Expandir para novos países costumava significar meses de trâmites legais, montanhas de papelada e altos custos iniciais antes mesmo de se poder contratar um único funcionário. Para muitas empresas, essas barreiras retardaram o crescimento global (ou o interromperam completamente).
Hoje, os softwares de RH mudaram essa situação. As ferramentas certas ajudam as empresas a gerenciar contratações internacionais, integração de novos funcionários e folha de pagamento com mais rapidez e muito menos riscos. Em vez de criar tudo do zero em cada país, as empresas podem contar com plataformas que gerenciam conformidade, folha de pagamento e equipes globais em um único lugar.
Mas nem todas as ferramentas de RH têm a mesma finalidade. Compreender para que cada uma delas foi concebida e como se encaixa nos seus planos globais de contratação facilita muito a escolha das que realmente funcionam para a sua empresa.
Por que a expansão global é complexa sem as ferramentas certas
Cada país tem suas próprias leis trabalhistas, códigos tributários e requisitos de prestação de contas. O que funciona em um país pode causar problemas em outro e, sem tempo para acompanhar todas as regras, erros podem passar despercebidos rapidamente.
Isso costuma afetar mais fortemente as pequenas equipes de RH e finanças. Elas geralmente desempenham várias funções e não contam com especialistas jurídicos ou locais dedicados a quem recorrer.
Alguns dos desafios mais comuns que as empresas enfrentam ao contratar no exterior incluem:
- Como lidar com as leis trabalhistas locais e os requisitos de conformidade
- Estabelecimento de entidades locais em vários países
- Gerenciamento da folha de pagamento em diferentes moedas e sistemas tributários
- Gestão de contratos, benefícios e integração de funcionários remotos
- Garantir uma experiência consistente para os funcionários em todas as regiões
Erros, como cálculos incorretos na folha de pagamento ou o não cumprimento de prazos para a apresentação de declarações fiscais, podem resultar em multas ou ações judiciais. Você pode até mesmo enfrentar um congelamento de contratações naquele país. Além disso, a conformidade global não é algo que se resolve de uma vez por todas; trata-se de um compromisso contínuo, já que as leis e regulamentações locais estão em constante mudança.
A demanda por softwares de RH reflete essa realidade. O mercado global de tecnologia de RH movimenta mais de US$ 157 bilhões, impulsionado principalmente por empresas que precisam de ajuda para gerenciar a conformidade em vários países. Investir nas ferramentas certas desde o início ajuda as empresas a evitar correções dispendiosas no futuro.
Quais tecnologias de RH são mais utilizadas no recrutamento global?
As ferramentas de tecnologia de RH para contratações globais se dividem em vários grupos, cada um desenvolvido para resolver um conjunto específico de problemas. Algumas lidam com os aspectos jurídicos da contratação. Outras se concentram na folha de pagamento, no recrutamento ou no acompanhamento dos dados dos funcionários. A maioria das empresas utiliza uma combinação dessas ferramentas, dependendo do estágio de crescimento em que se encontram e do número de países em que realizam contratações.
Os tipos mais comuns incluem:
- Empregadores Registrados (EOR): Atuam como empregadores legais em países onde você não possui uma entidade local, cuidando de contratos, conformidade, folha de pagamento e benefícios
- Plataformas globais de folha de pagamento: processe a folha de pagamento em vários países, gerenciando retenções fiscais, deduções e pagamentos em diferentes moedas
- Sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS): Gerencie o processo de contratação, incluindo anúncios de vagas, triagem e cartas de oferta
- Sistemas de informação de RH (HRIS): Uma solução única para registros de funcionários, benefícios, folgas e acompanhamento de conformidade
- Ferramentas de gestão de prestadores de serviços: Facilite a integração, a classificação e o pagamento de freelancers e prestadores de serviços de vários países
- Conformidade e gestão de documentos: acompanhe normas e regulamentos, armazene registros de pessoal e gerencie declarações fiscais em vários países
Nem toda empresa precisa de todos os tipos de ferramentas tecnológicas de RH. Suas prioridades dependerão do número de países em que você está contratando, se você está contratando funcionários ou prestadores de serviços e de qual parte do processo suas ferramentas atuais são capazes de lidar.
Principais ferramentas de tecnologia de RH para a expansão global
Cada tipo de ferramenta aborda um aspecto diferente do recrutamento internacional. A seguir, explicamos o que cada uma faz e em que situações você pode precisar delas.
Empregadores oficiais (EOR)
Um Empregador Oficial (EOR) atua tanto como uma plataforma tecnológica quanto como um serviço. O EOR torna-se o empregador legal em um país em seu nome. Você continua gerenciando as tarefas diárias do trabalhador, enquanto o EOR cuida das questões legais e administrativas.
