Como enviar laptops e equipamentos de TI com segurança para o exterior

Se você gerencia uma força de trabalho global, provavelmente já teve que enviar equipamentos de TI - como laptops, monitores e telefones celulares - para o exterior, seja para funcionários remotos ou como parte de uma realocação de pessoal.

Então, quando chegar a hora, qual é o melhor método para enviar laptops internacionalmente? Definitivamente, não é tão simples quanto colocar seus itens em uma caixa e deixá-los na agência dos correios. De fato, desde as regulamentações alfandegárias até a cobertura de segurança e seguro, a remessa internacional é um processo complexo e complexo.

No entanto, isso não precisa ser difícil. Ao reservar um tempo para fazer um planejamento antecipado, você pode reduzir o risco de danos, roubo, atrasos na alfândega ou perda de remessas.

Principais conclusões: 

• A adoção de medidas como limpeza de dados, criptografia de discos rígidos e embalagem adequada de acessórios ajuda a proteger o equipamento que você envia para talentos remotos globais.
• A padronização dos processos de preparação da remessa, desde a seleção dos materiais de embalagem até a garantia da embalagem adequada, a obtenção do seguro de remessa e o preenchimento antecipado da documentação de liberação alfandegária, pode reduzir os atrasos.
• O fornecimento de instruções claras e o apoio aos funcionários com a embalagem e as etiquetas de remessa corretas podem tornar a devolução do equipamento relativamente simples durante o desligamento.

Preparação dos dispositivos antes da remessa

Um elemento fundamental do envio internacional de itens de tecnologia é garantir que os dispositivos estejam preparados para uso e envio antes de serem colocados na caixa. Siga estas etapas para garantir que o equipamento esteja seguro e pronto para uso quando chegar:

Preparação eletrônica

Antes de embalar o hardware, várias etapas devem ser seguidas para garantir que ele esteja pronto para ser usado assim que sair da caixa. Você deve:

• Redefinir contas: Se o dispositivo tiver sido usado anteriormente por outro funcionário, certifique-se de fazer o logout de todas as contas pessoais e da empresa.
  
  
• Faça backup e limpe os dados: Copie todos os dados que você precisa manter e, em seguida, limpe todos os arquivos do dispositivo com segurança. Isso pode ajudar a manter sua própria segurança de TI e garantir a conformidade com regulamentos como o GDPR.
  
  
• Instalar o software: Pré-instale todo o software necessário para que o funcionário possa começar a trabalhar assim que receber o dispositivo.
  
  
• Criptografar e proteger: Criptografe o disco rígido para proteger seus dados em caso de roubo durante o transporte. Também é aconselhável configurar o acesso remoto, caso você precise gerenciar o dispositivo à distância.

Preparação física

Preparar adequadamente o hardware físico e manter os itens da mesma remessa separados uns dos outros ajuda a evitar danos. Como parte desse processo, certifique-se de:

• Desligar: Desligue completamente o dispositivo. Se possível, desconecte a bateria para evitar que ele seja ligado acidentalmente durante o transporte.
  
  
• Embale os acessórios separadamente: Embale todos os acessórios, como teclados, dongles, mouses e carregadores, em sacos ou caixas individuais e claramente identificados para evitar que arranhem o dispositivo ou uns aos outros.
  
  
• Etiquetar tudo: etiquete claramente o equipamento com informações de identificação, incluindo números de série, bem como o nome, o departamento ou o cargo do destinatário.
  
  
• Documentar a condição: Tire fotos do dispositivo de todos os ângulos para documentar sua condição antes do envio. Registre o número de série no seu sistema de gerenciamento de ativos. Isso ajuda em qualquer reivindicação de seguro em caso de danos.

Práticas recomendadas de embalagem e rotulagem

Depois que o dispositivo estiver preparado, certifique-se de que ele chegue com segurança:

• Usar embalagens resistentes e com várias camadas: Comece com a embalagem original ou com uma caixa nova, forte e resistente para cada remessa. A embalagem dupla, em que a caixa do dispositivo é colocada dentro de uma caixa de remessa maior e bem acolchoada, fornece uma camada de absorção de choque. Use plástico bolha ou outros materiais de amortecimento para proteção extra.
  
