De acordo com a Society for Human Resource Management, a contratação de um funcionário médio custa mais de US$ 4.600 para uma empresa típica e mais de US$ 28.000 para um funcionário de nível executivo. Entretanto, os custos de contratação internacional podem ser mais difíceis de calcular para as empresas.
De fato, muitas empresas que se aventuram pela primeira vez em contratações internacionais são pegas de surpresa pelas despesas inesperadas que vão muito além dos salários.
Nesta publicação, analisaremos os principais fatores de custo das contratações internacionais - desde salários e impostos trabalhistas até benefícios e conformidade dos funcionários - para que você entenda o que é necessário para empregar pessoas em todo o mundo.
Principais conclusões:
- A contratação de um funcionário acarreta despesas adicionais significativas além do salário, incluindo benefícios estatutários e contribuições sociais, bem como conformidade e estruturas legais que variam de acordo com o país e também podem afetar o custo total.
- As empresas precisam escolher cuidadosamente seu processo de contratação, seja trabalhando com prestadores de serviços, estabelecendo uma entidade local ou fazendo parceria com um EOR (Employer of Record, Empregador de Registro), uma vez que cada opção tem sua própria combinação de benefícios e riscos.
- Um orçamento preciso para contratações internacionais exige que se leve em conta tanto as despesas fixas, como salários e contribuições, quanto as variáveis, incluindo bônus e flutuações cambiais.
Os principais fatores de custo do emprego global
Quando as empresas começam a contratar internacionalmente, o salário não é o único fator a ser considerado - há também complexidades legais, financeiras e culturais que podem afetar o resultado final. Compreender esses fatores de custo antecipadamente é essencial para um orçamento preciso.
Salários
Quando a maioria das empresas considera os custos de contratação, o salário é normalmente a primeira coisa que vem à mente. Os salários variam drasticamente de país para país. Afinal de contas, uma função que garante um salário de seis dígitos na Suíça pode pagar muito menos no Senegal.
Vários fatores, inclusive o custo de vida, a demanda do mercado e a inflação, determinam essas diferenças. Países com custo de vida mais alto naturalmente exigem salários mais altos. Ao mesmo tempo, as regiões que enfrentam escassez de habilidades veem os salários aumentarem à medida que as empresas competem pelos melhores talentos. A inflação também desempenha um papel importante, principalmente nos mercados emergentes, onde são necessários ajustes frequentes para manter a remuneração competitiva.
Além disso, os empregadores devem cumprir as leis salariais locais, que podem determinar o salário mínimo, as taxas de horas extras e a compensação por feriados obrigatórios, o que afeta o custo real da mão de obra.
Impostos e contribuições sociais
Todos os países exigem que os empregadores façam determinadas contribuições sobre a folha de pagamento que financiam programas como o sistema de seguridade social, saúde, pensões e seguro-desemprego.
Esses custos adicionais podem aumentar significativamente os custos além do salário base de um funcionário. Em muitos países europeus, por exemplo, as contribuições do empregador podem chegar a 40% do salário bruto, uma vez que todos os impostos e benefícios são levados em conta.
Embora os impostos sobre a folha de pagamento possam ser menores em regiões como a América Latina ou a Ásia-Pacífico, eles ainda são uma parte importante dos custos do empregador.
No Brasil, por exemplo, os empregadores são responsáveis por contribuir para programas sociais, como o FGTS (fundo de garantia por tempo de serviço) e o INSS (previdência social). Em países como o Japão e a Coreia do Sul, os pagamentos de assistência médica e previdência também podem ser substanciais.
Mesmo em locais com impostos de renda mais baixos, essas contribuições obrigatórias podem causar um impacto maior do que o esperado em seu orçamento.
Benefícios e vantagens
Os empregadores internacionais também precisam considerar os benefícios, tanto obrigatórios quanto voluntários.
Os benefícios estatutários variam de acordo com o país, mas normalmente abrangem itens essenciais, como seguro de saúde, contribuições para a aposentadoria, licença parental remunerada e direitos mínimos de férias. Por exemplo, benefícios parentais extensos são obrigatórios por lei na União Europeia.
Além disso, muitos empregadores também oferecem vantagens competitivas para atrair talentos globais em mercados de trabalho competitivos. Os benefícios suplementares comuns incluem seguro-saúde privado, opções de ações ou de capital, bolsas de bem-estar, licença parental adicional ou dias de férias.
Embora não sejam exigidos por lei, esses benefícios suplementares são frequentemente esperados em alguns países, especialmente em setores competitivos, e podem aumentar significativamente o custo do emprego.
