Como um EOR garante a conformidade com as leis trabalhistas locais em diferentes países?

A contratação de funcionários em outros países permite que você obtenha os melhores talentos em todo o mundo, mas isso também traz desafios. Sem uma entidade legal em cada país onde você opera, garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais pode ser complexo - e até mesmo pequenos erros podem expor sua empresa a riscos legais e financeiros.

Uma maneira de proteger a sua empresa durante uma expansão global é fazer uma parceria com um EOR ( Employer of Record, Empregador de Registro ). Os serviços de EOR simplificam a contratação global, pois o EOR atua como empregador legal dos funcionários internacionais de uma empresa. Os EORs cuidam de tudo, desde a integração e a folha de pagamento até a administração de benefícios e a garantia de total conformidade com as leis trabalhistas locais.

Principais conclusões: 

• Os EORs são especialistas em leis trabalhistas locais de outros países, portanto, eles garantirão que sua empresa permaneça em conformidade, mesmo quando as leis evoluírem e mudarem.
• Não é incomum que as empresas classifiquem inadvertidamente os funcionários de forma incorreta, resultando em multas pesadas, mas os EORs ajudam a garantir que seus funcionários sejam classificados corretamente.
• Os EORs lidam com contratos de funcionários, folha de pagamento internacional, administração de benefícios e muito mais - e assumem a responsabilidade atuando como o empregador legal dos funcionários internacionais.

Navegando pela conformidade legal no emprego internacional

Cada país tem regulamentações locais que abrangem tudo, desde os direitos e benefícios do trabalhador até os procedimentos de rescisão e as leis e obrigações fiscais. Entender e aderir a essas leis e regulamentações pode ser complicado e desgastante para as empresas que estão contratando em um novo mercado pela primeira vez.

E as consequências da não conformidade podem ser caras.

As empresas que não cumprem as normas trabalhistas locais podem enfrentar problemas legais, multas pesadas e até mesmo restrições a futuras contratações. Há também o risco de danos à marca de uma empresa, dificultando a contratação de talentos nesse país novamente se forem cometidos erros.

Como especialistas globais em emprego, a EOR ajuda a mitigar esses problemas, executando tarefas essenciais em total conformidade com as leis trabalhistas locais, como a elaboração de contratos de trabalho, a integração de funcionários e o gerenciamento da folha de pagamento global e das retenções de impostos.

Como os empregadores de registro (EORs) garantem a conformidade

As EORs operam em um dos três modelos operacionais: direto, indireto ou híbrido. Elas estabelecem uma entidade legal em cada país em que estão presentes (direta), trabalham com parceiros que possuem experiência local (indireta) ou combinam esses métodos (híbrida).

Independentemente do formato que sigam, os EORs podem ajudar as empresas assumindo a responsabilidade de gerenciar o seguinte:

Leis trabalhistas locais

Em primeiro lugar, um EOR garante total conformidade com as leis trabalhistas de cada país. Isso inclui:

• Horas de trabalho e salário mínimo
• Direitos de licença (férias, feriados, doença, maternidade, paternidade, etc.)
• Rescisão e indenização por demissão
• Assistência na solicitação de vistos e permissões de trabalho para que os trabalhadores sejam empregados em conformidade com as normas

Classificação adequada de funcionários

Os governos priorizam a garantia de que os trabalhadores sejam classificados corretamente para proteger os direitos dos trabalhadores e garantir contribuições fiscais adequadas.

A classificação incorreta de um funcionário, algo que 10% a 30% das empresas são suspeitas de fazer ou foram consideradas culpadas de fazer, pode resultar em multas, impostos devidos, interrupções operacionais e até mesmo prisão em casos extremos.

As leis de classificação de funcionários variam significativamente de país para país, com cada jurisdição usando seus próprios testes e critérios para determinar se um trabalhador se qualifica como funcionário ou contratado independente. Por exemplo, o governo da Índia tem dois testes para determinar a função de um funcionário: o teste de controle e o teste de integração.

