genéricas criam gargalos operacionais e estresse para os funcionários, que dependem de orientação oportuna.
Procure um provedor que ofereça suporte ágil e bem informado, com gerentes de conta dedicados e canais de comunicação 24 horas por dia, 5 dias por semana, no mínimo.
E não se limite a acreditar na palavra do fornecedor: pergunte sobre os caminhos de escalonamento e os tempos médios de resposta. Um EOR maduro medirá e publicará métricas de desempenho do serviço ou poderá fornecer uma resposta completa para a resolução do serviço.
Sem ferramentas de autoatendimento ou visibilidade
Suas equipes precisam de acesso rápido e confiável às informações que mantêm as operações em funcionamento, desde registros de funcionários até contratos e faturas. Sem isso, o RH e o setor financeiro não podem agir rapidamente, confirmar a precisão ou tomar decisões informadas.
Os EORs modernos resolvem isso com plataformas seguras de autoatendimento e painéis de controle intuitivos que permitem visualizar dados, gerar relatórios e acompanhar as alterações dos funcionários em tempo real. Essas ferramentas otimizam a folha de pagamento, os contratos e o gerenciamento de benefícios - tudo em um só lugar - para que você não precise depender de solicitações de serviço ou esperar por respostas.
Cobertura global limitada
Alguns fornecedores "globais" de EOR podem ter apenas entidades ou parceiros em um número limitado de países.
Provedores populares, como a Deel e a Remote, dependem predominantemente de suas próprias entidades para dar suporte a trabalhadores em regiões específicas, o que pode limitar a flexibilidade em locais onde ainda não estão estabelecidos.
O RemoFirst oferece uma solução melhor, mais flexível e mais escalável, aproveitando uma vasta rede de parceiros. Nosso modelo de parceiro EOR permite preços competitivos em comparação com os concorrentes e a capacidade de expandir seus negócios mais rapidamente, sem sacrificar a conformidade ou a qualidade do serviço.
Procure um EOR capaz de oferecer suporte a novos mercados rapidamente, com o mesmo nível de conformidade e qualidade de serviço em todas as regiões. Verifique a cobertura perguntando quais países o provedor atende ativamente hoje e com que facilidade ele pode expandir à medida que suas necessidades de contratação internacional aumentam.
5. Preocupações com a proteção e a segurança dos dados
Seu parceiro de EOR deve oferecer controle e proteção rigorosos dos dados comerciais e dos funcionários e seguir todas as normas de segurança exigidas, como o GDPR.
Práticas fracas de segurança de dados
O emprego global envolve o armazenamento e o gerenciamento de dados altamente confidenciais. As empresas devem proteger as informações de folha de pagamento, identificação, impostos e benefícios com controles rígidos de segurança e acesso.
Essas proteções também devem se estender aos dados comerciais que seus funcionários manipulam, principalmente se eles estiverem localizados em regiões com estruturas de conformidade rígidas.
Uma única violação de dados ou um registro mal administrado pode resultar em penalidades regulatórias, danos substanciais à reputação e perda da confiança dos funcionários.
Faça perguntas específicas sobre protocolos de segurança. Confirme como seu provedor criptografa, armazena, acessa e transfere dados, especialmente entre fronteiras e entre entidades parceiras.
Os EORs de boa reputação podem explicar as medidas de proteção de dados e usarão sistemas seguros e em conformidade para troca de documentos e gerenciamento de registros.
Sem certificações claras de privacidade ou conformidade
Peça aos EORs que você está examinando que compartilhem políticas claras e documentadas de manuseio de dados e requisitos de segurança. Eles devem ter certificações de privacidade e estar dispostos a compartilhar auditorias de conformidade anteriores.
Os melhores EORs seguirão estruturas reconhecidas mundialmente (como GDPR, ISO 27001 ou SOC 2), demonstrando um compromisso com a segurança completa das informações e a supervisão da conformidade.
Além disso, confirme a cobertura de conformidade do EOR em todos os países em que você gerencia funcionários, para garantir a cobertura regional.
Leia as avaliações e peça referências
Há muitos recursos disponíveis para avaliar os EORs antes de se comprometer com um parceiro.
Consulte sites de avaliação independentes para ler comentários e avaliações. Se você vir várias menções de comunicação deficiente, surpresas de cobrança ou problemas de conformidade em sites de avaliação, leve esses sinais de alerta a sério para evitar futuras dores de cabeça.
Analise depoimentos ou estudos de caso para ajudá-lo a entender a parceria em mais detalhes e ouvir as experiências de outros clientes.
Peça e acompanhe as referências. Essas conversas devem destacar tanto os aspectos positivos quanto os negativos, para que você entenda como o EOR lidou com os desafios da vida real e resolveu os problemas.
Uma solicitação de referências também revelará o grau de transparência e confiança do EOR. Se eles não fornecerem referências confiáveis e recentes, isso é motivo de preocupação.
Por que as empresas escolhem o RemoFirst
O RemoFirst facilita para as empresas a contratação de funcionários em mais de 185 países e de prestadores de serviços em mais de 150 países, sem as dores de cabeça de estabelecer entidades locais ou navegar por leis trabalhistas complexas.
Nosso modelo de parceiro confiável nos permite oferecer uma das soluções EOR mais econômicas do setor, sem taxas ocultas, lacunas de serviço ou comprometimento da qualidade.
Você obtém o mesmo suporte personalizado, velocidade e conhecimento especializado em conformidade que os grandes provedores prometem, mas por uma fração do custo.
Agende uma demonstração para ver como a contratação global pode ser simples com o parceiro EOR certo.