As características comuns da tecnologia EOR incluem:
- Criação de contratos de trabalho em conformidade com a legislação local
- Gestão da folha de pagamento, impostos e deduções
- Administração de benefícios e cumprimento das exigências locais
- Manter sua empresa em conformidade com a legislação trabalhista local
Os EORs são uma das formas mais rápidas de entrar em um novo mercado, pois não é necessário constituir uma entidade local primeiro. Isso pode reduzir em semanas, ou até meses, o prazo para contratação. Além disso, reduzem o risco de erros comuns, como a retenção incorreta de impostos ou a classificação inadequada de funcionários.
Para empresas que desejam testar um novo mercado antes de se comprometerem a estabelecer uma presença local, um EOR é uma forma de começar com baixo risco.
Plataformas globais de folha de pagamento
A folha de pagamento global é um dos aspectos de maior risco na contratação internacional, envolvendo auditorias, multas e questões jurídicas. Essas plataformas ajudam as empresas a gerenciar a folha de pagamento em vários países, incluindo retenções fiscais, deduções e pagamentos às autoridades locais. Normalmente, elas oferecem suporte a:
- Processamento da folha de pagamento em várias moedas
- Cálculos e declarações de impostos locais
- Conversões de moeda e pagamentos
- Relatórios e trilhas de auditoria.
As plataformas de folha de pagamento automatizam as etapas mais complexas da folha de pagamento global, garantindo que os funcionários recebam seus pagamentos com precisão e pontualidade. Além disso, elas acompanham as constantes mudanças na legislação tributária.
Sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS)
Os sistemas ATS ajudam você a gerenciar o processo de contratação global do início ao fim. Essas plataformas:
- Coordenar o processo de contratação em várias regiões
- Padronizar o processo de entrevista
- Retomada da exibição
- Criar cartas de oferta
Elas também ajudam a garantir que você cumpra as leis locais de transparência salarial, os requisitos de diversidade, etc.
Algumas ferramentas de ATS vão além, oferecendo candidatos pré-selecionados e recursos de entrevista por vídeo para que as equipes possam identificar, avaliar e contratar talentos sem precisar se encontrar pessoalmente.
Eles também tratam os dados dos candidatos de forma a cumprir as leis locais de privacidade, como o GDPR, o que é importante quando se coletam dados pessoais além-fronteiras.
Sistemas de Informação de Recursos Humanos (SIRH)
Um sistema de HRIS reúne todos os dados dos seus funcionários em um único local, incluindo:
- Perfis e documentação dos funcionários
- Controle de faltas e assiduidade
- Remuneração e histórico profissional
- Relatórios e análises
As equipes globais devem procurar uma plataforma abrangente que inclua acompanhamento de conformidade e alertas sobre legislação trabalhista. Isso mantém sua equipe de RH informada quando ocorrem mudanças nas regras de um país.
A maioria dos sistemas de gestão de recursos humanos (HRIS) permite que os funcionários atualizem seus próprios dados (como um novo endereço), reduzindo o trabalho administrativo do RH. Eles também enviam lembretes sobre prazos (que variam de acordo com o país), como renovações de contrato ou períodos de inscrição para benefícios.
Em vez de os dados dos funcionários ficarem espalhados por planilhas e sistemas locais, um sistema de informação de RH (HRIS) reúne tudo em um único lugar e oferece uma visão geral clara da sua equipe global.
Ferramentas de gestão de prestadores de serviços
Muitas startups contratam prestadores de serviços antes de contratar funcionários em tempo integral, o que torna esse tipo de ferramenta essencial nas fases iniciais do crescimento de uma empresa.
Contratar prestadores de serviços internacionais difere da contratação de funcionários, mas as empresas devem, mesmo assim, cumprir as normas de conformidade.
As ferramentas para empreiteiros ajudam a lidar com:
- Criação e gestão de contratos com prestadores de serviços
- Pagamentos internacionais na moeda local do contratante
- Acompanhamento de faturas e aprovações
Classificar erroneamente um prestador de serviços como funcionário representa um risco jurídico cada vez maior. Muitos países possuem leis rigorosas que regulamentam a diferença entre a classificação de um funcionário e a de um prestador de serviços independente. Se um prestador de serviços trabalhar em horário fixo ou utilizar equipamentos da empresa, por exemplo, um auditor ou um tribunal poderá considerá-lo um funcionário. Se isso acontecer, poderá resultar em multas, impostos atrasados e benefícios devidos.
As ferramentas para empreiteiros monitoram as normas de cada país e alertam sobre os riscos antes que se transformem em problemas onerosos.