Além disso, vantagens como carro da empresa ou auxílio moradia podem ser tributadas como benefícios, aumentando a carga de conformidade para os empregadores.
Conformidade e estruturas jurídicas
Contratar um funcionário em outro país não é tão simples quanto enviar uma oferta de emprego - os empregadores também precisam garantir que a contratação esteja em conformidade com as leis trabalhistas locais.
Deixar de cumprir as normas trabalhistas locais, classificar erroneamente um contratado como funcionário ou negligenciar as exigências de relatórios locais pode resultar em multas substanciais, disputas legais e danos à reputação que dificultam futuras contratações no país.
As empresas normalmente têm três opções principais para contratar legalmente no exterior: contratar prestadores de serviços, estabelecer uma entidade local no país onde desejam contratar funcionários ou fazer parceria com um Employer of Record (EOR). Cada abordagem tem seus prós e contras, que exploraremos em mais detalhes posteriormente neste artigo.
Vistos e permissões de trabalho
Lembre-se de que algumas contratações internacionais podem exigir vistos ou autorizações de trabalho para trabalhar legalmente em seu país de emprego. Essas exigências variam de acordo com o país e geralmente envolvem despesas como taxas governamentais, sobretaxas de saúde, custos de patrocínio, assistência jurídica e tempos de processamento potencialmente longos.
Por exemplo, no Reino Unido, os vistos de trabalho normalmente levam três semanas para serem processados. No entanto, nos Estados Unidos, o tempo de espera para as autorizações de trabalho pode levar de três a sete meses, embora, devido às mudanças ocorridas em 20025 , o tempo de espera possa ser ainda maior.
Os atrasos na obtenção da documentação necessária também podem gerar custos indiretos, como perda de produtividade ou a necessidade de tomar providências temporárias enquanto se aguarda a aprovação do visto.
Custos operacionais e ocultos
Alguns custos de contratação internacional são familiares, como anúncios de emprego, verificação de antecedentes e fornecimento de equipamentos como laptops para os novos contratados.
No entanto, as empresas geralmente são pegas de surpresa pelos inúmeros custos operacionais e ocultos associados à contratação global. As leis trabalhistas locais podem adicionar rapidamente despesas inesperadas, desde indenizações e períodos obrigatórios de aviso prévio até benefícios específicos da região, como 13º mês ou requisitos de férias remuneradas.
O emprego global também acarreta riscos regulatórios. As leis de privacidade de dados, como o GDPR da União Europeia, impõem requisitos rigorosos para o tratamento das informações dos funcionários. A conformidade pode exigir novos sistemas de dados, contratos atualizados e treinamento contínuo, o que aumenta a sobrecarga operacional. A não conformidade pode resultar em multas substanciais.
Além disso, o gerenciamento de uma equipe geograficamente dispersa pode apresentar desafios de comunicação, colaboração e alinhamento cultural. As diferenças de fuso horário, as barreiras linguísticas e a variação das normas do local de trabalho podem afetar significativamente a produtividade e a satisfação dos funcionários, muitas vezes exigindo investimentos adicionais em ferramentas, treinamento e processos.
Contratação em conformidade: Empreiteiro vs. Entidade vs. EOR
Conforme mencionado acima, há três modelos principais para contratação global: trabalhar com empreiteiras, estabelecer uma entidade local ou fazer parceria com uma EOR. Cada modelo apresenta vantagens, riscos e custos distintos.
Empreiteiro
A contratação de prestadores de serviços geralmente custa menos no início, pois não há necessidade de estabelecer uma entidade legal, configurar a folha de pagamento ou fornecer benefícios legais. Também é fácil aumentar ou diminuir o número de funcionários conforme as necessidades da empresa mudam. Entretanto, uma grande desvantagem de trabalhar com prestadores de serviços é o risco de classificação incorreta.
Se as autoridades locais determinarem que seus prestadores de serviços realmente se qualificam como funcionários, sua empresa poderá ser responsável pelo pagamento de impostos atrasados e benefícios não pagos, além de taxas legais. A classificação incorreta também pode causar danos à reputação, relacionamentos tensos com os trabalhadores e restrições a futuras contratações no país.
Além dos riscos de conformidade, o gerenciamento de uma grande força de trabalho terceirizada pode criar desafios operacionais, dificultando a manutenção da consistência, do envolvimento e da qualidade entre as equipes. Para as empresas que estão desenvolvendo operações internacionais de longo prazo, esses problemas podem superar a economia de custo inicial.
