A contratação de funcionários em outros países permite que você obtenha os melhores talentos em todo o mundo, mas isso também traz desafios. Sem uma entidade legal em cada país onde você opera, garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais pode ser complexo - e até mesmo pequenos erros podem expor sua empresa a riscos legais e financeiros.
Uma maneira de proteger sua empresa durante uma expansão global é estabelecer uma parceria com um Employer of Record (EOR). Os serviços de EOR simplificam a contratação global, já que a EOR atua como empregadora legal dos funcionários internacionais de uma empresa. As EORs cuidam de tudo, desde o processo de “ integração ” e a folha de pagamento até a administração de benefícios e a garantia da total conformidade com as leis trabalhistas locais.
Pontos importantes:
- Os EORs são especialistas em leis trabalhistas locais de outros países, portanto, eles garantirão que sua empresa permaneça em conformidade, mesmo quando as leis evoluírem e mudarem.
- Não é incomum que as empresas classifiquem inadvertidamente os funcionários de forma incorreta, resultando em multas pesadas, mas os EORs ajudam a garantir que seus funcionários sejam classificados corretamente.
- As EORs administram contratos de “ colaborador ”, folha de pagamento internacional, administração de benefícios e muito mais — e assumem a responsabilidade ao atuarem como empregador legal dos funcionários internacionais.
Navegando pela conformidade legal no emprego internacional
Cada país possui regulamentações locais que abrangem desde direitos e benefícios dos trabalhadores até procedimentos de “rescisão ” e leis e obrigações tributárias. Compreender e cumprir essas leis e regulamentações pode ser complicado e desafiador para empresas que estão contratando em um novo mercado pela primeira vez.
E as consequências da não conformidade podem ser caras.
As empresas que não cumprem as normas trabalhistas locais podem enfrentar problemas legais, multas pesadas e até mesmo restrições a futuras contratações. Há também o risco de danos à marca de uma empresa, dificultando a contratação de talentos nesse país novamente se forem cometidos erros.
Como especialistas em gestão de pessoal global, a EOR ajuda a mitigar esses problemas ao cuidar de tarefas essenciais em total conformidade com as leis trabalhistas locais, como a elaboração de contratos de trabalho, ointegração e de funcionários e a gestão da folha de pagamento global e das retenções fiscais.
Como os empregadores de registro (EORs) garantem a conformidade
As EORs operam em um dos três modelos operacionais: direto, indireto ou híbrido. Elas estabelecem uma entidade legal em cada país em que estão presentes (direta), trabalham com parceiros que possuem experiência local (indireta) ou combinam esses métodos (híbrida).
Independentemente do formato que sigam, os EORs podem ajudar as empresas assumindo a responsabilidade de gerenciar o seguinte:
Leis trabalhistas locais
Em primeiro lugar, um EOR garante total conformidade com as leis trabalhistas de cada país. Isso inclui:
- Horas de trabalho e salário mínimo
- licenças direitos (férias, feriados, licença médica, licença-maternidade, licença-paternidade, etc.)
- rescisão e indenização por demissão
- Assistência na solicitação de vistos e permissões de trabalho para que os trabalhadores sejam empregados em conformidade com as normas
Classificação adequada do “ colaborador ”
Os governos priorizam a garantia de que os trabalhadores sejam classificados corretamente para proteger os direitos dos trabalhadores e garantir contribuições fiscais adequadas.
A classificação incorreta de um “ colaborador ” — algo que se suspeita que entre 10% e 30% das empresas tenham feito ou pelo qual tenham sido consideradas culpadas — pode resultar em multas, impostos atrasados a pagar, interrupções operacionais e, em casos extremos, até mesmo pena de prisão.
colaborador As leis de classificação variam significativamente de país para país, sendo que cada jurisdição utiliza seus próprios critérios e parâmetros para determinar se um trabalhador se enquadra como um “ colaborador ” ou um “independent prestador de serviços ”. Por exemplo, o governo da Índia utiliza dois critérios para determinar a função de um trabalhador: o critério de controle e o critério de integração.
Em alguns casos, essas regras podem diferir até mesmo por região dentro do mesmo país, acrescentando outra camada de complexidade e aumentando o risco de não conformidade. Veja o caso dos Estados Unidos: o IRS se baseia em um teste de direito comum para classificar os trabalhadores, enquanto estados como a Califórnia aplicam o teste ABC, mais rigoroso.
