A contratação internacional permite que sua empresa iniciante tenha acesso aos melhores talentos, mas também tem sua parcela de riscos. Cada país acrescenta camadas de complexidade devido às diferentes leis trabalhistas, exigências fiscais e regras de relatórios. As leis também estão em constante evolução, portanto, manter-se informado sobre as atualizações é essencial para manter a conformidade em todos os momentos.
A boa notícia é que as plataformas de tecnologia de RH podem ajudar sua empresa a enfrentar esses desafios, oferecendo conformidade integrada e conhecimento específico do país. As ferramentas específicas de que você precisará dependem do tamanho, da estrutura e dos requisitos globais de conformidade operacional de RH da sua empresa.
Principais conclusões:
- Adotar o uso da tecnologia de RH antes de começar a contratar internacionalmente pode ajudar a evitar erros de conformidade.
- Entender as necessidades de sua empresa é fundamental para determinar a tecnologia de RH a ser adquirida.
- A pilha certa de tecnologia de RH capacita equipes enxutas de RH e finanças e, ao mesmo tempo, apoia o crescimento de longo prazo.
Por que a conformidade em vários países não pode ser uma reflexão tardia para as startups
Se você planeja contratar internacionalmente, garantir a conformidade do RH deve ser uma das principais prioridades. Se você não seguir as leis trabalhistas locais, corre o risco de sofrer multas ou ações judiciais. Isso não pode ser algo que você "analisa" depois de já ter começado a contratar em outros países.
Sem um sólido entendimento das leis de um país, é fácil classificar erroneamente os trabalhadores ou cometer erros na folha de pagamento. As startups são especialmente vulneráveis porque suas pequenas equipes de RH e finanças geralmente não têm os recursos que as empresas maiores têm para monitorar todas as regulamentações trabalhistas locais.
Os erros não só podem lhe custar dinheiro, como também podem prejudicar sua expansão. Por exemplo, você pode ser impedido de fazer mais contratações em um determinado país enquanto resolve os problemas de conformidade. E se você trabalha com investidores externos, os problemas de conformidade podem ser vistos como uma grande bandeira vermelha.
Não deixe que as preocupações com a conformidade o impeçam de contratar internacionalmente - apenas certifique-se de fazer isso corretamente. A tecnologia de RH pode ajudá-lo a ficar por dentro dos salários, contratos e benefícios em todos os países, mantendo a sua equipe e a sua empresa protegidas e dando-lhe a confiança necessária para crescer globalmente.
Avalie sua pilha atual de tecnologia de RH: O que você já tem?
É provável que suas equipes de RH e finanças já utilizem tecnologia para gerenciar e pagar os funcionários. Antes de adotar novas ferramentas, reserve um tempo para avaliar seu atual implementação e entender seus recursos.
Por exemplo:
- Suas ferramentas atuais suportam contratações internacionais?
- Você precisa migrar para um novo plano ou um nível mais alto para acessar mais funcionalidades?
- Se uma ferramenta específica não oferece suporte à contratação internacional, ela se integra a outro produto que ofereça esse suporte?
Em seguida, comece a identificar as lacunas. Por exemplo, se uma de suas ferramentas atuais de RH não incluir os alertas de conformidade de que você precisa, será necessário decidir se deve adicionar uma nova ferramenta, integrá-la a outra opção ou substituí-la por completo. O objetivo é evitar a criação de dores de cabeça internas causadas por dados duplicados, erros ou lacunas de conformidade.
Sabendo exatamente pelo que já está pagando e esclarecendo o que precisa que sua tecnologia de RH forneça, você pode evitar o desperdício de dinheiro com ferramentas redundantes.
Empregador de registro (EOR) / Plataformas globais de emprego
Employer of Record O software (EOR) é uma combinação de tecnologia e serviços. O EOR atua como empregador legal de todos os funcionários internacionais, eliminando assim a necessidade de constituir uma entidade local. O EOR também cuida dos contratos de trabalho, da conformidade trabalhista local, da folha de pagamento, da administração de benefícios, colaborador rescisão e muito mais por meio de sua plataforma.
