Garantir o processamento preciso da folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes da sua empresa (como os funcionários que gostam de ser pagos de forma consistente e pontual sem dúvida concordarão). Mas a folha de pagamento é muito mais do que garantir que os fundos cheguem às contas bancárias de seus funcionários no momento certo.
Você deve seguir normas tributárias complexas e requisitos de conformidade rigorosos ao processar a folha de pagamento. O menor erro pode levar a desafios legais e financeiros significativos, mesmo que seja inadvertido.
Quando você adiciona a folha de pagamento global à mistura, ela se torna ainda mais complicada. Muitas empresas internacionais enfrentam os mesmos desafios em seu processo de folha de pagamento, mas há algumas maneiras de garantir a execução correta da folha de pagamento e a conformidade com as leis locais.
Principais conclusões
- O gerenciamento global da folha de pagamento exige conformidade com as leis específicas do local.
- Os erros na folha de pagamento podem ser reduzidos com a implementação da automação e de um sistema global de folha de pagamento.
- Um Employer of Record (EOR) simplifica os processos de folha de pagamento e garante a conformidade.
Os desafios comuns da folha de pagamento nos EUA
Ao administrar a folha de pagamento nos EUA, você estará operando sob a supervisão de vários órgãos governamentais, incluindo o Departamento do Trabalho, o Internal Revenue Service e organizações estaduais. Esses órgãos são conhecidos por impor multas e penalidades por violações da folha de pagamento e de impostos e por quaisquer problemas de conformidade com a folha de pagamento.
Por exemplo, o estado de Massachusetts anunciou quase US$ 1 milhão em citações contra cinco empregadores por violações da lei de licença médica de Massachusetts e outras proteções aos trabalhadores. Com o risco de penalidades tão altas, os empregadores dos EUA devem estar preparados para enfrentar quaisquer desafios na folha de pagamento.
1. Erros e erros de cálculo da folha de pagamento
Erros de cálculo de pagamento podem ocorrer com funcionários assalariados ou horistas. Esses erros podem resultar em pagamento excessivo ou insuficiente aos funcionários.
Alguns motivos comuns para erros de cálculo incluem:
- Deduções incorretas, como para a Previdência Social ou prêmios de seguro-saúde
- Pagamentos indevidos a funcionários que estão em licença
- Cálculos imprecisos para horas extras
- Perder o ciclo de pagamento inicial de um novo funcionário
Uma organização pode levar dias para corrigir um erro na folha de pagamento, o que pode ser incrivelmente frustrante para os funcionários, especialmente se eles forem mal pagos ou se o pagamento estiver atrasado. Além do impacto financeiro sobre os funcionários, os erros na folha de pagamento expõem os empregadores a possíveis penalidades.
Solução: O erro humano e o processamento manual da folha de pagamento geralmente são os culpados por esses erros. A melhor coisa que você pode fazer é implementar um software de folha de pagamento com automação que possa lidar com cálculos de impostos, deduções e pagamentos de horas extras. As auditorias regulares da folha de pagamento podem ajudá-lo a detectar discrepâncias, evitar problemas de conformidade e manter a satisfação dos funcionários.
2. Falha na retenção de registros de pagamento
Nos EUA, as empresas devem manter os registros da folha de pagamento por vários anos. A não retenção dos registros pode resultar em multas e criar dores de cabeça durante auditorias.
A duração da retenção de registros varia de acordo com a agência e o tipo de registro da folha de pagamento.
- Departamento do Trabalho:
- Retenção de 2 anos de registros como cartões de ponto, tabelas de taxas salariais e cronogramas de trabalho e tempo
- Retenção de 3 anos de registros de folha de pagamento e acordos de negociação coletiva
- IRS:
- Retenção de 4 anos dos registros fiscais dos funcionários, como informações pessoais, número do Seguro Social, datas de emprego e W-4s
- Retenção de 4 anos dos formulários 940, 941 e 1099
- Retenção de 4 anos de declarações arquivadas, benefícios adicionais e reembolsos de despesas
(Observação: esta não é uma lista completa; consulte um profissional da área tributária ou jurídica sobre todos os requisitos de retenção de registros).
Se os seus registros de folha de pagamento estiverem desorganizados, isso pode causar muitos problemas. As empresas que dependem de entrada manual de dados, processos em papel ou planilhas dispersas podem descobrir mais tarde que não têm a documentação necessária ou que há uma discrepância em seus dados.
Solução: Utilize um sistema de gerenciamento de folha de pagamento para armazenar registros e rastrear os requisitos de retenção de dados com segurança. Também será necessário treinar a sua equipe para que ela saiba quais documentos têm requisitos de retenção e como recuperá-los durante as auditorias.
