A contratação internacional permite que sua empresa iniciante tenha acesso aos melhores talentos, mas também tem sua parcela de riscos. Cada país acrescenta camadas de complexidade devido às diferentes leis trabalhistas, exigências fiscais e regras de relatórios. As leis também estão em constante evolução, portanto, manter-se informado sobre as atualizações é essencial para manter a conformidade em todos os momentos.
A boa notícia é que as plataformas de tecnologia de RH podem ajudar sua empresa a enfrentar esses desafios, oferecendo conformidade integrada e conhecimento específico do país. As ferramentas específicas de que você precisará dependem do tamanho, da estrutura e dos requisitos globais de conformidade operacional de RH da sua empresa.
Principais conclusões:
- Adotar o uso da tecnologia de RH antes de começar a contratar internacionalmente pode ajudar a evitar erros de conformidade.
- Entender as necessidades de sua empresa é fundamental para determinar a tecnologia de RH a ser adquirida.
- A pilha certa de tecnologia de RH capacita equipes enxutas de RH e finanças e, ao mesmo tempo, apoia o crescimento de longo prazo.
Por que a conformidade em vários países não pode ser uma reflexão tardia para as startups
Se você planeja contratar internacionalmente, garantir a conformidade do RH deve ser uma das principais prioridades. Se você não seguir as leis trabalhistas locais, corre o risco de sofrer multas ou ações judiciais. Isso não pode ser algo que você "analisa" depois de já ter começado a contratar em outros países.
Sem um sólido entendimento das leis de um país, é fácil classificar erroneamente os trabalhadores ou cometer erros na folha de pagamento. As startups são especialmente vulneráveis porque suas pequenas equipes de RH e finanças geralmente não têm os recursos que as empresas maiores têm para monitorar todas as regulamentações trabalhistas locais.
Os erros não só podem lhe custar dinheiro, como também podem prejudicar sua expansão. Por exemplo, você pode ser impedido de fazer mais contratações em um determinado país enquanto resolve os problemas de conformidade. E se você trabalha com investidores externos, os problemas de conformidade podem ser vistos como uma grande bandeira vermelha.
Não deixe que as preocupações com a conformidade o impeçam de contratar internacionalmente - apenas certifique-se de fazer isso corretamente. A tecnologia de RH pode ajudá-lo a ficar por dentro dos salários, contratos e benefícios em todos os países, mantendo a sua equipe e a sua empresa protegidas e dando-lhe a confiança necessária para crescer globalmente.
Avalie sua pilha atual de tecnologia de RH: O que você já tem?
Suas equipes de RH e finanças provavelmente já contam com a tecnologia para gerenciar e pagar os funcionários. Antes de introduzir novas ferramentas, reserve um tempo para avaliar sua configuração atual e entender seus recursos.
Por exemplo:
- Suas ferramentas atuais suportam contratações internacionais?
- Você precisa migrar para um novo plano ou um nível mais alto para acessar mais funcionalidades?
- Se uma ferramenta específica não oferece suporte à contratação internacional, ela se integra a outro produto que ofereça esse suporte?
Em seguida, comece a identificar as lacunas. Por exemplo, se uma de suas ferramentas atuais de RH não incluir os alertas de conformidade de que você precisa, será necessário decidir se deve adicionar uma nova ferramenta, integrá-la a outra opção ou substituí-la por completo. O objetivo é evitar a criação de dores de cabeça internas causadas por dados duplicados, erros ou lacunas de conformidade.
Sabendo exatamente pelo que já está pagando e esclarecendo o que precisa que sua tecnologia de RH forneça, você pode evitar o desperdício de dinheiro com ferramentas redundantes.
Empregador de registro (EOR) / Plataformas globais de emprego
O software Employer of Record (EOR) é uma combinação de tecnologia e serviços. O EOR atua como o empregador legal de toda a equipe internacional, eliminando, assim, a necessidade de estabelecer uma entidade local. O EOR também lida com contratos de trabalho, conformidade trabalhista local, folha de pagamento, administração de benefícios, rescisão de funcionários e muito mais por meio de sua plataforma.