Com um EOR, você pode expandir seus negócios para um novo país rapidamente, pois não precisará investir tempo e dinheiro na abertura de uma pessoa jurídica primeiro. Um EOR ajuda a evitar erros potencialmente onerosos, como classificar incorretamente os funcionários ou cometer um erro nas retenções fiscais no contracheque de um trabalhador autônomo ( colaborador).
No aspecto tecnológico, um EOR oferece ferramentas essenciais, como integração, documentação e gestão da força de trabalho.
Aqui estão algumas opções de plataforma EOR a serem consideradas:
- RemoFirst: Trabalha com empresas de todos os tamanhos, mas principalmente com startups e outras empresas de pequeno e médio porte, para permitir que elas contratem funcionários em mais de 185 países.
- Deel: ajuda as empresas a contratar, gerenciar e pagar trabalhadores em mais de 150 países.
- Oyster HR: Oferece tarefas específicas para cada país e o recurso “ integração ” para contratações internacionais.
- Papaya Global: conhecida por seus especialistas jurídicos e contábeis integrados à plataforma.
Provedores globais de folha de pagamento / Folha de pagamento como serviço
Os provedores de folha de pagamento global gerenciam os serviços de folha de pagamento para seus clientes, cuidando de tudo, desde retenções e deduções até a remessa de impostos exigidos e contribuições do empregador às autoridades locais. A maioria dos provedores também oferece suporte a várias moedas, o que é essencial para empresas com equipes internacionais.
Como a folha de pagamento é um dos gatilhos mais comuns para auditorias, multas e disputas legais, a conformidade é fundamental. Esses provedores ajudam a garantir que os processos de folha de pagamento atendam aos requisitos fiscais, trabalhistas e de geração de relatórios em todos os países onde os funcionários estão baseados.
Os fornecedores globais de folha de pagamento mais conhecidos incluem:
- Folha de pagamento global da ADP: Um provedor de folha de pagamento bem estabelecido que também oferece suporte para tarefas de RH.
- CloudPay: Oferece serviços globais de folha de pagamento e pagamento sob demanda.
- Rippling: Combina ferramentas de RH, TI e finanças em uma única plataforma, incluindo folha de pagamento global.
prestador de serviços e internacional / Ferramentas de gestão de freelancers
Startups e pequenas empresas costumam começar contratando prestadores de serviços quando ainda não têm necessidade ou orçamento para funcionários em tempo integral. Nessas fases iniciais, as ferramentas internacionais de gestão de prestador de serviços podem ser uma solução prática.
A contratação e o pagamento de prestadores de serviços internacionais funcionam de maneira diferente da contratação de funcionários. Você não é responsável por benefícios nem pela gestão dos impostos locais sobre a folha de pagamento, mas ainda assim deve cumprir as leis trabalhistas de cada país prestador de serviços. Além disso, você precisará de um método confiável para enviar pagamentos internacionais de forma rápida, segura e na moeda local do prestador de serviços.
Outro desafio em potencial é o risco crescente de classificação incorreta de “prestador de serviços ”, uma questão que poderia levar as autoridades locais a auditar os registros das empresas, o que poderia resultar em multas e ações judiciais.
As plataformas internacionais de gestão de prestadores de serviços ( prestador de serviços ) e freelancers ajudam a mitigar riscos, garantindo a classificação adequada dos trabalhadores, mantendo contratos e documentação fiscal em conformidade com a legislação e acompanhando as mudanças nas leis trabalhistas locais. Muitas delas também simplificam os pagamentos globais, facilitando o pagamento a prestadores de serviços em diversas moedas.
Então, à medida que a empresa cresce, é fácil fazer a transição das ferramentas de “ prestador de serviços ” para a tecnologia EOR à medida que você começa a contratar funcionários internacionais. Algumas empresas, como a RemoFirst, oferecem tanto prestador de serviços e serviços de gerenciamen colaborador , incluindo a capacidade de efetuar pagamentos globais em mais de 150 países.