Conformidade e gestão de documentos
Cada país segue requisitos diferentes para os registros dos funcionários. As ferramentas de conformidade e gestão de documentos oferecem:
- Armazenamento seguro e em conformidade com as normas das informações trabalhistas
- Fluxos de trabalho automatizados para contratos e aprovações
- Acompanhamento dos requisitos regulatórios por país
- Manutenção de registros prontos para auditoria
Tudo isso ajuda você a se manter a par das exigências de cada país e a evitar a correria para encontrar documentos ou corrigir lacunas nos momentos mais críticos.
Muitas plataformas de EOR e HRIS incluem esses recursos como parte de sua oferta principal, portanto, talvez você não precise de uma ferramenta independente.
Como escolher a tecnologia de RH certa para sua expansão global
Se você está pensando em adotar novas ferramentas para facilitar o recrutamento internacional, há algumas etapas a seguir.
Avalie sua pilha de tecnologias atual
Fazer um balanço do que você já possui ajuda a evitar a compra de ferramentas que se sobreponham, ao mesmo tempo em que identifica onde você pode correr riscos ao expandir para novos mercados.
Se o seu software de folha de pagamento funcionar apenas no seu país de origem, ele não será suficiente quando você começar a contratar pessoal internacionalmente. Você precisará de uma solução capaz de gerenciar a folha de pagamento global. Se o seu atual sistema de informação de RH (HRIS) não acompanha as leis trabalhistas locais nem envia alertas de conformidade, você precisará de um que faça isso.
Alinhe suas necessidades de tecnologia de RH com seus planos de contratação
Pergunte a si mesmo: com que rapidez você deseja contratar pessoal em nível global? Se você está entrando em um país pela primeira vez sem uma entidade local, provavelmente precisará de apoio em questões de conformidade. Nesse caso, um EOR é o caminho mais rápido e direto. Em alguns casos, as empresas começam com ferramentas para prestadores de serviços e, posteriormente, adotam ferramentas para funcionários globais.
Analise o modelo de preços de cada ferramenta. O preço é por funcionário, por prestador de serviços ou uma tarifa fixa? Existem taxas ocultas, como taxas de câmbio ou custos adicionais por recursos de que você precisa? Uma estrutura de preços clara facilita o planejamento do seu orçamento à medida que sua equipe cresce.
Identificar integrações com sistemas existentes
Antes de adotar uma nova ferramenta, pense em como ela se encaixará na sua pilha de tecnologias existente. Quando as ferramentas não se conectam, você acaba duplicando o trabalho, inserindo os mesmos dados em vários sistemas e tentando manter tudo sincronizado. Isso não só desperdiça tempo, mas também aumenta o risco de erros que podem afetar a folha de pagamento ou a conformidade.
As ferramentas que oferecem integração resolvem esse problema, mantendo tudo alinhado automaticamente. Algumas plataformas oferecem integrações nativas, enquanto outras dependem de APIs que podem exigir mais esforço para serem configuradas.
Construindo uma base escalável para o crescimento global
A tecnologia de RH é mais do que um conjunto de ferramentas para manter suas operações em funcionamento. As escolhas tecnológicas que você faz devem ser parte essencial da sua estratégia de crescimento. Essas ferramentas influenciarão a rapidez com que você pode entrar em novos mercados, a segurança com que pode contratar e a eficácia com que pode gerenciar talentos além-fronteiras. A pilha de tecnologias certa permite que você avance rapidamente, mantendo a conformidade.
Serviços de EOR, como o RemoFirst, reduzem os obstáculos ao eliminar a necessidade de constituir entidades locais antes de poder contratar. Uma base sólida desde o início significa menos correções dispendiosas no futuro.
Por que as empresas escolhem a RemoFirst como parte de sua infraestrutura global de tecnologia de RH
A RemoFirst ajuda as empresas a construir essa base. Como Empregadora Oficial (EOR), a RemoFirst permite que as empresas contratem legalmente trabalhadores em mais de 185 países e gerenciem prestadores de serviços em mais de 150 países, tudo isso sem a necessidade de constituir entidades locais.
A plataforma cuida da elaboração de contratos, integração de funcionários, folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade. As empresas podem oferecer aos funcionários acesso a planos de saúde privados por meio da RemoHealth. Também é oferecido suporte para verificações de antecedentes e assistência em pedidos de visto e autorização de trabalho.
A RemoFirst oferece suporte ao vivo por meio de atendentes humanos em todos os fusos horários, para que você não fique esperando quando surgir alguma dúvida.
Os preços começam em US$ 199 por pessoa por mês para funcionários e US$ 25 por prestador de serviços por mês, sem taxas ocultas.
Para saber mais sobre como o RemoFirst pode ajudar sua equipe a crescer além das fronteiras, agende uma demonstração.