Com um EOR, você pode se expandir para um novo país rapidamente, pois não precisará investir tempo e dinheiro para abrir uma entidade primeiro. Uma EOR o ajuda a evitar erros potencialmente dispendiosos, como classificar erroneamente os funcionários ou cometer um erro na retenção de impostos no contracheque de um funcionário.
Em termos de tecnologia, um EOR fornece ferramentas essenciais, como integração, documentação e gerenciamento da força de trabalho.
Aqui estão algumas opções de plataforma EOR a serem consideradas:
- RemoFirst: Trabalha com empresas de todos os tamanhos, mas principalmente com startups e outras empresas de pequeno e médio porte, para permitir que elas contratem funcionários em mais de 185 países.
- Deel: ajuda as empresas a contratar, gerenciar e pagar trabalhadores em mais de 150 países.
- Oyster HR: Oferece tarefas específicas de cada país e integração para contratações internacionais.
- Papaya Global: conhecida por seus especialistas jurídicos e contábeis integrados à plataforma.
Provedores globais de folha de pagamento / Folha de pagamento como serviço
Os provedores de folha de pagamento global gerenciam os serviços de folha de pagamento para seus clientes, cuidando de tudo, desde retenções e deduções até a remessa de impostos exigidos e contribuições do empregador às autoridades locais. A maioria dos provedores também oferece suporte a várias moedas, o que é essencial para empresas com equipes internacionais.
Como a folha de pagamento é um dos gatilhos mais comuns para auditorias, multas e disputas legais, a conformidade é fundamental. Esses provedores ajudam a garantir que os processos de folha de pagamento atendam aos requisitos fiscais, trabalhistas e de geração de relatórios em todos os países onde os funcionários estão baseados.
Os fornecedores globais de folha de pagamento mais conhecidos incluem:
- Folha de pagamento global da ADP: Um provedor de folha de pagamento bem estabelecido que também oferece suporte para tarefas de RH.
- CloudPay: Oferece serviços globais de folha de pagamento e pagamento sob demanda.
- Rippling: Combina ferramentas de RH, TI e finanças em uma única plataforma, incluindo folha de pagamento global.
Ferramentas de gerenciamento de contratados internacionais/freelancers
As startups e as pequenas empresas geralmente começam contratando prestadores de serviços quando ainda não têm a necessidade ou o orçamento para funcionários em tempo integral. Nesses estágios iniciais, as ferramentas de gerenciamento de prestadores de serviços internacionais podem ser uma solução prática.
A contratação e o pagamento de prestadores de serviços internacionais funcionam de forma diferente da contratação de funcionários. Você não é responsável pelos benefícios ou pela administração dos impostos locais sobre a folha de pagamento, mas ainda assim deverá seguir as leis trabalhistas do país de cada prestador de serviços. Além disso, você precisará de um método confiável para enviar pagamentos internacionais de forma rápida, segura e na moeda local do prestador de serviços.
Outro desafio em potencial é o risco crescente de classificação incorreta de contratados, um problema que pode levar as autoridades locais a auditar os registros da empresa, o que pode resultar em multas e ações judiciais.
As plataformas internacionais de gerenciamento de prestadores de serviços e freelancers ajudam a reduzir os riscos, garantindo a classificação adequada dos trabalhadores, mantendo contratos e documentação fiscal em conformidade e acompanhando as mudanças nas leis trabalhistas locais. Muitas também simplificam os pagamentos globais, facilitando o pagamento de prestadores de serviços em várias moedas.
Depois, à medida que a empresa cresce, é fácil passar das ferramentas de terceirização para a tecnologia EOR quando você começa a adicionar funcionários internacionais. Algumas empresas, como a RemoFirst, oferecem serviços de gerenciamento de contratados e funcionários, incluindo a capacidade de fazer pagamentos globais em mais de 150 países.
Outras ferramentas internacionais de gerenciamento de prestadores de serviços e freelancers incluem:
- Remoto: Oferece orientação e monitoramento da classificação do contratado, bem como pagamentos globais.