Outras ferramentas internacionais de gerenciamento de prestador de serviços e freelancers incluem:
- Remoto: Oferece orientação e monitoramento sobre a classificação “ prestador de serviços ”, além de pagamentos globais.
- TalentDesk: Combina o gerenciamento de fornecedores e freelancers em um único sistema.
- Wise Business: Permite que as empresas enviem pagamentos internacionais com taxas baixas.
Plataformas HRIS / HCM
Os sistemas de informação de recursos humanos (HRIS) e as plataformas de gestão de capital humano (HCM) oferecem às equipes globais de RH uma plataforma única para gerenciar benefícios, desempenho, folgas, fluxos de trabalho de contratação e outros processos-chave de RH. Eles também armazenam documentação essencial de colaborador , incluindo autorizações de trabalho, verificações de antecedentes e planos de melhoria de desempenho.
Algumas plataformas de HRIS e HCM particularmente robustas oferecem recursos adicionais, como análise da força de trabalho, monitoramento de conformidade e alertas sobre mudanças na legislação trabalhista em todo o mundo. Ao centralizar os dados d colaborador , que de outra forma poderiam estar espalhados por vários sistemas, essas plataformas facilitam a manutenção da conformidade com as regulamentações que abrangem tudo, desde contratos de trabalho até férias remuneradas.
A tecnologia HRIS e HCM é frequentemente utilizada por startups e outras empresas em crescimento que gerenciam equipes globais, o que lhes permite escalar e, ao mesmo tempo, manter o foco nos requisitos locais.
Aqui estão algumas das principais plataformas de HRIS e HCM a serem consideradas:
- BambooHR: uma plataforma de RH com relatórios, fluxos de trabalho de aprovação e controle de tempo/presença.
- HiBob: plataforma baseada em IA que inclui análise de pessoal, acompanhamento de folgas e pesquisas “ colaborador ”.
- Workday: Uma solução completa, que inclui planejamento da força de trabalho, gestão de talentos e experiência “ colaborador ”.
Ferramentas de recrutamento / rastreamento de candidatos / busca de talentos
Antes de poder contratar e gerenciar uma força de trabalho global, você precisa primeiro encontrar o talento certo. As plataformas de recrutamento o ajudam a promover as vagas em aberto, gerenciar o pipeline de candidatos e garantir que o processo de contratação esteja em conformidade com os requisitos, como as normas de diversidade e as leis de transparência salarial.
Muitas dessas ferramentas também simplificam o processo de contratação com avaliações integradas, agendamento de entrevistas e até mesmo geração automatizada de cartas de oferta, facilitando a passagem dos candidatos da inscrição para a contratação.
Ao utilizar ferramentas dedicadas de recrutamento, rastreamento de candidatos e busca de talentos, você pode reduzir possíveis problemas relacionados à imigração, verificação de antecedentes, vistos e permissões de trabalho.
Aqui estão alguns sistemas de recrutamento e rastreamento de candidatos (ATS) a serem considerados:
- Breezy HR: Automatiza tarefas tediosas, como pré-triagem e agendamento de e-mails.
- Greenhouse: Um ATS amplamente utilizado que pode ajudar a promover vagas em 1.000 quadros de empregos.
- Alavanca: inclui ferramentas de IA, como entrevista com IA e acompanhantes de triagem.
- Workable: Oferece ferramentas para contratação, colaborador gestão de dados e controle de horas.
O futuro da tecnologia global de RH: O que vem por aí?
Ao pesquisar ferramentas e tecnologias de RH, você também deve levar em consideração quais serão suas necessidades no futuro — seja para dar suporte à sua equipe em expansão, seja para facilitar a gestão d colaborador es (ou ambos).
Muitas empresas estão incorporando recursos de IA em seus produtos para automatizar tarefas repetitivas, como redigir e-mails ou analisar dados. Algumas ferramentas de RH também incluem chatbots de autoatendimento colaborador capazes de responder a perguntas sobre diversos assuntos, desde políticas internas até requisitos específicos de férias remuneradas em cada país. A IA também pode analisar contratos e outros documentos para garantir a conformidade.
