A iniciativa de Ontário em prol da transparência no processo de contratação tinha como objetivo eliminar as lacunas das quais os candidatos a emprego no Canadá vinham reclamando há anos: faixas salariais vagas, silêncio após as entrevistas e um papel cada vez mais importante, mas não divulgado, das ferramentas de triagem automatizadas na seleção dos candidatos convocados para as próximas etapas.
Oito meses após a entrada em vigor das normas, os empregadores responsáveis por cumpri-las descrevem uma situação mais próxima de um impasse do que de conformidade.
As exigências foram estabelecidas por meio de dois atos legislativos, a Lei “Working for Workers Four” e a Lei “Working for Workers Five” — que, juntas, acrescentaram um conjunto de novas exigências à Lei de Normas Trabalhistas para empregadores com 25 ou mais funcionários.
A partir de 1º de janeiro de 2026, todas as vagas de emprego anunciadas publicamente deverão indicar a remuneração prevista, informar se a inteligência artificial desempenha algum papel na triagem ou seleção de candidatos e confirmar que a vaga é real.
Os empregadores não podem mais exigir experiência profissional no Canadá. Os empregadores devem informar o resultado a todos os candidatos entrevistados no prazo de 45 dias após a entrevista. Os empregadores também devem manter registros do processo de recrutamento — anúncios de vagas, candidaturas e dados relacionados — por pelo menos três anos.
Nenhuma dessas medidas, por si só, parece ser particularmente onerosa. Mas, quando combinadas e aplicadas em grande escala, segundo os departamentos de RH, a história é outra.
Um relógio que faz tique-taque e que ninguém consegue ver… até o alarme tocar
A exigência de notificação com 45 dias de antecedência tornou-se uma das partes mais discretamente perturbadoras da lei. Para uma empresa que está contratando para um número reduzido de vagas, acompanhar as datas das entrevistas e os prazos decorrentes é algo simples. Multiplique isso por dezenas de vagas anunciadas, gerentes de contratação e locais, e, de repente, há muito mais chances de um prazo passar despercebido acidentalmente.
Muitos sistemas de acompanhamento de candidatos nunca foram desenvolvidos para alertar sobre o prazo que se aproxima, vinculado à data de entrevista de um candidato específico. Como resultado, esse acompanhamento geralmente recai sobre planilhas, lembretes de calendário ou a memória do recrutador. Basta perder o prazo de um único candidato para que o empregador esteja em situação de não conformidade — a lei não prevê nenhum período de carência.
A exigência de retenção de registros por três anos agrava o problema. Os empregadores, acostumados a encerrar um processo de recrutamento e arquivar ou excluir os arquivos associados, tiveram que criar uma infraestrutura de retenção totalmente nova, muitas vezes sem muita clareza por parte da província sobre o que, exatamente, constitui um “registro de recrutamento” que deve ser mantido.
A regra de divulgação que os empregadores não sabem que estão infringindo
A disposição que mais preocupa os advogados especializados em direito do trabalho é a exigência de divulgação do uso de IA. De acordo com a lei, qualquer empregador que utilize inteligência artificial para filtrar, avaliar ou selecionar candidatos deve informar isso em todos os anúncios de emprego. A lei não define o que se considera IA, e o Ministério do Trabalho ainda não emitiu orientações que esclareçam o termo.
Essa lacuna é importante porque a IA já está incorporada nas ferramentas que muitos empregadores já utilizam, e eles podem nem mesmo estar cientes disso. Plataformas como Workday, BambooHR e Greenhouse vêm com recursos de correspondência de palavras-chave, classificação de currículos ou triagem automatizada ativados por padrão. Uma empresa que nunca teve a intenção de adotar “tecnologia de contratação baseada em IA” ainda pode estar acionando a exigência de divulgação por meio de recursos integrados ao software que utiliza há anos.
Pesquisas com empregadores de Ontário apontam para uma grande discrepância entre o número de empresas que afirmam utilizar IA no recrutamento e o número das que divulgam isso nos anúncios de vagas — a grande maioria das primeiras não se reflete nas últimas.
