À medida que o mundo se torna mais globalizado, as empresas continuam a expandir suas operações para países estrangeiros. Uma pesquisa realizada pela CFO Research com 166 chefes de finanças e outros executivos seniores descobriu que 83% deles estavam considerando uma força de trabalho remota e global.
Embora 90% dos executivos tenham tido alguma experiência com expansão internacional, 80% concordaram que os requisitos legais, de recursos humanos e de conformidade fiscal os estavam impedindo de expandir para novos mercados.
A melhor solução é terceirizar o processamento da folha de pagamento para um fornecedor externo, como um EOR (Employer of Record, Empregador de Registro). Isso pode ajudar sua empresa a se concentrar em suas principais competências e, ao mesmo tempo, reduzir os custos e os riscos associados à expansão internacional.
Aqui discutiremos o processamento internacional da folha de pagamento e como a terceirização pode ajudá-lo a expandir seus negócios para novos mercados.
O que é processamento internacional de folha de pagamento?
O processamento internacional da folha de pagamento refere-se ao processo de garantir que seus funcionários sejam pagos de acordo com as leis locais do país. Ao pagar os salários de seus funcionários, você precisa cumprir os impostos locais e as retenções na fonte, que diferem de país para país.
Para conseguir isso e manter seus funcionários satisfeitos, você precisa entender as leis e os regulamentos do país onde seus funcionários estão localizados. Também é necessário certificar-se de que está pagando-os corretamente e dentro do prazo para evitar problemas.
Se você não dedicar tempo para entender como funciona o processamento da folha de pagamento internacional para cada país diferente, poderá acabar perdendo dinheiro em multas de conformidade e prejudicando o relacionamento com seus funcionários. Um bom Employer of Record (EOR) cuidará de todas essas complexidades para você.
Como a folha de pagamento internacional se compara ao processo da folha de pagamento nacional?
A principal diferença entre os processos de folha de pagamento nacional e internacional é que há fatores adicionais a serem considerados ao lidar com um funcionário que não está no mesmo país que você. Portanto, se estiver planejando contratar funcionários em outros países, aqui estão alguns aspectos adicionais que devem ser levados em conta ao pagar seus funcionários:
- Leis trabalhistas locais
- Leis locais de proteção de dados
- Responsabilidades fiscais e de conformidade locais
- Taxas de câmbio
- Status de elegibilidade de trabalho dos funcionários
Por esse motivo, a folha de pagamento internacional global exige mais coordenação do que a nacional. No entanto, isso também significa que você tem acesso a um pool de talentos muito maior, o que é uma grande vantagem se você quiser expandir seus negócios.
Os desafios do processamento internacional da folha de pagamento
O processamento internacional da folha de pagamento pode ser desafiador por vários motivos. Ele não só exige que você navegue por diferentes leis e regulamentações tributárias, mas também que gerencie várias moedas, acompanhe as taxas de câmbio e traduza dados em vários idiomas.
1. Manter-se em conformidade.
A conformidade envolve garantir que sua empresa esteja operando legalmente. Você precisará se certificar de que está cumprindo as leis e os regulamentos locais, informando às autoridades conforme necessário e garantindo que todos os funcionários sejam pagos em dia.
É importante observar que algumas dessas leis podem ser diferentes das do seu país de origem, portanto, é importante pesquisar antes de iniciar o processamento da folha de pagamento internacional.
2. Falta de conhecimento especializado.
Pode ser difícil encontrar uma única pessoa que tenha todas as habilidades necessárias para gerenciar um processo completo de folha de pagamento do início ao fim em vários países.
Isso pode incluir o conhecimento da legislação local e de como ela se aplica à sua empresa; a garantia de que todos os funcionários sejam pagos com precisão e dentro do prazo; o gerenciamento dos requisitos de conformidade; e o tratamento de quaisquer dúvidas ou reclamações que possam surgir no processo.