Entidade
Estabelecer uma entidade local no país onde você está contratando tem vantagens claras. Isso dá à sua empresa o mais alto nível de controle sobre os funcionários, as operações e a marca, permitindo que você crie uma presença direta e de longo prazo nesse mercado.
No entanto, essa abordagem traz encargos financeiros e administrativos significativos, incluindo requisitos de licenciamento, necessidades de infraestrutura e taxas de serviços profissionais, que podem se acumular rapidamente.
Uma vez estabelecida, a manutenção de uma entidade envolve despesas contínuas, como auditorias anuais, administração da folha de pagamento, benefícios estatutários, registros de impostos e conformidade com as leis trabalhistas locais em constante evolução.
Você também precisará de consultores de RH, contabilidade e jurídicos para lidar com as complexas obrigações de relatórios. Os custos globais da folha de pagamento, por si só, podem aumentar rapidamente, pois a maioria das empresas precisa de um software especializado para gerenciar a conformidade em vários países, as regras tributárias locais e os pagamentos em várias moedas.
Para empresas que estão testando um novo mercado ou contratando apenas alguns funcionários, o retorno desse investimento pode ser limitado, tornando a configuração da entidade mais adequada para empresas com planos de crescimento de longo prazo em um país específico.
Empregador de registro (EOR)
Quando você faz parceria com um Employer of Record, o EOR se torna o empregador legal nos países onde você contrata.
A EOR cuida da folha de pagamento, da retenção de impostos, dos benefícios legais, dos contratos de trabalho, da conformidade com a legislação trabalhista e de outros requisitos locais de RH, enquanto sua empresa mantém controle total sobre o trabalho e o desempenho diários do funcionário.
Para muitas empresas, usar um EOR é significativamente mais econômico do que estabelecer uma entidade local, pois elimina os possíveis riscos legais e de conformidade associados à contratação de prestadores de serviços.
No entanto, as estruturas de preços da EOR podem variar muito. Embora a maioria anuncie uma taxa mensal fixa por funcionário, algumas adicionam custos ocultos ou variáveis que podem se acumular rapidamente.
As cobranças adicionais comuns podem incluir:
- Taxas de conversão de moeda e transferência eletrônica internacional
- Custos de integração e desligamento
- Honorários de elaboração ou alteração de contratos
- Auditorias de conformidade e verificações de antecedentes
- Taxas de relatórios fiscais de fim de ano ou de administração de benefícios
Antes de escolher um provedor de EOR, é essencial solicitar uma análise detalhada dos custos para entender exatamente o que está incluído e o que não está.
Como planejar e prever orçamentos globais de emprego
Comece com referências salariais para cada um dos mercados em que está contratando, para entender as faixas de remuneração base, as estruturas de bônus e o que os concorrentes locais realmente oferecem.
Quando tiver um salário-base, acrescente as contribuições obrigatórias do empregador (previdência social, contribuições para a aposentadoria, impostos sobre a folha de pagamento etc.), bem como as contribuições legais e outros custos, inclusive férias remuneradas e bônus obrigatórios. Isso lhe dará uma visão mais clara do "custo real" da contratação.
Não deixe de levar em conta os custos fixos e variáveis. Os custos fixos incluem salário-base, contribuições sociais do empregador e benefícios recorrentes previsíveis, que são custos que você pagará regularmente. Os custos variáveis incluem flutuações da taxa de câmbio, bônus, comissões e despesas associadas à contratação e rescisão.
Há muitas fórmulas, ferramentas e serviços disponíveis para ajudá-lo a planejar e prever os custos dos funcionários. Por exemplo, alguns especialistas aconselham multiplicar o salário base de um funcionário por 1,25 ou 1,4 para determinar seus custos mínimo e máximo.
Para uma previsão mais precisa, as empresas podem utilizar assinaturas de pesquisas salariais e ferramentas de benchmarking que fornecem dados atualizados sobre remuneração em várias funções, setores e países.
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O custo do emprego global não se refere apenas ao salário - trata-se de compreender o custo total do emprego, desde as contribuições e benefícios legais até a conformidade com as leis trabalhistas locais e os impostos sobre a folha de pagamento. E, para muitas empresas, os desafios da contratação internacional não envolvem apenas finanças, mas também complexidade operacional.
É por isso que muitas empresas se associam a uma EOR como a RemoFirst para eliminar as suposições sobre a contratação internacional e ajudá-las a se expandir globalmente sem custos inesperados.
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