Em alguns casos, essas regras podem diferir até mesmo por região dentro do mesmo país, acrescentando outra camada de complexidade e aumentando o risco de não conformidade. Veja o caso dos Estados Unidos: o IRS se baseia em um teste de direito comum para classificar os trabalhadores, enquanto estados como a Califórnia aplicam o teste ABC, mais rigoroso.

Gerenciamento da folha de pagamento e da conformidade fiscal

A menos que a sua equipe de RH esteja preparada para o ônus administrativo de dominar os requisitos de conformidade para a folha de pagamento e as regulamentações fiscais para uma força de trabalho internacional, será necessário tomar medidas como a contratação de uma empresa local de folha de pagamento, um contador ou consultores jurídicos.

Ou você pode optar por fazer uma parceria com um EOR que o faça:

• Gerenciar os requisitos de folha de pagamento específicos do país, como a emissão de boletos de pagamento devidamente formatados
• Pagar os funcionários em sua moeda local para evitar flutuações nos salários
• Retenha os impostos, as contribuições para a Previdência Social e outras deduções corretas
• Garantir relatórios precisos para as autoridades fiscais locais e emitir formulários fiscais para os funcionários, como P60s no Reino Unido e W2s nos Estados Unidos.

Administração de benefícios obrigatórios

Cada país tem seus próprios benefícios estatutários que os empregadores devem oferecer legalmente. Deixar de fornecer esses benefícios obrigatórios pode resultar em consequências graves, incluindo disputas legais, multas, penalidades e danos à reputação do empregador.

Um parceiro EOR ajuda a mitigar esses problemas:

• Fornecer administração de benefícios em conformidade com a legislação, como férias, seguro de saúde, licença maternidade e paternidade e pensões
• Adaptar os benefícios conforme necessário para atender às leis trabalhistas específicas do país
• Ajustar pacotes de benefícios para ir além dos requisitos legais mínimos de um país, como oferecer seguro de saúde privado, benefícios de bem-estar, férias adicionais e licença médica, entre outros

Elaboração de contratos de trabalho em conformidade

É fundamental ter tudo por escrito ao contratar qualquer pessoa, mas a elaboração de contratos de trabalho para trabalhadores internacionais pode ser um desafio sem um conhecimento profundo das leis trabalhistas e das normas de emprego locais.

É por isso que muitas empresas optam por trabalhar com um provedor de EOR, pois eles são especialistas nisso:

• Estruturação de contratos para alinhamento com as leis locais, regulamentações específicas do setor e normas e expectativas culturais
• Incluindo disposições que esclareçam os deveres do cargo, horas de trabalho, salários, políticas de rescisão, seguro, férias anuais e benefícios
• Integrar as políticas de empresas individuais, como códigos de conduta e acordos de confidencialidade, e garantir que elas não contradigam os requisitos locais
• Estipulação de termos de rescisão e indenização específicos para cada país

Manter-se atualizado com as mudanças nas leis

As leis não são estáticas; elas estão em constante evolução. Pode ser assustador para a sua equipe de RH acompanhar as regulamentações trabalhistas de várias regiões diferentes. Entretanto, se você contratar um EOR, ele o fará:

• Monitore as mudanças legais, incluindo a nova legislação trabalhista, atualizações de declaração de impostos, mudanças nos benefícios obrigatórios dos funcionários e atualizações nas regras de liberdade condicional e rescisão 
• Informar os clientes sobre quaisquer atualizações da legislação trabalhista que possam afetar sua equipe global
• Atualizar políticas e contratos de funcionários para manter a conformidade com as novas práticas legais de emprego à medida que elas entram em vigor

Os benefícios de usar um EOR para conformidade

Em resumo, a utilização dos serviços do Employer of Record para suas necessidades de contratação internacional traz muitos benefícios, como o EOR:

• Reduzir riscos legais, financeiros e de reputação
• Assumir toda a responsabilidade como empregador legal dos funcionários internacionais
• Simplificar e padronizar os processos de RH e folha de pagamento, sem deixar de atender aos requisitos trabalhistas específicos de cada país
• Simplificar o emprego global, permitindo que as empresas se expandam globalmente sem criar entidades locais
• Economize o tempo e o dinheiro de sua empresa lidando com as complexidades legais do emprego internacional para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios

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