3. Erros no controle de horas de trabalho e horas extras dos funcionários
Como mencionado acima, cálculos imprecisos da folha de pagamento são um desafio comum. Isso geralmente acontece quando as horas de trabalho e o pagamento de horas extras são monitorados em sistemas diferentes. Algumas empresas dependem até mesmo de métodos de controle manual, como o preenchimento de uma planilha ou cartão de ponto, o que aumenta ainda mais a probabilidade de erros.
O controle de tempo impreciso pode ocorrer por vários motivos, inclusive:
- Horas extras registradas incorretamente
- Não levar em conta o tempo de deslocamento entre os locais de trabalho
- Trabalhar durante os intervalos
- Exigir atividades fora do horário comercial normal, como treinamento
O controle de horas pode ser um desafio para as pequenas empresas se elas ficarem atoladas na coleta e na verificação das horas trabalhadas. Isso se torna ainda mais complicado para grandes empresas com vários locais e estruturas de pagamento variadas.
Solução: Use um software de controle de horas que se integre ao seu sistema de folha de pagamento. Isso garante que as horas dos funcionários sejam registradas com precisão e pagas corretamente (inclusive as horas extras calculadas). Certifique-se de que você tenha uma política clara de revisão e aprovação de horas extras que esteja em conformidade com as leis trabalhistas locais.
4. Riscos de segurança de dados e fraude na folha de pagamento
Os dados da folha de pagamento contêm informações altamente confidenciais dos funcionários, como números do Seguro Social, endereços e salários. Você também pode armazenar informações bancárias, como os números das contas dos funcionários.
Os ataques cibernéticos são muito comuns, e os malfeitores podem tentar obter acesso ao seu sistema de folha de pagamento por meio de e-mails de phishing. Um clique errado pode colocar sua empresa em risco de violação ou comprometer os dados dos funcionários.
A fraude na folha de pagamento também é uma séria ameaça para as empresas. A fraude pode ser tão simples quanto um cartão de ponto ou relatório de despesas falsificado. Em casos mais graves, alguém da equipe de folha de pagamento pode adicionar um bônus ou aumento não autorizado ao contracheque de um funcionário.
Solução: Usando um software de folha de pagamento criptografado e implementando a autenticação multifator (MFA), você pode fortalecer a segurança da sua folha de pagamento. Treine os funcionários da folha de pagamento para que eles saibam como identificar tentativas de phishing ou outras ameaças cibernéticas.
Você deve limitar o acesso à folha de pagamento apenas ao pessoal essencial e criar um processo de aprovação para verificar novamente os cartões de ponto, as despesas e os valores de salário/bônus.
5. Erros de tributação e retenção na folha de pagamento
Os impostos sobre a folha de pagamento dos EUA incluem exigências fiscais federais, estaduais e até mesmo locais. Como os cálculos de impostos podem mudar dependendo do valor do contracheque, das deduções antes dos impostos e das informações inseridas no W-4 do funcionário, há muitas oportunidades de erro. Qualquer erro no cálculo dos impostos e de outras retenções obrigatórias pode resultar em não conformidade e em auditorias, além de criar problemas para o funcionário.
As leis tributárias podem mudar com frequência, e você pode enfrentar multas e penalidades se calcular incorretamente as obrigações tributárias devido a mudanças regulamentares, portanto, é preciso ficar atento a isso.
Solução: Os fornecedores de soluções de folha de pagamento devem se manter atualizados com relação a quaisquer alterações nas alíquotas de impostos. Você também deve colaborar com um profissional da área tributária para garantir o cumprimento de todas as leis tributárias. Além disso, mantenha uma documentação detalhada para cumprir os requisitos de retenção e apoiar seus cálculos de impostos no caso de uma auditoria.
5 desafios comuns da folha de pagamento global
O gerenciamento da folha de pagamento para uma força de trabalho global apresenta complexidades adicionais para qualquer empresa. Embora a maioria dos desafios que acabamos de abordar seja universal, as empresas que administram uma folha de pagamento internacional enfrentam regulamentações e problemas logísticos adicionais.
1. Conformidade com as regulamentações locais e internacionais
Cada país tem suas próprias leis tributárias, leis trabalhistas e requisitos de relatórios. As equipes de folha de pagamento devem entender as leis trabalhistas específicas do local, incluindo:
- Requisitos de pagamento de horas extras
- Frequência de pagamento
- Contribuições obrigatórias para programas de benefícios do governo, como assistência médica
- Requisitos de desligamento de funcionários
Em uma pesquisa recente, 63% dos entrevistados citaram a conformidade como o maior desafio global da folha de pagamento. Navegar pelas complexidades pode sobrecarregar as empresas e expô-las a multas caso cometam erros.
Solução: Treine sua equipe de folha de pagamento sobre as regulamentações regionais e acompanhe a evolução das leis trabalhistas. A padronização das políticas de folha de pagamento (como ciclos de folha de pagamento, relatórios de impostos e políticas de horas extras) e o uso de software de folha de pagamento podem ajudá-lo a gerenciar melhor o processo. Um Employer of Record (EOR) garante total conformidade com as normas locais de folha de pagamento, economizando tempo e reduzindo riscos.
