Como enviar laptops e equipamentos de TI com segurança para o exterior

Se você gerencia uma força de trabalho global, provavelmente já teve que enviar equipamentos de TI - como laptops, monitores e telefones celulares - para o exterior, seja para funcionários remotos ou como parte de uma realocação de pessoal.

Então, quando chegar a hora, qual é o melhor método para enviar laptops internacionalmente? Definitivamente, não é tão simples quanto colocar seus itens em uma caixa e deixá-los na agência dos correios. De fato, desde as regulamentações alfandegárias até a cobertura de segurança e seguro, a remessa internacional é um processo complexo e complexo.

No entanto, isso não precisa ser difícil. Ao reservar um tempo para fazer um planejamento antecipado, você pode reduzir o risco de danos, roubo, atrasos na alfândega ou perda de remessas.

Pontos importantes: 

• A adoção de medidas como limpeza de dados, criptografia de discos rígidos e embalagem adequada de acessórios ajuda a proteger o equipamento que você envia para talentos remotos globais.
• A padronização dos processos de preparação da remessa, desde a seleção dos materiais de embalagem até a garantia da embalagem adequada, a obtenção do seguro de remessa e o preenchimento antecipado da documentação de liberação alfandegária, pode reduzir os atrasos.
• Fornecer instruções claras e apoiar os funcionários com as embalagens e etiquetas de remessa adequadas pode tornar a devolução de equipamentos um processo relativamente simples durante desligamento.

Preparação dos dispositivos antes da remessa

Um elemento fundamental do envio internacional de itens de tecnologia é garantir que os dispositivos estejam preparados para uso e envio antes de serem colocados na caixa. Siga estas etapas para garantir que o equipamento esteja seguro e pronto para uso quando chegar:

Preparação eletrônica

Antes de embalar o hardware, várias etapas devem ser seguidas para garantir que ele esteja pronto para ser usado assim que sair da caixa. Você deve:

• Redefinir contas: Se o dispositivo já tiver sido usado por outra pessoa colaborador, certifique-se de sair de todas as contas da empresa e pessoais.
  
  
• Faça backup e limpe os dados: Copie todos os dados que você precisa manter e, em seguida, limpe todos os arquivos do dispositivo com segurança. Isso pode ajudar a manter sua própria segurança de TI e garantir a conformidade com regulamentos como o GDPR.
  
  
• Instalar o software: Instale previamente todo o software necessário para que os colaborador possam começar a trabalhar assim que receberem o dispositivo.
  
  
• Criptografar e proteger: Criptografe o disco rígido para proteger seus dados em caso de roubo durante o transporte. Também é aconselhável configurar o acesso remoto, caso você precise gerenciar o dispositivo à distância.

Preparação física

Preparar adequadamente o hardware físico e manter os itens da mesma remessa separados uns dos outros ajuda a evitar danos. Como parte desse processo, certifique-se de:

• Desligar: Desligue completamente o dispositivo. Se possível, desconecte a bateria para evitar que ele seja ligado acidentalmente durante o transporte.
  
  
• Embale os acessórios separadamente: Embale todos os acessórios, como teclados, dongles, mouses e carregadores, em sacos ou caixas individuais e claramente identificados para evitar que arranhem o dispositivo ou uns aos outros.
  
  
• Etiquetar tudo: etiquete claramente o equipamento com informações de identificação, incluindo números de série, bem como o nome, o departamento ou o cargo do destinatário.
  
  
• Documentar a condição: Tire fotos do dispositivo de todos os ângulos para documentar sua condição antes do envio. Registre o número de série no seu sistema de gerenciamento de ativos. Isso ajuda em qualquer reivindicação de seguro em caso de danos.

Práticas recomendadas de embalagem e rotulagem

Depois que o dispositivo estiver preparado, certifique-se de que ele chegue com segurança:

• Usar embalagens resistentes e com várias camadas: Comece com a embalagem original ou com uma caixa nova, forte e resistente para cada remessa. A embalagem dupla, em que a caixa do dispositivo é colocada dentro de uma caixa de remessa maior e bem acolchoada, fornece uma camada de absorção de choque. Use plástico bolha ou outros materiais de amortecimento para proteção extra.
  