  
• Uso de bolsas antiestáticas: Coloque os eletrônicos em sacos antiestáticos para protegê-los de descargas estáticas que podem danificar componentes sensíveis.
  
  
• Inclusão de números de série em vários locais: Certifique-se de que o número de série do dispositivo esteja registrado dentro da caixa e incluído na documentação de envio para rastreamento e verificação.
  
  
• Adicionar etiquetas de "frágil": Marque claramente a embalagem como "Frágil" para incentivar o manuseio cuidadoso durante o transporte.
  
  
• Embalagem correta das baterias de lítio: O transporte de dispositivos com baterias de íon-lítio apresenta riscos potenciais de incêndio, e as transportadoras os consideram mercadorias perigosas.
  
  
  • Por que é importante: se danificadas, em curto-circuito ou embaladas de forma inadequada, as baterias de lítio podem superaquecer e pegar fogo.
    
    
  • Ações necessárias: Você deve afixar a etiqueta de advertência "Bateria de lítio" necessária na parte externa da embalagem. Sempre confirme os regulamentos específicos com a transportadora escolhida, pois as diretrizes para o transporte aéreo são particularmente rigorosas.

Escolhendo o método de envio correto

A seleção da transportadora e do serviço de remessa corretos é tão importante quanto a preparação física. Há vários fornecedores de remessa para escolher, bem como práticas recomendadas a serem seguidas. Isso inclui:

• Courier vs. agente de carga:
  
  
  • Serviços de correio (DHL, FedEx, UPS, etc.): Ideal para remessas únicas ou de pequenos lotes. Eles cuidam de todo o processo, de porta a porta, garantindo a segurança e o rastreamento que você deseja para seus equipamentos de TI.
    
    
  • Agentes de carga: Mais adequado para remessas a granel ou itens de grandes dimensões. Essas empresas coordenam com várias transportadoras e podem ser mais econômicas para logística de grande escala, como a instalação de um novo escritório.
    
• Expresso vs. econômico: Você precisará equilibrar a velocidade e os custos de remessa. A remessa expressa leva o equipamento mais rapidamente, mas custa mais, enquanto a remessa econômica é mais barata, mas leva mais tempo. A direção a ser tomada depende da urgência com que o funcionário precisa do dispositivo.
  
  
• Priorize a experiência da transportadora em relação ao custo: Não escolha por reflexo a opção de remessa mais barata. Em vez disso, selecione transportadoras com experiência internacional comprovada em remessa de produtos eletrônicos. Elas estarão mais bem equipadas para lidar com interações com a alfândega e outros possíveis problemas.
  
  
• Sempre use as informações de rastreamento: Os números de rastreamento fornecem visibilidade de onde e quando sua remessa chegará. O monitoramento do progresso do pacote ajuda você a reagir rapidamente se ocorrer algum problema ou atraso.
  
  
• Exigir assinatura e comprovante de entrega: Sempre exija uma assinatura no momento da entrega. Isso ajuda a confirmar que o pacote foi entregue à pessoa correta e fornece a você um comprovante de entrega em caso de contestação.

Seguros e gerenciamento de riscos

O seguro padrão para empresas de courier pode não oferecer cobertura suficiente para itens de alto valor, como equipamentos de TI. O motivo? Essa cobertura limitada geralmente se baseia no peso do item, não em seu valor real. 

Escolher a cobertura de "valor declarado" pode ser uma opção melhor, pois ela permite que você substitua equipamentos perdidos ou danificados. Você também pode ter a opção de adquirir uma apólice diretamente do transportador. Caso contrário, você geralmente pode adquirir a cobertura por meio de uma seguradora terceirizada.

Ao escolher uma apólice, certifique-se de que ela cubra o custo total de reposição, não apenas o valor depreciado. Verifique se a cobertura também abrange qualquer dano que possa ocorrer durante as inspeções alfandegárias.

Se um pacote for perdido, danificado ou sofrer um atraso significativo, é essencial agir rapidamente. Entre em contato com a transportadora imediatamente para relatar o problema, pois pode haver limites de tempo para a apresentação de reclamações. 

Esteja preparado para fornecer toda a documentação relevante, incluindo o número de rastreamento, o número de série, a comprovação do valor e as fotos tiradas antes do envio. 