Algumas plataformas de RH estão se tornando cada vez mais hiperpersonalizadas para aprimorar a experiência docolaborador . Por exemplo, algumas ferramentas podem incluir percursos personalizados para o aprendizado contínuo, enquanto outras plataformas utilizam a “gamificação” nos módulos de aprendizagem.
Como os dados de RH incluem informações altamente confidenciais — desde identificadores d colaborador e até registros de folha de pagamento —, muitos sistemas de RH passaram a dar grande ênfase à segurança.
As plataformas modernas usam IA e aprendizado de máquina para detectar anomalias ou sinalizar tentativas de acesso suspeitas. Algumas até incorporam registros auditáveis ou tecnologia blockchain para fortalecer a proteção de dados e proporcionar maior transparência.
Qualquer que seja a ferramenta escolhida, ela deve estar em conformidade com as leis globais de privacidade de dados, como o GDPR, pois os dados dos candidatos (especialmente quando atravessam fronteiras) geralmente incluem informações confidenciais e exigem a adesão a protocolos específicos.
Escolhendo a combinação/pilha certa para sua empresa
Dependendo das suas necessidades e do seu orçamento, você pode optar por uma única ferramenta de RH ou criar uma pilha de várias. Primeiro, identifique os recursos de que você precisa imediatamente e aqueles que podem ser adicionados posteriormente, o que o ajudará a decidir qual abordagem adotar. Com o passar do tempo, você poderá fazer upgrade para um plano de nível superior com funcionalidades adicionais ou até mesmo mudar para uma plataforma diferente à medida que sua empresa se expandir.
Em seguida, avalie até que ponto você pretende utilizar uma determinada ferramenta de RH. Por exemplo, uma empresa menor talvez não precise das análises avançadas ou das pesquisas de engajamen colaborador es oferecidas por um sistema abrangente de HRIS ou HCM.
Suponha que você precise contratar apenas alguns funcionários internacionais. Nesse caso, considere uma solução menos robusta, mas mais econômica, como a utilização de provedores de EOR específicos para cada país. Por exemplo, a Wisemonk se concentra apenas na Índia, enquanto a Bridge In é especializada na contratação de funcionários em Portugal, Espanha e Itália.
Muitas plataformas também oferecem recursos de integração para conectar seu sistema de folha de pagamento a ferramentas de RH (HRIS) ou contábeis. Às vezes, essas integrações já vêm incorporadas, enquanto, em outros casos, dependem de APIs. Se for necessária uma conexão via API, provavelmente você precisará de algum conhecimento técnico interno para configurá-la e mantê-la, ou reservar verba para um prestador de serviços de TI.
O custo desempenha um papel em toda decisão de compra, portanto, é importante entender como o preço é estruturado.
Algumas perguntas a serem feitas antecipadamente incluem:
- A plataforma está cobrando por pessoa?
- Há despesas adicionais, como conversão de moeda ou taxas legais?
- Existe alguma multa por rescisão antecipada do contrato rescisão?
Você também deve perguntar:
- É necessário assinar um contrato de prazo fixo?
- Quanta experiência você tem trabalhando com startups?
- Qual é o seu nível de suporte ao cliente?
Não hesite em solicitar um teste do software de RH antes de fazer a compra. Você deve ter uma noção de como o produto funcionaria para sua empresa antes de se comprometer.
Aumente a equipe global da sua startup de forma compatível com o RemoFirst
Ao contratar internacionalmente, as ferramentas de RH que permitem a contratação em conformidade não são negociáveis. O RemoFirst ajuda empresas de todos os tamanhos a contratar, gerenciar e pagar funcionários em mais de 185 países. Também podemos ajudá-lo a integrar e pagar freelancers e prestadores de serviços em mais de 150 países.
Outros serviços que oferecemos incluem assistência com vistos, autorizações de trabalho e verificações de antecedentes, além de permitir que as empresas forneçam seguro de saúde privado internacional ou planos de saúde localizados por meio da RemoHealth.
Para saber mais sobre como o RemoFirst pode ajudar sua startup a crescer, agende uma demonstração.