  
• Uso de bolsas antiestáticas: Coloque os eletrônicos em sacos antiestáticos para protegê-los de descargas estáticas que podem danificar componentes sensíveis.
  
  
• Inclusão de números de série em vários locais: Certifique-se de que o número de série do dispositivo esteja registrado dentro da caixa e incluído na documentação de envio para rastreamento e verificação.
  
  
• Adicionar etiquetas de "frágil": Marque claramente a embalagem como "Frágil" para incentivar o manuseio cuidadoso durante o transporte.
  
  
• Embalagem correta das baterias de lítio: O transporte de dispositivos com baterias de íon-lítio apresenta riscos potenciais de incêndio, e as transportadoras os consideram mercadorias perigosas.
  
  
  • Por que é importante: se danificadas, em curto-circuito ou embaladas de forma inadequada, as baterias de lítio podem superaquecer e pegar fogo.
    
    
  • Ações necessárias: Você deve afixar a etiqueta de advertência "Bateria de lítio" necessária na parte externa da embalagem. Sempre confirme os regulamentos específicos com a transportadora escolhida, pois as diretrizes para o transporte aéreo são particularmente rigorosas.

Escolhendo o método de envio correto

A seleção da transportadora e do serviço de remessa corretos é tão importante quanto a preparação física. Há vários fornecedores de remessa para escolher, bem como práticas recomendadas a serem seguidas. Isso inclui:

• Courier vs. agente de carga:
  
  
  • Serviços de correio (DHL, FedEx, UPS, etc.): Ideal para remessas únicas ou de pequenos lotes. Eles cuidam de todo o processo, de porta a porta, garantindo a segurança e o rastreamento que você deseja para seus equipamentos de TI.
    
    
  • Agentes de carga: Mais adequado para remessas a granel ou itens de grandes dimensões. Essas empresas coordenam com várias transportadoras e podem ser mais econômicas para logística de grande escala, como a instalação de um novo escritório.
    
• Expresso x econômico: você precisará encontrar um equilíbrio entre rapidez e custos de envio. O envio expresso leva o equipamento ao destino mais rapidamente, mas custa mais, enquanto o envio econômico é mais barato, mas demora mais. A escolha depende da urgência com que o colaborador precisa do dispositivo.
  
  
• Priorize a experiência da transportadora em relação ao custo: Não escolha por reflexo a opção de remessa mais barata. Em vez disso, selecione transportadoras com experiência internacional comprovada em remessa de produtos eletrônicos. Elas estarão mais bem equipadas para lidar com interações com a alfândega e outros possíveis problemas.
  
  
• Sempre use as informações de rastreamento: Os números de rastreamento fornecem visibilidade de onde e quando sua remessa chegará. O monitoramento do progresso do pacote ajuda você a reagir rapidamente se ocorrer algum problema ou atraso.
  
  
• Exigir assinatura e comprovante de entrega: Sempre exija uma assinatura no momento da entrega. Isso ajuda a confirmar que o pacote foi entregue à pessoa correta e fornece a você um comprovante de entrega em caso de contestação.

Seguros e gerenciamento de riscos

O seguro padrão para empresas de courier pode não oferecer cobertura suficiente para itens de alto valor, como equipamentos de TI. O motivo? Essa cobertura limitada geralmente se baseia no peso do item, não em seu valor real. 

Escolher a cobertura de "valor declarado" pode ser uma opção melhor, pois ela permite que você substitua equipamentos perdidos ou danificados. Você também pode ter a opção de adquirir uma apólice diretamente do transportador. Caso contrário, você geralmente pode adquirir a cobertura por meio de uma seguradora terceirizada.

Ao escolher uma apólice, certifique-se de que ela cubra o custo total de reposição, não apenas o valor depreciado. Verifique se a cobertura também abrange qualquer dano que possa ocorrer durante as inspeções alfandegárias.

Se um pacote for perdido, danificado ou sofrer um atraso significativo, é essencial agir rapidamente. Entre em contato com a transportadora imediatamente para relatar o problema, pois pode haver limites de tempo para a apresentação de reclamações. 

Esteja preparado para fornecer toda a documentação relevante, incluindo o número de rastreamento, o número de série, a comprovação do valor e as fotos tiradas antes do envio. 

