Você encontrou o desenvolvedor perfeito em Berlim, um profissional de marketing brilhante na Cidade do México e um superstar do sucesso do cliente em Manila. Mas aqui está o problema: você não tem uma equipe de RH para gerenciar as complexidades da contratação internacional.
Para as startups e pequenas empresas sem infraestrutura de RH, o processo de contratação global pode parecer esmagador. Os contratos de trabalho, os sistemas de folha de pagamento, os requisitos de conformidade e a administração dos benefícios dos funcionários variam de acordo com o país, e os erros podem custar caro.
Então, como ter acesso a talentos globais sem primeiro criar um departamento de RH inteiro?
A resposta: parcerias estratégicas de RH e um processo bem planejado.
Principais conclusões:
- A avaliação de suas necessidades atuais e futuras pode ajudá-lo a escolher entre consultores de RH, fornecedores terceirizados de RH e serviços de Employer of Record com base em sua pegada de contratação, cronograma e tolerância a possíveis riscos de conformidade.
- Toda empresa que contrata internacionalmente precisa de uma base de conformidade no primeiro dia que abranja contratos de trabalho, registro da folha de pagamento, verificação do direito ao trabalho, benefícios legais e proteção de dados, independentemente do modelo de parceiro escolhido.
- As empresas não precisam se comprometer com um único método de contratação de funcionários internacionais; em muitos casos, uma abordagem híbrida para gerenciar as necessidades de RH é a mais eficaz.
Entendendo os principais desafios da contratação global
As leis trabalhistas diferem drasticamente em diferentes países, criando um labirinto de conformidade que pode ser um desafio para as empresas, especialmente aquelas que não têm equipes de RH dedicadas. O que é obrigatório em um local pode ser opcional - ou até mesmo proibido - em outro.
Considere o tempo livre remunerado: não há exigência federal para dias de férias remuneradas nos Estados Unidos, enquanto os trabalhadores no Reino Unido têm direito legal a pelo menos 5,6 semanas de férias remuneradas por ano.
Elementos obrigatórios de remuneração acrescentam outra camada de complexidade. Por exemplo, a Holanda exige que os empregadores paguem um subsídio de férias de pelo menos 8% do salário anual bruto, enquanto as Filipinas exigem o pagamento do 13º mês para funcionários em tempo integral.
Além disso, as reformas legislativas podem levar a mudanças nas leis existentes às quais as empresas devem se adaptar. Por exemplo, a reforma trabalhista de 2022 do México aumentou o mínimo de dias de férias anuais de seis para 12. As empresas que não atualizaram suas políticas rapidamente se viram fora de conformidade.
As regras de horas extras também variam muito. Em Ontário, no Canadá, os funcionários recebem pagamento de hora extra de 1,5 vezes sua taxa regular por qualquer hora trabalhada além de 44 em uma semana. Outras jurisdições podem usar limites diários, limites semanais ou regras específicas do setor para regular o pagamento de horas extras. Errar significa pagar menos aos funcionários e, potencialmente, enfrentar penalidades das autoridades trabalhistas.
Mesmo algo tão simples como um período de experiência pode ter regras específicas para cada país. De acordo com o Código Civil da Alemanha, empregadores e empregados podem rescindir o contrato de trabalho com aviso prévio de duas semanas durante um período de experiência de até seis meses. Em outros países, o período probatório pode ser proibido ou exigir uma linguagem contratual específica para torná-lo aplicável, dependendo das leis locais.
Além dos requisitos legais, o emprego global exige que as empresas naveguem pelas nuances de:
- Impostos sobre a folha de pagamento e contribuições sociais que podem variar de 15% a mais de 30% do salário bruto, dependendo do país
- Testes de classificação de contratante independente versus empregado que determinam o status do trabalhador (e a classificação incorreta pode gerar impostos e penalidades significativos)
- Requisitos de visto e autorização de trabalho para funcionários estrangeiros que não sejam cidadãos ou residentes permanentes no país onde vivem
- Experiência em administração de benefícios para seguro-saúde, planos de aposentadoria e programas específicos do local
- Conformidade com a proteção de dados com regulamentos como o GDPR, que regem a coleta e o armazenamento de informações dos funcionários
A carga administrativa, por si só, pode sobrecarregar as pequenas equipes. Sem o suporte do RH, os fundadores e gerentes muitas vezes se veem navegando em sites governamentais em idiomas estrangeiros, decifrando códigos fiscais complexos e lutando para cumprir prazos de arquivamento que desconheciam.