Gerenciamento da folha de pagamento e da conformidade fiscal
A menos que a sua equipe de RH esteja preparada para o ônus administrativo de dominar os requisitos de conformidade para a folha de pagamento e as regulamentações fiscais para uma força de trabalho internacional, será necessário tomar medidas como a contratação de uma empresa local de folha de pagamento, um contador ou consultores jurídicos.
Ou você pode optar por fazer uma parceria com um EOR que o faça:
- Gerenciar os requisitos de folha de pagamento específicos do país, como a emissão de boletos de pagamento devidamente formatados
- Pagar os funcionários em sua moeda local para evitar flutuações nos salários
- Retenha os impostos, as contribuições para a Previdência Social e outras deduções corretas
- Garantir relatórios precisos para as autoridades fiscais locais e emitir formulários fiscais para os funcionários, como P60s no Reino Unido e W2s nos Estados Unidos.
Administração de benefícios obrigatórios
Cada país tem seus próprios benefícios estatutários que os empregadores devem oferecer legalmente. Deixar de fornecer esses benefícios obrigatórios pode resultar em consequências graves, incluindo disputas legais, multas, penalidades e danos à reputação do empregador.
Um parceiro EOR ajuda a mitigar esses problemas:
- Oferecer administração de benefícios em conformidade com a legislação, tais como férias, plano de saúde, licença maternidade e paternidade licenças e aposentadorias
- Adaptar os benefícios conforme necessário para atender às leis trabalhistas específicas do país
- Ajustar os pacotes de benefícios para que excedam os requisitos legais mínimos de um país, como oferecer plano de saúde privado, benefícios de bem-estar, férias e licença médica adicionais licenças e muito mais
Elaboração de contratos de trabalho em conformidade
É fundamental ter tudo por escrito ao contratar qualquer pessoa, mas a elaboração de contratos de trabalho para trabalhadores internacionais pode ser um desafio sem um conhecimento profundo das leis trabalhistas e das normas de emprego locais.
É por isso que muitas empresas optam por trabalhar com um provedor de EOR, pois eles são especialistas nisso:
- Estruturação de contratos para alinhamento com as leis locais, regulamentações específicas do setor e normas e expectativas culturais
- Incluindo disposições que esclarecem as atribuições do cargo, o horário de trabalho, os salários, as políticas de rescisão , os seguros, o licenças anual e os benefícios
- Integrar as políticas de empresas individuais, como códigos de conduta e acordos de confidencialidade, e garantir que elas não contradigam os requisitos locais
- Estabelecimento de condições específicas por país relativas à remuneração por tempo de serviço ( rescisão ) e à indenização por demissão
Manter-se atualizado com as mudanças nas leis
As leis não são estáticas; elas estão em constante evolução. Pode ser assustador para a sua equipe de RH acompanhar as regulamentações trabalhistas de várias regiões diferentes. Entretanto, se você contratar um EOR, ele o fará:
- Acompanhar as mudanças legais — incluindo novas leis trabalhistas, atualizações nas declarações fiscais, alterações nos benefícios obrigatórios do programa “ colaborador ” e atualizações nas regras relativas à liberdade condicional e à “ rescisão ”
- Informar os clientes sobre quaisquer atualizações da legislação trabalhista que possam afetar sua equipe global
- Atualizar as políticas e os contratos de colaborador para manter a conformidade com as novas práticas legais de trabalho à medida que elas entram em vigor
Os benefícios de usar um EOR para conformidade
Resumindo, recorrer aos serviços de um prestador de serviços de contratação por conta de terceiros ( Employer of Record , EOR) para suas necessidades de contratação internacional traz muitos benefícios, já que o EOR irá:
- Reduzir riscos legais, financeiros e de reputação
- Assumir toda a responsabilidade como empregador legal dos funcionários internacionais
- Simplificar e padronizar os processos de RH e folha de pagamento, sem deixar de atender aos requisitos trabalhistas específicos de cada país
- Simplificar o emprego global, permitindo que as empresas se expandam globalmente sem criar entidades locais
- Economize o tempo e o dinheiro de sua empresa lidando com as complexidades legais do emprego internacional para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios
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Lidar com as leis trabalhistas locais em vários países pode ser um grande obstáculo para a expansão internacional de uma empresa, mas, com o parceiro certo, isso não precisa ser assim. Uma solução de Employer of Record como a RemoFirst facilita a manutenção da conformidade, independentemente de onde sua equipe esteja localizada.
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