- TalentDesk: Combina o gerenciamento de fornecedores e freelancers em um único sistema.
- Wise Business: Permite que as empresas enviem pagamentos internacionais com taxas baixas.
Plataformas HRIS / HCM
As plataformas de sistemas de informações de recursos humanos (HRIS) e de gestão de capital humano (HCM) oferecem às equipes globais de RH uma plataforma única para gerenciar benefícios, desempenho, folgas, fluxos de trabalho de contratação e outros processos importantes de RH. Elas também armazenam a documentação essencial dos funcionários, incluindo autorizações de trabalho, verificações de antecedentes e planos de melhoria de desempenho.
Algumas plataformas de HRIS e HCM particularmente robustas oferecem recursos adicionais, como análise da força de trabalho, monitoramento de conformidade e alertas sobre mudanças nas leis trabalhistas em todo o mundo. Ao centralizar os dados dos funcionários que, de outra forma, poderiam estar em vários sistemas, essas plataformas facilitam a manutenção da conformidade com as regulamentações que abrangem tudo, desde contratos de trabalho até folgas remuneradas.
A tecnologia HRIS e HCM é frequentemente utilizada por startups e outras empresas em crescimento que gerenciam equipes globais, o que lhes permite escalar e, ao mesmo tempo, manter o foco nos requisitos locais.
Aqui estão algumas das principais plataformas de HRIS e HCM a serem consideradas:
- BambooHR: uma plataforma de RH com relatórios, fluxos de trabalho de aprovação e controle de tempo/presença.
- HiBob: plataforma baseada em IA que inclui análise de pessoas, controle de folgas e pesquisas com funcionários.
- Workday: Uma solução completa, que inclui planejamento da força de trabalho, gerenciamento de talentos e experiência do funcionário.
Ferramentas de recrutamento / rastreamento de candidatos / busca de talentos
Antes de poder contratar e gerenciar uma força de trabalho global, você precisa primeiro encontrar o talento certo. As plataformas de recrutamento o ajudam a promover as vagas em aberto, gerenciar o pipeline de candidatos e garantir que o processo de contratação esteja em conformidade com os requisitos, como as normas de diversidade e as leis de transparência salarial.
Muitas dessas ferramentas também simplificam o processo de contratação com avaliações integradas, agendamento de entrevistas e até mesmo geração automatizada de cartas de oferta, facilitando a passagem dos candidatos da inscrição para a contratação.
Ao utilizar ferramentas dedicadas de recrutamento, rastreamento de candidatos e busca de talentos, você pode reduzir possíveis problemas relacionados à imigração, verificação de antecedentes, vistos e permissões de trabalho.
Aqui estão alguns sistemas de recrutamento e rastreamento de candidatos (ATS) a serem considerados:
- Breezy HR: Automatiza tarefas tediosas, como pré-triagem e agendamento de e-mails.
- Greenhouse: Um ATS amplamente utilizado que pode ajudar a promover vagas em 1.000 quadros de empregos.
- Alavanca: inclui ferramentas de IA, como entrevista com IA e acompanhantes de triagem.
- Funcional: Apresenta ferramentas para contratação, gerenciamento de dados de funcionários e controle de tempo.
O futuro da tecnologia global de RH: O que vem por aí?
Ao pesquisar ferramentas e tecnologias de RH, você também deve considerar quais serão suas necessidades no futuro, seja para dar suporte à sua equipe em crescimento ou para facilitar o gerenciamento de funcionários (ou ambos).
Muitas empresas estão incorporando recursos de IA em seus produtos para automatizar tarefas repetitivas, como a elaboração de e-mails ou a análise de dados. Algumas ferramentas de RH também incluem chatbots de autoatendimento para funcionários que podem responder a perguntas sobre tudo, desde políticas internas até requisitos de PTO específicos do país. A IA também pode digitalizar contratos e outros documentos para garantir a conformidade.