Entretanto, algumas soluções não exigem a contratação de um departamento de RH completo.
Opção 1: Contratar um consultor de RH
Os consultores independentes de RH têm conhecimento específico do país. Esses profissionais podem orientá-lo na elaboração de contratos de trabalho em conformidade, no estabelecimento de relacionamentos com fornecedores de folha de pagamento e na elaboração de políticas que atendam aos requisitos regulamentares locais. Para startups ou equipes menores que estejam expandindo para um ou dois mercados, essa abordagem oferece flexibilidade sem o custo de contratações em tempo integral.
Os consultores são especialmente úteis quando você precisa de alguém que entenda as leis trabalhistas locais e possa transformar regulamentações complexas em políticas claras e práticas. Eles também podem orientá-lo em relação às diferenças culturais de benefícios, estruturas salariais e estilos de comunicação entre os mercados. Muitos trabalharão em conjunto com outros parceiros, como fornecedores de folha de pagamento, corretores de benefícios e equipes jurídicas, para manter todos na mesma página.
Entretanto, a responsabilidade pela conformidade permanece com sua empresa. Provavelmente, você também precisará gerenciar fornecedores separados para folha de pagamento e benefícios. Trabalhar com um consultor de RH é mais eficaz quando se contrata em um ritmo constante em alguns mercados, em vez de expandir rapidamente para vários países.
Opção 2: Trabalhar com um provedor global de serviços de RH
As empresas de terceirização global de RH oferecem soluções abrangentes que lidam com tudo, desde o recrutamento e a integração até a folha de pagamento global, a administração de benefícios e as relações contínuas com os funcionários. Esses provedores tornam-se essencialmente seu departamento de RH terceirizado, operando em vários países com processos e plataformas tecnológicas consistentes.
Essa abordagem faz sentido quando se deseja uma solução prática e não se planeja criar recursos internos de RH no curto prazo. Você terá um único parceiro gerenciando todas as funções de RH, o que reduz a complexidade de coordenar vários fornecedores em diferentes fusos horários e idiomas.
A maioria dos provedores inclui plataformas de tecnologia que oferecem visibilidade da folha de pagamento, dos benefícios, do gerenciamento de desempenho e da conformidade de toda a sua equipe global, facilitando a identificação de padrões e a tomada de decisões estratégicas informadas.
Em geral, o investimento é mais alto do que trabalhar com consultores ou soluções de ponto único, e você pode ter menos flexibilidade se quiser manter processos específicos de RH internamente. Os provedores variam significativamente em seus níveis de serviço, modelos de preços e especialização regional; portanto, é essencial realizar uma pesquisa completa.
Você também deve entender como as plataformas se integram às suas ferramentas existentes, como software de contabilidade, sistemas HRIS e plataformas de rastreamento de candidatos. Algumas integrações são perfeitas; outras exigem desenvolvimento personalizado ou soluções manuais que podem atrasá-lo.
Opção 3: Parceria com um Empregador de Registro (EOR)
Um Employer of Record torna-se o empregador legal de funcionários sediados em países onde você não tem uma entidade legal (que geralmente leva meses para ser estabelecida e custa dezenas de milhares em taxas de instalação). O EOR cuida dos contratos de trabalho, do processamento da folha de pagamento, dos registros fiscais, dos benefícios legais e das rescisões, enquanto você gerencia o trabalho e o desempenho diário dos membros da sua equipe.
Os serviços de EOR são particularmente eficientes quando você está contratando em vários países, precisa agir rapidamente ou deseja testar um novo mercado antes de se comprometer com uma presença permanente. O processo de integração pode ser tão curto quanto alguns dias, em comparação com os meses necessários para estabelecer uma entidade legal.