2. Gerenciamento da folha de pagamento para funcionários globais remotos
Uma força de trabalho global significa que você deve aderir às leis de folha de pagamento específicas de cada país, incluindo a frequência de pagamento (semanal, mensal, etc.) e pagamentos de bônus obrigatórios, como 13º ou 14º mês. Você também terá de levar em conta vários fusos horários e feriados bancários para garantir que o dinheiro chegue às contas bancárias dos funcionários a tempo.
Como a folha de pagamento deve ser processada em várias moedas, sua equipe precisa navegar pelas taxas de câmbio flutuantes, o que torna os pagamentos precisos mais desafiadores. Além disso, as transferências bancárias internacionais geralmente são acompanhadas de taxas, adicionando custos que talvez não tenham sido previstos no orçamento.
Solução: Um sistema global de folha de pagamento pode suportar pagamentos em várias moedas e usa automação para cálculos de taxas de câmbio para cada região. Um EOR também pode gerenciar o processo de folha de pagamento internacional para empresas com funcionários internacionais, garantindo que todos sejam pagos com precisão e dentro do prazo.
3. Retenção de impostos e contribuições sociais sobre a folha de pagamento internacional
As exigências de retenção de impostos e contribuições sociais (como programas de benefícios governamentais) diferem de país para país. Além do imposto de renda, alguns países exigem fundos de pensão, programas de saúde e contribuições para o seguro-desemprego.
Além disso, você terá de acompanhar os prazos de relatórios específicos de cada localidade e quaisquer contribuições obrigatórias do empregador. Você deve enviar a documentação necessária aos órgãos fiscais relevantes e remeter as parcelas de impostos e contribuições do empregado e do empregador.
Solução: Use um software de folha de pagamento que calcule automaticamente os impostos e outras retenções obrigatórias com base na localização do funcionário. Acompanhe as mudanças nas regulamentações fiscais ou trabalhe com um EOR que possa gerenciar a conformidade e os registros fiscais para você.
4. Proteção de dados confidenciais de funcionários
Muitos países ou regiões têm leis globais de proteção de dados às quais você talvez precise aderir. Por exemplo, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) tem requisitos rigorosos para o tratamento de dados pessoais confidenciais para residentes da UE.
Violações e violações de dados podem resultar em penalidades severas - até 20 milhões de euros ou 4% da receita global, o que for maior.
Para atender aos requisitos regionais de privacidade de dados, as organizações devem:
- Garantir a segurança dos dados nos sistemas de pagamento e de controle de tempo
- Implemente controles de acesso fortes e criptografe informações confidenciais
- Revisar e atualizar regularmente os protocolos de segurança
- Realizar auditorias e avaliações de risco regulares
Solução: Para pequenas empresas e empresas sem os recursos legais e técnicos para garantir a segurança dos dados dos funcionários, um EOR fornece uma solução segura para a folha de pagamento, cumprindo com a criptografia de dados obrigatória, relatórios e outros requisitos globais de segurança de dados.
5. Garantir a classificação adequada dos trabalhadores
A ascensão da economia gig trouxe a classificação dos trabalhadores para o primeiro plano de muitas empresas, e o cumprimento das leis locais é crucial para qualquer empresa que opere globalmente para evitar penalidades.
A classificação errônea de funcionários é um problema sério em muitos países. Se uma empresa classificar erroneamente um funcionário como contratado independente, isso pode resultar em multas, impostos atrasados e ações judiciais.
As normas de classificação de funcionários variam de acordo com o país. Entretanto, alguns fatores comuns incluem:
- O quanto o empregador controla o trabalho do indivíduo
- Quem define o horário e o local de trabalho - o contratado ou o empregador
- Se o contratado usar equipamentos próprios ou fornecidos pela empresa
Solução: Analise as leis trabalhistas locais para determinar a classificação correta de cada trabalhador. Se não tiver certeza, consulte um especialista trabalhista ou jurídico. Um EOR pode garantir a classificação correta do trabalhador para você, reduzindo o risco e os custos associados à classificação incorreta.
EORs simplificam o pagamento de uma equipe internacional
Embora uma equipe global lhe dê acesso a um pool de talentos mais amplo, o gerenciamento da folha de pagamento internacional pode ser complexo. Se você já emprega talentos globais ou planeja expandir, um Employer of Record (EOR) pode simplificar o processo.
O RemoFirst lida com a folha de pagamento global para funcionários internacionais em mais de 180 países, garantindo que cada pagamento seja preciso e esteja em conformidade. Garantimos que sua folha de pagamento seja executada sem problemas e eliminamos o estresse de gerenciá-la por conta própria.
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