Depois que a reivindicação for apresentada, não deixe de acompanhar a operadora ou o provedor de seguros para garantir que ela esteja sendo processada.

Considerações sobre conformidade e alfândega

O preenchimento de uma documentação detalhada, incluindo uma fatura comercial que liste uma descrição completa dos itens, seu valor, país de origem e código do Sistema Harmonizado, ajuda a garantir que sua remessa permaneça em conformidade com o processo alfandegário.

Você também deve estar preparado para possíveis taxas alfandegárias, tarifas ou Imposto sobre Valor Agregado (IVA) que o país de destino possa impor. Por exemplo, países como o Brasil e a Índia são conhecidos por aplicar impostos de importação significativos a produtos eletrônicos, o que pode aumentar o custo total.

Além disso, alguns países podem impor restrições a produtos eletrônicos que utilizam tecnologias de criptografia forte ou baterias de lítio, o que pode exigir licenças especiais para importação. 

As regulamentações podem mudar, portanto, certifique-se de verificar as regulamentações do país de destino em relação a eletrônicos, segurança da informação e taxas de importação para garantir que você tenha toda a documentação necessária antes de enviar.

Redução de riscos e atrasos

Embora atrasos inesperados na remessa possam ocorrer, há medidas que você pode tomar para reduzir o risco. 

A criação de processos de remessa padronizados em toda a empresa, com modelos e uma lista de verificação passo a passo, pode ajudar a garantir a consistência e a eficiência. Da mesma forma, a seleção de fornecedores confiáveis e a liberação prévia de remessas com despachantes aduaneiros, quando possível, podem minimizar possíveis problemas. 

Por fim, certifique-se de manter uma comunicação aberta com o colaborador , que receberá a remessa. Instrua-o a inspecionar os itens imediatamente após o recebimento para verificar se há algum dano e confirmar se todos os componentes chegaram em boas condições.

Padronização de remessas de equipamentos de TI

Não há dúvida: codificar as práticas de conformidade em primeiro lugar para remessas internacionais não apenas simplifica o processo para seus funcionários, mas também protege sua empresa.

Desde um sistema centralizado de controle de estoque e ativos até a integração do processo de remessa de equipamentos de TI com o site colaborador integração , há várias outras maneiras de criar um processo de remessa ágil e padronizado. 

Por exemplo, se você contratar funcionários internacionais por meio de uma Employer of Record (EOR), o EOR geralmente pode cuidar do processo de envio de equipamentos, poupando sua equipe de RH do trabalho de lidar com a logística por conta própria. 

Combinada com o uso de fornecedores confiáveis e com a liberação prévia de remessas quando possível, essa parceria costuma ser uma das maneiras mais fáceis de minimizar os atrasos.

Práticas recomendadas para funcionários que devolvem equipamentos

Quando um funcionário colaborador deixa a empresa, é fundamental contar com um processo simples para a devolução de equipamentos de TI durante desligamento é tão importante quanto o envio inicial do equipamento. Veja como simplificar o processo:

• Forneça kits de devolução: Facilite a devolução de equipamentos para os funcionários enviando-lhes um kit que inclua uma embalagem resistente, etiquetas de remessa pré-pagas e instruções claras.
  
  
• Apagar dispositivos: Certifique-se de que todos os dados da empresa sejam removidos, seja solicitando que o colaborador execute um apagamento seguro, seja configurando o dispositivo para um apagamento remoto assim que ele voltar a ficar online.
  
  
• Exija que os acessórios sejam incluídos: Lembre os funcionários de devolverem tudo o que veio com o dispositivo, inclusive carregadores, cabos e outros periféricos.
  
  
• Rastreie e faça o seguro da remessa: Exija que os funcionários usem os métodos de remessa com rastreamento e seguro fornecidos para garantir que o equipamento seja protegido durante o transporte.
  
  
• Forneça uma lista de verificação de embalagem: Essa lista pode ajudar a garantir que nada seja esquecido durante o processo de devolução.
  
  
• Padronize o recebimento: No lado da empresa, tenha um processo de entrada padrão para inspecionar os equipamentos devolvidos quanto a danos, atualizar seu inventário e programar os reparos necessários.

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