Você está protegido contra riscos que envolvem conformidade legal e classificação incorreta porque o EOR é reconhecido como o empregador legal pelas autoridades locais. Eles cuidam de tudo, desde a elaboração de contratos em conformidade até o pagamento dos impostos e contribuições sociais corretos. A EOR também garante que os funcionários estejam inscritos nos benefícios obrigatórios e que todas as rescisões estejam em conformidade com as leis trabalhistas locais.
Você dirigirá o trabalho do funcionário, estabelecerá metas e gerenciará o desempenho da mesma forma que faria com qualquer membro da equipe. A EOR cuida da papelada e da carga administrativa do emprego. Essa flexibilidade permite que você aumente ou diminua a escala sem os custos fixos e as complicações de saída associadas à propriedade de entidades locais.
Como essas soluções podem trabalhar juntas
Muitas empresas bem-sucedidas combinam essas abordagens para obter um equilíbrio entre custo, controle e conformidade. Veja a seguir os modelos híbridos mais comuns:
- Consultor de RH + EOR: o consultor lida com a estratégia de pessoas, o projeto de políticas e os processos de recrutamento, enquanto o EOR gerencia as responsabilidades legais do empregador, como folha de pagamento, benefícios e conformidade. Isso lhe dá suporte estratégico de RH sem o ônus de gerenciar vários fornecedores específicos de cada país.
- EOR + prestadores de serviços especializados: Use um EOR como sua espinha dorsal de conformidade e folha de pagamento em países onde você não tem entidades e, em seguida, adicione provedores especializados para recrutamento (RPO), otimização de benefícios ou assessoria jurídica local para assuntos complexos.
- Abordagem em fases (EOR → Entidade): Comece com uma EOR para testar um novo mercado e contratar os primeiros membros da sua equipe. Quando atingir um determinado limite de número de funcionários (geralmente de 10 a 20 funcionários em um país estrangeiro), avalie se estabelecer sua própria entidade legal faz sentido do ponto de vista financeiro. A EOR pode ajudá-lo a fazer a transição quando chegar a hora.
O mais importante é que todas essas opções são flexíveis. Você não precisa escolher um único caminho para sua empresa seguir para sempre. Sua abordagem pode evoluir à medida que sua equipe cresce e seu conhecimento de cada mercado se aprofunda.
Ferramentas e dicas para gerenciar a contratação global sem o RH
Mesmo com parceiros de RH fortes, o gerenciamento de uma força de trabalho global exige os sistemas e processos internos corretos para manter tudo funcionando sem problemas. As etapas a seguir podem ajudá-lo a se manter organizado e em conformidade com o crescimento da empresa:
- Fique por dentro das mudanças legais: Inscreva-se para receber atualizações do ministério do trabalho, boletins informativos de autoridades fiscais e alertas sobre políticas de imigração de cada país onde você emprega pessoas. Alterações no salário mínimo, na licença legal ou nas contribuições sociais podem afetar significativamente seus custos e obrigações com pouco aviso prévio.
- Automatize a documentação de integração: Use ferramentas digitais para coletar a identificação do funcionário, a verificação do direito ao trabalho, os dados bancários, os formulários de impostos e as confirmações de políticas para novas contratações. Crie listas de verificação específicas para cada país a fim de garantir a coleta de tudo o que é exigido em cada jurisdição.
- Centralize seu calendário de folha de pagamento: Acompanhe as datas de pagamento, os prazos de declaração de impostos e os períodos de inscrição em benefícios para cada país em que você opera. As diferenças de fuso horário e os feriados bancários locais podem alterar o momento em que o dinheiro realmente chega aos funcionários. Crie amortecedores para evitar atrasos nos pagamentos.
- Documente os requisitos específicos do país: Mantenha um registro contínuo dos elementos obrigatórios nos países onde você contrata, como o subsídio de férias da Holanda, o prazo para pagamento do 13º mês nas Filipinas e os limites de horas extras em Ontário, para criar um guia de referência rápida.
- Crie ciclos de feedback: Converse regularmente com sua equipe internacional para discutir o que está funcionando e o que não está em seus processos de integração, folha de pagamento e benefícios. Eles podem revelar lacunas ou nuances culturais que podem passar despercebidas na sede.
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