3. Estar ciente de várias jurisdições fiscais.
Países diferentes têm regulamentações tributárias diferentes, o que dificulta o processamento da folha de pagamento internacional para os empregadores que não conhecem essas regulamentações a fundo.
Se um empregador não entender como as leis tributárias afetam a ele e a seus funcionários, poderá acabar pagando mais impostos do que o necessário ou não reter dinheiro suficiente dos contracheques dos funcionários.
4. Manter-se atualizado com várias moedas.
As conversões de moedas podem causar erros contábeis se não forem feitas corretamente, especialmente quando se trata de grandes somas de dinheiro ou de várias moedas ao mesmo tempo.
É por isso que você precisará atualizar seu sistema de folha de pagamento regularmente para que ele se mantenha atualizado com as taxas de câmbio atuais e garanta cálculos precisos ao longo do ano.
5. Lidar com barreiras linguísticas.
Pode ser difícil entender termos e instruções financeiras quando eles estão escritos em outro idioma. Quanto mais idiomas forem necessários para traduzir os documentos da folha de pagamento, maior será o custo dos negócios.
6. Estabelecimento de benefícios para os funcionários.
As leis que envolvem os contratos de trabalho e os benefícios dos funcionários variam de um país para outro. Se você quiser oferecer o mesmo pacote de benefícios a todos os funcionários globalmente, precisará considerar quanto isso pode lhe custar e se vale a pena. Leia nosso guia para a configuração de benefícios e remuneração internacionais para seus funcionários.
A solução: terceirizar a folha de pagamento internacional para uma EOR
O processamento de sua folha de pagamento internacional por um Employer of Record (EOR) é a melhor maneira de garantir que o processo ocorra sem problemas e que você não precise se preocupar com questões de conformidade ou com a segurança de seus dados.
Ao terceirizar sua folha de pagamento global, você pode aproveitar a experiência e os recursos de uma equipe especializada que sabe como lidar com as leis e regulamentações tributárias internacionais.
Custos mais baixos.
Você pode economizar tempo e dinheiro ao terceirizar sua folha de pagamento internacional para um EOR. O tempo é economizado porque você não precisa treinar funcionários para lidar com o processo em vários países, e o dinheiro é economizado porque você não precisa estabelecer entidades em todos os países em que contrata.
Risco reduzido.
Quando você terceiriza o processamento internacional da folha de pagamento, não precisa mais se preocupar com regulamentações complexas, como impostos retidos na fonte e encargos sobre a folha de pagamento em todo o mundo. Evite riscos como a classificação errônea de funcionários e tenha a tranquilidade de trabalhar com especialistas.
Eficiência aprimorada.
A terceirização do processamento da folha de pagamento internacional significa que seus funcionários receberão seus contracheques de forma rápida e precisa, de modo que não precisarão esperar pelo dinheiro ou se preocupar com erros ao serem pagos em uma moeda diferente. O EOR cuidará de todos os aspectos do processamento da sua folha de pagamento internacional para que você possa continuar a administrar seus negócios.
Maior precisão e confiabilidade.
Com uma empresa terceirizada de folha de pagamento internacional, como a RemoFirst, os registros de seus funcionários estarão sempre atualizados e precisos, pois a empresa de folha de pagamento atualizará regularmente seu banco de dados com informações de várias fontes, como contracheques, declarações de impostos e formulários W-2.
Principais conclusões
Quando você expande seus negócios internacionalmente, há muitos aspectos a serem considerados. Cada país tem suas próprias leis e regras que devem ser seguidas no processamento da folha de pagamento, portanto, é importante entender exatamente o que você precisa para processar a folha de pagamento internacional.
Os benefícios da terceirização da folha de pagamento internacional são claros - você terá uma equipe de especialistas que poderá lidar com todas as tarefas administrativas envolvidas no processamento da sua folha de pagamento, deixando-o livre para se concentrar na administração da sua empresa. Em última análise, nossa meta é garantir que você tenha todas as informações e o suporte necessários para que possa priorizar o crescimento da sua empresa.
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