Embora a contratação internacional dê à sua empresa acesso a um pool global de talentos, manter a conformidade com as leis fiscais e trabalhistas pode ser complicado. Cada país tem suas próprias regulamentações, às vezes com variações locais (como em nível estadual).
Garantir a conformidade da folha de pagamento é essencial para sua empresa. Caso contrário, você corre o risco de sofrer multas e outras penalidades. Por exemplo, o governo do Reino Unido descobriu recentemente que mais de 500 empresas não pagaram aos funcionários em conformidade com as leis de salário mínimo. Embora tenha sido determinado que nem todos os pagamentos a menor foram intencionais, o governo ainda tomou medidas contra os empregadores.
A boa notícia é que você pode contratar internacionalmente e manter a conformidade seguindo as práticas recomendadas de gerenciamento da folha de pagamento.
Principais conclusões:
- O processamento global da folha de pagamento é complexo devido às leis específicas de cada país.
- O não cumprimento das leis pode resultar em multas, penalidades e danos à reputação.
- Um provedor global de folha de pagamento pode manter a conformidade e o processo de folha de pagamento funcionando sem problemas.
1. Siga as leis trabalhistas locais e os requisitos de conformidade
As leis trabalhistas locais abrangem uma ampla gama de requisitos relacionados à folha de pagamento, incluindo:
- Salário mínimo e pagamento de horas extras
- Retenções de impostos e contribuições do empregador
- Programas de aposentadoria, como a Previdência Social e pensões
- 13º e 14º meses de pagamento
Além de administrar a folha de pagamento dos funcionários globais, os empregadores também precisam seguir as leis que regem a classificação dos funcionários, a rescisão e o pagamento de indenizações, a licença parental remunerada e a folga remunerada obrigatória. Cada país, estado ou outro município também pode ter seus próprios requisitos específicos de relatório de folha de pagamento.
Não é de se admirar que a conformidade seja citada como o maior desafio para a folha de pagamento global em uma pesquisa de 2024 realizada pela PayrollOrg.
As empresas devem se familiarizar com as regulamentações específicas do país para evitar penalidades e garantir que os funcionários recebam o pagamento e os benefícios adequados.
Além disso, você precisará rastrear e revisar as políticas para cumprir todas as atualizações, como uma nova lei tributária ou revisões dos benefícios obrigatórios de licença remunerada.
2. Cumprir as leis tributárias e de retenção na fonte
Normalmente, os governos exigem que você retenha impostos do contracheque de um funcionário e remeta os fundos em datas específicas. Os empregadores precisam calcular, reter e remeter com precisão:
- Imposto de renda com base nas faixas de impostos locais
- Contribuições para programas governamentais de aposentadoria e pensão
- Impostos adicionais sobre a folha de pagamento para assistência médica e outros benefícios
Muitos governos exigem que os empregadores contribuam com impostos sobre o desemprego ou com programas nacionais de aposentadoria, como a Previdência Social, além das deduções dos funcionários, garantindo a conformidade com as leis trabalhistas locais e os requisitos de benefícios sociais.
Os prazos de declaração de impostos são outro aspecto da folha de pagamento internacional ao qual você precisará prestar muita atenção, pois eles podem variar de acordo com o país. Você também pode ser obrigado a preparar a documentação fiscal anual para os funcionários, como o fornecimento de um W-2 para os funcionários dos EUA.
Em alguns países, você deve cumprir com retenções obrigatórias adicionais, incluindo penhoras, pagamentos de pensão alimentícia e contribuições sindicais, garantindo que todas as deduções sigam as normas locais.
3. Desenvolver políticas e procedimentos para obter consistência
Uma maneira de reduzir a probabilidade de erros legais ou de conformidade é estabelecer políticas e procedimentos claros para as tarefas cotidianas, como a execução da folha de pagamento, a remessa de impostos e a geração de relatórios.