Algumas plataformas de RH estão se tornando cada vez mais hiperpersonalizadas para aprimorar a experiência do funcionário. Por exemplo, algumas ferramentas podem incluir caminhos personalizados para o aprendizado contínuo, enquanto outras plataformas usam a "gamificação" para os módulos de aprendizado.
Como os dados de RH incluem informações altamente confidenciais - de identificadores de funcionários a registros de folha de pagamento - muitos sistemas de RH agora dão grande ênfase à segurança.
As plataformas modernas usam IA e aprendizado de máquina para detectar anomalias ou sinalizar tentativas de acesso suspeitas. Algumas até incorporam registros auditáveis ou tecnologia blockchain para fortalecer a proteção de dados e proporcionar maior transparência.
Qualquer que seja a ferramenta escolhida, ela deve estar em conformidade com as leis globais de privacidade de dados, como o GDPR, pois os dados dos candidatos (especialmente quando atravessam fronteiras) geralmente incluem informações confidenciais e exigem a adesão a protocolos específicos.
Escolhendo a combinação/pilha certa para sua empresa
Dependendo das suas necessidades e do seu orçamento, você pode optar por uma única ferramenta de RH ou criar uma pilha de várias. Primeiro, identifique os recursos de que você precisa imediatamente e aqueles que podem ser adicionados posteriormente, o que o ajudará a decidir qual abordagem adotar. Com o passar do tempo, você poderá fazer upgrade para um plano de nível superior com funcionalidades adicionais ou até mesmo mudar para uma plataforma diferente à medida que sua empresa se expandir.
Em seguida, avalie o quanto você planeja depender de uma determinada ferramenta de RH. Por exemplo, uma empresa de menor porte pode não precisar das análises avançadas ou das pesquisas de envolvimento dos funcionários que vêm com um sistema abrangente de HRIS ou HCM.
Suponha que você precise contratar apenas alguns funcionários internacionais. Nesse caso, considere uma solução menos robusta, mas mais econômica, como a utilização de provedores de EOR específicos para cada país. Por exemplo, a Wisemonk se concentra apenas na Índia, enquanto a Bridge In é especializada na contratação de funcionários em Portugal, Espanha e Itália.
Muitas plataformas também oferecem recursos de integração para conectar seu sistema de folha de pagamento com o HRIS ou ferramentas de contabilidade. Às vezes, essas integrações são incorporadas, enquanto em outros casos, elas dependem de APIs. Se for necessária uma conexão de API, você provavelmente precisará de algum conhecimento técnico interno para configurá-la e mantê-la, ou de um orçamento para uma empresa terceirizada de TI.
O custo desempenha um papel em toda decisão de compra, portanto, é importante entender como o preço é estruturado.
Algumas perguntas a serem feitas antecipadamente incluem:
- A plataforma está cobrando por pessoa?
- Há despesas adicionais, como conversão de moeda ou taxas legais?
- Há alguma penalidade para a rescisão antecipada do contrato?
Você também deve perguntar:
- É necessário assinar um contrato de prazo fixo?
- Quanta experiência você tem trabalhando com startups?
- Qual é o seu nível de suporte ao cliente?
Não hesite em solicitar um teste do software de RH antes de fazer a compra. Você deve ter uma noção de como o produto funcionaria para sua empresa antes de se comprometer.
Aumente a equipe global da sua startup de forma compatível com o RemoFirst
Ao contratar internacionalmente, as ferramentas de RH que permitem a contratação em conformidade não são negociáveis. O RemoFirst ajuda empresas de todos os tamanhos a contratar, gerenciar e pagar funcionários em mais de 185 países. Também podemos ajudá-lo a integrar e pagar freelancers e prestadores de serviços em mais de 150 países.
Outros serviços que oferecemos incluem assistência com vistos, autorizações de trabalho e verificações de antecedentes, além de permitir que as empresas forneçam seguro de saúde privado internacional ou planos de saúde localizados por meio da RemoHealth.
Para saber mais sobre como o RemoFirst pode ajudar sua startup a crescer, agende uma demonstração.