Depois que a reivindicação for apresentada, não deixe de acompanhar a operadora ou o provedor de seguros para garantir que ela esteja sendo processada.

Considerações sobre conformidade e alfândega

O preenchimento de uma documentação detalhada, incluindo uma fatura comercial que liste uma descrição completa dos itens, seu valor, país de origem e código do Sistema Harmonizado, ajuda a garantir que sua remessa permaneça em conformidade com o processo alfandegário.

Você também deve estar preparado para possíveis taxas alfandegárias, tarifas ou Imposto sobre Valor Agregado (IVA) que o país de destino possa impor. Por exemplo, países como o Brasil e a Índia são conhecidos por aplicar impostos de importação significativos a produtos eletrônicos, o que pode aumentar o custo total.

Além disso, alguns países podem impor restrições a produtos eletrônicos que utilizam tecnologias de criptografia forte ou baterias de lítio, o que pode exigir licenças especiais para importação. 

As regulamentações podem mudar, portanto, certifique-se de verificar as regulamentações do país de destino em relação a eletrônicos, segurança da informação e taxas de importação para garantir que você tenha toda a documentação necessária antes de enviar.

Redução de riscos e atrasos

Embora atrasos inesperados na remessa possam ocorrer, há medidas que você pode tomar para reduzir o risco. 

A criação de processos de remessa padronizados em toda a empresa, com modelos e uma lista de verificação passo a passo, pode ajudar a garantir a consistência e a eficiência. Da mesma forma, a seleção de fornecedores confiáveis e a liberação prévia de remessas com despachantes aduaneiros, quando possível, podem minimizar possíveis problemas. 

Por fim, certifique-se de manter uma comunicação aberta com o funcionário que receberá a remessa. Instrua-o a inspecionar os itens imediatamente para verificar se há algum dano no recebimento e confirme se todos os componentes chegaram em segurança.

Padronização de remessas de equipamentos de TI

Não há dúvida: codificar as práticas de conformidade em primeiro lugar para remessas internacionais não apenas simplifica o processo para seus funcionários, mas também protege sua empresa.

Desde um inventário centralizado e um sistema de rastreamento de ativos até o agrupamento do processo de remessa de TI com a integração de funcionários, há várias outras maneiras de criar um processo de remessa uniforme e sem problemas. 

Por exemplo, se você contratar funcionários globais por meio de um Employer of Record (EOR), o EOR poderá gerenciar o processo de remessa de equipamentos, poupando sua equipe de RH da dor de cabeça de lidar com a logística por conta própria. 

Combinada com o uso de fornecedores confiáveis e com a liberação prévia de remessas quando possível, essa parceria costuma ser uma das maneiras mais fáceis de minimizar os atrasos.

Práticas recomendadas para funcionários que devolvem equipamentos

Quando um funcionário deixa a empresa, ter um processo simples para devolver o equipamento de TI durante o desligamento é tão importante quanto a remessa inicial do equipamento. Veja a seguir como simplificar o processo:

• Forneça kits de devolução: Facilite a devolução de equipamentos para os funcionários enviando-lhes um kit que inclua uma embalagem resistente, etiquetas de remessa pré-pagas e instruções claras.
  
  
• Limpe os dispositivos: Certifique-se de que todos os dados da empresa sejam removidos, fazendo com que o funcionário execute um apagamento seguro ou configurando o dispositivo para um apagamento remoto quando ele estiver on-line novamente.
  
  
• Exija que os acessórios sejam incluídos: Lembre os funcionários de devolverem tudo o que veio com o dispositivo, inclusive carregadores, cabos e outros periféricos.
  
  
• Rastreie e faça o seguro da remessa: Exija que os funcionários usem os métodos de remessa com rastreamento e seguro fornecidos para garantir que o equipamento seja protegido durante o transporte.
  
  
• Forneça uma lista de verificação de embalagem: Essa lista pode ajudar a garantir que nada seja esquecido durante o processo de devolução.
  
  
• Padronize o recebimento: No lado da empresa, tenha um processo de entrada padrão para inspecionar os equipamentos devolvidos quanto a danos, atualizar seu inventário e programar os reparos necessários.

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