Você também precisará revisar regularmente suas políticas de folha de pagamento e fazer atualizações com base em mudanças regulatórias e no crescimento da empresa. Algumas tarefas da folha de pagamento a serem documentadas incluem:
Cronograma de pagamento
Defina seu ciclo de pagamento. Ele é semanal? Quinzenal? Muitos países exigem que os empregadores sigam um ciclo de pagamento específico, sendo os pagamentos mensais o padrão mais comum. Isso significa que você pode acabar tendo vários ciclos de pagamento para garantir a conformidade com as leis de folha de pagamento de cada país.
Você também precisará acompanhar os feriados bancários de cada país para garantir que os funcionários afetados sejam pagos em dia.
Benefícios e deduções para funcionários
Além dos impostos, talvez você precise fazer deduções para programas de benefícios para funcionários, como seguro de saúde, pensão ou estipêndios para reembolsar despesas dos funcionários.
Como todas as deduções afetam o pagamento líquido de um funcionário, você precisará de um processo para garantir cálculos precisos, especialmente se o valor puder variar de um período de pagamento para outro.
Gerenciamento de moedas e taxas de câmbio
Estabeleça regras sobre o pagamento de funcionários em sua moeda local para garantir a conformidade com as leis trabalhistas. Sua política também deve abranger como lidar com as flutuações salariais devido a mudanças na taxa de câmbio, seja estabelecendo taxas de câmbio fixas por um período, ajustando os salários periodicamente ou oferecendo uma reserva para proteção contra a volatilidade.
Além disso, escolha métodos de pagamento que minimizem as taxas de transferência e os atrasos, garantindo que os funcionários recebam seus salários em dia e integralmente.
Fluxos de trabalho de processamento e aprovação da folha de pagamento
É possível reduzir os erros estabelecendo fluxos de trabalho claros e bem definidos para aprovação e processamento da folha de pagamento, incluindo etapas de verificação de horas trabalhadas, bônus e outros detalhes de remuneração, se necessário.
Você deve definir quem aprova a folha de pagamento de cada funcionário (um gerente? Alguém do RH? Ambos?) e o cronograma de aprovação.
Também é necessário detalhar o processo passo a passo para a execução da folha de pagamento, incluindo quem deve assinar antes de finalizar os pagamentos dos funcionários e quais registros precisam ser mantidos para cada folha de pagamento.
A implementação de fluxos de trabalho automatizados é uma maneira de agilizar as aprovações e reduzir os erros manuais. A tecnologia e as integrações de software também podem ajudar nos cálculos de dedução e benefícios, garantindo a precisão em cada execução da folha de pagamento.
4. Usar um sistema centralizado de folha de pagamento para operações globais
Uma opção para pagar uma equipe global é trabalhar com um provedor de folha de pagamento local em cada país. Afinal de contas, um provedor local pode parecer mais bem equipado para ficar por dentro das leis e impostos específicos de cada localidade.
Entretanto, o gerenciamento de vários provedores de folha de pagamento pode ser um desafio. Talvez não haja consistência entre os provedores e a supervisão necessária pode sobrecarregar a equipe interna de operações de folha de pagamento.
Outra opção seria utilizar um serviço de folha de pagamento global centralizado. Com um sistema centralizado, você terá:
- Uma única fonte de dados da folha de pagamento
- Aumento da precisão e redução de erros na folha de pagamento
- Acompanhamento em tempo real dos pagamentos e da conformidade
- Relatórios de folha de pagamento de toda a empresa para auditorias financeiras e fiscais
Ao decidir sobre uma solução de folha de pagamento global, considere a escolha de uma plataforma baseada em nuvem que se integre aos seus sistemas de RH, tributário e contábil. Dessa forma, você manterá a eficiência e a visibilidade durante todo o processamento da folha de pagamento.
5. Garantir pagamentos precisos e pontuais
Você pode sofrer penalidades ou ações legais se a folha de pagamento estiver atrasada ou imprecisa. Se houver problemas repetidos, isso também pode levar a uma maior rotatividade de funcionários frustrados.
Até mesmo pequenos erros na folha de pagamento podem criar interrupções significativas em uma força de trabalho global em que os funcionários dependem de pagamentos pontuais e precisos. Garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais, as regulamentações fiscais e os requisitos de câmbio é essencial para evitar erros dispendiosos.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para minimizar as interrupções:
- Automatize as programações da folha de pagamento com base nos ciclos de pagamento específicos de cada país para garantir a consistência e a conformidade.