É nessa lacuna que o risco financeiro se agrava. A multa máxima por violação da Lei de Normas Trabalhistas dobrou este ano, passando de 50.000 CAD para 100.000 CAD por infração, e gerentes ou funcionários de RH podem ser responsabilizados pessoalmente. Um empregador que deixar de divulgar o uso de IA por não ter reconhecido um recurso de filtragem integrado como “inteligência artificial” enfrenta a mesma penalidade que aquele que ignorou a regra abertamente.
Por que as regras estão em conflito com a realidade
Três fatores estão se somando ao mesmo tempo, segundo advogados especializados em direito trabalhista que acompanham as repercussões.
O primeiro é a escala: os empregadores que publicam um grande volume de vagas em várias unidades de negócios geralmente não dispõem de um método centralizado para verificar se cada anúncio atende a todos os requisitos antes de ser publicado, nem para acompanhar o prazo de 45 dias após as entrevistas com os candidatos — e as verificações manuais são as primeiras a serem negligenciadas quando o processo de contratação ocorre em ritmo acelerado.
A segunda questão é de natureza definicional: sem orientações regulatórias sobre o que se qualifica como IA no contexto de contratação, as equipes jurídicas e de RH são obrigadas a interpretar uma linguagem legal ampla diante de um cenário em constante mudança de recursos de software, muitos dos quais nunca foram comercializados como “IA”.
O terceiro aspecto diz respeito ao prazo de retenção: como os empregadores são obrigados a manter os registros por três anos, as lacunas na documentação atual continuam sujeitas a auditorias muito tempo depois que a vaga em questão já tiver sido preenchida.
Advogados especializados em direito trabalhista afirmam que as correções não são complicadas, mas sim muito atrasadas. Vários recomendam a auditoria de todas as ferramentas de recrutamento atualmente em uso para identificar recursos baseados em IA, independentemente de como os fornecedores os denominem. Outros apontam o prazo de 45 dias como a correção mais urgente, defendendo um sistema de acompanhamento centralizado em vez de deixar isso a cargo de cada recrutador. E outros sugeriram tratar a retenção de registros como um projeto à parte — elaborando uma política formal para a exigência de três anos, em vez de presumir que já exista uma em seu software de RH.
Nada disso resolve o descompasso mais profundo na própria lei. Uma redação legal suficientemente ampla para acompanhar as mudanças tecnológicas está entrando em conflito com requisitos operacionais que estão longe de ser amplos — prazos medidos em dias, registros medidos em anos.
Enquanto a província não oferecer orientações mais claras, especialmente sobre o que desencadeia a regra de divulgação de IA, os empregadores de Ontário estão percebendo que a conformidade não foi algo que eles concluíram em janeiro; é uma tarefa que, na verdade, nunca termina.
Como o RemoFirst ajuda as empresas a manterem a conformidade
Manter-se em dia com as regras de transparência na contratação de Ontário — o prazo de notificação de 45 dias, a exigência de retenção de três anos, o gatilho de divulgação de IA — é exatamente o fardo de conformidade em constante mudança que acaba atrapalhando até mesmo empregadores bem-intencionados. Fazer parceria com a RemoFirst é uma maneira de tirar esse fardo das suas costas.
Quando você contrata por meio da RemoFirst, assumimos a responsabilidade de garantir que sua empresa esteja em conformidade com as regulamentações mais recentes, independentemente de onde você esteja contratando. Isso inclui mudanças como os requisitos ampliados de divulgação de Ontário, bem como atualizações relativas ao salário mínimo, taxas de remuneração e outras leis trabalhistas canadenses em constante evolução.
Com o RemoFirst, você não precisa acompanhar sozinho todas as atualizações regulatórias. Nós monitoramos as mudanças e fazemos os ajustes necessários nos bastidores, para que você e sua equipe possam se concentrar em encontrar e gerenciar os melhores talentos em Ontário — e em todo o mundo.
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Este artigo tem caráter informativo geral e não constitui aconselhamento jurídico. Os empregadores devem consultar um advogado especializado em direito trabalhista sobre suas obrigações específicas de conformidade previstas na Lei de Normas Trabalhistas de Ontário.