- Usar uma solução de folha de pagamento em várias moedas para pagar os funcionários em sua moeda local
- Realizar auditorias regulares na folha de pagamento para detectar e corrigir erros antes que eles se tornem problemas maiores.
Um processo de folha de pagamento confiável não é apenas uma questão de conformidade - é essencial para manter a confiança dos funcionários e proteger a reputação da sua empresa.
6. Manter a segurança dos dados e a conformidade com o GDPR
O processamento da folha de pagamento envolve inerentemente o manuseio de dados confidenciais dos funcionários. Seu sistema de folha de pagamento contém números de identificação fiscal dos funcionários, endereços, informações de contas bancárias, informações salariais e muito mais.
A segurança e a conformidade dos dados devem ser uma prioridade máxima, especialmente ao gerenciar a folha de pagamento de funcionários com leis rigorosas de proteção de dados. Por exemplo, as empresas da União Europeia (UE) devem cumprir a lei de privacidade e segurança de dados da Europa - o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Alguns países, como a Alemanha, têm regras ainda mais rígidas.
Para ter certeza de que está cumprindo os requisitos legais, você deve:
- Use software de folha de pagamento criptografado para proteger os dados dos funcionários
- Restringir o acesso apenas ao pessoal autorizado da folha de pagamento e do RH
- Garantir que todos os funcionários com acesso sejam treinados nos melhores processos de proteção de dados
Para garantir a conformidade total, você deve aderir às mais rigorosas leis globais de proteção de dados. Não fazer isso pode resultar em penalidades legais, violações de dados e perda da confiança dos funcionários.
7. Solicite feedback sobre a folha de pagamento aos funcionários globais
Pagar seus funcionários com precisão e dentro do prazo é essencial, mas você também deve considerar a experiência do funcionário. A folha de pagamento é um processo tranquilo ou eles encontram atritos em algum momento?
Se você quiser entender como é a experiência do funcionário, é simples. Pergunte a eles. Você pode coletar feedback durante a reunião individual de um funcionário com seu gerente ou abordar a folha de pagamento durante reuniões de equipe ou de toda a empresa.
Você também pode fazer uma pesquisa com os funcionários e perguntar se eles estão sendo pagos com precisão e dentro do prazo e se tiveram algum problema. Considere a possibilidade de torná-la anônima para que os funcionários se sintam mais à vontade para compartilhar suas experiências.
É claro que o feedback só vale a pena se você agir de acordo com ele. Investigue todos os problemas relatados, garanta que sejam resolvidos e implemente um plano para evitar problemas semelhantes.
Trabalhe com um Empregador de Registro para Folha de Pagamento Global
Mesmo que você implemente todas essas práticas recomendadas, gerenciar a folha de pagamento internacional internamente é complexo, demorado e arriscado, e sua equipe de RH pode não ter o conhecimento necessário.
A parceria com um Employer of Record (EOR) simplifica seus processos globais de folha de pagamento. Um EOR irá:
- Atuar como empregador legal de seus funcionários internacionais
- Garantir a conformidade com as leis trabalhistas específicas do país
- Lidar com a conformidade fiscal e os requisitos legais
- Processar a folha de pagamento em várias moedas
- Gerenciar os benefícios e contratos dos funcionários
Se você já opera em vários países ou está pensando em formar uma equipe internacional, um EOR reduzirá os riscos e manterá a conformidade com a legislação trabalhista e a folha de pagamento.
O RemoFirst ajuda as empresas a contratar e pagar funcionários em mais de 180 países (e prestadores de serviços em mais de 150 países). Garantiremos que seus funcionários sejam pagos em dia e em sua moeda local.
Cuidamos de todas as tarefas administrativas e de RH e assumimos todos os riscos de conformidade em seu nome. O RemoFirst também pode gerenciar os benefícios dos funcionários (como seguro de saúde) e prestar assistência na solicitação de vistos e autorizações de trabalho.
Agendeuma demonstração para saber mais sobre a parceria com o RemoFirst para suas necessidades globais de gerenciamento de folha de pagamento.
